Elektronische documenten ontvangen en converteren

Notitie

De inhoud in dit artikel is alleen van toepassing op versies van Dynamics 365 Business Central die zijn uitgebracht vóór releasewave 2 van 2023. In releasewave 2 van 2023 is nieuwe functionaliteit voor e-documenten opgenomen. Zie E-documenten instellen voor meer informatie.

De algemene versie van Business Central ondersteunt het ontvangen van elektronische facturen en creditnota's in de PEPPOL-indeling, die wordt ondersteund door de grootste aanbieders van documentuitwisselingsservices. Als u bijvoorbeeld een factuur van een leverancier wilt ontvangen als elektronisch PEPPOL-document, verwerkt u het document op de pagina Inkomende documenten om het te converteren naar een inkoopfactuur of dagboekregel in Business Central.

Naast het rechtstreeks ontvangen van elektronische documenten van handelspartners, kunt u elektronische documenten ontvangen van een OCR-service die van uw PDF- of afbeeldingsbestanden elektronische documenten heeft gemaakt.

Voordat u elektronische documenten via de documentuitwisselingsservice kunt ontvangen, moet u eerst diverse mastergegevens, zoals bedrijfsgegevens, leveranciers, artikelen en maateenheden instellen. Deze worden gebruikt om de zakelijke partners en artikelen te identificeren wanneer gegevens en elementen in het inkomende documentbestand worden geconverteerd naar velden in Business Central. Zie Een service voor documentuitwisseling instellen voor meer informatie.

Voordat u elektronische documenten via de OCR-service kunt ontvangen, moet u de vooraf geconfigureerde serviceverbinding instellen en inschakelen. Zie voor meer informatie Inkomende documenten instellen.

Het verkeer van elektronische documenten in en uit Business Central wordt beheerd door de functie Taakwachtrij. Voordat u elektronische documenten kunt ontvangen, moet de relevante taakwachtrij worden gestart.

U kunt de conversie van elektronische documenten handmatig starten, zoals in deze procedure wordt beschreven, of u kunt een werkstroom inschakelen om elektronische documenten automatisch te converteren wanneer deze worden ontvangen. De algemene versie van Business Central bevat een werkstroomsjabloon, Werkstroom van inkomend elektronisch via OCR naar open Inkoopfactuur, die naar een werkstroom kan worden gekopieerd en kan worden ingeschakeld. Zie Werkstroom voor meer informatie.

Notitie

Wanneer u elektronische documenten die van de OCR-service worden ontvangen, converteert naar documenten of journaalregels in Business Central, worden meerdere regels in het brondocument op één regel gecombineerd. De ene regel krijgt het type Grootboekrekening en de velden Omschrijving en Nr. (van grootboekrekening) zijn leeg. De waarde in het veld Bedrag is gelijk aan het totaalbedrag, exclusief btw van alle regels in het brondocument.

Om ervoor te zorgen dat de velden Omschrijving en Nr. worden ingevuld, kunt u de knop Tekst afstemmen op rekening kiezen op de pagina Inkomende documenten om te definiëren dat een bepaalde factuurtekst altijd aan een bepaalde debet- of creditrekening in het grootboek wordt toegewezen. Het veld Omschrijving op document- of dagboekregels die zijn gemaakt van een elektronisch document voor die leverancier of klant wordt gevuld met de betreffende tekst en het veld Nr. (van grootboekrekening) wordt gevuld met de betreffende rekening.

In plaats van toe te wijzen aan een grootboekrekening kunt u ook toewijzen aan een bankrekening. Dit is bijvoorbeeld handig voor elektronische documenten voor kosten die al zijn betaald en waarvoor u een dagboekregel wilt maken die kan worden geboekt naar een bankrekening.

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een leveranciersfactuur ontvangt en converteert naar een inkooporder in Business Central. Dezelfde procedure geldt wanneer u een leveranciersfactuur converteert naar een dagboekregel.

Een elektronische factuur ontvangen en converteren naar een inkoopfactuur

1. Kies het voer Inkomende documenten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de regel voor het inkomende documentrecord dat staat voor een nieuwe inkomende elektronische factuur en kies de actie Bewerken.

   Op de pagina Kaart inkomend document wordt het gerelateerde XML-bestand gekoppeld en worden de meeste velden vooraf ingevuld met informatie uit de elektronische factuur. Zie Inkomende documentrecords maken voor meer informatie.

3. Kies in het veld Soort gegevensuitwisseling de optie PEPPOL-factuur of OCR-factuur, afhankelijk van de bron van het elektronische document.

4. Als u tekst in de leveranciersfactuur wilt toewijzen aan een specifieke debetrekening, kiest u op het tabblad Acties in de groep Algemeen de optie Tekst afstemmen op rekening. Vervolgens vult u de pagina Toewijzing tekst aan rekening in.

5. Kies de actie Document maken.

   Er wordt in Business Central een inkoopfactuur gemaakt op basis van de gegevens in het elektronische document.

   Eventuele validatiefouten, die meestal worden veroorzaakt door onjuiste of ontbrekende hoofdgegevens in Business Central, worden weergegeven op het sneltabblad Foutmeldingen.

Zie ook

Betalingsverplichtingen beheren
Inkomende documenten
Verzending en ontvangst van elektronische documenten instellen
Gegevens elektronisch uitwisselen
Algemene bedrijfsfunctionaliteit

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central