Aan de slag: Een cloudstrategieteam bouwen

Om succesvol te zijn, moet elk cloudacceptatietraject betrekking hebben op een bepaald niveau van strategische planning. Deze introductiehandleiding is ontworpen om u te helpen bij het opzetten van een speciaal team of virtueel team dat een solide cloudstrategie kan bouwen en leveren.

De eerste stap in het traject is om te bepalen of u een strategieteam nodig hebt of of uw bestaande teamleden kunnen leveren aan de cloudstrategie als een gedistribueerde verantwoordelijkheid.

Welke benadering u ook kiest, u wilt een cloudstrategieteam maken dat motivaties en bedrijfsresultaten definieert en die de afstemming tussen bedrijfsprioriteiten en cloudimplementaties valideert en onderhoudt. Wanneer de bedrijfsresultaten van invloed zijn op bedrijfsfuncties, moet het strategieteam zakelijke leiders uit de hele organisatie bevatten. Het doel van het cloudstrategieteam is om tastbare bedrijfsresultaten te produceren die worden ingeschakeld door cloudtechnologieën. Over het algemeen zorgt dit team ervoor dat de inspanningen voor cloudimplementatie in overeenstemming met bedrijfsresultaten worden voortgezet. Waar mogelijk moeten bedrijfsresultaten en de inspanningen van het cloudstrategieteam vroeg in het proces worden gedefinieerd.

Notitie

In dit artikel wordt een strategiefacilitator besproken, een belangrijke speler in het cloudacceptatieproces. De rol wordt meestal bepaald door een programmamanager, architect of consultant. Naarmate het cloudstrategieteam zich vormt en aan de slag gaat, is de strategiefacilitator tijdelijk verantwoordelijk voor het creëren van uitlijning en het houden van het team op basis van bedrijfsdoelen. De strategiefacilitator is vaak de persoon die het meest verantwoordelijk is voor het succes van het cloudacceptatietraject.

Stap 1: Bepalen of een cloudstrategieteam nodig is

Een cloudstrategieteam biedt een vereiste mogelijkheid in de cloud, ook wel de cloudstrategiemogelijkheid genoemd. Voor het vormen van een cloudstrategieteam is een gedefinieerde groep toegewezen leidinggevenden, belanghebbenden en programmamanagers vereist om regelmatig te voldoen aan de strategie die de overstap naar de cloud stimuleert.

Producten:

• Bepaal of uw bedrijf een cloudstrategieteam nodig heeft.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

Het maken van een cloudstrategieteam is vaak noodzakelijk om de volgende redenen:

Reden	Overwegingen
Cloudimplementatie is belangrijk voor het bedrijf.	De inspanningen voor cloudimplementatie hebben zichtbaarheid op bordniveau. Succes van de cloudimplementatie zal de marktpositie, klantretentie of omzet verbeteren. De programma's in het acceptatieportfolio worden rechtstreeks toegewezen aan strategische bedrijfsresultaten. De portfolio van workloads in deze implementatie-inspanning is strategisch en bedrijfskritiek en kan van invloed zijn op meerdere bedrijfseenheden.
Voor cloudimplementatie is doorlopende ondersteuning van leidinggevenden vereist.	De inspanningen voor cloudimplementatie zijn van invloed op de wijze waarop u de organisatiewijziging beheert. De inspanning vereist extra training van meerdere zakelijke gebruikers en kan bepaalde bedrijfsfuncties onderbreken. Het bestaande IT-operationele team of de bestaande leverancier is gemotiveerd om in een bestaand datacenter te blijven. Het bestaande IT-team heeft niet volledig in de inspanningen gekocht.
Cloudimplementatie vormt een risico voor het bedrijf.	Het niet voltooien van de migratie binnen het opgegeven tijdvenster leidt tot negatieve marktimpact of hogere hostingkosten. Workloads die zijn gepland voor acceptatie, moeten worden beschermd tegen gegevenslekken die van invloed kunnen zijn op bedrijfsucces of klantbeveiliging. Metrische gegevens die worden gebruikt om de cloudinspanning te meten, zijn afgestemd op het bedrijf, waardoor een afhankelijkheid en risico ontstaat voor het technische succes.

Als een of meer van de voorgaande redenen uw bestaande zakelijke overwegingen vertegenwoordigen, helpt de informatie in de rest van dit artikel u bij het opzetten van uw cloudstrategieteam.

Verantwoordelijke persoon of team:

• De strategiefacilitator is verantwoordelijk voor het bepalen of een cloudstrategieteam nodig is.

Wat gebeurt er als ik geen cloudstrategieteam nodig heb?

Bekijk de cloudstrategiefuncties die nodig zijn om te voldoen aan cloudstrategiebehoeften. Niet elke organisatie vereist een toegewezen team of virtueel team om te voldoen aan de strategische behoeften. Vermeld in uw RACI-sjabloon (verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd) de kernaccountabiliteiten van de strategie en identificeer de persoon in uw team die voor elk account verantwoordelijk is. Als één persoon rekening houdt met al deze accountabiliteiten, vervangt u cloudstrategie door de naam van die persoon in de RACI-sjabloon.

Stap 2: het cloudstrategieteam instellen

Het cloudstrategieteam fungeert als een terugkerend uitlijningspunt tussen zakelijke leiders en IT-leiders. Op basis van de niveaus van belang, risico en ondersteuning van leidinggevenden die de behoefte aan een strategieteam stimuleren, kan de deelname aan en de samenstelling van het team variëren.

Producten:

• Identificeer de juiste organisaties of personen die bereid zijn deel te nemen aan de verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor het stimuleren van de strategie voor cloudimplementatie.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• Documenteer en deel uw redenering van stap 1 om belanghebbenden te identificeren die profiteren van regelmatige betrokkenheid en die de strategie kunnen stimuleren.
• Zie Cloudstrategiefuncties voor ideeën over wie misschien een goede keuze is.
• Als u de uitlijning en bandbreedte van elke potentiële deelnemer wilt valideren, controleert u het minimumbereik en het product voor deze mogelijkheid.
• Als u de juiste RACI-grafiek wilt maken op basis van uw huidige teamstructuren, bekijkt u de verschillende RACI-configuratievoorbeelden of selecteert u een van de voorbeeldtabbladen onder aan de RACI-sjabloon.
• Documenteer de resultaten in de RACI-sjabloon in het Org Alignment werkblad.

Verantwoordelijke persoon of team:

• De strategiefacilitator is verantwoordelijk voor het opzetten van het cloudstrategieteam.

Stap 3: Een frequentie instellen

Vroeg in het cloudacceptatietraject vereist uw team regelmatige interactie en iteratieve strategiebeoordelingen. Wanneer de acceptatie begint, zal die frequentie afnemen, overstappen naar een focus op status en validatie of aanpassing van de achterstandsprioriteiten.

Stap 4, 5 en 6 moeten binnen vier tot zes weken worden voltooid. De resterende stappen worden voltooid in volgende vergaderingen. Frequentere vergaderingen moeten worden gehandhaafd totdat het team begint met stap 7.

Producten:

Bekijk voorgestelde vergaderingsfrequenties en plan vergaderingen met alle deelnemers aan het strategieteam.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• Bekijk de voorgestelde frequenties voor vergaderingen op korte en lange termijn om elk van de gedocumenteerde deelnemers uit te lijnen.

Verantwoordelijke persoon of team:

• De strategiefacilitator is verantwoordelijk voor het vaststellen van een passende frequentie voor het cloudstrategieteam.

Stap 4: Een motivatiegestuurde strategie opzetten

Cloudacceptatietrajecten omvatten benaderingen voor zowel migratie als innovatie. Wanneer technische teams de strategie definiëren, is het gebruikelijk dat de strategie wordt aangestuurd door de huidige vaardigheden en sterke punten van de teamleden. Een dergelijke strategie is waarschijnlijk een technisch succes, maar het loopt risico's met een beperkte bedrijfsimpact.

Het eerste doel van het cloudstrategieteam is het definiëren van een strategie op hoog niveau die is gebaseerd op zakelijke motivaties. Dit kan meestal worden voltooid in een workshop van één uur met alle teamleden van de cloudstrategie. Het vereist ook minimaal één uur extra om de zakelijke motivaties met verschillende technische teams en betrokken belanghebbenden te bekijken.

Tijdens de eerste workshop moet elk lid van het team prioriteit geven aan de motivaties in het artikel over begrijpende motivaties en de belangrijkste prioriteiten delen. De strategiefacilitator helpt een of meer gespreksrondes te begeleiden totdat een thema opkomt in de richting van migratie of innovatie. Er zijn waarschijnlijk motivaties in de bovenste 3-lijst van beide categorieën, waardoor het team mogelijk dieper op de lijst moet ingaan voordat een duidelijk patroon op een of andere manier leunt.

In deze oefening worden gesprekken weergegeven waarmee de afstemming tussen de teamleden kan worden opgebouwd. Het product helpt u bij het begeleiden van de rest van de strategie en het resulterende plan.

Producten:

• Noteer motivaties in de sjabloon strategie en plan.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• Inzicht in motivaties: kritieke bedrijfsevenementen en sommige migratiemotivaties zijn meestal kostengevoelig, waardoor het belang van kostenbeheer voor alle volgende inspanningen toeneemt. Andere vooruitziende motivaties die betrekking hebben op innovatie of groei via migratie, kunnen meer gericht zijn op top-line omzet. Door inzicht te krijgen in motivaties kunnen teamleden bepalen hoe hoog uw kostenbeheer moet worden geprioriteerd.

Accountable team	Verantwoordelijke en ondersteunende teams
Cloudstrategieteam	Cloudgovernanceteam Cloudacceptatieteam Cloud center of excellence of centraal IT-team

Stap 5: Bedrijfsresultaten vaststellen

Elk lid van het cloudstrategieteam wordt gevraagd een of meer bedrijfsresultaten te definiëren door specifieke metrische gegevens toe te passen om het succes van het bedrijf te meten. Als een bepaalde metriek kan worden verbeterd als een direct gevolg van de cloudimplementatie, wordt een teamlid gevraagd de verwachte impact te delen. Als de cloudimplementatie niet van invloed is op de metrische gegevens, maar het bedrijf in staat stelt de metrische gegevens beter te stimuleren, moet dat ook worden gedocumenteerd.

Veel leiders in het cloudstrategieteam moeten mogelijk hun kerngegevens opsplitsen om een resultaat te identificeren dat kan worden beïnvloed of beïnvloed door de cloudimplementatie. Als de resultaten van de teamleden niet kunnen worden beïnvloed of beïnvloed door dit traject, kan het lastig zijn om hun interesse in het programma te behouden. De facilitator moet samenwerken met elke leider om een uitgelijnde metriek te ontwikkelen en opnieuw te beoordelen of dat teamlid de juiste persoon is om deel te nemen aan het strategieteam.

Gevolgen voor bedrijfsresultaten kunnen tijd in beslag nemen. Deze typen wijzigingen worden doorgaans langzamer dan technische wijzigingen. Om transparantie te behouden, moet het strategieteam het eens zijn metrische gegevens over kortere leergegevens. Deze metrische gegevens kunnen technische en andere wijzigingen bevatten die tijdens elke teamvergadering kunnen worden gecontroleerd om de voortgang van technische doelstellingen en bedrijfsresultaten te demonstreren.

Producten:

• Identificeer ten minste één verwacht bedrijfsresultaat per lid van het cloudstrategieteam.
• Verfijn de lijst met leden om verwachte tijdtoezeggingen af te stemmen op de verwachte resultaten.
• Lijn uit op een set metrische gegevens voor de korte en middellange termijn ter ondersteuning van doorlopende voortgangsrapporten.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• Leg bedrijfsresultaten vast in de sjabloon strategie en plan.
• Bedrijfsresultaten: sommige fiscale resultaten zijn meestal zeer kostengevoelig. Wanneer de gewenste resultaten zijn toegewezen aan fiscale metrische gegevens, kan het verstandig zijn om zeer vroeg in de Cost Management-discipline te investeren.
• Metrische leergegevens helpen de kloof tussen bedrijfsresultaten en technische acceptatie-inspanningen te overbruggen.

Accountable team:

Het cloudstrategieteam is verantwoordelijk voor het definiëren van bedrijfsresultaten. Het team kan specifieke metrische gegevens gebruiken om het succes van de bedrijfsresultaten te meten.

Stap 6: Bepalen of u wilt doorgaan of annuleren op basis van de zakelijke reden

Uw zakelijke reden kan helpen bij het plannen, langetermijnverwachtingen voor rendement en verwachtingen over de totale eigendomskosten (TCO). In deze stap moet het cloudstrategieteam akkoord gaan met de minimale hoeveelheid analyse die nodig is om het strategieteam te helpen bij een vooruitlopend besluit. Strategische afstemming vereist mogelijk grondige planning en TCO-analyse. De meeste cloudstrategieteams vinden een eenvoudige kostenanalyse die voldoende is om de richting aan te passen.

Elk lid van het strategieteam moet veelvoorkomende mythen en benaderingen van zakelijke redenen beoordelen. Dit kan het team helpen bij het communiceren van de specifieke analyse die wordt verwacht van de ondersteunende teams. Nadat het team zijn verwachtingen heeft gecommuniceerd, kan het de tijdsinvestering en vergaderfrequentie verminderen. Het team behoudt de verantwoordelijkheid voor het voltooien van de strategie totdat de zakelijke reden en de analyse van digitale activa zijn overeengekomen.

Producten:

• Start de zakelijke rechtvaardigingsinspanning met uw ondersteunende teams.
• Neem contact op met de ondersteunende teams maandelijks (of indien nodig) totdat het strategieteam de beslissing kan nemen om door te gaan met de overstap naar de cloud.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• De zakelijke reden dient als een algemeen overzicht van het algemene financiële plan voor cloudimplementatie. Dit kan een goede bron zijn voor de eerste budgetteringsinspanningen.

Accountable team	Verantwoordelijke en ondersteunende teams
Cloudstrategieteam	Cloudgovernanceteam Cloudacceptatieteam Cloud center of excellence of centraal IT-team

Stap 7: Ondersteuning bieden voor acceptatie via een regelmatig ritme

Nadat een beslissing is overeengekomen met het cloudstrategieteam, kan het team overstappen naar een minder intensief en minder frequent vergaderritme. De verwachtingen van het team verschuiven ook op dit moment. Na de overstap van strategische definitie naar implementatie-inspanningen (plan, gereed, adopt) wordt verwacht dat het strategieteam zich richt op prioritering en strategische ondersteuning.

Producten:

• Prioriteitstelling: Wanneer de bestaande digitale activa worden gerationaliseerd, helpt het strategieteam bij het vaststellen van migratie- of innovatieprioriteiten. Dit helpt de technische implementatieteams zich te concentreren op acties die de grootste bedrijfswaarde stimuleren.
• Risico's evalueren: naarmate de cloudacceptatie groeit, worden nieuwe vormen van acceptatie nieuwe risico's blootgesteld. Het strategieteam is verantwoordelijk voor het evalueren van deze nieuwe risico's. De verwachting van het strategieteam is om nieuwe risico's te evalueren en te bepalen of het bedrijf de risico's kan tolereren of dat het beleid nodig heeft om deze risico's te elimineren of te beperken.
• Bekijk het budget en de uitgaven: naarmate de cloudacceptatie toeneemt, worden budgetten voor verschillende workloads in de portfolio gebudgetteerd. Op maandbasis moet het cloudstrategieteam de werkelijke uitgaven beoordelen op basis van budget om problemen te identificeren die moeten worden opgelost. Het detecteren en aanpakken van budgettaire wijzigingen helpt later in de acceptatielevenscyclus om stickerschok te voorkomen.
• Bedrijfsplanning: wanneer de acceptatieteams hun migratie- of innovatie-inspanningen voltooien, is er aanvullende bedrijfsplanning nodig om de terugkeer van de nieuwe technologieoplossingen te maximaliseren. Een dergelijke planning kan bestaan uit gebruikerstraining, wijzigingen in bedrijfsprocessen of andere activiteiten na de ingebruikname.
• Ondersteuning voor leidinggevenden: cloudimplementatie leidt tot veranderingen in de organisatie. Dit is het meest zichtbaar binnen de IT-organisatie. Soms hebben verschillende teams of teamleden extra ondersteuning nodig van het strategieteam om inzicht te krijgen in de wijzigingen, nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te begrijpen hoe ze het beste kunnen werken binnen de nieuwe modellen.

Richtlijnen voor het ondersteunen van productvoltooiing:

• Incrementele rationalisering: Overweeg een flexibele benadering van rationalisering die laat gebonden technische beslissingen op de juiste wijze uitlijnt.
• De vijf R's van rationalisatie: inzicht in de verschillende rationalisatieopties.

Accountable team	Verantwoordelijke en ondersteunende teams
Cloudstrategieteam	Cloudgovernanceteam Cloudacceptatieteam Cloud center of excellence of centraal IT-team

De volgende stap

Strategie en planning zijn belangrijk. Er is niets mogelijk totdat u de cloudacceptatiefuncties identificeert die nodig zijn voor uw team. Het is belangrijk dat u deze belangrijke mogelijkheden begrijpt voordat u begint met uw acceptatie-inspanningen.

Stem uw strategie af op de cloudimplementatiefuncties door te werken met het acceptatieteam of personen die verantwoordelijk zijn voor deze functies.

Leer hoe u verantwoordelijkheden in teams kunt uitlijnen door een matrix voor meerdere teams te ontwikkelen die RACI-partijen identificeert. Download en wijzig de RACI-sjabloon.