Processen en opnamen voorbereiden
Voordat u taakmining kunt gebruiken om uw processen te visualiseren en analyseren, moet u:
- Uw proces maken in de proces-miningfunctie in Power Automate.
- Registreer de activiteiten die deel uitmaken van het proces met de Power Automate-recorder.
- De opname voorbereiden voor analyse.
- (Optioneel) Maak aanbevolen activiteitsnamen om het voor u en anderen gemakkelijker te maken om de opname voor te bereiden voor analyse.
Leer meer over processen in de volgende video.
Een proces maken
Over het algemeen zijn processen waarvan u denkt dat ze inefficiënt of repetitief zijn, goede kandidaten voor analyse.
Meld u aan bij Power Automate.
Selecteer Process Mining in het linkernavigatievenster.
Selecteer in de sectie Een nieuw proces maken de tegel Begin hier.
Voer een naam in voor uw proces en beschrijving, en selecteer vervolgens Opnamen.
Selecteer Maken.
Uw proces opnemen
U kunt op twee manieren een opname maken:
Een opname maken direct nadat het proces is gemaakt
Nadat u een proces hebt gemaakt, ziet u een scherm met twee opties als volgende stappen.
- Selecteer Een opname toevoegen.
Een opname maken via het scherm met procesdetails
Om een opname te maken vanuit het detailscherm, zoekt en selecteert u uw proces.
Selecteer Process Mining>Alle processen onder de tegels aan de rechterkant.
Selecteer de naam van het proces om naar het scherm met procesdetails te gaan.
Selecteer in het menu bovenaan de optie Nieuwe opname.
Selecteer Recorder openen.
De recorder starten in Power Automate
Door een van de eerder beschreven methoden te gebruiken, ontvangt u een bericht met de tekst De recorder starten in Power Automate.
U moet Power Automate hebben gedownload voordat u begon. U kunt echter ook De app downloaden selecteren om deze te installeren.
Als u Power Automate hebt geïnstalleerd, ziet u het pop-upvenster Power Automate openen in de browser. Selecteer dit om de app te openen.
Als Power Automate is geïnstalleerd, maar niet correct is geopend, selecteert u Opnieuw openen.
De Power Automate-recorder gebruiken
Begin met het vastleggen van uw proces in slechts één stap.
Selecteer in het scherm Bureaubladrecorder Opnemen.
Voer de acties uit die u wilt opnemen en selecteer vervolgens Voltooien onder aan het recorderscherm.
Nadat de opname is opgeslagen, selecteert u Opname weergeven om de opgenomen stappen te bekijken en de opname voor te bereiden voor analyse.
Notitie
Afhankelijk van de lengte van de opname kan het even duren voordat de acties beschikbaar zijn.
Recorderfuncties
Terwijl u uw acties opneemt, worden de actiebeschrijvingen weergegeven in het recorderscherm.
Selecteer het prullenbakpictogram om een actie uit uw opname te verwijderen.
Selecteer Opname onderbreken op elk moment om de opname tijdelijk te stoppen.
Als u wilt doorgaan met opnemen waar u was gebleven, selecteert u Weer beginnen met opnemen.
Selecteer Opname opnieuw instellen om alle geregistreerde acties te wissen en opnieuw te beginnen.
Opnametips
Gebruik deze tips om uw opname-ervaring te verbeteren.
Wees methodisch in uw acties. Dit omvat wachten met een kleine vertraging tot het rode vak focust op het item waarop uw interactie betrekking heeft voordat u selecteert.
Als iets per ongeluk is geselecteerd, verwijdert u de actie in het recorderscherm.
Als u een stap opneemt die niet bedoeld is als onderdeel van het proces, verwijdert u de stap met het prullenbakpictogram.
Een opname voorbereiden voor analyse
Nadat de opname is voltooid, kunt u de opgenomen acties weergeven op het scherm met opnamedetails. Het is belangrijk om de opname voor te bereiden voor analyse voordat u verdergaat.
De acties die tijdens het proces zijn vastgelegd, kunnen zeer gedetailleerd en specifiek zijn. Om ze te begrijpen en een duidelijk procesoverzicht te creëren, moeten deze acties worden gegroepeerd in grotere activiteiten. De mogelijkheid voor Process Mining is nu in staat om soortgelijke acties automatisch in activiteiten te groeperen.
Zorg ervoor dat alle gevoelige informatie vóór analyse uit de opname wordt verwijderd. Dit kan worden gedaan om de privacy en veiligheid van gegevens te beschermen. Ga voor meer informatie over het beschermen van uw gegevens naar Uw gegevens beschermen.
Hier is een korte video over het voorbereiden van een opname voor analyse met.
Acties groeperen in activiteiten
Nadat u het opnameproces hebt voltooid, merkt u misschien dat sommige activiteiten al automatisch voor u zijn gemaakt. U hebt de mogelijkheid om deze activiteiten te behouden zoals ze zijn, of u kunt ze aanpassen aan uw behoeften.
Een bestaande activiteit bewerken
Hier volgen enkele tips voor het bewerken van een bestaande activiteit.
Om de startactie van een activiteit te wijzigen sleept u de kop van de activiteit omhoog of omlaag in de lijst met acties naar het gewenste startpunt.
Om de naam van een activiteit te wijzigen selecteert u deze en verschijnt er rechts een keuzelijst met invoervak.
U kunt kiezen uit bestaande activiteitsnamen in het vervolgkeuzemenu, of indien nodig uw eigen naam maken.
Een nieuwe activiteit toevoegen
U kunt een activiteit toevoegen aan een proces nadat u het hebt vastgelegd.
Selecteer Activiteit toevoegen om een activiteitsheader toe te voegen. Alle acties onder de header en vóór de volgende activiteitsheader zijn onderdeel van de groep.
Verplaats de activiteitskop omhoog of omlaag in de lijst met acties naar de plaats waar u de activiteit wilt laten beginnen.
Geef de activiteit aan de rechterkant een naam, gebruik het vervolgkeuzemenu om bestaande activiteitsnamen te vinden of maak een nieuwe.
Een activiteit verwijderen
Om te analyseren hebt u minimaal twee activiteiten nodig. Anders is het procesoverzicht niet zinvol.
Als u geen activiteit voor automatisch maken wilt of een fout hebt gemaakt en een activiteit wilt verwijderen, selecteert u Activiteit verwijderen in de opdrachtbalk.
Als u geen van de automatisch gemaakte activiteiten wilt of gewoon helemaal opnieuw wilt beginnen, selecteert u Alle activiteiten verwijderen in de opdrachtbalk.
Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek om uw werk op te slaan.
Opslaan en analyseren
Als u klaar bent met groeperen, selecteert u Opslaan en analyseren rechtsboven in.
Selecteer na analyse de optie Analyses bekijken in de meldingsbalk om naar de analysepagina te gaan.
Ga voor meer informatie naar Processen analyseren.
U kunt ook opslaan zonder te analyseren door het caret-teken naast Opslaan en analyseren en vervolgens Opslaan te selecteren.
Selecteer Sluiten om terug te keren naar het scherm met procesdetails.
Groeperingstips
Hier zijn enkele tips om acties in activiteiten te groeperen, wat nuttig kan zijn voor uw gebruiksscenario.
Gebruik een bestaande activiteitsnaam: dit zorgt voor een meer consistent en nauwkeurig procesoverzicht. Activiteitsnamen zijn beschikbaar in het vervolgkeuzemenu wanneer een opname wordt opgeslagen. Als u een activiteitsnaam uit het menu wilt verwijderen nadat deze is verwijderd uit alle opnamen met die naam, moet u de opname analyseren.
Zoek naar patronen: analyseer de geregistreerde acties op patronen die vaak voorkomen, zoals soortgelijke stappen die worden genomen om een taak te voltooien of veelgebruikte toepassingen. Door deze acties te groeperen kunnen gemeenschappelijke activiteiten worden geïdentificeerd.
Gebruik uw eigen oordeel: groepeer acties die logisch voor u zijn en die verband houden met het algehele proces. Als u bijvoorbeeld een verkoopproces analyseert, kunt u acties groeperen met betrekking tot het genereren van leads, communicatie en het sluiten van deals.
Overweeg de frequentie: misschien wilt u acties die vaak voorkomen bij elkaar zetten. Dit kan helpen bij het identificeren van knelpunten in het proces of gebieden waar automatisering nuttig kan zijn.
Denk aan afhankelijkheden: overweeg om acties te groeperen die van elkaar afhankelijk zijn. Als u bijvoorbeeld een bestand moet downloaden voordat u het uploadt, kunnen deze twee activiteiten worden gegroepeerd.
Gebruik feedback: werk samen met andere belanghebbenden in het proces, zoals werknemers die de taken uitvoeren of supervisors die toezicht houden op het proces, om feedback te krijgen over de groepering van acties. Hun inzichten kunnen de nauwkeurigheid en bruikbaarheid van het procesoverzicht helpen verbeteren.
Aanbevolen activiteitsnamen maken
Als proceseigenaar of mede-eigenaar kunt u aanbevolen activiteitsnamen voor een proces maken. Dit zorgt voor meer consistentie bij de naamgeving van alle opnamen.
Selecteer op het scherm met procesdetails Activiteitsnamen maken.
Om een nieuwe activiteitsnaam toe te voegen aan de aanbevolen lijst, selecteert u Nieuwe naam.
Selecteer Opslaan als u klaar bent.
De activiteitsnamen die u hebt toegevoegd, worden nu weergegeven onder Aanbevolen namen in het vervolgkeuzemenu bij het groeperen van acties voor een opname. Alle activiteiten die niet in de aanbevolen lijst zijn gedefinieerd, worden weergegeven onder Aangepaste namen.