Overzicht: Een voormalige werknemer verwijderen en gegevens beveiligen
Een veelgestelde vraag is: 'Wat moet ik doen om gegevens te beveiligen en toegang te beveiligen wanneer een werknemer mijn organisatie verlaat?' In deze artikelreeks wordt uitgelegd hoe u de toegang tot Microsoft 365 kunt blokkeren, zodat deze gebruikers zich niet kunnen aanmelden bij Microsoft 365, hoe u organisatiegegevens moet beveiligen en hoe andere werknemers toegang kunnen krijgen tot e-mail en OneDrive gegevens.
Voordat u begint
U moet een globale beheerder zijn om de stappen in deze oplossing uit te voeren.
Als u de stappen in deze reeks wilt voltooien, gebruikt u deze Microsoft 365 mogelijkheden en functies.
| Product of onderdeel | Functie |
|---|---|
| Microsoft 365-beheercentrum | Postvak converteren, e-mail doorsturen, toegang intrekken, gebruiker verwijderen |
| Exchange-beheercentrum | Gebruiker blokkeren, toegang tot e-mail blokkeren, apparaat wissen |
| OneDrive en SharePoint | Toegang geven aan andere gebruikers |
| Outlook | Pst-bestanden importeren, postvak toevoegen |
| Active Directory | Gebruikers in hybride omgevingen verwijderen |
Oplossing: Een voormalige werknemer verwijderen
Belangrijk
Hoewel we de stappen in deze oplossing hebben genummerd en u de oplossing niet hoeft te voltooien met de exacte volgorde, raden we u aan de stappen op deze manier uit te voeren.
| Stap | Reden |
|---|---|
| Stap 1: voorkomen dat een voormalige werknemer zich aanlogt en de toegang tot Microsoft 365 services blokkeert | Hierdoor wordt voorkomen dat uw voormalige werknemer zich aanlogt Microsoft 365 en voorkomt u dat de persoon toegang heeft tot Microsoft 365 services. |
| Stap 2 - De inhoud van het postvak van een voormalige werknemer opslaan | Dit is handig voor de persoon die het werk van de werknemer gaat overnemen of als er een geschil is. |
| Stap 3: e-mail van een voormalige werknemer doorsturen naar een andere werknemer of converteren naar een gedeeld postvak | Hiermee kunt u het e-mailadres van een voormalige werknemer actief houden. Als er klanten of partners zijn die hun e-mail nog steeds naar het vorige adres van de werknemer verzenden, komen ze hiermee terecht bij de persoon die het werk overneemt. |
| Stap 4 : Een andere werknemer toegang geven tot OneDrive en Outlook gegevens | Als u alleen de licentie van een gebruiker verwijdert maar niet het account, blijft de inhoud van de OneDrive van de gebruiker nog maximaal dertig dagen toegankelijk. Voordat u het account verwijdert, moet u toegang geven tot hun OneDrive en Outlook aan een andere gebruiker. Nadat u het account van een werknemer hebt verwijderd, blijft de inhoud in OneDrive en Outlook 30 dagen behouden. Gedurende die 30 dagen kunt u echter het account van de gebruiker herstellen en toegang krijgen tot de inhoud. Als u het account van de gebruiker herstelt, blijven de OneDrive en Outlook voor u toegankelijk, zelfs na 30 dagen. |
| Stap 5 : het mobiele apparaat van een voormalige werknemer wissen en blokkeren | Verwijdert de zakelijke gegevens van de telefoon of tablet. |
| Stap 6 : de licentie voor het Microsoft 365 verwijderen van een voormalige werknemer | Als u een licentie verwijdert, kunt u deze aan iemand anders toewijzen. U kunt de licentie ook wissen, zodat u er niet voor hoeft te betalen totdat u een andere persoon inhuurt. Als u een licentie verwijdert of wist, worden de oude e-mailberichten, de contactpersonen en de agenda van de gebruiker gedurende 30 dagen bewaard. Daarna worden ze definitief gewist. Als u de licentie van een gebruiker verwijdert of wist, maar het account niet wist, blijft de inhoud van de OneDrive van de gebruiker nog maximaal dertig dagen toegankelijk. |
| Stap 7 - Het gebruikersaccount van een voormalige werknemer verwijderen | Hiermee wordt het account verwijderd uit uw beheercentrum. Houdt alles schoon. |
Verwante inhoud
Een gebruiker herstellen (artikel)
Een nieuwe werknemer toevoegen aan Microsoft 365 (artikel)
Licenties toewijzen aan gebruikers (artikel)
Licenties van gebruikers niet toewijzen (artikel)