Stap 4: de e-mail van een voormalige werknemer doorsturen naar een andere werknemer of converteren naar een gedeeld postvak

In deze stap wijst u het e-mailadres van de voormalige werknemer toe aan een andere werknemer of converteert u het postvak van de gebruiker naar een gedeeld postvak.

Het postvak van een voormalige werknemer converteren naar een gedeeld postvak

Wanneer u het postvak van een gebruiker converteert naar een gedeeld postvak, blijven alle bestaande e-mail en agenda behouden. Het is nu alleen een gedeeld postvak waartoe meerdere personen toegang hebben in plaats van één persoon. U kunt een gedeeld postvak desgewenst op een later tijdstip weer converteren naar een (privé)gebruikerspostvak.

  • Het maken van een gedeeld postvak is de goedkopere manier om te gaan, omdat u niet hoeft te betalen voor een licentie zolang het postvak kleiner is dan 50 GB. Als het meer dan 50 GB is, moet u er een licentie aan toewijzen.
  • Als u het postvak converteert naar een gedeeld postvak, zijn ook alle oude e-mails beschikbaar. Deze kunnen veel ruimte in beslag nemen.
  • Als u doorsturen van e-mail instelt, worden alleen nieuwe e-mailberichten die naar de voormalige werknemer worden verzonden, verzonden naar de huidige werknemer.

Volg deze stappen om het postvak van de gebruiker te converteren naar een gedeeld postvak.

E-mail van een voormalige werknemer doorsturen naar een andere werknemer

Belangrijk

Als u het doorsturen van e-mail of een gedeeld postvak instelt, moet u het account van de voormalige werknemer uiteindelijk niet verwijderen. Het account moet aanwezig zijn om het doorsturen van e-mail of het gedeelde postvak te bevestigen.

  1. Ga in het beheercentrum naar de pagina Gebruikers > Actieve gebruikers.
  2. Selecteer de naam van de werknemer die u wilt blokkeren en selecteer vervolgens het tabblad E-mail .
  3. Selecteer Onder E-mail doorsturen de optie Doorsturen van e-mail beheren.
  4. Schakel Alle naar dit postvak verzonden e-mail doorsturen in. Typ in het vak Doorsturen het e-mailadres van de huidige werknemer die het e-mailbericht gaat ontvangen.
  5. Klik op Opslaan.
  6. Vergeet niet dat u het account van de voormalige werknemer dient te behouden.

Vergaderingen Outlook annuleren

Zorg ervoor dat u alle vergaderingen annuleert die de voormalige gebruiker in de agenda had staan. Hiermee kunnen personen de vergaderingen verwijderen die door de voormalige gebruiker zijn gemaakt.

Als de persoon vergaderingen heeft die apparatuur of ruimten hebben geboekt, is deze pas beschikbaar als deze vergaderingen zijn geannuleerd. Lees Een afspraak of vergadering verwijderen voor de stappen.

Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook

Toegang tot het postvak van een andere persoon

Exchange beheercentrum in Exchange Online

E-mail- en agenda-items van een andere persoon beheren