Een goedkeuringswerkstroom maken en testen met Microsoft FlowCreate and test an approval workflow with Microsoft Flow

Met Microsoft Flow kunt u de goedkeuring van documenten of processen beheren binnen diverse services, waaronder SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive voor Bedrijven, Zendesk en WordPress.With Microsoft Flow, you can manage the approval of documents or processes across several services, including SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

U kunt een goedkeuringswerkstroom maken door de actie Goedkeuringen - Een goedkeuring starten aan een stroom toe te voegen.To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. Nadat u deze actie hebt toegevoegd, kan uw stroom de goedkeuring van documenten of processen beheren.After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. U kunt bijvoorbeeld goedkeuringsstromen voor documenten maken die facturen, werkorders of verkoopoffertes goedkeuren.For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. U kunt ook goedkeuringsstromen voor processen maken, die vakantieaanvragen, overwerk of reisplannen goedkeuren.You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

Fiatteurs kunnen aanvragen beantwoorden via hun Postvak IN, het goedkeuringscentrum op de Microsoft Flow-website of de Microsoft-Flow-app.Approvers can respond to requests from their email inbox, the approvals center on the Microsoft Flow website, or the Microsoft Flow app.

Een goedkeuringswerkstroom makenCreate an approval flow

Hier volgt een overzicht van de stroom die we gaan maken en testen:Here's an overview of the flow we'll create and test:

overzicht van stroom

De stroom voert de volgende stappen uit:The flow performs the following steps:

  1. Start wanneer iemand een vakantieaanvraag maakt in een SharePoint Online-lijst.Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Voegt de vakantieaanvraag toe aan het goedkeuringscentrum en verzendt de aanvraag per e-mail naar de fiatteur.Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. Verzendt een e-mail met de beslissing van de fiatteur naar de persoon die vakantie heeft aangevraagd.Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. Werkt de SharePoint Online-lijst bij met opmerkingen van de fiatteur over de beslissing.Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

VereistenPrerequisites

Om dit scenario te voltooien, moet u toegang hebben tot:To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Microsoft Flow.Microsoft Flow.
  • Een SharePoint Online-lijst.A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook en een account voor Office 365-gebruikers.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Notitie

In dit scenario worden SharePoint Online en Office 365 Outlook gebruikt maar u kunt ook andere services gebruiken, zoals Zendesk, Salesforce of Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Voordat u de stroom maakt, moet u een SharePoint Online-lijst maken; deze lijst wordt later gebruikt om goedkeuring voor vakanties aan te vragen.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

Maak deze kolommen in uw SharePoint Online-lijst:Create these columns in your SharePoint Online list:

Kolommen voor SharePoint Online-lijst

Noteer de naam en de URL van de SharePoint Online-lijst.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. U hebt deze items later nodig om de trigger SharePoint: wanneer een item wordt gemaakt te configureren.You'll need these items later when you configure the SharePoint - When an item is created trigger.

De stroom maken op basis van een lege sjabloonCreate your flow from the blank template

  1. Meld u aan bij Microsoft Flow.Sign in to Microsoft Flow.

    aanmelden

  2. Selecteer het tabblad Mijn stromen.Select the My flows tab.

    mijn stromen selecteren

  3. Selecteer Maken van lege.Select Create from blank.

    een stroom op basis van een lege stroom maken

  4. Klik op de knop Maken van lege.Select the Create from blank button.

Een trigger toevoegenAdd a trigger

  1. Voer in het zoekvak de tekst SharePoint in.Enter SharePoint into the search box.

    zoeken naar sharepoint-triggers

  2. Zoek en selecteer vervolgens de trigger SharePoint: Wanneer een item is gemaakt.Find, and then select the SharePoint - When an item is created trigger.

    sharepoint-trigger selecteren

  3. Selecteer het siteadres en de lijstnaam voor de SharePoint-lijst die door de stroom wordt gecontroleerd op nieuwe items.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

Het Siteadres en de Lijstnaam zijn de items die u eerder in dit scenario hebt genoteerd.The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

SharePoint-gegevens

Een profielactie toevoegenAdd a profile action

  1. Selecteer de knop Nieuwe stap en vervolgens Een actie toevoegen.Select New step, and then select Add an action.

    nieuwe stap

  2. Voer in het zoekvak Een actie kiezen de tekst profiel in.Enter profile into the Choose an action search box.

    zoeken naar profiel

  3. Zoek en selecteer vervolgens de actie Office 365-gebruikers: Mijn profiel ophalen.Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    office-gebruikers selecteren

  4. Geef een naam voor de stroom op en selecteer vervolgens Stroom maken om het werk op te slaan dat u tot nu toe hebt gedaan.Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    stroom opslaan

Een goedkeuringsactie toevoegenAdd an approval action

  1. Selecteer de knop Nieuwe stap en vervolgens Een actie toevoegen.Select New step, and then select Add an action.

    nieuwe stap

  2. Voer in het zoekvak Een actie kiezen de tekst goedkeuring in.Enter approval into the Choose an action search box.

    zoeken naar goedkeuring

  3. Selecteer de actie Goedkeuringen: Een goedkeuring starten.Select the Approvals - Start an approval action.

    de actie voor goedkeuringen selecteren

  4. Configureer de kaart Een goedkeuring starten op basis van uw behoeften.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Notitie

    De velden Titel en Toegewezen aan zijn vereist.The Title and Assigned To fields are required. U kunt Markdown gebruiken om het veld Details op te maken.You can use Markdown to format the Details field.

    de goedkeuring configureren

Notitie

Deze actie verzendt de goedkeuringsaanvraag naar het e-mailadres in het vak Toegewezen aan.This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

Een voorwaarde toevoegenAdd a condition

  1. Selecteer Nieuwe stap en vervolgens Een voorwaarde toevoegen.Select New step, and then select Add a condition.

    voorwaarde toevoegen

  2. Schakel het selectievakje Objectnaam in en geef vervolgens de tekst antwoord op in het zoekvak op de kaart Voeg dynamische inhoud toe van de apps en services in deze stroom.Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Selecteer het token Antwoord.Select the Response token.

    het antwoordtoken selecteren

  4. Schakel het selectievakje Waarde in en voer in het vak vervolgens de tekst Goedkeuren in.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Notitie

    De geldige antwoorden op de actie Goedkeuringen - Een goedkeuring starten zijn 'Goedkeuren' en 'Afwijzen'.The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". Deze antwoorden zijn hoofdlettergevoelig.These responses are case-sensitive.

  5. De kaart Voorwaarde moet er nu uitzien als de volgende afbeelding:Your Condition card should now resemble this image:

Een e-mailactie voor goedkeuringen toevoegenAdd an email action for approvals

Gebruik deze stappen om een e-mail te verzenden als de vakantieaanvraag wordt goedgekeurd:Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking INDIEN JA van de voorwaarde.Select Add an action on the IF YES branch of the condition.

    nieuwe stap toevoegen

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst e-mail verzenden in.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    zoeken naar e-mailacties

  3. Selecteer de actie Office 365 Outlook: Een e-mail verzenden.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    actie voor e-mail verzenden selecteren

  4. Configureer de e-mailkaart op basis van uw behoeften.Configure the email card to suit your needs.

    Notitie

    De waarden voor Aan, Onderwerp en Hoofdtekst zijn vereist.To, Subject, and Body are required.

    Deze kaart is een sjabloon voor het e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer de status van de vakantieaanvraag wordt gewijzigd.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Opmerking: Gebruik in het vak Hoofdtekst op de kaart Een e-mail verzenden het token Opmerkingen van de actie Goedkeuringen: Een goedkeuring starten.Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

goedgekeurde e-mailsjabloon configureren

Een bijwerkactie voor goedgekeurde aanvragen toevoegenAdd an update action for approved requests

  1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking INDIEN JA.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst bijwerken in.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    zoeken naar bijwerkactie

  3. Selecteer de actie SharePoint: Item bijwerken.Select the SharePoint - Update item action.

    item bijwerken selecteren

  4. Configureer de kaart Item bijwerken op basis van uw behoeften.Configure the Update item card to suit your needs.

Notitie

Siteadres, Lijstnaam, Id en Titel zijn vereist.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

configuratie van item bijwerken

Een e-mailactie voor weigering toevoegenAdd an email action for rejections

  1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking INDIEN NEE, NIETS DOEN.Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst E-mail verzenden in.Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    zoeken naar e-mailactie

  3. Selecteer de actie Office 365 Outlook: Een e-mail verzenden.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    de actie voor e-mail verzenden selecteren

  4. Configureer de e-mailkaart op basis van uw behoeften.Configure the email card to suit your needs.

    Deze kaart is een sjabloon voor het e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer de status van vakantieaanvragen wordt gewijzigd.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

configuratie voor geweigerde aanvragen

Een bijwerkactie voor geweigerde aanvragen toevoegenAdd update action for rejected requests

  1. Selecteer Een actie toevoegen.Select Add an action.

    actie toevoegen

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst item bijwerken in.Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    zoeken naar bijwerkactie

  3. Selecteer de actie SharePoint: Item bijwerken.Select the SharePoint - Update item action.

    item bijwerken selecteren

  4. Configureer de kaart op basis van uw behoeften.Configure the card to suit your needs.

Notitie

Siteadres, Lijstnaam, Id en Titel zijn vereist.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

de kaart item bijwerken

  1. Selecteer Stroom bijwerken om uw werk op te slaan.Select Update flow to save the work we've done.

    bijwerkactie selecteren

Als u de stappen tot zover hebt gevolgd, moet uw stroom eruitzien als deze schermopname:If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

overzicht van stroom

U hebt de stroom nu gemaakt en het is tijd om deze te testen.Now that we've created the flow, it's time to test it!

Een goedkeuring aanvragenRequest an approval

Maak een vakantieaanvraag in de SharePoint Online-lijst die u eerder hebt gemaakt.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Nadat u deze aanvraag hebt opgeslagen, wordt de stroom geactiveerd en worden de volgende handelingen uitgevoerd:After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. Er wordt een aanvraag in het goedkeuringscentrum gemaakt.Creates a request in the approvals center.
  2. Er wordt een e-mail met een goedkeuringsaanvraag naar de fiatteurs verzonden.Sends an approval request email to the approvers.

U hebt nu uw stroom gemaakt en getest. Laat vervolgens aan anderen weten hoe ze deze kunnen gebruiken.Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

Meer informatieLearn more