Projectbeheer en boekhouding

De functionaliteit voor projectbeheer en boekhouding kan in meerdere bedrijfstakken worden gebruikt om in een service te voorzien, een product te produceren of een resultaat te halen.

Een project is een groep van activiteiten die zijn ontworpen om in een service te bieden, een product te vervaardigen of een resultaat te bereiken. Projecten verbruiken resources en genereren financiële resultaten in de vorm van opbrengsten of activa.

Projecten in de verschillende bedrijfstakken

De functionaliteit voor projectbeheer en boekhouding kan in meerdere bedrijfstakken worden gebruikt, zoals u ziet in de volgende afbeelding.

Projecten in verschillende bedrijfstakken

In een callcenter kan een ticket worden gebruikt om de set acties te beschrijven die zijn vereist om een probleem op te lossen. Adviserende bedrijven, zoals management- of technische adviesorganisaties of reclamebureaus, verwijzen naar hun activiteiten als projecten. In marketing vertegenwoordigt een campagne een reeks werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. In op projecten gebaseerde productie heeft een productieorder betrekking op de verschillende werkzaamheden die moet worden uitgevoerd om bepaalde eindproducten te produceren. Ongeacht welke naam ervoor wordt gebruikt, deze projecten betreffen resources, planningen en kosten, en het projectbeheer en de boekhoudingsfunctionaliteit in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kunnen helpen met de planning, de uitvoering en de analyse van deze projecten.

Projectfasen

Hoewel de volgende processtroom is gericht op externe projecten of projecten die voor een of meer klanten worden voltooid, de functionaliteit is ook van toepassing op interne, alleen kosten betreffende projecten.

3 fasen van een project

Zoals u in de vorige afbeelding hebt gezien, kunnen projectbeheer en boekhouding in drie fasen worden verdeeld:

  1. Initiëren
  2. Uitvoeren
  3. Analyseren

Het project starten

Tijdens projectinitiatie vinden verschillende belangrijke processen plaats. U kunt door middel van een projectofferte de geschatte arbeid, onkosten en materialen aan de klant communiceren. U kunt de factureringsvoorwaarden, limieten en overeenkomsten in een projectcontract registreren. U kunt een structuur voor werkspecificatie gebruiken om het werk te plannen en te schatten. U kunt prognoses en budgetten instellen om de projectuitvoering te beheren. In de volgende afbeelding ziet u de structuur van een project.project structuur

Projectoffertes maken

In de eerste verkoopfase van een project kunt u met een projectofferte een klant een niet-bindend aanbod doen. Een offerte kan elementen bevatten, zoals de artikelen en diensten waarvoor de offerte geldt, basiscontactgegevens, speciale handelsovereenkomsten en kortingen en mogelijke belastingen en toeslagen.

U kunt ook een borgstelling uitgeven voor een projectoffertetransactie tussen uw organisatie en de klant. Nadat de projectofferte is gemaakt, kunt u de borgstellingsaanvraag voor de klant maken en deze indienen bij de bank. Nadat de bank de aanvraag heeft goedgekeurd, wordt de borgstelling aan de klant uitgegeven.

Zie Projectoffertes voor meer informatie.

Projectcontracten maken

Wanneer u een contract aangaat met een klant of andere financieringsbron om een project te voltooien, moet u eerst een projectcontract maken. Wanneer u het project maakt, moet u het vervolgens aan het bijbehorende contract toewijzen. Het type project dat u maakt voor een projectcontract bepaalt de wijze waarop de projectklanten gefactureerd worden. U kunt een projectcontract en het gerelateerde project aanpassen, maar u kunt het projecttype niet wijzigen. Zie de sectie "Projecten maken" voor meer informatie over projecttypen.

Zie Projectcontracten voor meer informatie over projectcontracten.

Structuren voor werkspecificatie maken

De mate van detail in een WBS is afhankelijk van het niveau van nauwkeurigheid dat is vereist in ramingen en het niveau van tracering dat is vereist voor die ramingen. Projecten met een zeer lage tolerantie voor vertragingen in planning of overschrijding van kosten vereisen gewoonlijk een gedetailleerdere werkspecificatiestructuur, en vereisen ook dat de werkvoortgang en kosten nauwgezet worden bijgehouden met betrekking tot de werkspecificatiestructuur.

Zie Structuren voor werkspecificatie voor meer informatie.

Projectprognoses en -budgetten maken

U kunt prognoses gebruiken als uw organisatie een operationeel perspectief heeft en zich richt op opbrengsten en kosten die van specifieke transacties worden afgeleid. Als uw organisatie zich echter meer richt op financiële bedragen, kunt u budgettering gebruiken. Elke methode heeft zijn voordelen. Zie Projectprognoses en -budgetten voor meer informatie.

Projecten maken

In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kunt u zes typen projecten aanmaken. Elk projecttype is anders ingesteld voor kosten en verantwoording van opbrengsten. Het projecttype dat u kiest hangt af van het doel van het project. De volgende tabel beschrijft het typisch doel van elk projecttype.

Projecttype Beschrijving
Tijd en materiaal Bij tijd- en materiaalprojecten wordt de klant gefactureerd voor alle kosten die voor een project gemaakt worden. Deze kosten omvatten kosten voor uren, onkosten, artikelen en bijzondere kosten.
Vaste prijs In projecten met een vaste prijs bestaan de facturen uit a conto-transacties. Een project met een vaste prijs wordt gefactureerd volgens een factureringsschema dat op een projectcontract is gebaseerd. De opbrengsten voor een project met een vaste prijs kunnen voor het gehele project worden berekend en geboekt met de methode Percentage voltooid. De opbrengsten kunnen ook worden berekend en geboekt wanneer het project is voltooid met behulp van de methode Contract voltooid. Bedrijven kunnen vaak profiteren van het gebruik van de waarde van onderhanden werk (OHW) voor het berekenen van de mate van voltooiing van een project of een groep projecten.
Investering Investeringsprojecten zijn projecten die geen directe inkomsten opleveren. Deze projecten worden meestal gebruikt voor langdurige interne projecten waarbij de kosten moeten worden gekapitaliseerd. Alleen kosten voor artikelen, uren en onkosten kunnen worden geregistreerd voor een investeringsproject. Kosten in een investeringsproject worden bijgehouden en gecontroleerd met behulp van de ramingsfunctie. Investeringsprojecten kunnen worden ingesteld met een optionele maximale kapitalisatie. In de loop van een investeringsproject legt u de kosten in OHW-rekeningen vast waarbij de kosten worden vastgehouden totdat het project is voltooid. Wanneer het project wordt geschrapt, brengt u de OHW-waarde over naar vaste activa, een grootboekrekening of een nieuw project.
OPMERKING: transacties voor investeringsprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Opbrengst samenvoegen of Factuurvoorstellen maken.
Kostenproject Net als investeringsprojecten worden kostenprojecten doorgaans gebruikt voor het bijhouden van interne projecten en alleen uren, onkosten en artikelen kunnen worden geregistreerd voor kostenprojecten. Kostenprojecten zijn echter gewoonlijk van kortere duur dan investeringsprojecten. Bovendien kunnen kostenprojecten in tegenstelling tot investeringsprojecten niet worden gekapitaliseerd naar balansrekeningen. In plaats daarvan worden de projecttransacties alleen geboekt op winst- en verliesrekeningen.
OPMERKING: transacties voor kostenprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Opbrengst samenvoegen of Factuurvoorstellen maken. Omdat kostenprojecten meestal worden gebruikt om interne projecten bij te houden, hoeven ze doorgaans niet aan een klantrekening te zijn gekoppeld. Als uw installatie echter vereist dat artikelbehoeften worden gemaakt voor inkooporders, moet u het kostenproject aan een klant koppelen. Deze koppeling is vereist omdat de artikelbehoeften als verkooporderregels worden beheerd, en het systeem vereist dat een klant wordt opgegeven. Deze instelling zorgt er echter niet voor dat artikelbehoeften automatisch op basis van een inkooporder worden gemaakt. Voor kostenprojecten wordt de instelling Artikelbehoefte maken genegeerd. Als u een artikelbehoefte in een kostenproject nodig hebt, kunt u er een handmatig maken, mits een klant aan het project is gekoppeld.
Intern Interne projecten worden gebruikt om de kosten bij te houden van een project dat intern is binnen uw organisatie. Interne projecten kunnen een planningshulpmiddel vormen om het verbruik van resources te beheren.
OPMERKING: transacties voor interne projecten worden niet weergegeven op de pagina Opbrengst samenvoegen of Factuurvoorstellen maken.
Tijd Tijdprojecten worden gebruikt om de tijd bij te houden die is gekoppeld aan niet-factureerbare en niet-productieve activiteiten, zoals een project voor het bijhouden van ziekteverlof van werknemers. Transacties in tijdprojecten worden niet naar het grootboek geboekt. In plaats daarvan worden ze opgenomen in rapporten over werknemersbenutting. Op tijdprojecten kunnen alleen uurtransacties worden geregistreerd. U kunt een uurjournaal of -werkblad gebruiken om deze uren op het project te registreren. Nadat de uren zijn geregistreerd, worden deze als projecttransacties weergegeven, maar zonder bijbehorende boekstuktransacties.
OPMERKING: transacties voor tijdprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Opbrengst samenvoegen of Factuurvoorstellen maken.

Werknemers, categorieën en resources toewijzen

U kunt werknemersresources plannen op basis van de vereisten en de projectplanning of op basis van de vaardigheden en beschikbaarheid van werknemers. Dankzij resourceplanningsmogelijkheden kunt u de werknemers van uw organisatie efficiënt en effectief inzetten. U kunt de meeste gekwalificeerde werknemers snel zoeken die beschikbaar zijn om aan uw project mee te werken. U kunt ook gemakkelijk zien hoe deze werknemers effectiever tijdens het project kunnen worden ingezet.

Hieronder staan enkele manieren waarop u de resourceplanningsfunctionaliteit kunt gebruiken:

  • U kunt de informatie over de kenmerken van een werknemer, zoals de opleiding, vaardigheden, certificaten en projectervaring gebruiken om vast te stellen in hoeverre een werknemer aansluit bij de vereisten van een project.
  • U kunt de informatie over de kalender en beschikbaarheid van een werknemer gebruiken om de planning van de werknemer af te stemmen op de projectkalender.
  • U kunt de capaciteit van elke werknemer beoordelen en bepalen hoe deze capaciteit wordt benut. Als een werknemer bijvoorbeeld niet voldoende wordt benut, kan de werknemer worden toegewezen aan een project dat past bij de beschikbaarheid en kenmerken van deze werknemer.
  • U kunt de beschikbaarheid van werknemers controleren en nagaan of er sprake is van kalenderconflicten met betrekking tot de toewijzingen van de werknemer.
  • U kunt informatie over inzet van werknemers weergeven in een overzichtsweergave (bijvoorbeeld per afdeling of per werknemer), of in een gedetailleerde weergave (zoals op basis van werknemers op een afdeling of op basis van gedetailleerde informatie per week voor elke werknemer).
  • U kunt resourcetoewijzingen aanpassen voor verschillende tijdseenheden, zoals een dag, week of maand om de inzet van werknemers te optimaliseren.

Het project uitvoeren

Tijdens het uitvoeren van projecten registreren teamleden of managers de werkzaamheden en de gemaakte onkosten met behulp van urenstaten, onkostennota's en andere bedrijfsdocumenten. Projectmanagers hebben tools waarmee ze het verbruik van gebudgetteerde bedragen voor het project controleren. Projectmanagers kunnen ook materialen voor projecten bestellen, verzamelen of inkopen met behulp van inkooporders en andere bedrijfsdocumenten. Facturen worden voorbereid en goedgekeurd, zodat klanten voor lopende werkzaamheden kunnen worden gefactureerd. Tot slot wordt de opbrengst verantwoord tijdens dit proces om financiële items van de organisatie te beïnvloeden.

Structuren voor werkspecificatie beheren

Een werkspecificatiestructuur is een omschrijving van werkzaamheden die voor een project worden voltooid. Een werkspecificatiestructuur is een hiërarchie van taken. Deze structuur houdt niet alleen het werk voor elke taak in, maar ook de omvang, kosten en de duur van de taak.

Zie Structuren voor werkspecificatie voor meer informatie.

Projectprognoses en -budgetten beheren

Er zijn twee manieren om uw projecten te beheren en te regelen: projectprognoses en projectbudgetten. U kunt prognoses gebruiken als uw organisatie een operationeel perspectief heeft en zich richt op opbrengsten en kosten die van specifieke transacties worden afgeleid. Als uw organisatie zich echter meer richt op financiële bedragen, kunt u budgettering gebruiken.

Zie Projectprognoses en -budgetten voor meer informatie.

Productieorders maken

Een projectgerelateerde productieorder kan aan een verkooporder of artikelbehoefte worden gekoppeld met behulp van de methode Gereed artikel/Verbruikt artikel. Daar komt bij dat als de productieorder handmatig is gemaakt, er geen koppeling is tussen de productieorder en de verkooporder of artikelvereiste (geen koppeling naar order). Als de productieorder echter automatisch is gemaakt om te voorzien in een verkooporder of artikelbehoefte, is er een koppeling tussen de productieorder en de verkooporder of artikelbehoefte (koppeling naar order).

Gebruik een van de volgende methoden op basis van de combinaties van deze factoren:

  • Gereed artikel/koppeling naar order: koppel het project aan een verkooporder of artikelbehoefte. Wanneer u deze methode gebruikt, worden de werkelijke projectkosten geboekt wanneer de verkooporder wordt gefactureerd of wanneer de pakbon wordt bijgewerkt voor de artikelbehoefte. De kosten worden geboekt als een gereed artikel.
  • Gereed artikel/geen koppeling naar order : werkelijke kosten kunnen pas worden geboekt als de productiecyclus voor een artikel de status Beëindigd heeft. De kosten voor een gereed artikel worden als één transactie geboekt.
  • Verbruikt artikel/koppeling naar order: koppel het project aan een artikelbehoefte. Met deze methode kunt u de werkelijke projectkosten weergeven wanneer de productie de status Gestart heeft of is gereedgemeld. De kosten worden geboekt als artikeltransacties voor meerdere projecten voor grondstoffen en uren die zijn verbruikt voor de productie. Wanneer de pakbon wordt bijgewerkt voor de artikelbehoefte, worden er geen projectkosten geboekt. U kunt ook het niveau in de stuklijsthiërarchie bepalen waarop de projecten in de productie worden bijgehouden.
  • Verbruikt artikel/geen koppeling naar order: koppel het project aan een artikelbehoefte. Met deze methode kunt u de werkelijke projectkosten weergeven wanneer de productie de status Gestart heeft of is gereedgemeld. De kosten worden geboekt als artikeltransacties voor meerdere projecten voor grondstoffen en uren die zijn verbruikt voor de productie. U kunt het niveau in de stuklijsthiërarchie bepalen waarop de projecten in de productie moeten worden bijgehouden.

Producten en services aanschaffen

De inkoop en de verkoop van artikelen spelen een belangrijke rol bij veel projectgerichte bedrijven.

Inkooporders voor projecten

Het doel van de inkooporder bepaalt wanneer de inkooporder wordt verbruikt en dus wanneer artikelen in een project in rekening worden gebracht.

Methode Doel Verbruik van artikelen
Direct een inkooporder maken Artikelen kopen van een externe leverancier voor verbruik in een project U kunt de inkooporder op de volgende manieren maken:
  • Vanuit het project zelf. In dit geval is het project al voor de inkooporder gedefinieerd.
  • Door naar de projectinkooporder te navigeren. U moet zowel de leverancier als het project selecteren waarvoor de inkooporder moet worden gemaakt.
Artikelen die worden verbruikt wanneer de leveranciersfactuur wordt bijgewerkt.
Een inkooporder van een verkooporder maken. Artikelen kopen wanneer u een verkooporder maakt op basis van een project Artikelen worden verbruikt wanneer de verkooporder bij de klant wordt gefactureerd.
Een inkooporder van een artikelbehoefte maken. Artikelen kopen wanneer u een artikelbehoefte maakt op basis van een project Artikelen worden verbruikt wanneer de pakbon van de artikelbehoefte wordt bijgewerkt.

Verkooporders voor projecten

In projectbeheer en -boekhouding kunt u het verbruik van artikelen op verschillende manieren registreren. U kunt artikelen verkopen of artikelen kopen in een project, en u kunt artikelen reserveren voor een project.

U kunt artikelen bestellen uit de voorraad van het bedrijf voor verbruik in een project. U kunt artikelen ook kopen van een externe leverancier. Artikelen kunnen worden verbruikt voor alle typen projecten behalve tijdprojecten.

De manier waarop u artikelen bestelt, is afhankelijk van waar u ze bestelt:

  • Als u artikelen wilt bestellen uit de voorraad van het bedrijf, moet u de order invoeren als een artikelbehoefte. Als u het formulier Artikelbehoeften gebruikt, kunt u de behoefte zo instellen dat u artikelen ontvangt als gedeeltelijke leveringen. Zo kunt u het verbruik van een hoeveelheid van de artikelen uitstellen totdat de artikelen nodig zijn.
  • Als u artikelen bij een externe leverancier wilt bestellen, moet u de order als een inkooporder maken in het formulier Inkooporder.

Notitie

De pakbon voor een projectgerelateerde verkooporder kan niet worden niet geannuleerd als de artikelen al zijn gemarkeerd voor verpakking.

De volgende tabel bevat de methoden voor het bestellen van artikelen en geeft een beschrijving van het verbruik van de artikelen.

Methode Doel Verbruik van artikeltransacties
Verkooporder Een verkooptransactie direct invoeren in een tijd- of materiaalproject Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de klantfactuur is geboekt.
Voorraadjournaal Snel artikelrecords invoeren en onderhouden Als u bijvoorbeeld een artikelbehoefte wilt invoeren op basis van een afgedrukte lijst, kan het voorraadjournaal worden toegepast. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer het journaal is geboekt.
Artikelbehoefte Artikelen invoeren die niet onmiddellijk worden verbruikt Met deze methode kunt u bijhouden hoeveel artikelen in één artikelbehoefterecord zijn verbruikt. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de pakbon is bijgewerkt. Dat wil zeggen, de artikelbehoefte wordt gemaakt wanneer de pakbon wordt geboekt.
Inkooporders Transacties op één van drie verschillende locaties invoeren, afhankelijk van de inkoopmethode. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de pakbon wordt bijgewerkt of wanneer de klant of leverancier wordt gefactureerd.

Projectfacturen verwerken

Aan de hand van het projecttype wordt bepaald welke factureringsmethode moet worden toegepast. Alleen de twee externe projecttypen (Tijd en materiaal en Vaste prijs) kunnen worden gefactureerd. Tijd- en materiaalprojecten en Projecten met een vaste prijs zijn altijd aan een projectcontract gekoppeld.

Voordat u een klantfactuur voor een project maakt, kunt u een voorlopige factuur of factuurvoorstel maken. In een factuurvoorstel kunt u projecttransacties selecteren die in een projectfactuur moeten worden opgenomen. U kunt de factuurdetails vervolgens controleren voordat u de projectfactuur boekt en het naar de klant of andere financieringsbron verstuurt.

Zie Projectfacturering voor meer informatie over het verwerken van projectfacturen.

De kosten berekenen om een project te voltooien

Wanneer u een raming maakt, kunt u de methode aangeven waarmee de kosten voor het voltooien van het project moeten worden berekend. U selecteert een methode in het veld Methode Kosten voor voltooien op de pagina Raming maken. De methode die u kiest wordt afzonderlijk op elke kostenregel in de kostenraming toegepast. Wanneer een regel de status Gemaakt heeft, kunt u de methode wijzigen die erop is toegepast op de pagina Kostenraming.

In de volgende tabel worden de methoden beschreven voor berekening van de kosten om een project te voltooien.

Methode Beschrijving
Totale kosten: werkelijk De kostenraming moet handmatig worden ingevoerd. Nadat de kolom Totale kosten of Totale hoeveelheid op de pagina Kostenraming is ingevuld, worden de werkelijke kosten afgetrokken van de door de gebruiker ingevoerde totalen. Als resultaat worden de kosten voor het voltooien van het project weergegeven. Gewoonlijk is het bijhouden van de voortgang van kosten bijvoorbeeld niet gebaseerd op het aantal hotelverblijven en maaltijden dat in elke periode wordt geregistreerd. Maar. In plaats daarvan wordt de voortgang meestal bijgehouden op basis van een vergelijking met het totale aantal geschatte uren. Bij deze benadering is geen prognosemodel nodig en kunnen de totale kosten of de totale hoeveelheid handmatig worden gewijzigd. Wanneer een waarde in kolom Totale hoeveelheid of Totale kosten wordt ingevoerd, wordt deze waarde in Finance and Operations vergeleken met de werkelijke transacties die in de periode zijn geboekt. Vervolgens wordt de waarde in de kolom Te voltooien hoeveelheid of Kosten voor voltooien verlaagd.
Totaal budget: werkelijk Werkelijke kosten worden met het prognosemodel dat u selecteert, vergeleken om de kosten te bepalen. Bij deze methode wordt gebruikgemaakt van een model met het totale budget dat geprognosticeerde transacties bevat. Als u een nauwkeurigere weergave van het project wilt verkrijgen, kunt u het budgetmodel aanpassen wanneer het project wordt uitgevoerd. Als u de prognose moet aanpassen, volgt u het volgende algemene proces:
  1. Voorspelde transacties naar een ander prognosemodel kopiëren.
  2. Voorspelde transacties vergelijken met werkelijke transacties.
  3. De ramingen bijhouden, verlagen of verhogen voor de volgende periode.
In Finance and Operations worden de voorspelde ramingen niet automatisch verlaagd . Daarom raden we aan om een oorspronkelijk prognosemodel van het project met een vaste prijs bij te houden om een startsituatie vast te stellen waarmee een vergelijking wordt gemaakt wanneer het project is voltooid.
OPMERKING: gebruik ten minste twee prognosemodellen wanneer u deze methode selecteert. Eén model dient de oorspronkelijke prognose te bevatten. Voor het andere model moet u prognosetransacties kopiëren vanuit een ander model. Deze methode is alleen geldig voor projecten met een vaste prijs en investeringsprojecten.
Resterend budget Voor deze methode wordt gebruikgemaakt van een model met het resterende budget om de kosten voor het voltooien van het project te berekenen. Wanneer u deze methode gebruikt, worden de werkelijke kosten en de geprognosticeerde bedragen in het model met het resterende budget bij elkaar opgeteld. Het resultaat is een kostentotaal. Voordat u deze methode gebruikt, dient een model met het resterende budget te worden ingesteld voor het aftrekken van transacties op basis van werkelijke transacties die zijn geregistreerd in het systeem. Op de pagina Prognosemodellen moet u ervoor zorgen dat de velden in de groep Automatische prognosereductie zijn gemarkeerd. Een resterend budget wordt gewoonlijk vanuit een oorspronkelijke budget gekopieerd. Wanneer transacties worden ingevoerd, worden de transacties van het resterende budget verlaagd. Als u tijdens het verloop van het project vaststelt dat het resterende budget dient te worden aangepast, kunt u prognosetransacties bij het resterende budget in rekening brengen.
OPMERKING: deze methode kan alleen worden toegepast als er een prognosemodel aan de raming is gekoppeld.
Zoals vorige raming Dezelfde ramingsmethode die in de vorige periode is gebruikt, wordt toegepast. Deze methode vereist een prognosemodel als de vorige periode een prognosemodel vereiste.
Kosten voor voltooien op nul zetten Deze methode wordt gewoonlijk gebruikt voordat het ramingsproject wordt geschrapt. Met deze methode worden de totale ramingen afgestemd met de werkelijke transacties die zijn geboekt en wordt de kolom Kosten om te voltooien gewist. Het resulterende voltooiingspercentage is altijd 100 percent. Het veld Prognose maken is niet geselecteerd voor elke kostenregel die u maakt, en de totale raming wordt vanuit de vorige kostenraming gekopieerd. Het werkelijke verbruik voor de ramingsperiode wordt van de kosten voor voltooien van het project afgetrokken. Voor deze methode is geen prognosemodel vereist.
Van kostensjabloon De methode Kosten om te voltooien die in de kostensjabloon is ingesteld die is gekoppeld aan het geselecteerde ramingsproject, wordt toegepast.

Het project analyseren

Op het onderste basisniveau wordt een project gebruikt om transacties te groeperen waarmee kosten worden geregistreerd en deze kosten vervolgens naar het grootboek worden geboekt.

Over het algemeen zijn deze transacties het resultaat van bedrijfsdocumenten, zoals urenstaten, onkostennota's, leveranciersfacturen of voorraadtransacties. De levenscyclus van een project begint meestal met ramingen, prognoses en budgetten die helpen bij het plannen van en reageren op de werkzaamheden en financiële gevolgen van het project. Wanneer u een project analyseert, kunt u niet alleen de transacties evalueren die tijdens het project hebben plaatsgevonden, maar ook de nauwkeurigheid van uw ramingen en prognoses, de verbruikspercentages van de projectteamleden en het algehele slagingspercentage van het project.

Cashflow analyseren

Met cashflowcontrole kunt u zowel de geprognosticeerde cashflow als de werkelijke cashflows voor een project bekijken. U kunt cashflows bekijken terwijl een project wordt uitgevoerd of u kunt de cashflow van een voltooid project bekijken.

Door cashflows bij te houden kunt u één project beoordelen, de rapporten gebruiken om meerdere projecten weer te geven en de projectcashflow overdragen naar de cashflowprognoses in het grootboek.

Kasinstroomprognose

Op basis van uw instellingen kunt u de kasontvangsten voor een geselecteerd project voospellen. Als de projectdatum bijvoorbeeld 5 maart 2012 is en u factureert op 31 maart 2012, kunt u als volgt een prognose maken van de vervaldatum en de verwachte betalingsdatum van de verkoop.

  • Projectdatum: 5 maart 2012.
  • Factuurdatum: 31 maart 2012. Deze datum wordt bepaald op basis van factuurfrequentie. Voor dit voorbeeld stelt u de factuurfrequentie op de huidige maand in. Dit betekent dat alle transacties die in de maand maart zijn geboekt, op de laatste dag van de maand worden gefactureerd.
  • Vervaldatum: 14 April 2012. Deze datum wordt bepaald op basis van de betalingsvoorwaarden die voor het project zijn ingesteld. Voor dit voorbeeld hebt u betalingsvoorwaarden van 14 dagen geselecteerd. Daarom worden 14 dagen toegevoegd aan de factuurdatum om op een vervaldatum van 14 april 2012 uit te komen.
  • Verwachte betalingsdatum verkoop: 27 april 2012. Deze datum wordt berekend door het aantal dagen in het veld Algemene bufferdagen op de pagina Projectbeheer- en boekhoudingsparameters  toe te voegen aan het aantal dagen in het veld Afzonderlijke bufferdagen op de pagina Projectcontracten, en dan het totaal op te tellen bij het aantal dagen in het veld Vervaldatum. Voor dit voorbeeld hebt u 3 ingevoerd in het veld Algemene bufferdagen en 10 in het veld Afzonderlijke bufferdagen. Daarom worden 13 dagen toegevoegd aan de vervaldatum om uit te komen op een verwachte betalingsdatum verkoop van 27 april 2012.

De algemene bufferdagen kunnen de afzonderlijke bufferdagen vervangen of worden toegevoegd aan de afzonderlijke bufferdagen:

  • Als u de algemene bufferdagen als vervanging wilt gebruiken voor de afzonderlijke bufferdagen voert u het gemiddeld aantal dagen tussen de vervaldatum en de werkelijke betalingsdatum voor klanten in.
  • Als u de algemene bufferdagen aan de afzonderlijke bufferdagen wilt toevoegen, voert u in het veld Algemene bufferdagen uw raming in voor het aantal dagen tussen de dag waarop de klant de betaling heeft verzonden en de dag waarop de betaling door uw organisatie is ontvangen.

Stel afzonderlijke bufferdagen in het contract van het project in. De dagen worden berekend op basis van zowel de verloopdatum van de verkoopfactuur en de ervaring van uw bedrijf met het betaalpatroon van een klant.

Werkelijke kasontvangsten

Werkelijke kasontvangsten lijken op het maken van een prognose, maar u kunt vanaf de eerste factuurdatum met uw berekeningen beginnen. Dit is een voorbeeld:

  • Factuurdatum: 2 maart 2012.
  • Vervaldatum: 16 maart 2012. De betalingsvoorwaarden zijn ingesteld op 14 dagen.
  • Verwachte betalingsdatum verkoop: 29 maart 2012. De berekening omvat drie algemene bufferdagen en 10 afzonderlijke bufferdagen.

Kostenprognose

Op basis van de dagen die zijn gedefinieerd, kan de betalingsdatum van de kosten verschillen van de projectdatum. In dit geval wordt de betalingsdatum van de kosten berekend door het aantal dagen vanaf de projectdatum aan het aantal dagen in de betalingsvoorwaarden toe te voegen.

De projectdatum van de transactie is bijvoorbeeld 5 maart 2012 en de volgende betalingsvoorwaarden zijn ingesteld:

  • Uren: huidige maand (M)
  • Onkosten: 14 dagen (D14)
  • Artikelen: 30 dagen (D30)

Op basis van deze instellingen is de betalingsdatum van de kosten voor elk transactietype als volgt:

  • Uren: 31 maart 2012. Dit is de laatste dag van de geselecteerde maand.
  • Onkosten: 19 maart 2012. Dit is 14 dagen na de transactiedatum.
  • Artikelen: 4 april 2012. Dit is 30 dagen na de transactiedatum.

Notitie

De vervaldatum voor de inkooporder wordt gebaseerd op de leverancierstransactie wanneer de projectinkooporder wordt gemaakt. De vervaldatum wordt niet bepaald door eventuele standaardinstellingen.

De betalingsdatum van de kosten wordt niet berekend op basis van bufferdagen. Nadat een project is voltooid, wanneer alle kosten en facturen zijn voltooid, worden zowel de kosten als de verkoop naar de verlies- en winstrekeningen geboekt.

Wanneer alle verkoop- en leveranciersfacturen zijn voltooid, kunt u de relatie tussen velden op de pagina Cashflow en velden op de pagina Projectoverzichten weergeven.

Cash flow page

  • Cash inflows
  • Cash outflows
  • Net cash flows

Project statements page

  • Revenue
  • Total cost
  • Gross margin

Kosten beoordelen

U kunt de kosten die uw organisatie tijdens een project maakt, controleren op de pagina Kostenbeheer. Door de oorspronkelijke gebudgetteerde kosten voor het project te vergelijken met de huidige, werkelijke kosten en de vastgelegde kosten, kunt u bepalen of het project op schema, over het budget of onder het is.

Notitie

Wanneer u de huidige status van de kosten van projecten bekijkt met de pagina Kostenbeheer, kunt u de prognosemodellen gebruiken die zijn geselecteerd voor de oorspronkelijke en de resterende budgetten. Als u andere prognosemodellen selecteert wanneer u kosten berekent, zijn de resultaten van de berekening mogelijk niet nauwkeurig.

De resterende gebudgetteerde bedragen weergeven

Als Resterend budget is geselecteerd als de kostenbeheermethode op de pagina Projectbeheer- en boekhoudingsparameters, worden op de pagina Kostenbeheer kosten berekend die niet als werkelijke kosten zijn geboekt of die als toegezegde kosten zijn gemarkeerd. Met name de bedragen op het tabblad Algemeen in het onderste deelvenster van de pagina Kostenbeheer worden op de volgende manieren berekend:

  • Werkelijke kosten: het totale bedrag dat in het project is uitgegeven voor de geselecteerde kostenregel. Het werkelijke kostenbedrag wordt berekend op de pagina Updates van grootboek.
  • Toegezegde kosten: het aanvullende bedrag van de onkosten die de rechtspersoon zelf heeft toegezegd te betalen. De specifieke bedragen aan toegezegde kosten worden berekend op de pagina Toegezegde kosten.
  • Resterend budget: het bedrag van het oorspronkelijke gebudgetteerde bedrag dat nog steeds beschikbaar is voor de geselecteerde kostenregel. Het resterende budgetbedrag wordt berekend op de pagina Voorbeeld grootboek.
  • Totale kosten: de som van de werkelijke kosten, toegezegde kosten en bedragen aan resterend budget.

Op de pagina Kostenbeheerop het tabblad Afwijking kunt u een vergelijking bekijken van de totale verwachte kosten met het oorspronkelijke budget. Bij deze vergelijking worden eventuele verschillen tussen deze bedragen getoond. Daarom kunt u zien waar de gegevens niet overeenkomen. De afwijkende bedragen worden als volgt berekend:

  • Oorspronkelijk budget: het bedrag dat oorspronkelijk is begroot voor de geselecteerde kostenregel. Het oorspronkelijke budgetbedrag wordt berekend op de pagina Voorbeeld grootboek.
  • Totale kosten: de som van de werkelijke kosten, toegezegde kosten en het resterend budget, zoals aangegeven op het tabblad Algemeen.
  • Afwijking: het verschil tussen de totale kosten en het oorspronkelijke budget.
  • Afwijking op basis van hoeveelheid: het totale verschil tussen de oorspronkelijke prognose en de totale prognose. Dit verschil kan wiskundig uitgedrukt worden als (totale prognosehoeveelheid) x (oorspronkelijke gemiddelde prijs - totale gemiddelde prijs). Deze berekening geldt alleen voor projecturen.
  • Afwijking op basis van prijs: het totale verschil tussen de oorspronkelijke prognose en de totale prognose. Dit verschil kan wiskundig worden uitgedrukt als (oorspronkelijke prognoseprijs) x (oorspronkelijke prognosehoeveelheid - totale prognosehoeveelheid). Deze berekening geldt alleen voor projecturen.

De totaal gebudgetteerde bedragen weergeven

Als Totaal budget is geselecteerd als de kostenbeheermethode op de pagina Projectbeheer- en boekhoudingsparameters, worden op de pagina Kostenbeheer de werkelijke kosten en de totale kosten van het project berekend om u te helpen enig verschil tussen de twee te ontdekken. Met name de bedragen op de pagina Kostenbeheer in de kolommen van het onderste deelvenster op het tabblad Algemeen worden op de volgende manieren berekend:

  • Totaal gebudgetteerde kosten: het totale gebudgetteerde bedrag voor de geselecteerde kostenregel.
  • Werkelijke kosten: het totale bedrag van de kosten die tot op vandaag in het project zijn gemaakt voor de geselecteerde kostenregels.
  • Toegezegde kosten: het totale bedrag dat is toegewezen voor de geselecteerde kostenregel.
  • Afwijking: het verschil tussen de som van de werkelijke en de toegezegde kosten en de totale kosten. De afwijking toont of extra kosten voor het totale budget moeten worden opgegeven.

Op de pagina Kostenbeheer op het tabblad Afwijking kunt u het verschil bekijken tussen het totale budget en het oorspronkelijke budget bekijken door te verwijzen naar de volgende velden:

  • Oorspronkelijk budget: het bedrag dat oorspronkelijk is begroot voor de kostenregel. Het oorspronkelijke budget wordt berekend op de pagina Voorbeeld grootboek.
  • Totaal gebudgetteerde kosten: de totale kosten die oorspronkelijk zijn begroot voor de kostenregel. De totale gebudgetteerde kosten worden berekend op de pagina Voorbeeld grootboek.
  • Afwijking: de afwijking voor de kostenregel. Dit bedrag wordt berekend door de totale kosten af te trekken van het oorspronkelijke budget.
  • Afwijking op basis van hoeveelheid: het totale verschil tussen het oorspronkelijke budget en het totale budget. Dit bedrag wordt berekend door de totaal gebudgetteerde uren af te trekken van de oorspronkelijk gebudgetteerde uren, waarna het verschil wordt vermenigvuldigd met de oorspronkelijk gebudgetteerde kostprijs. Dit verschil kan wiskundig uitgedrukt als (oorspronkelijke gebudgetteerde kostprijs) x (oorspronkelijke budgeturen – totale budgeturen). Deze berekening geldt alleen voor projecturen.
  • Afwijking op basis van prijs: dit bedrag wordt berekend door de totaal gebudgetteerde uren af te trekken van de oorspronkelijk gebudgetteerde uren, waarna het verschil wordt vermenigvuldigd met het totaal aantal verbruikte uren. Dit verschil kan wiskundig uitgedrukt als (Totaal bestede uren) x (oorspronkelijke budgeturen – totale budgeturen). Deze berekening geldt alleen voor projecturen.

Verbruik analyseren

De bezettingsgraad is het percentage tijd dat een werknemer factureerbaar werk of productief werk uitvoert in een bepaalde werkperiode. Factureerbare uren zijn de uren van de werknemer die aan een specifieke klant kunnen worden doorberekend.

De bezettingsgraad van een werknemer wordt berekend door het aantal factureerbare uren te delen door het aantal werkuren in een bepaalde periode. Als een werknemer in een periode bijvoorbeeld 30 factureerbare uren heeft en het aantal werkuren in dezelfde periode 40 is, is de bezettingsgraad van de werknemer 75%.

U kunt bij het berekenen van de bezettingsgraad voor een werknemer het factureerbare percentage of de efficiëntie berekenen:

  • Te factureren percentage: het verschil tussen factureerbare uren en niet-factureerbare uren of normuren.
  • Efficiëntiepercentage: het verschil tussen productieve uren en niet-productieve uren of normuren. Productieve uren zijn de uren die de werknemer bijdraagt aan een bepaald project. Productieve uren worden meestal gefactureerd aan klanten, behalve in geval van interne projecten. Niet-productieve uren worden nooit aan een klant gefactureerd.

U berekent het verbruikspercentage op de pagina Uurverbruik. De berekeningen worden gebaseerd op standaardvoorkeuren. Met deze voorkeuren wordt ook opgegeven hoe uren worden berekend door Verbruik of Overhead toe te wijzen aan elk projecttype. Dit geldt voor de berekening van het te factureren percentage als het efficiëntiepercentage.

  • Verbruik: uren die voor het geselecteerde projecttype worden opgegeven, worden altijd meegenomen voor de berekening van het te factureren percentage of het efficiëntiepercentage.
  • Overhead: uren die voor het geselecteerde projecttype worden opgegeven, worden altijd meegenomen voor de berekening van het niet te factureren percentage of het niet-efficiëntiepercentage.
  • Volgens regeleigenschap: de regeleigenschappen van een specifieke uurtransactie bepalen of de uren worden meegenomen voor de berekening van het factureerbare percentage of de efficiëntie.
  • Niet opgenomen: de uren worden niet meegenomen in de berekening van het factureerbare percentage of de efficiëntie.

Op de pagina Uurverbruik kunt u, naast de totale bezettingsgraad van een werknemer of een project, het aantal uren weergeven dat is gebruikt voor het berekenen van de bezettingsgraad voor elk van de volgende uurtypen:

  • Niet-opgenomen uren: deze uren zijn niet opgenomen in de bezettingsgraad per uur.
  • Opgenomen uren: deze uren worden berekend door de bezettingsuren en lasturen bij elkaar op te tellen. Deze uren worden opgenomen in de bezettingsgraad.
  • Lasturen: als u een factureerbaar tarief berekent, zijn deze uren hetzelfde als uren niet-toerekenbare uren. Als u een efficiëntiepercentage berekent, zijn deze uren gelijk aan niet-productieve uren.
  • Verbruiksuren: als u een factureerbaar tarief berekent, zijn deze uren gelijk aan toerekenbare uren. Als u een efficiëntiepercentage berekent, zijn deze uren gelijk aan productieve uren.

Bij de berekening van de bezettingsgraad van een werknemer kunt u normuren of opgenomen uren gebruiken. Als u opgenomen uren gebruikt, moet u ervoor zorgen dat werknemers al hun werktijd voor de urenstaatperioden registreren, omdat de berekening als een percentage wordt uitgedrukt van uren die worden ingevoerd. Bij het berekenen van de bezettingsgraad van een uur voor een project, projectcontract, klantregistratie of categorie, moet u de opgenomen uren gebruiken voor de berekening.

Projectoverzichten bekijken

U kunt een projectoverzicht maken om een snelle momentopname van de voortgang van een project te bekijken. Wanneer u een projectoverzicht uitvoert, kunt u de criteria bepalen die worden gebruikt om het overzicht te berekenen door selecties te maken op het tabblad Algemeen op de pagina Projectoverzichten. U kunt aangeven of u de volgende gegevens wilt opnemen of uitsluiten:

  • Projecttypen
  • Transactietypen
  • Projectdatum/grootboekdatum
  • Gegevens

Nadat het overzicht is berekend, kunt u de volgende gegevens over de verschillende tabbladen op de pagina Projectoverzichten bekijken:

  • Algemeen: algemene gegevens over de basisstructuur voor winst en verlies van het project
  • Winst en verlies: gegevens over transitorische opbrengsten
  • OHW: gegevens over OHW-rekeningsaldi
  • Verbruik: gegevens over het verbruik van uren, artikelen, onkosten en salaristransacties
  • Factuur: gegevens over facturen en a conto-facturering
  • Uurtarief: de uurtarieven voor uren die op opbrengsten- en kostenrekeningen zijn geboekt