Goedkeuringswerkstromen voor lease gebruiken
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u werkstromen gebruikt om activaleases goed te keuren en hoe u de status en historie van de werkstromen bijhoudt. Met behulp van werkstromen kunt u het beheer van leasegoedkeuringen consistent maken door een standaardset goedkeuringsstappen te bieden en specifieke gebruikers toe te wijzen die elke stap van het proces goedkeuren. Een fiatteur kan een lease goedkeuren, deze weigeren, een wijziging aanvragen of deze toewijzen aan een andere gebruiker voor goedkeuring. Door werkstromen kan het goedkeuringsproces beter zichtbaar worden, doordat u de status en historie kunt bijhouden. Daarnaast kunt u een gecentraliseerde werklijst bekijken waarin de taken en goedkeuringen worden vermeld die aan specifieke fiatteurs zijn toegewezen.
Voordat u deze procedure gaat gebruiken, moet u ervoor zorgen dat ten minste één werkstroom voor het goedkeuren van leases is gemaakt. Als er geen werkstroom bestaat, maakt u er een. Zie Goedkeuringswerkstromen voor lease instellen voor meer informatie over hoe u een werkstroom kunt instellen.
Dien een lease in voor goedkeuring. Selecteer op de pagina Boekdetails voor de lease de optie Werkstroom en selecteer vervolgens Indienen.
In het dialoogvenster dat wordt weergegeven, kunt u een opmerking toevoegen. De aangewezen fiatteur ziet deze opmerking samen met de lease. Wanneer u klaar bent met het invoeren van de opmerking, selecteert u Indienen. De lease wordt ingediend bij het werkstroomsysteem en de fiatteur ontvangt deze ter goedkeuring.
Als u de leases wilt weergeven die zijn toegewezen voor goedkeuring, gaat u naar Modules > Algemeen > Werkitems > Aan mij toegewezen werkitems.
Selecteer op de pagina Aan mij toegewezen werkitems de koppeling Lease-id voor de lease die u wilt weergeven. De pagina die wordt weergegeven, is afhankelijk van de leaseboeken en leasedetails waartoe u toegang hebt.
Wanneer u klaar bent met het bekijken van de lease, selecteert u Werkstroom en beslist u welke actie moet worden ondernomen. De opties zijn Goedkeuren, Afgewezen, Wijziging aanvragen, Delegeren en Geannuleerd. U kunt ook Historie weergeven selecteren als u de goedkeuringshistorie voor de geselecteerde lease wilt bekijken.
Nadat u een actie hebt geselecteerd, voert u een opmerking in om de actie te beschrijven. Wanneer u klaar bent met het invoeren van de opmerking, selecteert u de actie Goedgekeurd in de lijst.
Als u de goedkeuringsacties wilt weergeven, gaat u terug naar de pagina Leasedetails op de pagina Leaseoverzicht en selecteert u vervolgens Werkstroom > Hostorie weergeven.
U kunt de werkstroomactiviteiten weergeven op de pagina Werkstroomhistorie. Op deze pagina worden de werkstroomstappen weergegeven die voor de specifieke lease zijn genomen. U kunt ook het veld Werkitems gebruiken om de status van de toegewezen werkitems te bekijken.
Als u een werkstroom wilt stoppen, selecteert u op de pagina Werkstroomhistorie de optie Intrekken. Voer in het dialoogvenster dat verschijnt een opmerking in en selecteer vervolgens OK.
Als u een werkstroom wilt deactiveren of een eerder gemaakte werkstroom wilt activeren, gaat u naar Activa leasen > Instellingen > Leasewerkstroom. Selecteer vervolgens op de pagina LeasewerkstroomWerkstroom > Versies. Als u een huidige werkstroom wilt deactiveren, selecteert u de actieve lease in het dialoogvenster Leaseversie en selecteert u Deactiveren. Als u een bestaande werkstroom wilt activeren, selecteert u de werkstroom en selecteert u Activeren.