Meer informatie over recordbeheer in Microsoft 365
Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance.
Voor allerlei soorten organisaties is een oplossing voor recordbeheer vereist om regelgevende, juridische en bedrijfskritieke records in hun zakelijke gegevens te beheren. Recordbeheer in Microsoft 365 helpt een organisatie bij het beheren van hun wettelijke verplichtingen, biedt de mogelijkheid om de compliance van regelgeving aan te tonen en vergroot de efficiëntie bij het regelmatig verwijderen van items die niet meer bewaard moeten worden, die niet meer van waarde zijn of die niet meer nodig zijn voor zakelijke doeleinden.
Gebruik de volgende mogelijkheden ter ondersteuning van uw oplossing voor recordbeheer in Microsoft 365:
Inhoud als record labelen. Maak en configureer retentielabels om inhoud te markeren als een record die vervolgens kan worden toegepast door gebruikers of automatisch kan worden toegepast door vertrouwelijke informatie, trefwoorden of inhoudstypen te identificeren.
Je retentievereisten migreren en beheren met een bestandsplan. Met behulp van een bestandsplankun je een bestaand retentieplan toevoegen aan Microsoft 365 of een retentieplan maken voor verbeterde beheermogelijkheden.
Instellingen voor bewaren en verwijderen configureren met retentielabels. Configureer retentielabels met de retentieperioden en -acties op basis van verschillende factoren waaronder de datum van de laatste wijziging of de aanmaakdatum.
Start verschillende retentieperioden wanneer een gebeurtenis plaatsvindt met retentie op basis van gebeurtenissen.
Controleer en valideer verwijdering met verwijderingscontroles en bewijs van de verwijdering van records.
Exporteer gegevens over alle verwijderde items met de exportoptie.
Stel specifieke machtigingen in voor recordbeheersfuncties in uw organisatie om de juiste toegangsrechten te hebben.
Met deze functies kunt u de retentiechema's en vereisten van uw organisatie opnemen in een oplossing voor recordbeheer die de bewaring, declaratie en de verwijdering van records beheert, om de volledige levenscyclus van uw inhoud te ondersteunen.
Naast de online documentatie kan het handig zijn om de webinaropname over recordbeheer te beluisteren en het bijbehorende deck met veelgestelde vragen te downloaden.
Records
Wanneer inhoud als record wordt gedeclareerd:
Er gelden beperkingen voor de items wat betreft de acties die zijn toegestaan of geblokkeerd.
Aanvullende activiteiten over het item worden geregistreerd.
U hebt een bewijs van de verwijdering als de items aan het einde van de bewaarperiode worden verwijderd.
U gebruik retentielabels om content te markeren als een record, of een regelgevingsrecord. Het verschil tussen deze twee wordt uitgelegd in de volgende sectie. U kunt deze labels publiceren zodat gebruikers en beheerders deze handmatig op content kunnen toepassen of deze labels automatisch toepassen op content die u wilt markeren als een record of een regelgevingsrecord.
Door bewaarlabels te gebruiken om records te declaren, kunt u één consistente strategie implementeren voor het beheren van records in uw Microsoft 365-omgeving.
Beperkingen vergelijken voor welke acties zijn toegestaan of geblokkeerd
Gebruik de volgende tabel om te bepalen welke beperkingen voor inhoud gelden als gevolg van het toepassen van een standaardberetentielabel en bewaarlabels die inhoud markeren als een record of record van regelgeving.
Een standaardberetentielabel bevat instellingen en acties voor bewaren, maar geeft geen inhoud aan als een record of een regelgevingsrecord.
Notitie
De tabel bevat kolommen voor een vergrendelde en niet-vergrendelde record, die van toepassing zijn op SharePoint en OneDrive, maar niet op Exchange. De mogelijkheid om een record te vergrendelen en te ontgrendelen, maakt gebruik van recordversies die niet wordt ondersteund voor Exchange-items. Dus voor alle Exchange-items die zijn gemarkeerd als een record, wordt het gedrag toegewezen aan de kolom Record - vergrendeld en is de kolom Record - ontgrendeld niet relevant.
| Actie | Retentielabel | Record- vergrendeld | Record - ontgrendeld | Regelgevingsrecord |
|---|---|---|---|---|
| Inhoud bewerken | Toegestaan | Geblokkeerd | Toegestaan | Geblokkeerd |
| Eigenschappen bewerken, inclusief naamwijzigingen | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Geblokkeerd |
| Verwijderen | Toegestaan 1 | Geblokkeerd | Geblokkeerd | Geblokkeerd |
| Kopiëren | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Verplaatsen binnen container 2 | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Verplaatsen tussen containers 2 | Toegestaan | Toegestaan indien nooit ontgrendeld | Geblokkeerd | Geblokkeerd |
| Openen/lezen | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan | Toegestaan |
| Label wijzigen | Toegestaan | Toegestaan - alleen voor containerbeheerder | Toegestaan - alleen voor containerbeheerder | Geblokkeerd |
| Label verwijderen | Toegestaan | Toegestaan - alleen voor containerbeheerder | Toegestaan - alleen voor containerbeheerder | Geblokkeerd |
Voetnoten:
1 voor SharePoint en OneDrive kan worden geblokkeerd als een tenantinstelling in het Microsoft 365-compliancecentrum > Recordbeheer > Instellingen voor recordbeheer > Retentielabels > Verwijderen van items
Wanneer u een bewaarlabel op een lijstitem met een documentbijlage toepast, neemt dat document de instellingen voor retentie niet over en kan het uit het lijstitem worden verwijderd. Als dat lijstitem daarentegen is gedeclareerd als een record met een bewaarlabel, neemt de documentbijlage de instellingen voor retentie over en kan het niet worden verwijderd.
2 Containers zijn onder andere SharePoint-documentbibliotheken, OneDrive-accounts en Exchange-postvakken.
Belangrijk
Het belangrijkste verschil voor een regelgevingsrecord is dat nadat deze is toegepast op inhoud, niemand, zelfs niet de globale beheerder, het label kan verwijderen.
Bewaarlabels die zijn geconfigureerd voor regelgevingsrecords, hebben ook de volgende beheerdersbeperkingen:
- De bewaarperiode kan niet korter worden gemaakt nadat het label is opgeslagen, enkel verlengd.
- Deze labels worden niet ondersteund door beleidsregels voor automatisch labelen en moeten worden toegepast met beleidsregels voor retentielabels.
Bovendien kan een regelgevingslabel niet worden toegepast op een document dat is uitgecheckt in SharePoint.
Vanwege de beperkingen en onherroepelijke acties, moet u absoluut gebruikmaken van regelgevingsrecords voordat u deze optie selecteert voor uw retentielabels. Om te voorkomen dat u per ongeluk een configuratie instelt, is deze optie standaard niet beschikbaar, maar moet deze eerst worden ingeschakeld via PowerShell. Er zijn instructies opgenomen in Records declareren met behulp van retentielabels.
Configuratierichtlijnen
Zie Aan de slag met Records Management. Dit artikel bevat informatie over abonnementen, machtigingen en koppelingen naar end-to-endconfiguratierichtlijnen voor recordbeheerscenario's.