De gegevens exporteren die zijn gebruikt voor het maken van een visualisatie

Wie kan gegevens exporteren

Als u machtigingen voor de gegevens hebt, kunt u de gegevens die Power BI gebruikt, bekijken en exporteren om een visualisatie te maken. Gegevens zijn vaak vertrouwelijk of beperkt tot specifieke gebruikers. In dergelijke gevallen kunt u die gegevens niet zien of exporteren. Zie de sectie Overwegingen en beperkingen aan het einde van dit document voor meer informatie.

Gegevens weergeven en exporteren

Als u de gegevens wilt zien die in Power BI worden gebruikt om een visualisatie te maken, kunt u deze gegevens weergeven in Power BI. U kunt deze gegevens ook exporteren naar Excel als een .xlsx- of .csv-bestand. Als u de optie voor het exporteren van de gegevens wilt gebruiken, hebt u een Pro- of Premium-licentie en machtigingen voor het bewerken van de gegevensset en het rapport nodig. Als u toegang hebt tot het dashboard of rapport, maar de gegevens zijn geclassificeerd als zeer vertrouwelijk, staat Power BI niet toe dat u de gegevens exporteert.

Kijk hoe Will de gegevens van een van de visualisaties in zijn rapport exporteert, opslaat als .xlsx-bestand en opent in Excel. Gebruik vervolgens de stapsgewijze instructies onder de video om het zelf te proberen. Houd er rekening mee dat deze video gebruikmaakt van een oudere versie van Power BI.

Gegevens van een Power BI-dashboard exporteren

1. Selecteer Meer opties (...) in de rechterbovenhoek van de visualisatie.

   

2. Kies de optie Gegevens exporteren.

   

3. De gegevens worden uit Power BI geëxporteerd naar een .csv-bestand. Als u de visualisatie hebt gefilterd, wordt ook het geëxporteerde .csv-bestand gefilterd.

4. U wordt gevraagd het bestand op te slaan. Nadat het is opgeslagen, opent u het .csv-bestand in Excel.

   

Gegevens uit een rapport exporteren

Als u wilt meedoen, opent u het rapport Procurement analysis sample (Voorbeeld van een inkoopanalyse) in de bewerkingsweergave in de Power BI-service. Voeg een nieuwe, lege rapportpagina toe. Volg vervolgens onderstaande stappen om een aggregatie, hiërarchie en een filter op visualisatieniveau toe te voegen.

Een nieuw gestapeld kolomdiagram maken

1. Maak een nieuw Gestapeld kolomdiagram.

   

2. Selecteer in het deelvenster Velden locatie > Land/regio, Locatie > Plaats en Factuur > Kortings percentage. Mogelijk moet u Kortings percentage verplaatsen naar de well Waarden.

   

3. Wijzig de aggregatie voor Kortingspercentage van Aantal in Gemiddelde. Selecteer in de well Waarden de pijl rechts van Kortings percent (er staat mogelijk Count of Discount Percent) en kies Average.

   

4. Voeg een filter toe aan Plaats, selecteer alle plaatsen en verwijder vervolgens Atlanta, GA.

   

5. Zoom één niveau in op de hiërarchie. Schakel inzoomen in en zoom in op het niveau Plaats.

   

Nu zijn we klaar om beide opties voor het exporteren van gegevens uit te proberen.

Samengevatte gegevens exporteren

Selecteer de optie Samengevatte gegevens als u gegevens wilt exporteren voor wat u ziet in de visual. Bij dit type uitvoer ziet u alleen de gegevens (kolommen en metingen) die worden gebruikt om de visual te maken. Als de visual een statistische functie bevat, exporteert u hiermee statistische gegevens. Als u bijvoorbeeld een staafdiagram met vier balken hebt, krijgt u vier rijen met Excel-gegevens. Samengevatte gegevens zijn beschikbaar in de Power BI-service als .xlsx- en .csv-bestand en in Power BI Desktop als .csv-bestand.

1. Selecteer het beletselteken in de rechterbovenhoek van de visualisatie. Selecteer Gegevens exporteren.

   

   Omdat uw visualisatie een statistische functie heeft (u hebt Aantal gewijzigd in Gemiddelde), hebt u in de Power BI-service twee opties:

   • Samengevatte gegevens

   • Onderliggende gegevens

   Zie voor hulp bij statistische functies Statistische functies in Power BI.

   Notitie

   In Power BI Desktop hebt u alleen de optie om samengevatte gegevens te exporteren als .csv-bestand.

2. Selecteer in Gegevens exporteren de optie Samengevatte gegevens, en kies .xlsx of .csv. Selecteer vervolgens Exporteren. Power BI exporteert de gegevens.

   

3. Wanneer u Exporteren selecteert, wordt u gevraagd het bestand op te slaan. Nadat het is opgeslagen, opent u het bestand in Excel. Als u de Power BI-app gebruikt in Microsoft Teams, ontvangt u mogelijk niet dezelfde prompts. Het geëxporteerde bestand wordt opgeslagen in de lokale map Downloads.

   

   In dit voorbeeld bevat onze Excel-export één totaal voor elke plaats. Omdat we Atlanta hebben uitgefilterd, is deze plaats niet opgenomen in de resultaten. In de eerste rij van de spreadsheet ziet u de filters die zijn gebruikt in Power BI bij het extraheren van de gegevens.

   • Alle gegevens die worden gebruikt door de hiërarchie, worden geëxporteerd, niet alleen de gegevens die voor het huidige detailniveau voor de visual worden gebruikt. We hebben bijvoorbeeld ingezoomd op plaatsniveau, maar de export bevat ook landgegevens.

   • De geëxporteerde gegevens zijn samengevoegd. Er wordt voor elke plaats een totaal, één rij, weergegeven.

   • Omdat we filters op de visualisatie hebt toegepast, worden de geëxporteerde gegevens gefilterd geëxporteerd. U ziet in de eerste rij: Toegepaste filters: City is niet Atlanta, GA.

Onderliggende gegevens exporteren

Selecteer deze optie als u de gegevens in de visual ***** en _ aanvullende gegevens uit de gegevensset wilt zien (zie de onderstaande grafiek voor meer informatie). Als uw visualisatie een statistische functie bevat, wordt de statistische functie verwijderd als u _ Onderliggende gegevens* selecteert. In dit voorbeeld wordt in de Excel-export één rij weergegeven voor elke Plaats-rij in onze gegevensset, en het kortingspercentage voor deze ene vermelding. Power BI vlakt de gegevens af en voegt deze niet samen.

Wanneer u Exporteren selecteert, worden de gegevens in Power BI geëxporteerd naar een .xlsx-bestand en wordt u gevraagd het bestand op te slaan. Nadat het is opgeslagen, opent u het bestand in Excel.

1. Selecteer het beletselteken in de rechterbovenhoek van de visualisatie. Selecteer Gegevens exporteren.

   

   Omdat uw visualisatie een statistische functie heeft (u hebt Aantal gewijzigd in Gemiddelde), hebt u in de Power BI-service twee opties:

   • Samengevatte gegevens

   • Onderliggende gegevens

   Zie voor hulp bij statistische functies Statistische functies in Power BI.

   Notitie

   In Power BI Desktop hebt u alleen de optie om samengevatte gegevens te exporteren.

2. Selecteer onder Gegevens exporteren de optie Onderliggende gegevens en selecteer vervolgens Exporteren. Power BI exporteert de gegevens.

   

3. Wanneer u Exporteren selecteert, wordt u gevraagd het bestand op te slaan. Nadat het is opgeslagen, opent u het bestand in Excel. Als u de Power BI-app gebruikt in Microsoft Teams, ontvangt u mogelijk niet dezelfde prompts. Het geëxporteerde bestand wordt opgeslagen in de lokale map Downloads.

   

   • In deze schermafbeelding ziet u slechts een klein deel van het Excel-bestand; het bestand bevat meer dan 100.000 rijen.

   • Alle gegevens die worden gebruikt door de hiërarchie, worden geëxporteerd, niet alleen de gegevens die voor het huidige detailniveau voor de visual worden gebruikt. We hebben bijvoorbeeld ingezoomd op plaatsniveau, maar de export bevat ook landgegevens.

   • Omdat we filters op de visualisatie hebt toegepast, worden de geëxporteerde gegevens gefilterd geëxporteerd. U ziet in de eerste rij: Toegepaste filters: City is niet Atlanta, GA.

De gebruikerservaring voor het exporteren van gegevens aanpassen

Gebruikers aan wie toegangsrechten voor een rapport worden verleend, krijgen toegang tot de hele onderliggende gegevensset, tenzij de toegang wordt beperkt door beveiliging op rijniveau. Rapportauteurs en Power BI-beheerders kunnen de gebruikerservaring aanpassen met behulp van de hieronder beschreven mogelijkheden.

• Rapportauteurs bepalen welke exportopties beschikbaar zijn voor gebruikers.

• Power BI-beheerders kunnen sommige of alle opties voor het exporteren van gegevens uitschakelen voor hun organisatie.

• Eigenaren van gegevenssets kunnen beveiliging op rijniveau (RLS) instellen. Met beveiliging op rijniveau wordt de toegang beperkt tot alleen-lezengebruikers. Maar als u een app-werkruimte hebt geconfigureerd en de leden bewerkingsmachtigingen hebt gegeven, worden de rollen van beveiliging op rijniveau niet op deze leden toegepast. Zie Beveiliging op rijniveau voor meer informatie.

• Rapportauteurs kunnen kolommen verbergen zodat deze niet in de lijst Velden worden weergegeven. Zie Eigenschappen van gegevensset voor meer informatie

Deze aangepaste gebruikerservaring is niet van invloed op de gegevens waartoe gebruikers toegang hebben in de gegevensset. Gebruik beveiliging op rijniveau in de gegevensset zodat de referenties van elke persoon bepalen tot welke gegevens ze toegang hebben.

Gegevens beveiligen wanneer deze worden geëxporteerd uit Power BI

• Ontwerpers van rapporten kunnen rapporten classificeren en labelen met behulp van vertrouwelijkheidslabels van Microsoft Information Protection. Als het vertrouwelijkheidslabel beveiligingsinstellingen heeft, worden deze beveiligingsinstellingen door Power BI toegepast bij het exporteren van rapportgegevens naar Excel-, PowerPoint- of PDF-bestanden. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen beveiligde bestanden openen.

• Beveiligings- en Power BI-beheerders kunnen Microsoft Cloud App Security gebruiken om gebruikerstoegang en -activiteit bij te houden, realtime risicoanalyse uit te voeren en labelspecifieke besturingselementen in te stellen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld Microsoft Cloud App Security gebruiken om een beleid in te stellen dat voorkomt dat gebruikers gevoelige gegevens vanuit Power BI kunnen downloaden naar onbeheerde apparaten.

Details van de onderliggende gegevens exporteren

Wat u ziet wanneer u Onderliggende gegevens selecteert, varieert. Vraag de beheerder of IT-afdeling om meer informatie over deze details.

*In Power BI Desktop of service wordt in de rapportweergave een meting weergegeven in de lijst Velden met een rekenmachinepictogram . Metingen kunnen in Power BI Desktop worden gemaakt.

De opties voor exporteren instellen

Power BI-rapportontwikkelaars beheren welke opties voor het exporteren van gegevens beschikbaar zijn voor gebruikers. De opties zijn:

• Toestaan dat eindgebruikers samengevatte gegevens exporteren uit de Power BI-service of Power BI Report Server

• Toestaan dat eindgebruikers samengevatte en onderliggende gegevens kunnen exporteren uit de service of de rapportserver

• Niet toestaan dat eindgebruikers gegevens kunnen exporteren uit de service of rapportserver

  Belangrijk

  We adviseren rapportontwerpers om de exportoptie voor oude rapporten indien nodig handmatig opnieuw in te stellen.

Deze opties instellen:

1. Begin in Power BI Desktop.

2. Selecteer in de linkerbovenhoek Bestand > Opties en instellingen > Opties.

3. Selecteer onder HUIDIG BESTAND de optie Rapportinstellingen.

   

4. Maak uw keuze uit de sectie Gegevens exporteren.

U kunt deze instelling ook bijwerken in de Power BI-service.

Let op: als de instellingen van de Power BI-beheerportal conflicteren met de rapportinstellingen voor het exporteren van gegevens, worden deze laatste instellingen overschreven door de portalinstellingen.

Overwegingen en beperkingen

Deze overwegingen en beperkingen zijn van toepassing op Power BI Desktop en de Power BI-service, Power BI Pro en Premium.

• Als u gegevens wilt exporteren uit een visual, moet u beschikken over een machtiging voor bouwen voor de onderliggende gegevensset.

• Het maximum aantal rijen dat in Power BI Desktop en de Power BI-service kan worden geëxporteerd van een rapport in de importmodus naar een .csv-bestand is 30.000.

• Het maximum aantal rijen dat met de toepassingen kan worden geëxporteerd van een rapport in de importmodus naar een .xlsx-bestand is 150.000.

• Exporteren met behulp van Onderliggende gegevens werkt niet, als:

  • de versie ouder is dan 2016.

  • de tabellen in het model geen unieke sleutel hebben.

  • een beheerder of rapportontwerper deze functie heeft uitgeschakeld.

• Exporteren met behulp van Onderliggende gegevens werkt niet als u optie Items zonder gegevens weergeven hebt ingeschakeld voor de visualisatie die wordt geëxporteerd in Power BI.

• Bij gebruik van DirectQuery is 16 MB aan gedecomprimeerde gegevens de maximale hoeveelheid gegevens die kan worden geëxporteerd met Power BI. Een onbedoeld resultaat kan zijn dat u minder exporteert dan het maximum aantal rijen van 150.000. Dit gebeurt waarschijnlijk, als:

  • Er te veel kolommen zijn. Probeer het aantal kolommen te verminderen en exporteer dan opnieuw.

  • Er gegevens zijn die moeilijk te comprimeren zijn.

  • Er spelen nog andere factoren een rol die ervoor zorgen dat de bestandsgrootte toeneemt en het aantal rijen dat kan worden geëxporteerd in Power BI, afneemt.

• Als de visualisatie gebruikmaakt van gegevens uit meer dan één gegevenstabel en er geen actieve relatie bestaat voor deze tabellen in het gegevensmodel, Power BI alleen gegevens voor de eerste tabel exporteert.

• Power BI aangepaste visuals en R-visuals worden momenteel niet ondersteund.

• In Power BI kunt u de naam van een veld (kolom) wijzigen door te dubbelklikken op het veld en een nieuwe naam in te voeren. Power BI verwijst naar de nieuwe naam als een alias. Het is mogelijk dat een Power BI-rapport hierdoor dubbele veldnamen bevat, maar duplicaten zijn niet toegestaan in Excel. Wanneer de gegevens met Power BI worden geëxporteerd naar Excel, worden daarom voor de veldaliassen weer de oorspronkelijke veld-/kolomnamen gebruikt.

• Als er Unicode-tekens in het .csv-bestand voorkomen, wordt de tekst in Excel mogelijk niet juist weergegeven. Voorbeelden van Unicode-tekens zijn valutasymbolen en woorden in vreemde talen. U kunt het bestand openen in Kladblok. De Unicode-tekens worden dan juist weergegeven. Als u het bestand wilt openen in Excel, is de tijdelijke oplossing om het .csv-bestand te importeren. Het bestand importeren in Excel:

  1. Open Excel.

  2. Ga naar het tabblad Gegevens.

  3. Selecteer Externe gegevens ophalen > Uit tekst.

  4. Ga naar de lokale map waar het bestand is opgeslagen, en selecteer het .csv-bestand.

• Bij het exporteren naar een CSV-bestand worden bepaalde tekens voorafgegaan door een ' om uitvoering van het script te voorkomen dit in Excel wordt geopend. Dat gebeurt in de volgende situaties:

  • De kolom in het gegevensmodel als type Tekst is gedefinieerd en
  • Het eerste teken van de tekst is een van de volgende tekens: =, @, +,-

• Power BI-beheerders kunnen het exporteren van gegevens uitschakelen.

• Als een tekenreeks voor dynamische notatie wordt toegepast op een meting, behouden de geëxporteerde gegevens deze opmaak niet in Excel. Ook de visualspecifieke opmaak, zoals het percentage eindtotaal voor een meting, blijft niet behouden in Excel.

Hebt u nog vragen? Misschien dat de Power BI-community het antwoord weet