Afspraken en vergaderingen in Microsoft Teams.

  • Artikel
  • 8 minuten om te lezen
  • Van toepassing op:
    Microsoft Teams

U hebt Aan de slag afgerond. U hebt Teams geïmplementeerd en kunt nu chats, teams, kanalen en apps gebruiken in uw organisatie. U kunt nu vergaderingen gaan faciliteren, waaronder audiovergaderingen, videovergaderingen en het delen van bestanden. Dat gaat als volgt.

Beslissingen op het gebied van de implementatie van afspraken en vergaderingen

Teams biedt een kant-en-klare oplossing voor uw organisatie. De meeste organisaties kunnen met de standaardinstellingen uit de voeten. Dit artikel helpt u beslissen of u de standaardinstellingen wilt aanpassen, op basis van het profiel van uw organisatie en uw zakelijke behoeften. Daarna worden alle mogelijke wijzigingen toegelicht. De instellingen zijn opgedeeld in twee groepen. We beginnen met de belangrijkste wijzigingen die u waarschijnlijk wilt aanbrengen. De tweede groep omvat aanvullende instellingen die u mogelijk wilt aanpassen, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie.

Tip

Kijk de volgende sessie voor meer informatie over vergaderingen: Een inleiding tot vergaderingen in Microsoft Teams voor IT-professionals.

Vereisten voor afspraken en vergaderingen

Voordat u vergaderingen in uw hele organisatie gaat implementeren, moet u controleren of uw omgeving geschikt is om gebruikers de best mogelijke beleving te bieden. Bekijk de volgende informatie en breng indien nodig wijzigingen aan in uw omgeving.

Als u een optimale ervaring wilt wanneer u met Teams werkt, moet uw organisatie Exchange Online en SharePoint Online hebben geïmplementeerd. Daarnaast moet u een geverifieerde domeinnaam voor O365 hebben, zoals contoso.com.

Als u binnen uw hele bedrijf vergaderingen wilt houden, moet u ervoor zorgen dat de computers van alle gebruikers verbinding kunnen maken met de Office 365-services. Zorg ervoor dat op z'n minst de volgende algemene poorten open staan voor de computers van uw gebruikers:

  • TCP-poorten 80 en 443 die uitgaan vanaf clients die Teams gebruiken
  • UDP-poorten 3478 en 3481 die uitgaan vanaf clients die Teams gebruiken

U kunt de Assistent voor het testen van uw netwerk gebruiken om te controleren of uw netwerklocaties geschikt zijn voor het spraak- en videoverkeer van uw vergaderingen.

Stel uzelf de vraag Actie
Is mijn netwerk geschikt voor de implementatie van Teams-vergaderingen? Raadpleeg de volgende artikelen om te controleren of uw netwerk geschikt is:

Belangrijkste beslissingen voor de implementatie

Deze instellingen worden door de meeste organisaties gewijzigd, in het geval dat de standaardinstellingen van Teams niet voldoen.

Teams-beheerders

Teams biedt een verzameling aangepaste beheerdersrollen die u kunt gebruiken om Teams voor uw organisatie te beheren. De rollen bieden verschillende mogelijkheden voor beheerders.

Stel uzelf de vraag Actie
Wie krijgt de rol Teams-communicatiebeheerder? Zie Microsoft Teams-beheerdersrollen gebruiken om Teams te beheren voor meer informatie over Teams-beheerdersrollen.
Wie krijgt de rol Ondersteuningstechnicus voor Teams-communicatie? Zie Beheerders- en niet-beheerdersrollen toewijzen aan gebruikers met Active Directory als u beheerdersrollen wilt toewijzen.
Wie krijgt de rol Ondersteuningsspecialist voor Teams-communicatie?

Instellingen voor vergaderingen

De instellingen voor vergaderingen bepalen of anonieme gebruikers kunnen deelnemen aan Teams-vergaderingen en uitnodigingen voor vergaderingen kunnen verzenden. Stel de poorten voor realtime-verkeer in als u Quality of Service (QoS) wilt inschakelen. Deze instellingen worden gebruikt voor alle Teams-vergaderingen die gebruikers binnen uw organisatie plannen.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik de standaardinstellingen voor vergaderingen aanpassen? Bekijk de zelfstudie over vergaderingen in Teams voor meer informatie over instellingen voor vergaderingen.
Zal ik QoS implementeren? Raadpleeg Quality of Service in Microsoft Teams voor meer informatie over QoS. scenario's en implementatie.

Vergaderingsbeleid

Het vergaderingsbeleid bepaalt welke functies beschikbaar zijn voor gebruikers wanneer zij deelnemen aan Teams-vergaderingen. U kunt het standaardbeleid gebruiken of een aangepast beleid maken voor personen binnen uw organisatie die vergaderingen organiseren. Bekijk de zelfstudie over vergaderingen in Microsoft Teams voor meer informatie.

Stel uzelf de vraag Actie
  • Zal ik het standaardvergaderingsbeleid aanpassen?
  • Heb ik meerdere typen vergaderingsbeleid nodig?
  • Hoe bepaal ik welk vergaderingsbeleid ik toepas op een groep gebruikers?

Raadpleeg Vergaderingsbeleid beheren in Teams.

Audiovergaderingen

Met audiovergaderingen kunnen organisaties op verschillende manieren deelnemen aan vergaderingen (zowel ad-hocvergaderingen als geplande vergaderingen). Zo kunnen deelnemers via het openbare telefonienetwerk (PSTN) inbellen via een vaste lijn, een bedrijfstelefooncentrale (PBX) of een mobiele telefoon.

Als u klaar bent om audiovergaderingen te implementeren, raadpleegt u de uitgebreide gids Implementatie van audiovergaderingen.

Vergaderruimte en persoonlijke apparaten

Gebruik Teams-apparaten zoals ruimtesystemen, telefoons, headsets en camera's voor zo soepel mogelijk verlopende Teams-vergaderingen. Raadpleeg Teams-apparaten voor betere communicatie voor meer informatie.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik persoonlijke apparaten kopen voor mijn gebruikers? Lees Uw apparaten in Teams beheren.
Zal ik ruimtesysteemapparaten kopen en implementeren voor mijn vergaderruimten? Lees Apparaten en oplossingen voor vergaderruimten.

Rapportage

Gebruik activiteitenrapporten om inzicht te krijgen in hoe gebruikers binnen uw organisatie Teams gebruiken. Als iemand Teams bijvoorbeeld nog niet gebruikt, weet diegene misschien niet hoe Teams werkt, of wat de voordelen ervan zijn om productiever in teamverband te kunnen werken. Uw organisatie kan aan activiteitenrapporten afleiden of er behoefte is aan betere training en communicatie.

Stel uzelf de vraag Actie
Wie wordt er verantwoordelijk voor rapportages? Lees Activiteitenrapporten van Teams gebruiken.
Wie zal het gebruik in de gaten houden? Lees Gebruik controleren en feedback ontvangen in Teams.

Aanvullende implementatiebeslissingen

U wilt deze instellingen mogelijk wijzigen op basis van de behoeften en configuratie van uw organisatie.

Bandbreedte plannen

Door de bandbreedte te plannen, kunnen organisaties inschatten hoeveel bandbreedte er nodig is om vergaderingen op hun WAN- en internetverbindingen mogelijk te maken. Zo kan worden gecontroleerd of het netwerk op de juiste manier is ingericht voor een organisatiebrede vergaderingenservice.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik de bandbreedte plannen vóór en tijdens de implementatie van Teams-vergaderingen? Bekijk Gereedheid van het netwerk voor meer informatie en links naar hulpprogramma's waarmee u eenvoudig de bandbreedte kunt plannen.

Vergaderingen opnemen en archiveren

Gebruikers kunnen de audio, video en gedeelde schermen van vergaderingen en groepsgesprekken opnemen. Er is ook een optie om automatische transcriptie te gebruiken voor opnamen, zodat gebruikers opnamen van vergaderingen met ondertitels kunnen afspelen en naar belangrijke gespreksonderwerpen in het transcript kunnen zoeken. De opname wordt in de cloud uitgevoerd en in Microsoft Stream opgeslagen, zodat gebruikers de opname veilig binnen hun organisatie kunnen delen. De opname van een vergadering vindt u in het bijbehorende gesprek.

Raadpleeg Opname van cloudvergaderingen in Teams voor meer informatie.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik de transcriptieservice inschakelen voor vergaderingen? Raadpleeg Transcriptie van opnamen in- of uitschakelen.

Beleid voor livegebeurtenissen

Met beleid voor livegebeurtenissen in Teams kunt u gebeurtenisinstellingen voor groepen gebruikers beheren. U kunt het standaardbeleid gebruiken of een aanvullend beleid maken u kunt toewijzen aan gebruikers binnen uw organisatie die livegebeurtenissen organiseren.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal mijn organisatie gebruikmaken van livegebeurtenissen in Teams? Raadpleeg de artikelen over livegebeurtenissen voor meer informatie over hoe u livegebeurtenissen in Teams plant, implementeert en configureert.

Implementatie van vergaderruimtesystemen

Voor organisaties met een groot aantal vergaderruimten kan het raadzaam zijn om alle ruimten op een gestructureerde manier te inventariseren, de bijbehorende apparaten te registreren en deze vervolgens te implementeren.

Stel uzelf de vraag Actie
Wat moet ik doen om vergaderruimtesystemen te implementeren? Bekijk de artikelen over Plan Microsoft Teams-ruimtes.

Cloudvideo-interoperabiliteit

Met cloudvideo-interoperabiliteit kunnen externe vergaderruimtesystemen deelnemen aan Teams-vergaderingen.

Door videovergaderingen te houden en inhoud te delen, kunt u zo effectief mogelijk vergaderen. Het vernieuwen van vergaderruimtesystemen en -apparatuur is echter zeer prijzig. Cloudvideo-interoperabiliteit voor Teams werkt op systemen van derden en zorgt ervoor dat alle deelnemers een optimale ervaring hebben, zowel in de vergaderruimte als in de Teams-clients.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik gebruikmaken van cloudvideo-interoperabiliteit naast mijn ruimtesystemen? Lees Cloudvideo-interoperabiliteit voor Teams.

Implementatie van persoonlijke apparaten

Als u een groot aantal persoonlijke apparaten wilt implementeren voor vergaderingen of gesprekken, is het raadzaam om een generiek, site-voor-site implementatieproces te volgen dat u steeds opnieuw kunt gebruiken.

Stel uzelf de vraag Actie
Zal ik vergaderingen site voor site implementeren? De playbook voor het inschakelen van sites voor Teams biedt een goede basis die u voor uw implementaties kunt gebruiken. De gids is gericht op audiogesprekken, maar de algemene theorieën over apparaatlevering, accountgereedheid, ingebruikname en training zijn ook van toepassing op een organisatiebrede implementatie van vergaderingen.

Problemen oplossen met de kwaliteit van vergaderingen en oproepen

In Teams kunt u op twee manieren problemen met de kwaliteit van gesprekken detecteren en oplossen: Gespreksanalyse en het Dashboard gesprekskwaliteit. Gespreksanalyse bevat gedetailleerde informatie over de apparaten, de netwerken en de connectiviteit van de specifieke gesprekken en vergaderingen voor elke gebruiker. Gespreksanalyse is bedoeld om beheerders en ondersteuningsmedewerkers te helpen om problemen met de gesprekskwaliteit van specifieke gesprekken op te lossen, terwijl het Dashboard gesprekskwaliteit is bedoeld om beheerders en netwerktechnici te helpen om het netwerk te optimaliseren. Het Dashboard gesprekskwaliteit richt zich niet op individuele gebruikers, maar op samengestelde gegevens van een volledige organisatie die Teams gebruikt.

Stel uzelf de vraag Actie
Wie wordt er verantwoordelijk voor het bewaken en verhelpen van problemen met de kwaliteit van gesprekken? Lees Gespreksanalyse gebruiken om problemen met de kwaliteit van gesprekken op te lossen voor informatie over de verschillende machtigingsniveaus die nodig zijn om problemen met de kwaliteit van gesprekken op te lossen.

Uw vergaderingenservice draaiende houden

Het is belangrijk dat u de status van de Teams-service goed kunt doorgronden, zodat u proactief collega's kunt waarschuwen als er iets gebeurt waarbij de stabiliteit van de service in het geding komt. Het artikel De vergaderingenservice draaiende houden bevat uitgebreide instructies over hoe u uw service draaiende houdt.

Stel uzelf de vraag Actie
Wie wordt er binnen mijn organisatie verantwoordelijk voor het beheren van de vergaderingenservice? Zorg ervoor dat deze persoon beheerdersmachtigingen heeft om de vergaderingenservice te kunnen beheren. Zie Microsoft Teams-beheerdersrollen gebruiken om Teams te beheren voor meer informatie over Teams-beheerdersrollen.

Volgende stappen