Entiteitsgegevens weergeven en bijwerken met Excel

  • Artikel

Is van toepassing op deze Dynamics 365-toepassingen:
Commerce, Finance, Supply Chain Management

Belangrijk

De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, is momenteel zowel in de zelfstandige Dynamics 365 Human Resources-infrastructuur als in de samengevoegde Finance-infrastructuur beschikbaar. De navigatie kan tijdens updates anders zijn dan aangegeven. U kunt Zoeken gebruiken om een specifieke pagina te vinden.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u entiteitsgegevens in Microsoft Excel kunt openen en deze vervolgens kunt bekijken, bijwerken en bewerken met behulp van de Excel-invoegtoepassing van Microsoft Dynamics. Om entiteitsgegevens te openen, kunt u starten vanuit Excel of apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.

Door entiteitsgegevens in Excel te openen, kunt u deze snel en eenvoudig bekijken en bewerken met de Excel-invoegtoepassing. Voor deze invoegtoepassing is Microsoft Excel 2016 of hoger vereist.

Opmerking

Als uw tenant van Microsoft Entra ID (Azure AD) is geconfigureerd voor het gebruik van Active Directory Federation Services (AD FS), moet u ervoor zorgen dat de Office-update van mei 2016 is toegepast, zodat u correct kunt worden aangemeld voor de Excel-invoegtoepassing.

Voor meer informatie over het gebruik van de Excel-invoegtoepassing, bekijkt u de korte video Een Excel-sjabloon maken voor koptekst- en regelpatronen.

Entiteitsgegevens in Excel openen als u start vanuit een app voor financiën en bedrijfsactiviteiten

  1. Selecteer op een pagina in een app voor financiën en bedrijfsactiviteiten de optie Openen in Microsoft Office.

    Als de hoofdgegevensbron (tabel) voor de pagina dezelfde is als de hoofdgegevensbron voor enige entiteiten, worden standaardopties voor Openen in Excel voor de pagina gegenereerd. Openen in Excel-opties vindt u op veelgebruikte pagina's, zoals Alle leveranciers en Alle klanten.

  2. Selecteer de optie Openen in Excel en open de werkmap die wordt gegenereerd. Deze werkmap heeft bindingsgegevens voor de entiteit, een verwijzing naar uw omgeving en een verwijzing naar de Excel-invoegtoepassing.

  3. Selecteer in Excel de optie Bewerken inschakelen zodat de Excel-invoegtoepassing kan worden uitgevoerd. De Excel-invoegtoepassing wordt uitgevoerd in een deelvenster aan de rechterkant van het Excel-venster.

  4. Als u de Excel-invoegtoepassing voor het eerst uitvoert, selecteert u Deze invoegtoepassing vertrouwen.

  5. Als u wordt gevraagd om u aan te melden, selecteert u Aanmelden. Vervolgens meldt u zich aan met de referenties waarmee u zich ook hebt aangemeld bij de app voor financiën en bedrijfsactiviteiten. Als dat mogelijk is, gebruikt de Excel-invoegtoepassing een vorige aanmeldingscontext van de browser om u automatisch aan te melden. (Zie voor informatie over de browser die op basis van het besturingssysteem wordt gebruikt Browsers die worden gebruikt door Office-invoegtoepassingen. Om ervoor te zorgen dat de aanmelding is geslaagd, controleert u de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van de Excel-invoegtoepassing.

De Excel-invoegtoepassing leest automatisch de gegevens voor de entiteit die u hebt geselecteerd. Houd er rekening mee dat de werkmap geen gegevens bevat, totdat de Excel-invoegtoepassing deze inleest.

Entiteitsgegevens in Excel openen vanuit Excel

  1. Selecteer in Excel op het tabblad Invoegen in de groep Invoegtoepassingen de optie Store om de Office Store te openen.

  2. Zoek in de Office Store op het trefwoord Dynamics en selecteer Toevoegen naast Microsoft Dynamics Office-invoegtoepassing (de Excel-invoegtoepassing).

  3. Als u de Excel-invoegtoepassing voor het eerst uitvoert, selecteert u Deze invoegtoepassing vertrouwen zodat de Excel-invoegtoepassing kan worden uitgevoerd. De Excel-invoegtoepassing wordt uitgevoerd in een deelvenster aan de rechterkant van het Excel-venster.

  4. Selecteer Servergegevens toevoegen om het deelvenster Opties te openen.

  5. Kopieer de URL van uw doelexemplaar van de app voor financiën en bedrijfsactiviteiten in uw browser, plak deze in het veld Server-URL en verwijder alle gegevens achter de hostnaam. De resulterende URL moet alleen de hostnaam bevatten.

    Als de URL bijvoorbeeld https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage is, verwijdert u alles behalve https://xxx.dynamics.com.

  6. Selecteer OK en vervolgens Ja om de wijziging te bevestigen. De Excel-invoegtoepassing wordt opnieuw gestart en metagegevens worden geladen.

    De knop Ontwerpen is nu beschikbaar. Als de Excel-invoegtoepassing een koppeling Applets laden bevat, bent u waarschijnlijk niet aangemeld als de juiste gebruiker. Zie de vermelding Applets laden voor meer informatie over het oplossen van dit probleem.

  7. Selecteer Ontwerpen. De Excel-invoegtoepassing haalt entiteit metagegevens op.

  8. Selecteer Tabel toevoegen. Een lijst met entiteiten wordt geopend. De entiteiten worden weergegeven in de indeling 'Naam - label'.

  9. Selecteer een entiteit in de lijst, zoals Klant - Klanten, en selecteer Volgende.

  10. Als u een veld uit de lijst Beschikbare velden wilt toevoegen aan de lijst Geselecteerde velden, selecteert u het veld en vervolgens Toevoegen. U kunt ook dubbelklikken op het veld in de lijst Beschikbare velden.

  11. Nadat u het toevoegen van velden aan de lijst Geselecteerde velden hebt voltooid, controleert u of de cursor op de juiste plaats in het werkblad staat (bijvoorbeeld cel A1) en selecteert u Gereed. Selecteer Gereed om de ontwerper af te sluiten.

  12. Selecteer Vernieuwen om een reeks gegevens op te halen.

Entiteitsgegevens weergeven en bijwerken in Excel

Nadat de Excel-invoegtoepassing entiteitsgegevens in de werkmap heeft ingelezen, kunt u de gegevens op elk moment bijwerken door Vernieuwen te selecteren in de Excel-invoegtoepassing.

Entiteitsgegevens in Excel bewerken

U kunt entiteitsgegevens naar wens wijzigen en deze vervolgens weer publiceren naar apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten door Publiceren in de Excel-invoegtoepassing te selecteren. Om een record te bewerken, selecteert u een cel in het werkblad en wijzigt u de celwaarde. Als u een nieuwe record wilt toevoegen, volgt u een van deze stappen:

  • Klik ergens in de gegevensbrontabel en selecteert vervolgens Nieuw in de Excel-invoegtoepassing.
  • Klik in de laatste rij van de gegevensbrontabel en druk vervolgens op Tab totdat de cursor uit de laatste kolom van die rij wordt verplaatst en er een nieuwe rij wordt gemaakt.
  • Klik in de rij direct onder de gegevensbrontabel en begin gegevens in te voeren in een cel. Wanneer u de focus uit die cel verplaatst, wordt de tabel uitgebreid met de nieuwe rij.
  • Selecteer een van de velden voor veldbindingen van koptekstrecords en selecteer vervolgens Nieuw in de Excel-invoegtoepassing.

Houd er rekening mee dat alleen een nieuwe record kan worden gemaakt als alle belangrijke en verplichte velden in het werkblad zijn gekoppeld of als standaardwaarden zijn ingevuld met behulp van de filtervoorwaarde.

Als u een record wilt verwijderen, volgt u een van deze stappen:

  • Klik met de rechtermuisknop op het rijnummer naast de werkbladrij die u wilt verwijderen en selecteer Verwijderen.
  • Klik met de rechtermuisknop in de werkbladrij die u wilt verwijderen en selecteer Verwijderen>Tabelrijen.

Als gegevensbronnen als gerelateerd zijn toegevoegd, wordt de koptekst gepubliceerd vóór de regels. Als er afhankelijkheden bestaan tussen andere gegevensbronnen, moet u wellicht de standaardpublicatievolgorde wijzigen. U wijzigt de publicatievolgorde door in de Excel-invoegtoepassing de knop Opties (tandwiel) te selecteren en vervolgens op het sneltabblad Gegevensconnector de optie Publicatieorder configureren te selecteren.

Kolommen toevoegen of verwijderen

Met de ontwerper kunt u de kolommen aanpassen die automatisch worden toegevoegd aan het werkblad.

Notitie

Als de knop Ontwerp niet wordt weergegeven onder de knop Filter in de Excel-invoegtoepassing, moet u de gegevensbronontwerper inschakelen. Selecteer de knop Opties (tandwiel) en schakel het selectievakje Ontwerpen inschakelen in.

  1. Selecteer Ontwerpen in de Excel-invoegtoepassing. Alle gegevensbronnen worden vermeld.

  2. Selecteer naast de gegevensbron de knop Bewerken (potlood).

  3. Pas in de lijst Geselecteerde velden de lijst met velden naar wens aan:

    • Als u een veld uit de lijst Beschikbare velden wilt toevoegen aan de lijst Geselecteerde velden, selecteert u het veld en vervolgens Toevoegen. U kunt ook dubbelklikken op het veld in de lijst Beschikbare velden.
    • Als u een veld wilt verwijderen uit de lijst Geselecteerde velden, selecteert u dit veld en vervolgens de optie Verwijderen. U kunt ook dubbelklikken op het gewenste veld.
    • Als u de volgorde van velden in de lijst Geselecteerde velden wilt wijzigen, selecteert u een veld en vervolgens Omhoog of Omlaag.

  4. Pas uw wijzigingen toe op de gegevensbron door Bijwerken te selecteren. Selecteer Gereed om de ontwerper af te sluiten.

  5. Als u een veld (kolom) hebt toegevoegd, selecteert u Vernieuwen om een bijgewerkte set gegevens op te halen.

De batchgrootte voor publicatie wijzigen

Wanneer gebruikers wijzigingen in gegevensrecords publiceren met de Excel-invoegtoepassing, worden de updates in batches verzonden. De standaard (en maximale) omvang voor publicatiebatch is 100 rijen. De functie Configuratie van omvang van publicatiebatch toestaan in de Excel-invoegtoepassing geeft u echter flexibiliteit bij het verkleinen van de omvang van de publicatiebatch, vooral als u time-outs ziet wanneer u updates wilt publiceren vanuit Excel.

Systeembeheerders kunnen een limiet die voor het hele systeem geldt, opgeven voor de batchgrootte voor publicatie voor "Openen in Excel"-werkmappen door het veld Batchlimiet publiceren in de sectie App-parameters van de pagina Parameters voor Office-app in te stellen.

U kunt de batchgrootte voor publiceren ook wijzigen voor een afzonderlijke werkmap met de Excel-invoegtoepassing.

  1. Open de werkmap in Excel.
  2. Selecteer de knop Optie (tandwielpictogram) rechtsboven in de Excel-invoegtoepassing.
  3. Stel het veld Batchgrootte voor publicatie in zoals u dat wenst. De waarde die u instelt, moet lager zijn dan de batchlimiet voor publicatie die voor het hele systeem geldt.
  4. Selecteer OK.
  5. Sla de werkmap op. Als u de werkmap niet opslaat nadat u wijzigingen hebt aangebracht in de invoegtoepassingsinstellingen, worden die wijzigingen niet doorgevoerd wanneer de werkmap opnieuw wordt geopend.

Auteurs van Excel-werkmapsjablonen kunnen dezelfde procedure gebruiken om de batchgrootte voor publicatie in te stellen voor sjablonen voordat ze deze naar het systeem uploaden.

Gegevens van omgeving kopiëren

De gegevens die vanuit de ene omgeving worden ingelezen in de werkmap, kunnen naar een andere omgeving worden gekopieerd. U kunt echter niet alleen de verbindings-URL wijzigen omdat de gegevenscache in de werkmap de gegevens dan blijft behandelen als bestaande gegevens. In plaats daarvan moet u de functie Gegevens van omgeving kopiëren om de gegevens naar een nieuwe omgeving te publiceren als nieuwe gegevens.

  1. Selecteer de knop Opties (tandwiel) en selecteer op het sneltabblad Gegevensconnector de optie Gegevens van omgeving kopiëren.

  2. Geef de server-URL voor de nieuwe omgeving op.

  3. Selecteer OK en vervolgens Ja om de actie te bevestigen. De Excel-invoegtoepassing wordt opnieuw gestart en maakt verbinding met de nieuwe omgeving. De bestaande gegevens in de werkmap worden behandeld als nieuwe gegevens.

    Als de Excel-invoegtoepassing opnieuw is gestart, wordt in een berichtvenster aangegeven dat de werkmap zich in de modus voor omgeving kopiëren bevindt.

  4. Selecteer Publiceren om de gegevens in de nieuwe omgeving als nieuwe gegevens te kopiëren. Als u de bewerking voor het kopiëren van de omgeving wilt annuleren en de bestaande gegevens in de nieuwe omgeving wilt weergeven, selecteert u Vernieuwen.

Problemen oplossen

Er zijn enkele problemen die kunnen worden opgelost met enkele eenvoudige stappen.

  • De koppeling Applets laden wordt weergegeven – Zie de vermelding Applets laden voor meer informatie over dit probleem.
  • U ontvangt een melding 'Verboden': als u het foutbericht 'Verboden' krijgt wanneer de Excel-invoegtoepassing metagegevens laadt, is de account die is aangemeld bij de Excel-invoegtoepassing niet gemachtigd om de beoogde service, instantie of database te gebruiken. Controleer of de juiste gebruikersnaam zichtbaar is in de rechterbovenhoek van het Excel-invoegtoepassing. Als een onjuiste gebruikersnaam wordt getoond, selecteert u deze en meldt u zich af en vervolgens weer aan met de juiste gebruiker.
  • Een lege webpagina wordt weergegeven via Excel: als een lege webpagina wordt geopend tijdens het aanmelden, vereist de account AD FS, maar is de versie van Excel waarin u de invoegtoepassing uitvoert niet recent genoeg om het aanmeldingsvenster weer te geven. Werk Excel bij naar een meer recente versie. Als u de versie van Excel wilt bijwerken wanneer u werkt in een onderneming die zich op het Deferred-kanaal bevindt, wijzigt u met het hulpprogramma Office Deployment van het Deferred-kanaal naar het Current-kanaal.
  • U ontvangt een time-out terwijl u gegevenswijzigingen publiceert: als u time-outberichten ontvangt terwijl u gegevenswijzigingen naar een entiteit probeert te publiceren, moet u overwegen de batchgrootte voor publicatie voor de betrokken werkmap te verkleinen. Entiteiten waarmee grotere hoeveelheden logica voor recordwijzigingen worden geactiveerd, vereisen mogelijk dat updates in kleinere batches worden verzonden om time-outs te voorkomen.