Zelfstudie: Aantrekkelijke rapporten van Excel-werkmappen maken in Power BI Desktop

  • Artikel
  • 10 minuten om te lezen

In deze zelfstudie bouwt u in slechts 20 minuten een fraai rapport van begin tot eind.

Schermopname van voltooid Power BI-rapport.

Uw manager wil een rapport met uw meest recente verkoopcijfers zien. U bent gevraagd een managementsamenvatting te geven van de volgende informatie:

  • In welke maand en welk jaar is de meeste winst behaald?
  • Wat zijn de grootste succesfactoren van het bedrijf (per land)?
  • In welk product en welk segment moet het bedrijf blijven investeren?

Met behulp van onze werkmap met financiële voorbeelden kunnen we dit rapport in zeer korte tijd opbouwen. Zo ziet het uiteindelijk rapport eruit. Laten we aan de slag gaan!

In deze zelfstudie leert u het volgende:

  • Voorbeeldgegevens op twee verschillende manieren downloaden
  • Uw gegevens voorbereiden met een aantal transformaties
  • Een rapport bouwen met een titel, drie visuals en een slicer
  • Uw rapport in de Power BI-service publiceren zodat u het met uw collega's kunt delen

Vereisten

Gegevens ophalen

U kunt de gegevens voor deze zelfstudie op twee manieren ophalen.

Gegevens ophalen in Power BI Desktop

Nadat u Power BI Desktop hebt geopend, selecteert u Een voorbeeldgegevensset proberen rechts in het midden van het canvas.

Schermopname van de optie Een voorbeeldgegevensset proberen op het canvas.

Als u in deze zelfstudie terecht bent gekomen vanuit Power BI Desktop, kiest u Gegevens laden.

Schermopname van twee manieren om voorbeeldgegevens te gebruiken > Gegevens laden.

Het voorbeeld downloaden

U kunt de voorbeeldwerkmap ook rechtstreeks downloaden.

  1. Download de Excel-werkmap met financiële voorbeelden.
  2. Open Power BI Desktop.
  3. In de sectie Gegevens van het lint Start selecteert u Excel.
  4. Ga naar de opslaglocatie van de voorbeeldwerkmap en selecteer Openen.

Uw gegevens voorbereiden

In Navigator hebt u de mogelijkheid om de gegevens te transformeren of laden. In de Navigator is een preview van uw gegevens beschikbaar, zodat u kunt controleren of u het juiste gegevensbereik hebt. Numerieke gegevenstypen worden cursief weergegeven. Als u wijzigingen moet aanbrengen, transformeert u uw gegevens voordat u deze laadt. We willen de visualisaties later eenvoudiger leesbaar maken, dus nu willen we de gegevens transformeren. Wanneer u elke transformatie uitvoert, ziet u dat deze wordt toegevoegd aan de lijst onder Query-instellingen bij Toegepaste stappen

  1. Selecteer de tabel Financiën en kies Gegevens transformeren.

    Schermopname van Power BI Navigator met financiële voorbeeldgegevens.

  2. Selecteer de kolom Verkochte eenheden. Selecteer op het tabblad Transformeren de optie Gegevenstype en selecteer vervolgens Geheel getal. Kies Huidige vervangen om het kolomtype te wijzigen.

    De belangrijkste stap voor het opschonen van gegevens die gebruikers het meest uitvoeren, is het wijzigen van gegevenstypen. In dit geval staan de verkochte eenheden in decimale indeling. Maar het is niet erg logisch om 0,2 of 0,5 verkochte eenheden te gebruiken. We gaan dat dus wijzigen in een geheel getal.

    Schermopname van het wijzigen van een decimaal getal in een geheel getal.

  3. Selecteer de kolom Segment. We willen de segmenten later gemakkelijker te zien krijgen in de grafiek, dus we gaan de kolom Segment opmaken. Op het tabblad Transformeren selecteert u Notatie en vervolgens HOOFDLETTERS.

    Schermopname van het wijzigen van koppen in kleine letters in hoofdletters.

  4. We korten de kolomnaam in van Naam van de maand in alleen Maand. Dubbelklik op de kolom Naam van de maand en wijzig deze naam in alleen Maand.

    Schermopname van het inkorten van de kolomnaam.

  5. In de kolom Product selecteert u de vervolgkeuzelijst en schakelt u het selectievakje naast Montana uit.

    We weten dat het Montana-product de afgelopen maand uit de handel is gehaald; we willen deze gegevens dus uit ons rapport filteren om verwarring te voorkomen.

    Schermopname van het verwijderen van Montana-waarden.

  6. U ziet dat elke transformatie is toegevoegd aan de lijst onder Query-instellingen in Toegepaste stappen.

    Schermopname van de lijst met toegepaste stappen.

  7. Selecteer op het tabblad Start de optie Sluiten en toepassen. Onze gegevens zijn bijna klaar om er een rapport mee te bouwen.

    Ziet u het Sigma-symbool in de lijst Velden? Power BI heeft gedetecteerd dat die velden numeriek zijn. Power BI geeft ook het datumveld aan met een kalendersymbool.

    Schermopname van de lijst Velden, met numerieke velden en een datumveld.

Extra tegoed: Een expressie schrijven in DAX

Het schrijven van metingen en het maken van tabellen in de DAX-formuletaal is zeer krachtig voor gegevensmodelleer. Er valt heel wat over DAX te leren in de Power BI-documentatie. We gaan nu een basisexpressie schrijven en twee tabellen aan elkaar deelnemen.

  1. Selecteer op het lint Start de optie Nieuwe meting.

    Schermopname van het pictogram Nieuwe meting op het lint Start.

  2. Typ deze expressie om alle getallen in de kolom Verkochte eenheden toe te voegen.

    Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])

  3. Selecteer het vinkje om te bevestigen.

    Schermopname van DAX-expressie Totaal aantal verkochte eenheden.

  4. Selecteer nu de weergave Gegevens aan de linkerkant.

    Schermopname van het pictogram Gegevensweergave.

  5. Selecteer op het lint Start de optie Nieuwe tabel.

    Schermopname van het pictogram Nieuwe tabel.

  6. Typ deze expressie om een kalendertabel te genereren met alle datums tussen 1 januari 2013 en 31 december 2014.

    Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))

  7. Selecteer het vinkje om te bevestigen.

    Schermopname van DAX-expressie Agenda.

  8. Selecteer nu Modelweergave aan de linkerkant.

    Schermopname van het pictogram Modelweergave.

  9. Sleep het veld Date uit de tabel financials naar het veld Date in de tabel Calendar om de tabellen samen te brengen en maak een relatie tussen de tabellen.

    Schermopname van de relatie tussen de datumvelden.

Uw rapport maken

Nu u uw gegevens hebt getransformeerd en geladen, gaan we uw rapport maken. In het deelvenster Velden aan de rechterkant ziet u de velden in het gegevensmodel dat u hebt gemaakt.

We gaan het uiteindelijke rapport bouwen, één visual per keer.

Schermopname van alle elementen van het rapport, op nummer.

Visual 1: Een titel toevoegen

  1. Selecteer Tekstvak op het lintmenu Invoegen. Typ 'Managementsamenvatting – Financieel rapport'.

  2. Selecteer de tekst die u hebt getypt. Stel de lettergrootte in op 20 en vetgedrukt.

    Schermopname van het opmaken van de titel.

  3. Pas de grootte van het vak zo aan dat het op één regel past.

Visual 2: Winst per datum

Maak nu een lijndiagram om te zien in welke maand en welk jaar de hoogste winst werd behaald.

  1. Sleep het veld Winst vanuit het deelvenster Velden naar een leeg gebied op het rapportcanvas. Standaard wordt in Power BI een kolomdiagram met één kolom, Winst, weergegeven.

  2. Sleep het veld Datum naar dezelfde visual. Als u een tabel Calendar hebt gemaakt in Extra tegoed: Maak eerder in dit artikel een tabel in DAX, sleept u het veld Date uit de tabel Calendar.

    In Power BI wordt het kolomdiagram bijgewerkt zodat de winst voor die twee jaren wordt weergegeven.

    Schermopname van het kolomdiagram Winst.

  3. In de sectie Velden van het deelvenster Visualisaties selecteert u de vervolgkeuzelijst in de waarde As. Wijzig Datum van Datumhiërarchie in Datum.

    Schermopname van het wijzigen van Datumhiërarchie in Datum.

    In Power BI wordt het kolomdiagram bijgewerkt zodat de winst per maand wordt weergegeven.

    Schermopname van het kolomdiagram op maand.

  4. In het deelvenster Visualisaties wijzigt u het visualisatietype in Lijndiagram.

    Schermopname van het wijzigen van een kolom- in een staafdiagram.

    Nu kunt u goed zien dat in december 2014 de meeste winst is behaald.

Visual 3: Winst per land

Maak een kaart om te zien in welk land de hoogste winst is behaald.

  1. Sleep het veld Land vanuit het deelvenster Velden naar een leeg gebied op uw rapportcanvas om een kaart te maken.

  2. Sleep het veld Winst naar de kaart.

    Power BI maakt een kaartvisualisatie met bellen die de relatieve winst per locatie aangeven.

    Schermopname van het maken van een kaartdiagram.

    Het lijkt erop dat Europa het beter doet dan Noord-Amerika.

Visual 4: Omzet per Product en Segment

Maak een staafdiagram om te bepalen in welke bedrijven en segmenten u moet investeren.

  1. Sleep de twee diagrammen die u hebt gemaakt zodat ze naast elkaar staan in de bovenste helft van het canvas. Laat wat ruimte vrij aan de linkerkant van het canvas.

  2. Selecteer een leeg gebied in de onderste helft van uw rapportcanvas.

  3. Selecteer in het deelvenster Velden de velden Verkoop, Product en Segment.

    Power BI maakt automatisch een geclusterd kolomdiagram.

  4. Versleep het diagram zodat het breed genoeg is om de ruimte onder de twee bovenste diagrammen te vullen.

    Schermopname van een gegroepeerd kolomdiagram.

    Het lijkt erop dat het bedrijf moet blijven investeren in het Paseo-product en zich het beste kan richten op de segmenten Kleine ondernemingen en Overheid.

Visual 5: De slicer Jaar

Slicers zijn een nuttig hulpmiddel om de visuals op een rapportpagina tot een specifieke selectie te filteren. In dit geval kunnen we twee verschillende slicers maken om de prestaties voor elke maand en elk jaar te beperken. Eén slicer gebruikt het datumveld in de oorspronkelijke tabel. De andere maakt gebruik van de datumtabel die u mogelijk eerder in deze zelfstudie hebt gemaakt voor 'extra tegoed'.

Datums slicer met behulp van de oorspronkelijke tabel

  1. Selecteer in het deelvenster Velden het veld Datum in de tabel Financiën. Sleep het naar het lege gebied aan de linkerkant van het canvas.

  2. Kies Slicer in het deelvenster Visualisaties.

    Power BI maakt automatisch een slicer voor numeriek bereik.

    Schermopname van slicer voor numeriek bereik datum.

  3. U kunt de uiteinden slepen om te filteren of de pijl in de rechterbovenhoek selecteren en deze wijzigen in een ander type slicer.

Datums slicer met behulp van de DAX-tabel

  1. Selecteer in het deelvenster Velden het veld Datum in de tabel Agenda. Sleep het naar het lege gebied aan de linkerkant van het canvas.

  2. Kies Slicer in het deelvenster Visualisaties.

  3. In de sectie Velden van het deelvenster Visualisaties selecteert u de vervolgkeuzelijst in Velden. Verwijder Kwartaal en Dag zodat alleen Jaar en Maand overblijven.

    Schermopname van het wijzigen van de datumhiërarchie.

  4. Vouw elk jaar uit en wijzig de grootte van de visual, zodat alle maanden zichtbaar zijn.

    Schermopname van de slicer voor de datumhiërarchie.

    Dit is de slicer die we gaan gebruiken in het voltooide rapport.

Als uw manager nu vraagt om alleen 2013-gegevens te zien, kunt u een slicer gebruiken om jaren of specifieke maanden van elk jaar te selecteren.

Extra punten: Het rapport opmaken

Als u enige opmaak op dit rapport wilt toepassen om het net iets mooier te maken, kunt u hier een aantal eenvoudige stappen raadplegen.

Thema

  • Wijzig op het lint Weergave het thema in Executive.

    Schermopname van het selecteren van het thema Executive.

De visuals verfraaien

Maak de volgende wijzigingen op het tabblad Opmaak in het deelvenster Visualisaties.

Schermopname van het tabblad Opmaak in het deelvenster Visualisaties.

  1. Selecteer Visual 2. In de sectie Titel wijzigt u Titeltekst in Winst op maand en jaar en stelt u de Tekstgrootte in op 16 pt. Zet Schaduw op Aan.

  2. Selecteer Visual 3. In de sectie Kaartstijlen wijzigt u Thema in Grijswaarden. In de sectie Titel wijzigt u de Tekstgrootte van de titel in 16 pt. Zet Schaduw op Aan.

  3. Selecteer Visual 4. In de sectie Titel wijzigt u de Tekstgrootte van de titel in 16 pt. Zet Schaduw op Aan.

  4. Selecteer Visual 5. In de sectie Selectiebesturingselementen zet u de optie Alles selecteren weergeven op Aan. In de sectie Slicerheader vergroot u de Tekstgrootte naar 16 pt.

Een achtergrondvorm voor de titel toevoegen

  1. Op het lint Invoegen selecteert u Vormen > Rechthoek. Plaats dit bovenaan de pagina en pas de vorm aan de breedte van de pagina en de hoogte van de titel aan.

  2. In het deelvenster Vorm opmaken in de sectie Omtrek wijzigt u Transparantie in 100%.

  3. In de Fill sectie wijzigt u Opvulkleur in themakleur 5 #6B91C9 (blauw).

    Schermopname van themakleur 5.

  4. Op het tabblad Opmaak selecteert u Naar achteren > Naar achtergrond.

  5. Selecteer de tekst in Visual 1, de titel en wijzig de tekstkleur in Wit.

Een achtergrondvorm voor visuals 2 en 3 toevoegen

  1. Op het lint Invoegen selecteert u Vormen > Rechthoek en rekt u dit uit tot de breedte en hoogte van Visuals 2 en 3.
  2. In het deelvenster Vorm opmaken in de sectie Omtrek wijzigt u Transparantie in 100%.
  3. Stel in de sectie Opvullen de kleur in op Wit, 10% donker.
  4. Op het tabblad Opmaak selecteert u Naar achteren > Naar achtergrond.

Voltooid rapport

Uw uiteindelijke rapport met opmaak ziet er als volgt uit:

Schermopname van uiteindelijke rapport met opmaak.

Samengevat: dit rapport beantwoordt de belangrijkste vragen van uw manager:

  • In welke maand en welk jaar is de meeste winst behaald?

    December 2014

  • In welk land ziet het bedrijf de meeste succesfactoren?

    In Europa zijn dat met name Frankrijk en Duitsland.

  • In welk product en welk segment moet het bedrijf blijven investeren?

    Het bedrijf moet blijven investeren in het Paseo-product en kan zich het beste richten op de segmenten Kleine ondernemingen en Overheid.

Uw rapport opslaan

  • Selecteer in het menu Bestand de optie Opslaan.

Publiceren naar de Power BI-service om te delen

Als u uw rapport met uw manager en collega's wilt delen, publiceert u dit in de Power BI-service. Wanneer u uw rapport deelt met collega's die over een Power BI-account beschikken, kunnen ze wel met uw rapport werken maar geen wijzigingen opslaan.

  1. Selecteer in Power BI Desktop Publiceren op het lint Start.

    Mogelijk moet u zich aanmelden bij de Power BI-service. Als u nog geen account hebt, kunt u zich registreren voor een gratis proefversie.

  2. Selecteer een bestemming, zoals Mijn werkruimte in de Power BI-service > Selecteren.

  3. Selecteer Uw-bestandsnaam openen in Power BI.

    Schermopname van het openen van uw rapport in de Power BI-service.

    Uw voltooide rapport wordt in de browser geopend.

    Schermafbeelding van uw voltooide Power BI-rapport in de Power BI-service.

  4. Selecteer Delen bovenaan het rapport om uw rapport met anderen te delen.

    Schermopname van het delen van uw rapport vanuit de Power BI-service.

Volgende stappen

Hebt u nog vragen? Misschien dat de Power BI-community het antwoord weet.