Beleidsinstellingen gebruiken om privacyinstellingen te beheren voor Microsoft 365-apps voor ondernemingen

Notitie

Zie Beschikbare privacyinstellingen voor Office-producten voor een lijst met Office-producten die worden gedekt door deze privacyinformatie.

Microsoft doet er alles aan u te voorzien van de informatie en mogelijkheden die u nodig hebt om keuzes te maken over hoe uw gegevens worden verzameld en gebruikt als u werkt met Microsoft 365-apps voor ondernemingen (voorheen Office 365 ProPlus).

Vanaf versie 1904 van Microsoft 365-apps voor ondernemingen zijn er nieuwe beleidsinstellingen waarmee u instellingen kunt beheren in verband met de volgende zaken:

  • Diagnostische gegevens over de gebruikte Office-clientsoftware die worden verzameld en naar Microsoft verzonden

  • Verbonden ervaringen die gebruikmaken van cloudfunctionaliteit ten behoeve van verbeterde Office-functies voor u en uw gebruikers.

Hier volgen de vijf nieuwe beleidsinstellingen:

  • Configureren van het niveau van de diagnostische gegeven van de clientsoftware die door Office naar Microsoft worden verzonden
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload
  • Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan

Deze beleidsinstellingen kunnen worden geïmplementeerd door gebruik te maken van Groepsbeleid of de service Office-cloudservice (Engelstalig). Als u gebruikmaakt van Groepsbeleid, moet u de meest recente versie van de beheersjabloonbestanden (ADMX/ADML) downloaden in het Microsoft Downloadcentrum.

Notitie

Als u het hulpprogramma Groepsbeleidbeheer gebruikt, dan vindt u alle beleidsinstellingen onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft Office 2016\Privacy\Vertrouwenscentrum.

Deze nieuwe beleidsinstellingen zijn ook van toepassing op de desktopversies van Project en Visio die met sommige abonnementen worden meegeleverd, zoals Project Abonnement 5 of Visio Abonnement 2. Ze zijn ook van toepassing op Microsoft 365-apps voor bedrijven (voorheen Office 365 Business).

Er zijn ook enkele bestaande beleidsinstellingen die niet langer van toepassing zijn op Microsoft 365-apps voor ondernemingen, en er zijn enkele wijzigingen aan de gebruikersinterface voor privacyinstellingen waar u rekening mee moet houden, omdat uw gebruikers mogelijk vragen hebben over deze wijzigingen.

Zoals voor alle nieuwe beleidsinstellingen geldt, dient u, voordat u de beleidsinstellingen organisatiebreed gaat invoeren, ze zorgvuldig in een beperkte, gecontroleerde omgeving te testen om te controleren of de instellingen die u configureert het beoogde effect hebben.

Beleidsinstelling voor diagnostische gegevens

Diagnostische gegevens worden gebruikt om Office veilig en up-to-date te houden, problemen te detecteren, te diagnosticeren en op te lossen, en om producten te verbeteren.

U kunt de beleidsinstelling Het niveau van de diagnostische gegevens van de clientsoftware die door Office naar Microsoft wordt verzonden, configureren gebruiken om te kiezen welk niveau van diagnostische gegevens naar Microsoft worden verzonden.

Als u deze beleidsinstelling inschakelt, kiest u op welk niveau deze diagnostische gegevens naar Microsoft moeten worden verzonden. U hebt de keuze voor Vereist, Optioneel of Geen van beide.

  • Als u Vereist kiest, worden de minimaal vereiste gegevens naar Microsoft verzonden om Office veilig en up-to-date te houden en zoals verwacht te laten functioneren op het apparaat waarop het is geïnstalleerd.

  • Als u Optioneel kiest, worden aanvullende gegevens naar Microsoft verzonden. Het gaat dan om gegevens voor productverbeteringen en het verstrekken van uitgebreide informatie voor het detecteren, diagnosticeren en oplossen van problemen. Als u ervoor kiest optionele diagnostische gegevens te verzenden, worden hierbij ook vereiste diagnostische gegevens opgenomen.

  • Als u Geen van beide kiest, worden er geen diagnostische gegevens naar Microsoft verzonden over de Office-clientsoftware die wordt uitgevoerd op het apparaat van de gebruiker. Deze optie beperkt echter op aanzienlijke wijze de mogelijkheid van Microsoft voor het detecteren, diagnosticeren en oplossen van problemen die uw gebruikers kunnen treffen bij het werken met Office.

Als u deze beleidsinstelling uitschakelt of niet configureert, worden er zowel optionele als vereiste diagnostische gegevens naar Microsoft verzonden.

Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie over diagnostische gegevens:

Beleidsinstellingen voor verbonden ervaringen

Microsoft 365-apps voor ondernemingen bestaat uit clientsoftwaretoepassingen en verbonden ervaringen die zodanig zijn ontworpen dat u efficiënter iets kunt maken en efficiënter kunt communiceren en samenwerken. Met anderen samenwerken aan een document dat in OneDrive voor Bedrijven is opgeslagen of het vertalen van de inhoud van een Word-document in een andere taal zijn voorbeelden van verbonden ervaringen.

Wij begrijpen dat u wilt kunnen kiezen welke typen verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar worden gesteld als ze met Office-toepassingen werken. Vandaar dat we vier nieuwe beleidsinstellingen voor u ter beschikking hebben gesteld:

  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload
  • Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan

Als u deze beleidsinstellingen niet configureert, zijn alle verbonden ervaringen beschikbaar. Hierdoor hebben uw gebruikers de beschikking over alle functies en functionaliteit die via Microsoft 365-apps voor ondernemingen toegankelijk zijn. We begrijpen echter dat u sommige of alle verbonden ervaringen wilt kunnen uitzetten om aan bepaalde vereisten van uw organisatie te kunnen voldoen.

Als u ervoor kiest uw gebruikers niet te voorzien van bepaalde typen verbonden ervaringen, wordt de lintopdracht of de menuopdracht voor deze verbonden ervaringen grijs weergegeven, of gebruikers krijgen een foutmelding wanneer ze gebruik willen maken van een verbonden ervaring. In dat geval worden er geen noodzakelijke servicegegevens voor deze verbonden ervaringen naar Microsoft verzonden.

Uw gebruikers kunnen dan niet kiezen of ze deze in Microsoft 365-apps voor ondernemingen opgenomen verbonden ervaringen kunnen in- of uitschakelen als ze bij Office zijn aangemeld met de referenties van hun organisatie (ook wel werk- of schoolaccount genoemd).

Beleidsinstelling voor verbonden ervaringen die uw inhoud analyseren

Deze ervaringen maken gebruik van uw Office-inhoud om u te voorzien van ontwerpaanbevelingen, bewerksuggesties, inzichten in gegevens en dergelijke. Bijvoorbeeld, PowerPoint Designer of Vertaler. Zie Verbonden Ervaringen in Office voor een lijst met deze verbonden ervaringen.

U kunt de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd gebruiken om te bepalen of deze typen verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar zijn. Als u deze beleidsinstelling niet configureert, worden deze verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar.

Als u de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan uitschakelt, worden verbonden ervaringen die inhoud analyseren niet voor uw gebruikers beschikbaar.

Beleidsinstelling voor verbonden ervaringen die online-inhoud downloaden

Met deze ervaringen kunt u online-inhoud zoeken en downloaden, zoals sjablonen, afbeeldingen, 3D-modellen, video's en referentiemateriaal waarmee u uw documenten kunt verfraaien. Bijvoorbeeld Office-sjablonen of PowerPoint QuickStarter. Zie Verbonden Ervaringen in Office voor een lijst met deze verbonden ervaringen.

U kunt de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload gebruiken om te bepalen of deze typen verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar zijn. Als u deze beleidsinstelling niet configureert, worden deze verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar.

Als u de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan uitschakelt, worden verbonden ervaringen die online-inhoud downloaden niet voor uw gebruikers beschikbaar.

Beleidsinstelling voor optionele verbonden ervaringen

Naast de hierboven genoemde verbonden ervaringen die met Microsoft 365-apps voor ondernemingen worden meegeleverd, zijn er enkele optionele verbonden ervaringen die u kunt kiezen, zodat uw gebruikers toegang hebben tot hun organisatieaccount. Bijvoorbeeld de LinkedIn-functies van de cv-assistent in Word of de functie 3D-kaarten in Excel, die gebruikmaakt van Bing. Zie Overview of optional connected experiences in Office (Overzicht van optionele verbonden ervaringen in Office) voor meer voorbeelden.

Deze verbonden ervaringen zijn verschillend, omdat ze niet worden gedekt door de commerciële overeenkomst van uw organisatie met Microsoft. Optionele verbonden ervaringen worden door Microsoft rechtstreeks aan uw gebruikers aangeboden en staan onder beheer van de Microsoft-serviceovereenkomst van de Voorwaarden voor onlineservices. In sommige gevallen wordt via deze optionele verbonden ervaringen externe inhoud of functionaliteit beschikbaar gesteld. Er kunnen ook andere voorwaarden gelden. Zie Overzicht van optioneel verbonden functies in Office voor meer informatie.

U kunt de beleidsinstelling Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan gebruiken om te bepalen of deze typen verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar zijn. Als u deze beleidsinstelling niet configureert, worden deze optionele verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar.

Notitie

Als u de beleidsinstelling Het gebruik van extra optionele verbonden ervaringen in Office toestaan wilt toepassen op versies met een volumelicentie van Office 2019, Project 2019 of Visio 2019, moet u Groepsbeleid gebruiken. U kunt de Office-cloudbeleidsservice niet gebruiken. Dit is van toepassing als Office 2019, Project 2019 en Visio 2019 zijn geconfigureerd voor het gebruik van het PerpetualVL2019-updatekanaal.

Ook als u ervoor kiest deze optionele verbonden ervaringen voor uw gebruikers beschikbaar te maken, hebben uw gebruikers de optie deze als een groep uit te schakelen via het dialoogvenster Privacyinstellingen. Uw gebruikers hebben deze keuze alleen als ze bij Office zijn aangemeld met hun organisatiereferenties (soms werk- of schoolaccount genoemd) en niet als ze met een persoonlijk e-mailadres zijn aangemeld.

Sommige van deze optionele verbonden ervaringen worden ook beschouwd als verbonden ervaringen waarmee inhoud wordt geanalyseerd of online-inhoud gedownload. Zo is Onlineafbeeldingen invoegen een optionele verbonden ervaring, mogelijk gemaakt door Microsoft Bing, maar het wordt ook beschouwd als een verbonden ervaring waarmee online-inhoud wordt gedownload. Als u dus de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload uitschakelt, wordt Onlineafbeeldingen invoegen niet voor uw gebruikers beschikbaar. Het wordt ook niet beschikbaar als u de beleidsinstelling Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan hebt ingeschakeld. Zie Connected experiences in Office (Verbonden ervaringen in Office) voor meer informatie over welke verbonden ervaringen inhoud analyseren of online-inhoud downloaden.

Er is één uitzondering waarmee u rekening dient te houden. De beleidsinstelling Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan is niet van invloed op ervaringen waarvoor uw LinkedIn-account gekoppeld moet zijn met uw werk- of schoolaccount van Microsoft. Zie LinkedIn in Microsoft-apps en -services en Connecties van uw LinkedIn-account integreren in Azure Active Directory voor het beheren van dit soort ervaringen (zoals de LinkedIn-informatie op een profielkaart in Outlook).

Beleidsinstelling voor de meeste verbonden ervaringen

U kunt de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan gebruiken om te bepalen of de meeste verbonden ervaringen voor uw gebruikers via Microsoft 365-apps voor ondernemingen beschikbaar zijn. Als u de beleidsinstelling uitschakelt, zijn de volgende typen verbonden ervaringen niet voor uw gebruikers beschikbaar:

  • Ervaringen die uw inhoud analyseren
  • Ervaringen die online-inhoud downloaden
  • Optionele verbonden ervaringen

Tevens geldt dat als u deze beleidsinstelling uitschakelt, de meeste andere verbonden ervaringen ook worden uitgeschakeld, zoals cocreatie en onlinebestandsopslag. Zie Verbonden Ervaringen in Office voor een lijst met deze overige verbonden ervaringen.

Maar ook als u deze beleidsinstelling uitschakelt, is er nog beperkte Office-functionaliteit beschikbaar, zoals het synchroniseren van een postvak in Outlook. Ook Teams en Skype voor Bedrijven functioneren dan nog. Essentiële services, zoals de licentieservice waarmee wordt bevestigd dat u de juiste licentie hebt om Office te mogen gebruiken, blijven eveneens beschikbaar.

Bestaande beleidsinstellingen die door nieuwe beleidsinstellingen worden vervangen

Er zijn twee bestaande beleidsinstellingen die vanaf versie 1904 niet langer van toepassing zijn voor Microsoft 365-apps voor ondernemingen. Deze beleidsinstellingen zijn:

  • Persoonlijke gegevens verzenden, onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft Office 2016\Privacy\Vertrouwenscentrum.

  • Opties voor online-inhoud, onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft Office 2016\Extra | Opties | Algemeen | Serviceopties...\Online-inhoud.

Vanaf versie 1904 heeft het configureren van deze twee bestaande beleidsinstellingen geen gevolgen voor Microsoft 365-apps voor ondernemingen. Ze zijn niet langer van toepassing omdat de functionaliteit wordt vervangen door deze nieuwe beleidsinstellingen:

  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload
  • Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan
  • Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan

Met deze nieuwe beleidsinstellingen kunt u een nauwkeuriger controle uitoefenen dan met de twee bestaande beleidsinstellingen. Bijvoorbeeld: als u voorheen gebruikmaakte van de beleidsinstelling Persoonlijke gegevens verzenden, werd zowel PowerPoint QuickStarter als Slim zoeken uitgeschakeld. Als u nu, met de nieuwe beleidsinstellingen, de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd gebruikt om dit type verbonden ervaringen uit te schakelen, wordt alleen Slim zoeken uitgeschakeld. PowerPoint QuickStarter is voor uw gebruikers nog steeds beschikbaar.

De beleidsinstellingen worden nog steeds weergegeven in het hulpprogramma Groepsbeleidbeheer omdat ze nog steeds van toepassing zijn op versies met een volumelicentie van Office 2016 en Office 2019, zoals Office Professional Plus 2019.

Hoe zit het met de bestaande beleidsinstellingen voor het beheer van verbonden ervaringen?

Zoals u wellicht weet, zijn er sommige beleidsinstellingen waarmee u verbonden ervaringen kunt beheren. Hier zijn enkele voorbeelden van bestaande beleidsinstellingen:

  • Opties voor PowerPoint Designer, onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft Office 2016\Extra | Opties | Algemeen | Serviceopties...\PowerPoint Designer

  • QuickStarter uitschakelen, onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft PowerPoint 2016\Opties voor PowerPoint\Algemeen

  • Functie LinkedIn-cv-assistent toestaan, onder Gebruikersconfiguratie\Beleid\Beheersjablonen\Microsoft Word 2016\Opties voor Word\Algemeen

U kunt deze bestaande beleidsinstellingen nog steeds gebruiken als u afzonderlijke verbonden ervaringen wilt uitschakelen. Houd er echter rekening mee dat als u een van de nieuwe beleidsinstellingen gebruikt, met die nieuwe beleidsinstelling een verbonden ervaring kan worden uitgeschakeld die u hebt ingeschakeld door een andere beleidsinstelling te gebruiken. Als u bijvoorbeeld de beleidsinstelling Functie LinkedIn-cv-assistent toestaan, maar de beleidsinstelling Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan uitschakelt, dan is de LinkedIn-cv-assistent niet voor uw gebruikers beschikbaar.

Over het algemeen geldt dat als er één beleidsinstelling wordt geconfigureerd om een bepaalde verbonden ervaring in te schakelen en tegelijkertijd een andere beleidsinstelling wordt geconfigureerd om dat type verbonden ervaring uit te schakelen, dat wordt die bepaalde verbonden ervaring voor uw gebruikers uitgeschakeld.

Er zijn wijzigingen aan de gebruikersinterface van Microsoft 365-apps voor ondernemingen in verband met de privacy en die uw gebruikers kunnen opvallen en daarover vragen hebben. Deze wijzigingen zijn het rechtstreekse gevolg van de nieuwe privacybesturingselementen en -instellingen die gelden vanaf versie 1904.

Dialoogvenster over optionele verbonden ervaringen

Als u ervoor hebt gekozen uw gebruikers te voorzien van optionele verbonden ervaringen en uw gebruikers openen voor de eerste keer een Office-app die ze hebben bijgewerkt tot versie 1904 of hoger, dan wordt er een dialoogvenster met informatie weergegeven. Via dit dialoogvenster worden uw gebruikers geïnformeerd dat u ze de keuze hebt gegevens deze optionele verbonden ervaringen te gebruiken en dat ze via Bestand > Account > Accountprivacy deze instelling kunnen wijzigen.

Uit de Office-gebruikersinterface verwijderde privacyinstellingen

De volgende instellingen zijn verwijderd onder Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum… > Privacyopties:

  • Download ontwerpen, informatie, aanbevelingen en services door Office toe te staan productverbeteringen te openen en te maken op basis van Office-inhoud op mijn apparaat.

  • Laat Office verbinding maken met onlineservices van Microsoft voor functionaliteit die relevant is voor uw gebruik en voorkeuren.

De keuze voor het inschakelen van intelligente Office-services is ook verwijder onder Bestand > Opties > Algemeen.

Als beheerder voor uw organisatie kunt u nu de equivalente instellingen voor deze services beheren via de nieuwe beleidsinstellingen zoals eerder beschreven.

Aan de Office-gebruikersinterface toegevoegde privacyinstellingen

De volgende nieuwe elementen zijn aan de Office-gebruikersinterface toegevoegd:

  • Onder Bestand > Account zien gebruikers een nieuwe keuze voor Accountprivacy > Instellingen beheren. Deze vinden ze onder Instellingen beheren, waar ze optionele verbonden ervaringen kunnen uitschakelen als u ze deze optie hebt gegeven.

  • Onder Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum… > Privacyopties is er een optie om het gebruik van Viewer voor diagnostische gegevens op het apparaat in te schakelen.

Privacy-instellingen beheren door het register te bewerken

Sommige beheerders geven de voorkeur aan het rechtstreeks wijzigen van instellingen in het register, in plaats van Groepsbeleid of de cloudbeleidsservice van Office te gebruiken. Bijvoorbeeld door middel van een script. Aan de hand van de volgende informatie kunt u privacy-instellingen rechtstreeks in het register wijzigen.

Beleidsinstelling Registerinstelling Waarden
Configureren van het niveau van de diagnostische gegevens van de clientsoftware die door Office naar Microsoft worden verzonden SendTelemetry 1=Vereist
2=Optioneel
3=Geen van beide
Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee inhoud wordt geanalyseerd UserContentDisabled 1=Ingeschakeld
2=Uitgeschakeld
Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan waarmee online-inhoud wordt gedownload DownloadContentDisabled 1=Ingeschakeld
2=Uitgeschakeld
Het gebruik van aanvullende, optionele verbonden ervaringen in Office toestaan ControllerConnectedServicesEnabled 1=Ingeschakeld
2=Uitgeschakeld
Het gebruik van verbonden ervaringen in Office toestaan DisconnectedState 1=Ingeschakeld
2=Uitgeschakeld

Als u een REG-bestand wilt maken om privacy-instellingen mee te wijzigen, opent u Kladblok en kopieert en plakt u de volgende regels. Pas de waarden naar eigen wens aan en sla het bestand vervolgens op. Zorg ervoor dat het bestand de extensie .reg heeft

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

U kunt dit REG-bestand bijvoorbeeld gebruiken in combinatie met de opdracht regedit.exe. Met behulp van een script kunt u dan privacy-instellingen voor een gebruiker configureren.