Stap 5: een andere werknemer toegang geven tot OneDrive- en Outlook-gegevens

Wanneer een werknemer uw organisatie verlaat, wilt u toegang krijgen tot zijn of haar OneDrive- en Outlook-gegevens, er een back-up van maken en kiezen of u deze aan een andere werknemer wilt geven.

Toegang tot OneDrive-documenten van een voormalige gebruiker

Als u de licentie van een gebruiker verwijdert, maar het account niet verwijdert, kunt u uzelf toegang geven tot de inhoud in de OneDrive van de gebruiker. Als u het account van de gebruiker verwijdert, hebt u standaard 30 dagen om toegang te krijgen tot de OneDrive-gegevens van de voormalige gebruiker. Meer informatie over het instellen van de OneDrive-retentie voor verwijderde gebruikers. Als u een gebruikersaccount niet binnen deze tijd herstelt, wordt hun OneDrive-inhoud verwijderd.

Als u de OneDrive-bestanden van een voormalige gebruiker wilt behouden, geeft u eerst uzelf toegang tot hun OneDrive en verplaatst u vervolgens de bestanden die u wilt behouden.

1. Ga in het beheercentrum naar de pagina Gebruikers>Actieve gebruikers .

2. Selecteer een gebruiker.

3. Selecteer OneDrive op de pagina met gebruikerseigenschappen. Selecteer onder Toegang krijgen tot bestandende optie Koppeling naar bestanden maken.

4. Selecteer de koppeling om de bestandslocatie te openen. Download de bestanden naar uw computer of selecteer Verplaatsen naar of Kopiëren naar om ze te verplaatsen of te kopiëren naar uw eigen OneDrive of naar een gedeelde bibliotheek.

Opmerking

• U kunt maximaal 500 MB aan bestanden en mappen tegelijk verplaatsen of kopiëren.
  
• Wanneer u documenten met versiegeschiedenis verplaatst of kopieert, wordt alleen de meest recente versie verplaatst.
• Beheeropties voor een actieve gebruiker op het tabblad OneDrive in de Microsoft 365-beheercentrum worden momenteel niet ondersteund voor multi-geo-tenants.

U kunt ook toegang verlenen aan een andere gebruiker om toegang te krijgen tot de OneDrive van een voormalige werknemer.

1. Meld u aan bij het beheercentrum als globale beheerder of SharePoint-beheerder.

   Als u een bericht krijgt dat u geen machtigingen hebt voor toegang tot het beheercentrum, hebt u geen beheerdersmachtigingen in uw organisatie.

2. Selecteer in het linkerdeelvenster SharePoint Beheer centers>. (Mogelijk moet u Alles weergeven selecteren om de lijst met beheercentra weer te geven.)

3. Als het klassieke SharePoint-beheercentrum wordt weergegeven, selecteert u Nu openen bovenaan de pagina om het SharePoint-beheercentrum te openen.

4. Selecteer Meer functies in het linkerdeelvenster.

5. Selecteer openen onder Gebruikersprofielen.

6. Selecteer onder Mensende optie Gebruikersprofielen beheren.

7. Voer de naam van de voormalige werknemer in en selecteer Zoeken.

8. Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker en kies vervolgens Eigenaren van siteverzamelingen beheren.

9. Voeg de gebruiker toe aan beheerders van siteverzamelingen en selecteer OK.

10. De gebruiker heeft nu toegang tot de OneDrive van de voormalige werknemer met behulp van de OneDrive-URL.

Beheerderstoegang tot de OneDrive van een gebruiker intrekken

U kunt uzelf toegang geven tot de inhoud in de OneDrive van een gebruiker, maar u kunt uw toegang verwijderen wanneer u deze niet meer nodig hebt.

1. Meld u aan bij het beheercentrum als globale beheerder of SharePoint-beheerder.

   Als u een bericht krijgt dat u geen machtigingen hebt voor toegang tot het beheercentrum, hebt u geen beheerdersmachtigingen in uw organisatie.

2. Selecteer in het linkerdeelvenster SharePoint Beheer centers>. (Mogelijk moet u Alles weergeven selecteren om de lijst met beheercentra weer te geven.)

3. Als het klassieke SharePoint-beheercentrum wordt weergegeven, selecteert u Nu openen bovenaan de pagina om het SharePoint-beheercentrum te openen.

4. Selecteer Meer functies in het linkerdeelvenster.

5. Selecteer openen onder Gebruikersprofielen.

6. Selecteer onder Mensende optie Gebruikersprofielen beheren.

7. Voer de naam van de gebruiker in en selecteer Zoeken.

8. Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker en kies vervolgens Eigenaren van siteverzamelingen beheren.

9. Verwijder de persoon die geen toegang meer nodig heeft tot de gegevens van de gebruiker en selecteer vervolgens OK.

Toegang tot de Outlook-gegevens van een voormalige gebruiker

Als u de e-mailberichten, agenda, taken en contactpersonen van de voormalige werknemer wilt behouden, exporteert u de gegevens naar een Outlook-gegevensbestand (.pst). Zie E-mailberichten, contactpersonen en agenda-items exporteren naar een PST-bestand voor stappen voor het exporteren van Outlook-gegevens.

Een andere gebruiker toegang geven tot het e-mailadres van een voormalige gebruiker

Als u een andere werknemer toegang wilt geven tot de e-mailberichten, agenda, taken en contactpersonen van de voormalige werknemer, importeert u de gegevens in het Postvak IN van Outlook van een andere werknemer. Zie E-mail, contactpersonen en agenda importeren uit een PST-bestand van Outlook voor stappen voor het exporteren van Outlook-gegevens.

Opmerking

U kunt ook het postvak van de voormalige gebruiker converteren naar een gedeeld postvak of het e-mailadres van een voormalige werknemer doorsturen naar een andere werknemer.

Verwante onderwerpen

Beheerders voor een OneDrive-account toevoegen en verwijderen (artikel)

Een verwijderde OneDrive herstellen (artikel)

Bewaren en verwijderen van OneDrive (artikel)

OneDrive-bestanden en -mappen delen