Berichten en waarschuwingen formaliseren
Bij het verzenden van e-mailmeldingen en Microsoft Teams-berichten, wilt u deze soms misschien niet als uzelf verzenden, maar wilt u er misschien wel voor zorgen dat mensen die deze ontvangen u kunnen bereiken.
Gedeelde afzenders gebruiken
Berichten verzenden vanuit Power Automate als uzelf is prima in beperkte situaties, maar wanneer het proces formeler wordt, raden we aan om berichten als een gedeelde afzender te verzenden. Dit helpt ontvangers te weten dat het bericht via automatisering is verzonden in plaats van als persoonlijke zeuractie. Het heeft als bijkomend voordeel dat mensen niet zullen proberen u rechtstreeks lastig te vallen als reactie op iets dat puur informatief bedoeld is. Voor de Microsoft Teams-connector hebben we een paar "Publiceren als Flow-bot"-acties die hier heel geschikt voor zijn. Outlook heeft een actie "Een e-mail verzenden vanuit een gedeeld postvak", maar u moet wel uw eigen postvak gebruiken. Dit advies is ook van toepassing op het bijwerken van tickets, het maken van records enzovoort, maar de details verschillen per connector.
Een handtekening toevoegen
Wanneer u automatisering gebruikt om e-mails te verzenden en berichten te plaatsen, wilt u dat mensen weten waar ze vandaan komen. Een gedeeld postvak helpt de ontvanger te beseffen dat het bericht niet rechtstreeks van u afkomstig is. Als de automatisering echter verstoord raakt of te snel wordt geactiveerd, moet u gemakkelijk bereikbaar zijn om het probleem te verhelpen. Dit is vooral belangrijk als de automatisering werkt met mensen buiten uw organisatie of in externe systemen waar de ontvanger mogelijk niet op de hoogte is van uw stroom. Mensen willen mogelijk zelfs contact met u opnemen om suggesties te doen om uw stroom te verbeteren! We gebruiken een handtekening als "Verzonden met Power Automate. Neem contact op met <your email> als u vragen hebt." Het kan ook handig zijn om naar de specifieke stroom te koppelen, zodat u deze snel kunt vinden als iemand u de e-mail doorstuurt.