Goedkeuringen activeren vanuit een SharePoint-documentbibliotheek

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een goedkeuringsstroom maakt voor nieuwe documenten (facturen) wanneer deze worden toegevoegd aan een SharePoint-documentbibliotheek en hoe u het document bij het goedkeuringsverzoek voegt.

In het goedkeuringsproces wordt elke keer dat er een nieuwe factuur wordt toegevoegd aan een SharePoint-bibliotheek een verzoek verzonden naar iemand om de inhoud ervan te bekijken. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, worden de factuurbestanden verplaatst naar een map.

Volg deze stappen om deze zelfstudie te voltooien:

1. Maak twee mappen, bijvoorbeeld: Inkomende facturen en Beoordeelde facturen.

   

2. Ga naar de sjabloon Start een goedkeuring voor een nieuw bestand om het naar een andere map te verplaatsen. Deze sjabloon biedt ons een stroom die is geconfigureerd om een goedkeuringsproces voor een SharePoint-documentbibliotheek in te stellen. Controleer of alle vermelde verbindingen een groen vinkje hebben en selecteer vervolgens Doorgaan.

   

3. Configureer deze items nadat de stroom is gemaakt.

   • Siteadres - Selecteer op de triggerkaart de SharePoint-site die uw lijst bevat. Als de SharePoint-site niet in de lijst staat, typt u gewoon uw SharePoint-site-URL.

   • Map-ID: - Selecteer de map waarin u de inkomende bestanden wilt plaatsen die moeten worden beoordeeld.

   • Voer op de kaart Bestand maken hetzelfde site-adres in als eerder, en selecteer vervolgens de map waarnaar u de bestanden wilt verplaatsen nadat ze zijn goedgekeurd.

   • Voer op de kaart Bestand verwijderen hetzelfde site-adres in als eerder. Met deze actie wordt het bestand uit de eerste map verwijderd zodra het is goedgekeurd en naar de nieuwe map is gekopieerd.

     

4. Vervang de actie Een goedkeuring starten door een andere goedkeuringsactie waarmee u er bestanden aan kunt toevoegen.

   • Verwijder de actie Een goedkeuring starten uit de stroom.

     

   • Selecteer waar de goedkeuringsactie was, de verticale lijn om een nieuwe actie toe te voegen.

     

   • Zoek en selecteer Starten en wachten op goedkeuring.

     

   • Selecteer Goedkeuren/afwijzen: eerste reactie als goedkeuringstype.

     

   • Geef een titel aan de goedkeuringsaanvraag en wijs deze vervolgens toe aan de fiatteur. U kunt ook zelf de fiatteur zijn.

     

   • Selecteer Geavanceerde opties weergeven en selecteer vervolgens Bijlagenaam - 1.

     Aan de rechterkant wordt een zwevend paneel geopend waarin u alle gegevens ziet die u uit de SharePoint-trigger kunt ophalen.

   • Selecteer Bestandsnaam.

     

   • Selecteer Inhoud van bijlagen - 1 en selecteer vervolgens Bestandsinhoud.

     

5. Vouw de kaart Voorwaarde uit en selecteer in het linkertekstvak Resultaat.

   Op deze manier wordt, als de fiatteur het verzoek goedkeurt, de actie om het bestand naar de tweede map te kopiëren uitgevoerd.

   

We zijn klaar met het configureren van de stroom. Laten we deze nu testen.

1. Selecteer de knop Opslaan rechtsboven.

   Mogelijk krijgt u een waarschuwingsbericht van Stroomcontrole. Het is veilig om dit te negeren.

   

2. Zodra de stroom is opgeslagen, selecteert u de knop Test.

   

3. Selecteer Ik ga de triggeractie selecteren en selecteer vervolgens Opslaan en testen.

   

4. Power Automate geeft aan wanneer de stroom zich in de testmodus bevindt. Als dit het geval is, voegt u een nieuw bestand toe aan de map met inkomende bestanden in de SharePoint-documentbibliotheek die u eerder hebt opgegeven.

   

5. Nu kunt u zien dat de stroom wordt uitgevoerd.

   

De persoon aan wie u de goedkeuring hebt toegewezen, ontvangt nu het goedkeuringsverzoek op verschillende plaatsen waar hij/zij het kan goedkeuren of afwijzen. Het te beoordelen bestand is voor het gemak bij het goedkeuringsverzoek gevoegd.

Via e-mail

Als u de e-mail niet correct ziet, zorg er dan voor dat u de laatste updates in uw Outlook-app hebt of gebruik de webversie van Outlook.

In Power Automate, in het gedeelte Goedkeuringen van actie-items

Zodra de aanvraag is goedgekeurd of afgekeurd, wordt de stroomuitvoering voortgezet. Als het verzoek is goedgekeurd, wordt het bestand in de inkomende map verplaatst naar de andere map.

Gefeliciteerd! U hebt met succes uw stroom met goedkeuringsmogelijkheden uitgevoerd. Nu u de basis kent, kunt u deze stroom doorontwikkelen om deze af te stemmen op uw specifieke zakelijke behoeften.

Volgende stappen

• Goedkeuringsstromen maken