Procedure: Urenstaten gebruiken voor projecten

Artikel
12/01/2017

U gebruikt de batchverwerking Urenstaten maken om urenstaten in te stellen voor een opgegeven aantal perioden of weken. U moet machtigingen hebben om urenstaten te maken.

U kunt uw projectplanningsregels kopiëren en gebruiken in een urenstaat. Op die manier hoeft u de gegevens slechts op één plaats in te voeren en zijn de regelgegevens altijd correct.

Nadat u urenstaatposten voor een project hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante projectdagboek of resourcedagboek.

Voordat u urenstaten kunt gebruiken, moet u algemene informatie instellen en een beheerder en een of meer fiatteurs van urenstaten opgeven. Zie Procedure: Urenstaten instellen voor meer informatie.

Een urenstaat maken

U kunt de batchverwerking Urenstaten maken gebruiken om urenstaten in te stellen voor een opgegeven aantal perioden of weken. Vervolgens kan de eigenaar van de urenstaat deze openen en tijd vastleggen die aan een taak is besteed.

Klik op het pictogram , voer Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Kies de actie Urenstaten maken in het venster Overzicht urenstaat.
Vul indien nodig de velden in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.

Notitie

De velden Urenstaat gebruiken en Gebruikers-id eigenaar urenstaat moeten worden ingevuld op de kaart voor de resource van de urenstaat.

Kies de knop Ok.

U kunt de urenstaten die u hebt gemaakt, bekijken in het venster Overzicht urenstaat.

Projectplanningsregels kopiëren naar een urenstaat

De volgende procedure beschrijft hoe u snel projectplanningsregels toevoegt aan een urenstaat.

Klik op het pictogram , voer Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Selecteer in het Overzicht urenstaat een urenstaat voor de betreffende periode en kies vervolgens de actie Urenstaat bewerken.
Kies de actie Regels maken van projectplanning. Alle projectplanningsregels in de urenstaatperiode worden gekopieerd naar het veld Resourcenr. op de urenstaat voor de machine of persoon.

Werksoorten definiëren en er een toevoegen aan een urenstaat

U kunt de werksoort voor alle urenstaatregels voor projecten definiëren. Op deze manier kunt u gegevens toevoegen die u nodig hebt om de klant te factureren voor verschillende soorten werk.

Klik op het pictogram , voer Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Open de relevante urenstaat.
Kies het veld Omschrijving.
Kies in het venster Projectdetail urenstaatregel het veld Werksoort en selecteer een werksoort in de lijst, bijvoorbeeld Km.
Als er geen werksoorten bestaan, kiest u de actie Nieuw.
Vul indien nodig in het venster Werksoorten de velden in.
Herhaal stap 4 om de nieuwe werksoort aan de urenstaat toe te wijzen.

Urenstaatregels in andere urenstaten opnieuw gebruiken

Als uw urenstaatinformatie van periode tot periode gelijk blijft, kunt u tijd besparen door de regels te kopiëren uit de vorige periode. Vervolgens voert u alleen het tijdsgebruik voor de nieuwe periode in.

Klik op het pictogram , voer Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Open de urenstaat voor een periode na de periode voor een bestaande urenstaat met regels.
Kies de actie Regels kopiëren van vorige urenstaat.

De regels worden gekopieerd, inclusief details zoals het type en beschrijving. Als de regel bijvoorbeeld is gekoppeld aan een project, wordt het Projectnr. gekopieerd. Alle gekopieerde regels hebben de status Open. U kunt nu indien nodig de regels wijzigen.

Urenstaatregels invullen en ter goedkeuring verzenden

Urenstaatregistratie wordt bijgehouden in uren, de standaard basiseenheid voor resources. Een urenstaat bevat standaard de algemene werkdagen van maandag tot en met vrijdag.

Klik op het pictogram , voer Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Selecteer een urenstaat voor de betreffende periode en kies vervolgens de actie Urenstaat bewerken.
Vul de velden indien nodig op een regel in. Voer het aantal uren in dat door de resource op elke dag van de week wordt gebruikt.

Tip

U kunt de som controleren van de urenstaaturen die u hebt ingevoerd in het feitenblok Overzicht van werkelijk/gebudgetteerd.
4. Herhaal stap 3 voor andere werksoorten die de resource uitvoert. 5. Kies de Verzenden-actie en kies vervolgens de actie Alle geopende regels om alle regels te verzenden of kies de actie Alleen geselecteerde regel(s) om alleen de regels te verzenden die zijn geselecteerd in het venster Urenstaat.

> [!NOTE]

U kunt alleen urenstaatregels verzenden waarvoor u tijd hebt ingevoerd.
6. Als u gegevens wilt wijzigen op een regel die is ingesteld op Ingediend, selecteert u de regel en kiest u de actie Opnieuw openen.

> [!NOTE]

Een beheerder kan een urenstaatregel weigeren die ter goedkeuring is verzonden. Als u een regel de status Geweigerd heeft, kunt u wijzigingen aanbrengen in de regel en opnieuw Indienen kiezen.
7. Kies de knop Ok.

Een urenstaat goedkeuren of weigeren

Een urenstaat moet ter goedkeuring worden ingediend om te worden gebruikt. U kunt afzonderlijke regels goedkeuren en weigeren op een urenstaat of deze terugsturen naar de indiener voor aanvullende actie. Een urenstaat kan worden goedgekeurd op twee manieren:

Een beheerder van urenstaten kan een urenstaat goedkeuren.
De persoon die is opgegeven in het veld Gebruikers-id van fiatteur van urenstaat op een resourcekaart kan urenstaten van die resource goedkeuren. Zie Procedure: Urenstaten instellen voor meer informatie.

Klik op het pictogram , voer Urenstatenmanager in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Selecteer een urenstaat in de lijst.
Kies in het venster Urenstaat de actie Goedkeuren en kies vervolgens de actie Alle verzonden regels om alle regels goed te keuren of kies de actie Alleen geselecteerde regels om alleen de regels toe te keuren die zijn geselecteerd in het venster Urenstaat.
Kies de knop Ok.
U kunt ook de actie Weigeren kiezen en stap 4 tot en met 5 volgen.

Tip

Gebruik de feitenblokken Status urenstaat en Overzicht van werkelijk/gebudgetteerd om een overzicht te krijgen van urenstaatgegevens.

Nadat u een urenstaat hebt goedgekeurd of geweigerd, kan deze niet meer worden gewijzigd tenzij deze eerst opnieuw wordt geopend. In de volgende procedure wordt uitgelegd hoe u een goedgekeurde of geweigerde urenstaat opnieuw opent.

Een urenstaat opnieuw openen

Klik op het pictogram , voer Urenstatenmanager of Urenstaten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Open een urenstaat uit de lijst.

Notitie

U kunt alleen regels met de status Goedgekeurd opnieuw openen. U kunt geen regels met de status Afgewezen opnieuw openen. U kunt een urenstaat niet opnieuw openen als deze is geboekt.
3. Kies in het venster Urenstaat de actie Opnieuw openen en kies vervolgens de actie Alle verzonden regels om alle regels opnieuw te openen of kies de actie Alleen geselecteerde regels om alleen de regels opnieuw te openen die zijn geselecteerd in het venster Urenstaat. 4. Kies de knop Ok. De status van de urenstaatregel of -regels verandert in Verzonden.

Urenstaatregels naar een resourcedagboek boeken

Nadat u de urenstaatposten voor een resource hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante resourcedagboek.

Klik op het pictogram ![Zoeken naar pagina of Rapport](media/ui-search/search_small.png ""pictogram Zoeken naar pagina of rapport"), voer Resourcedagboek in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Kies de actie Regels voorstellen uit urenstaten.
Vul indien nodig de velden in.
Kies de knop Ok. Posten voor gebruik worden gemaakt in het resourcedagboek, waarin u informatie desgewenst kunt wijzigen.
Kies de actie Boeken.
Als u de boeking wilt controleren, kiest u de actie Posten. Het venster Resourceposten wordt geopend met de resultaten van het boeken van het resourcedagboek.

Urenstaatregels in een projectdagboek boeken

Nadat u de urenstaatposten voor een project hebt goedgekeurd, kunt u deze boeken naar het relevante projectdagboek.

Klik op het pictogram , voer Projectdagboek in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Kies de actie Regels voorstellen uit urenstaten.
Vul indien nodig de velden in.
Kies de knop Ok. Posten voor gebruik worden gemaakt in het projectdagboek, waarin u de informatie desgewenst kunt wijzigen.

Notitie

Gegevens over het werksoort en of het werk factureerbaar is , wordt uit de urenstaatregel gekopieerd. U kunt indien nodig het aantal uren verminderen en een gedeeltelijke boeking doen. Als u het aantal vermindert, bevat de gemaakte regel de volgende keer dat u de actie Regels voorstellen uit urenstaten kiest, het resterende aantal uren.
5. Kies de actie Boeken.
6. Als u de boeking wilt controleren, kiest u de actie Posten. Het venster Projectposten wordt geopend met de resultaten van het boeken van het resourcedagboek.

Urenstaten verplaatsen naar archief

Nadat u urenstaten hebt geboekt, kunt u ze archiveren voor latere naslag. Alle urenstatenregels moeten worden geboekt voordat een urenstaat kan worden gearchiveerd.