Vergaderingen in Microsoft Teams
In deze training maakt u kennis met vergaderingen in Microsoft Teams. We hebben het over de mogelijkheden van vergaderingen in Teams naast vereisten en aspecten die belangrijk zijn voor de planning voor Teams.
Notitie
Deze zelfstudie bevat koppelingen naar bestaande inhoud waarmee u verbinding maakt met de nieuwste, meest recente informatie. Volg de koppelingen om te leren en toe te passen voor een optimale leerervaring. Als een koppeling wordt aangeduid als 'aanvullende informatie', kunt u deze optionele overwegen.
Deze training is geschikt voor u als u:
- Een IT-professional.
- Verantwoordelijk voor de planning, implementatie of het beheer van Teams.
- Interesse hebt in vergaderingen in Teams
We behandelen de volgende onderwerpen:
- Vergaderingen en types vergaderingen in Teams
- Vereisten voor vergaderingen
- Rapportage
De volgende informatie wordt hier niet besproken:
- Vergaderingen kunnen een functie bevatten waarbij deelnemers vanaf een reguliere telefoonlijn kunnen deelnemen aan vergaderingen. Deze functie, Audiovergaderingen genaamd, valt buiten het toepassingsgebied van de training.
Notitie
Microsoft-Teams zich ontwikkelt op een regelmatige basis, nieuwe functies en functionaliteit vaak worden toegevoegd. Neem de volgende bronnen op de hoogte blijven controleren:
- Volg de weblog van Teams.
- Lees het overzicht van de Teams.
- Meer informatie over de meest recente officiële functies in de Release-opmerkingen.
- Deelnemen aan de Microsoft-Teams technische Gemeenschap functie vragen stellen.
Hebt u vragen of feedback over deze training?
- Plaats een bericht in het gedeelte Opmerkingen onderaan op de pagina “Volgende stappen” van deze zelfstudiegids.
Ga naar UserVoice om ons productfeedback te geven over Teams, bijvoorbeeld ideeën voor nieuwe functies.
Vergaderingen in Teams
Om een beter inzicht te krijgen in Teams kunt u het volgende raadplegen:
“Vergaderingen houden” in Vergaderingen en gesprekken (geschatte leestijd 6 minuten)
Nu vergaderen video (1:45 minuten)
Video Geplande vergaderingen (1:45 minuten)
9 tips om te vergaderen via Microsoft Teams voor meer informatie over de vergaderingslobby, anoniem deelnemen aan vergaderingen en meer (geschatte leestijd 6 minuten)
Scenario’s - types
Garth werkt voor Contoso, een bedrijf met meerdere kantoren. Garth moet regelmatig contact leggen met mensen op andere kantoorlocaties:
- Zijn projectteam komt elke maandag een uur lang samen. Omdat ze al een eigen kanaal hebben voor hun project in Microsoft Teams, plant Garth een "Kanaalvergadering" voor dit regelmatige overleg. Dit heeft meerdere voordelen voor Garth en zijn team:
- Alle leden van het team worden automatisch uitgenodigd.
- Alle gesprekken die te maken hebben met de vergadering en die voor, tijdens of na de vergadering werden gevoerd, maken deel uit van het kanaalgesprek..
- De vergadering en het gesprek zijn zichtbaar voor iedereen die lid is van het team.
- Garth moet ook overleggen met individuele mensen, maar wil niet dat deze vergaderingen zichtbaar zijn voor anderen. Garth plant hiervoor een "Privévergadering". Privévergaderingen stellen Garth in staat om even te overleggen voordat de vergadering plaatsvindt. Op die manier kan de vergadering doeltreffender worden, omdat Garth vooraf materiaal kan delen of de agenda kan bespreken met belangrijke teamleden. Dezelfde chat is ook beschikbaar tijdens de vergadering om notities te maken, en kan daarna gebruikt worden voor eventuele follow-ups.
- Soms heeft het team levendige discussies in zijn kanaal, en Garth moet dan zorgen dat snel een beslissing wordt genomen. Terwijl iedereen aan het typen is, besluit hij dat een videogesprek misschien wel een doeltreffender manier is om te communiceren. In deze situatie plant Garth een ad-hocvergadering door in het huidige gesprek Nu vergaderen te selecteren.
Vergaderen via clients
Deelnemen aan vergaderingen is mogelijk via een aantal verschillende clients. Lees Clients downloaden voor Microsoft Teams (geschatte leestijd 3 minuten) om na te gaan voor welke platformen Teams beschikbaar is.
Door gebruik te maken van audiovergaderingen kunnen deelnemers ook deelnemen aan vergaderingen via gewone telefoons, door in te bellen naar de vergadering of uit te bellen van de vergadering. In een afzonderlijke training wordt meer uitleg gegeven over audiovergaderingen.
In Outlook for Windows kunt u een invoegtoepassing gebruiken om vergaderingen direct vanaf uw agenda in te plannen. Lees Gebruik de invoegtoepassing Vergadering van Teams in Outlook (geschatte leestijd 2 minuten).
Vereisten en aspecten die belangrijk zijn voor Teams
Licentieverlening
Hoewel u kunt vergaderen zonder extra licenties te hebben (alles wat u nodig hebt is een licentie voor Microsoft Teams) zijn in sommige scenario's wel extra licenties nodig.
Voor audiovergaderingen, waarbij deelnemers vanaf een gewone telefoon kunnen deelnemen aan teamvergaderingen, is een extra licentie vereist. Dit komt aan bod in een speciale training over audiovergaderingen.
Zie Office 365-licenties voor Microsoft Teams voor meer informatie.
Bandbreedte en mediaflow
In Teams zijn er twee manieren om real-time communicatie op te zetten:
- Een gebruiker kan direct een andere gebruiker bellen
- Een gebruiker kan een vergadering opzetten (ad hoc of gepland) Voor gesprekken verloopt het traject van de media (audio, video, bureaublad of toepassing delen) zo direct mogelijk. Als er bijvoorbeeld geen firewall is tussen twee gebruikers (bijvoorbeeld als beiden in hetzelfde netwerk zitten), verloopt het mediaverkeer rechtstreeks van de ene gebruiker naar de andere. Als een firewall het directe verkeer tussen de gebruikers blokkeert, wordt het verkeer via een relais verzonden.
Voor vergaderingen wordt alle verkeer eerst naar de functie voor vergaderingen gestuurd die zich in Office 365 bevindt. Het audioverkeer wordt daar verzameld en gemengd voordat het teruggestuurd wordt; videoverkeer en het delen van toepassingen of bureaubladen worden ontvangen en onder de deelnemers verspreid.
Het plannen van de bandbreedte komt niet aan bod in deze training, maar het is van cruciaal belang voor de gebruikerservaring.
U vindt meer informatie in Het netwerk van uw organisatie voorbereiden op het gebruik van Microsoft Teams.
Afhankelijkheden van Exchange
Voor klanten die gebruik maken de on-premises versie van Exchange kunnen er (afhankelijk van de versie van Exchange Server) enkele beperkingen zijn als het gaat om het creëren en bekijken van vergaderingen van de Teams-client, maar ook als het gaat om naleving. Lees Hoe Exchange en Microsoft Teams samenwerken geschatte leestijd 3 minuten) om meer te weten te komen over de potentiële beperkingen.
Opties voor de configuratie van vergaderingen
Als IT-beheerder kunt u niet alleen verschillende soorten vergaderingen in- en uitschakelen, maar ook modaliteiten zoals het delen van video’s of het delen van het scherm uitschakelen. Lees Oproepen en vergaderingen (geschatte leestijd 1 minuut) om meer te weten te komen over de opties die kunnen worden geconfigureerd vanuit het perspectief van een IT-professional. In dit artikel wordt ook het maximum aantal deelnemers vermeld.
Oefening - Vergaderingen configureren
In deze oefening krijgt u de kans om vergaderingen te testen in Teams. Hoewel we niet beschrijven hoe u elke handeling moet uitvoeren, raden we u enkele scenario’s aan die u kunt uitproberen.
Vereisten
- Een Office 365-tenant met een passende licentie voor het gebruik van Teams
- We raden u sterk aan dat u een afzonderlijke test-tenant gebruikt.
- Als u geen test-tenant hebt, kunt u zich aanmelden voor een proef-tenant via: Office 365 Enterprise E5 Trial.
- Voer geen testen uit in uw productie-omgeving. Als u instellingen of beleid wijzigt, kan dat een negatieve invloed hebben op alle gebruikers en hun gebruikerservaring.
- Ten minste twee eindpunten
- Dit kunnen twee pc’s zijn, maar u kunt ook de client op uw mobiele telefoon gebruiken.
Voorgestelde scenario’s om te testen
- Plan verschillende soorten vergaderingen vanuit de Teams client: kanaalvergaderingen, ad-hocvergaderingen, privévergaderingen.
- Plan vergaderingen via de Outlook-invoegtoepassing.
- Voor geplande vergaderingen moet u vóór aanvang van de vergadering een chatgesprek opzetten (bijvoorbeeld om de agenda te bespreken).
- Neem deel aan vergaderingen en test verschillende scenario's en gebeurtenissets: bijvoorbeeld alleen audio, video, delen van bureaublad.
- Neem deel aan een vergadering via een browser zonder u aan te melden bij uw tenant (het kan handig te zijn om de functie "InPrivate" te gebruiken in uw browser) om te zien hoe het is om anoniem een vergadering bij te wonen.
- Meld u aan op het beheerportaal en wijzig een aantal instellingen voor vergaderingen (schakel bijvoorbeeld de planning voor privévergaderingen uit). Hoe beïnvloedt dit de gebruikerservaring?
Rapporten
Vanuit een rapportageperspectief zijn er twee gebieden die moeten worden bekeken:
- Gebruik: hoeveel vergaderingen vinden er plaats?
- Kwaliteit: wat is de kwaliteit van de vergaderingen?
U moet beide gebieden goed in de gaten houden:
- Een laag gebruik betekent dat gebruikers om de een of andere reden het product niet gebruiken. U kunt de redenen hiervoor alleen achterhalen door aanvullend onderzoek te doen. De redenen kunnen uiteenlopen van de perceptie dat vergaderingen niet voldoen aan de behoeften van de gebruikers, of een gebrek aan bewustzijn of opleiding, tot kwaliteitsproblemen.
- Een lage kwaliteit betekent daarentegen dat er problemen zijn met de connectiviteit tussen gebruikers en Office 365. Een lage kwaliteit kan leiden tot een slechte gebruikerservaring en een lager gebruik. Raadpleeg Office 365-rapporten in het beheercentrum- Gebruikersactiviteiten in Microsoft Teams (geschatte leestijd 5 minuten) voor meer informatie over de gebruiksrapporten.
Het beheer van de kwaliteit wordt niet besproken tijdens deze opleiding, maar u kunt meer informatie vinden in het volgende opleidingsmateriaal:
- U vindt meer informatie over de rol van het rolmodel voor de kwaliteit in Rolmodel voor de kwaliteit.
- U vindt meer informatie over het dashboard belkwaliteit in De mediakwaliteit onderzoeken via het dashboard belkwaliteit.
Volgende stappen
In deze training kwamen de volgende belangrijke leerpunten aan bod:
- Vergaderingen en types vergaderingen in Teams
- Vereisten voor vergaderingen
- Rapporten
Volgende stappen
- Begin vergaderingen te gebruiken in Teams.
- Stuur ons feedback:
- Plaats een bericht in het gedeelte Opmerkingen onderaan op deze pagina.
- Ga naar Teams UserVoice om ons productfeedback te geven over Teams of om een nieuwe functie aan te vragen
- Blijf up-to-date:
- Volg de teams blog.
- Lees de roadmapvan de teams.
- Meer informatie over de nieuwste uitgebrachte functies in de release-opmerkingen.
- Bekijk nog meer opleidingsmateriaal en zelfstudiegidsen.
Is er een probleem met deze sectie? Als dit het geval is, kunt u ons feedback geven zodat we deze sectie kunnen verbeteren.