Parallelle moderne goedkeuringswerkstromen maken met Microsoft FlowCreate parallel approval workflows with Microsoft Flow

In een parallelle goedkeuringswerkstroom moeten meerdere personen items goedkeuren, waaronder facturen, inkooporders, vakantieaanvragen, enz. De individuele goedkeuring van alle personen is onafhankelijk van alle andere goedkeurders.In a parallel approval workflow, multiple persons are required to approve items such as invoices, purchase orders, vacation requests, etc. Each person's approval is independent of all other approvers.

In dit scenario gebruiken we Microsoft Flow voor het maken van een stroom die een parallelle goedkeuringswerkstroom automatiseert.In this walkthrough, we use Microsoft Flow to create a flow that automates a parallel approval workflow. Deze stroom automatiseert een vakantieaanvraag van een werknemer, waarbij goedkeuring is vereist van alle personen (of teams) die de werknemer regelmatig ondersteunt.This flow automates an employee vacation request process that requires approval from all persons (or teams) that the employee supports regularly. Werknemers gebruiken een SharePoint-lijst om vakantie aan te vragen.Employees use a SharePoint list to request vacation. Vakantiegoedkeuringen zijn vereist van de directe manager van de werknemer, het verkoopteam en het Human Resources-team.Vacation approvals are required from the employee's direct manager, the Sales team, and the Human Resources team. Elke vakantieaanvraag wordt ter beoordeling doorgestuurd naar elke goedkeurder.Each vacation request is routed to each approver for a decision. De stroom verzendt e-mailberichten met de statuswijzigingen en werkt SharePoint vervolgens bij met de beslissingen.The flow sends email with status changes and then updates SharePoint with the decisions.

VereistenPrerequisites

  • Microsoft Flow.Microsoft Flow.
  • Een SharePoint Online-lijst.A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook en een account voor Office 365-gebruikers.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Notitie

In dit scenario worden SharePoint Online en Office 365 Outlook gebruikt maar u kunt ook andere services gebruiken, zoals Zendesk, Salesforce of Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Voordat u de stroom maakt, moet u een SharePoint Online-lijst maken; deze lijst wordt later gebruikt om goedkeuring voor vakanties aan te vragen.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

De SharePoint Online-lijst die u maakt, moet de volgende kolommen bevatten:The SharePoint Online list you create must include the following columns:

Kolommen van de SharePoint-lijst

Noteer de naam en de URL van de SharePoint Online-lijst.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. We gebruiken deze items later om de trigger SharePoint: wanneer een item wordt gemaakt te configureren.We use these items later to configure the SharePoint - When an item is created trigger.

De stroom maken op basis van een lege sjabloonCreate your flow from the blank template

  1. Meld u aan bij Microsoft Flow.Sign in to Microsoft Flow.

    aanmelden

  2. Selecteer het tabblad Mijn stromen.Select the My flows tab.

    mijn stromen selecteren

  3. Selecteer Maken van lege.Select Create from blank.

    een stroom op basis van een lege stroom maken

  4. Klik op de knop Maken van lege.Select the Create from blank button.

Een trigger toevoegenAdd a trigger

  1. Voer in het zoekvak de tekst SharePoint in.Enter SharePoint into the search box.

    zoeken naar sharepoint-triggers

  2. Zoek en selecteer vervolgens de trigger SharePoint: Wanneer een item is gemaakt.Find, and then select the SharePoint - When an item is created trigger.

    sharepoint-trigger selecteren

  3. Selecteer het siteadres en de lijstnaam voor de SharePoint-lijst die door de stroom wordt gecontroleerd op nieuwe items.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

SharePoint-gegevens

De manager van degene die de vakantieaanvraag heeft ingediend ophalenGet the manager for the person who created the vacation request

  1. Selecteer de knop Nieuwe stap en vervolgens Een actie toevoegen.Select New step, and then select Add an action.

    nieuwe stap

  2. Voer in het zoekvak Een actie kiezen de tekst manager ophalen in.Enter get manager into the Choose an action search box.

  3. Zoek en selecteer vervolgens de actie Office 365-gebruikers: Manager ophalen (V2).Find, and then select the Office 365 Users - Get manager (V2) action.

    office-gebruikers selecteren

  4. Voeg het token Gemaakt door e-mailadres in het vak Gebruiker (UPN) op de kaart Manager ophalen in.Insert the Created By Email token into the User (UPN) box on the Get manager card.

    Met deze actie wordt de manager van degene die de vakantieaanvraag heeft ingediend opgehaald in SharePoint.This action gets the manager for the person who created the vacation request in SharePoint.

    configuratie van manager ophalen

Uw stroom een naam geven en opslaanName and save your flow

  1. Geef een naam voor de stroom op en selecteer vervolgens het pictogram Opslaan om het werk op te slaan dat u tot nu toe hebt gedaan.Provide a name for your flow, and then select the Save icon to save the work we've done so far.

    stroom opslaan

Notitie

Selecteer het pictogramOpslaan om wijzigingen van uw stroom periodiek op te slaan.Select the Save icon periodically to save the changes to your flow.

Een goedkeuringsactie voor de directe manager toevoegenAdd an approval action for immediate manager

  1. Selecteer de knop Nieuwe stap en vervolgens Een actie toevoegen.Select New step, and then select Add an action.

    nieuwe stap

  2. Voer in het zoekvak Een actie kiezen de tekst goedkeuring in.Enter approval into the Choose an action search box.

    zoeken naar goedkeuring

  3. Selecteer de actie Goedkeuringen: Een goedkeuring starten.Select the Approvals - Start an approval action.

    de actie voor goedkeuringen selecteren

  4. Configureer de kaart Een goedkeuring starten op basis van uw behoeften.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Notitie

    De velden Titel en Toegewezen aan zijn vereist.The Title and Assigned To fields are required. U kunt Markdown gebruiken om het veld Details op te maken.You can use Markdown to format the Details field.

    de goedkeuring configureren

Belangrijk

Met deze actie wordt de vakantieaanvraag verzonden naar het e-mailadres in het vak Toegewezen aan, dus voer het token E-mail uit de lijst Manager ophalen (v2) in.This action sends the vacation request to the email address in the Assigned To box, so insert the Email token from the Get manager (v2) list.

Een goedkeuringsactie met een parallelle vertakking voor het verkoopteam invoegenInsert a parallel branch approval action for the sales team

  1. Selecteer de pijl-omlaag tussen de kaart Manager ophalen (v2) en Een goedkeuring starten.Select the down arrow that's located between the Get manager (v2) and the Start an approval cards.

  2. Selecteer het plusteken dat wordt weergegeven op de pijl-omlaag nadat u deze hebt geselecteerd.Select the plus sign that shows up on the down arrow after you select it.

  3. Selecteer Een parallelle vertakking toevoegen.Select Add a parallel branch.

  4. Selecteer Een actie toevoegen.Select Add an action.

    configuratie van manager ophalen

  5. Zoek de actie Een goedkeuring starten en selecteer en configureer deze vervolgens. Deze actie verzendt de vakantieaanvraag naar het verkoopteam.Search for, select, and then configure a Start an approval action that sends the vacation request to the sales team. Zie de stappen bij Een goedkeuringsactie voor de directe manager toevoegen als u niet weet hoe u de actie Een goedkeuring starten toevoegt.See the steps used to Add an approval action for immediate manager if you're not sure how to add the Start an approval action.

Belangrijk

Gebruik het e-mailadres van het verkoopteam in het vak Toegewezen aan van de actie Een goedkeuring starten.Use the sales team's email address in the Assigned To box of the Start an approval 2 action.

Een goedkeuringsactie met een parallelle vertakking voor het Human Resources-team invoegenInsert a parallel branch approval action for the human resources team

  1. Herhaal de stappen bij Een parallelle vertakking voor het verkoopteam invoegen om de actie Een goedkeuring starten toe te voegen en te configureren. Hierbij worden vakantieaanvragen verzonden naar de afdeling Human Resources.Repeat the steps to insert a parallel branch for the sales team to add, and then configure a Start an approval action to send vacation requests to human resources.

Belangrijk

Gebruik het e-mailadres van het Human Resources-team in het vak Toegewezen aan van de actie Een goedkeuring starten 3.Use the human resources team's email address in the Assigned To box of the Start an approval 3 action.

Als u de stappen tot zover hebt gevolgd, moet uw stroom eruitzien als dit voorbeeld:If you've followed along, your flow should resemble this example:

stroom met parallelle vertakkingen

Opties na het toevoegen van parallelle vertakkingenOptions after adding parallel branches

Nadat u de acties aan parallelle vertakkingen hebt toegevoegd, hebt u twee opties om meer stappen aan uw stroom toe te voegen:After you've added actions to parallel branches, you have two options for adding more steps to your flow:

  1. Gebruik de kleine knop Een nieuwe stap invoegen (de kleine ronde knop met een plus die wordt weergegeven wanneer u witruimte in een vertakking of het gebied direct onder een vertakking selecteert).Use the small Insert a new step button (the circular plus button that appears when you select any white space on a branch or the area immediately below a branch). Deze knop voegt een stap toe aan die specifieke vertakking.This button adds a step to that specific branch. Stappen die u met deze knop toevoegt worden uitgevoerd nadat deze specifieke vertakking is voltooid.Steps you add with this button run after this specific branch completes.
  2. Gebruik de grotere knop Nieuwe stap onder aan de volledige werkstroom.Use the larger New step button at the bottom of the entire workflow. Stappen die u met deze knop toevoegt, worden uitgevoerd nadat alle vertakkingen zijn voltooid.Steps you add with this button run after all branches complete.

In de volgende secties gebruiken we de kleine knop Een nieuwe stap invoegen om deze stappen in elke vertakking uit te voeren:In the following sections, we use the small Insert a new step button to perform these steps on each branch:

  • Een voorwaarde toevoegen waarmee wordt gecontroleerd of de vakantieaanvraag is goedgekeurd of afgewezen.Add a condition that checks if the vacation request was approved or rejected.
  • Een e-mailbericht verzenden dat de werknemer informeert over de beslissing.Send an email that informs the employee of the decision.
  • De vakantieaanvraag in SharePoint bijwerken met de goedkeuringsbeslissing.Update the vacation request in SharePoint with the approval decision.

Vervolgens gebruiken we de grotere knop Nieuwe stap om een e-mail te verzenden met een overzicht van alle beslissingen voor de vakantieaanvraag.Then, we use the larger New step button to send an email that summarizes all decisions made on the vacation request.

Laten we verdergaan:Let's continue:

Een voorwaarde toevoegen aan elke vertakkingAdd a condition to each branch

  1. Selecteer een willekeurig stuk witruimte in de vertakking Een goedkeuring starten.Select any white space on the Start an approval branch.

  2. Selecteer de kleine knop Een nieuwe stap invoegen (de ronde knop met een plusteken die wordt weergegeven nadat u de witruimte in de vorige stap selecteert).Select the small Insert a new step button (the circular plus button that appears after you select the white space in the previous step).

  3. Selecteer Een voorwaarde toevoegen in het menu dat verschijnt.Select Add a condition from the menu that appears.

  4. Selecteer het eerste vak op de kaart Voorwaarde en selecteer vervolgens het token Antwoord van de categorie Een goedkeuring starten in de lijst met dynamische inhoud.Select the first box on the Condition card, and then select the Response token from the Start an approval category in the dynamic content list.

    voorwaarde voor stroom met parallelle vertakkingen

  5. Bevestig dat de lijst (in het midden van de kaart Voorwaarde) is ingesteld op Is gelijk aan.Confirm the list (in the middle of the Condition card) is set to is equal to.

  6. Voer Goedkeuren (deze tekst is hoofdlettergevoelig) in het laatste vak in.Enter Approve (this text is case-sensitive) into the last box.

  7. De kaart Voorwaarde moet er nu uitzien zoals weergegeven in de volgende afbeelding:Your condition card should now resemble this example:

    voorwaarde voor stroom met parallelle vertakkingen

    Notitie

    Deze voorwaarde controleert de reactie van de actie Een goedkeuring starten die naar de manager van de werknemer gaat.This condition checks the response from the Start an approval action that goes to the employee's manager.

  8. Herhaal de voorgaande stappen op de vertakkingen Een goedkeuring starten 2 (de goedkeuringsaanvraag aan het verkoopteam) en Een goedkeuring starten 3 (de goedkeuringsaanvraag aan het Human Resources-team).Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 (the approval request to sales) and Start an approval 3 (the approval request to human resources) branches.

E-mailacties toevoegen aan elke vertakkingAdd email actions to each branch

Voer de volgende stappen uit aan de zijde INDIEN JA van de vertakking Voorwaarde.Perform the following steps on the IF YES side of the Condition branch.

Opmerking: Uw stroom gebruikt deze stappen voor het verzenden van een e-mailbericht wanneer de aanvraag is goedgekeurd:Note: Your flow uses these steps to send an email when the request is approved:

  1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking INDIEN JA van de voorwaarde.Select Add an action on the IF YES branch of the condition.

    nieuwe stap toevoegen

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst e-mail verzenden in.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    zoeken naar e-mailacties

  3. Selecteer de actie Office 365 Outlook: Een e-mail verzenden.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    actie voor e-mail verzenden selecteren

  4. Configureer de e-mailkaart op basis van uw behoeften.Configure the email card to suit your needs.

    Notitie

    De waarden voor Aan, Onderwerp en Hoofdtekst zijn vereist.To, Subject, and Body are required.

    Deze kaart is een sjabloon voor het e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer de status van de vakantieaanvraag wordt gewijzigd.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Opmerking: Gebruik in het vak Hoofdtekst op de kaart Een e-mail verzenden het token Opmerkingen van de actie Goedkeuringen: Een goedkeuring starten.Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

vooraf goedgekeurde e-mailsjabloon configureren

Gebruik de zijde INDIEN NEE van de vertakking Voorwaarde om een e-mailbericht te verzenden wanneer een aanvraag wordt afgewezen. Herhaal vervolgens de voorgaande stappen voor het toevoegen van een sjabloon voor de afwijzing via e-mail.To send an email when a request is rejected, use the IF NO side of the Condition branch, and then repeat the preceding steps to add a template for the rejection email.

Herhaal de voorgaande stappen op de vertakkingen Een goedkeuring starten 2 (de goedkeuringsaanvraag aan het verkoopteam) en Een goedkeuring starten 3 (de goedkeuringsaanvraag aan het Human Resources-team).Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 (the approval request to sales) and Start an approval 3 (the approval request to human resources) branches.

De vakantieaanvraag bijwerken met de beslissingUpdate the vacation request with the decision

Voer de volgende stappen uit om SharePoint bij te werken wanneer beslissingen zijn genomen.Perform the following steps to update SharePoint when decisions are made.

Opmerking: Zorg ervoor dat deze stappen uitvoeren op beide worden de Indien Ja en de indien Nee zijden van de vertakking.Note: Be sure perform these steps on both the IF YES and the IF NO sides of the branch.

  1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking INDIEN JA.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Voer in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen de tekst bijwerken in.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    zoeken naar bijwerkactie

  3. Selecteer de actie SharePoint: Item bijwerken.Select the SharePoint - Update item action.

    item bijwerken selecteren

  4. Configureer de kaart Item bijwerken op basis van uw behoeften.Configure the Update item card to suit your needs.

configuratie van item bijwerken

Herhaal de voorgaande stappen in de vertakkingen Een goedkeuring starten 2 en Een goedkeuring starten 3.Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 and Start an approval 3 branches.

De stroom voltooienComplete the flow

  1. Selecteer Nieuwe stap > Een actie toevoegenSelect New step > Add an action

    configuratie van item bijwerken

  2. Gebruik de stappen die u eerder hebt gebruikt om een e-mailbericht te verzenden met een overzicht van de resultaten van elke goedkeuring.Use the steps provided previously to send an email that summarizes the results of each approval. Verzend dit e-mailbericht naar de werknemer die de vakantie heeft aangevraagd.Send this email to the employee who requested vacation. Uw kaart lijkt mogelijk op dit voorbeeld:Your card may resemble this example:

    configuratie van item bijwerken

Meer informatie over moderne goedkeuringenLearn more about modern approvals

Inleiding tot moderne goedkeuringenIntroduction to modern approvals