Uitleg over Microsoft 365 groepen aan uw gebruikers
Microsoft 365 Met groepen kunt u een verzameling bronnen instellen om te delen, zoals een gedeeld postvak en een agenda, een SharePoint-site met een OneNote-notitieblok en een Microsoft Planner. Microsoft Teams kan ook worden opgenomen wanneer u een groep maakt, of deze kan later worden toegevoegd. Resources voor machtigingengroepen worden beheerd via de groep.
Groepen kunnen worden gemaakt door een van de gedeelde resources te maken. Het maken van een groep in Outlook resulteert in hetzelfde resultaat als het maken van een teamsite SharePoint of een plan in Planner. Als uw gebruikers nieuw zijn in Microsoft 365 Groepen, realiseren ze zich dit mogelijk niet. Dit kan leiden tot verwarring voor uw gebruikers en de mogelijkheid om dubbele resources te maken. (Iemand kan bijvoorbeeld een SharePoint maken voor documentsamenwerking en later een afzonderlijk exemplaar van Planner maken, maar niet realiseren dat Planner al beschikbaar was als onderdeel van de groep.)
Omdat groepen op verschillende manieren kunnen worden gemaakt, raden we u aan uw gebruikers te trainen om de methode te gebruiken die het beste bij uw organisatie past:
- Als uw organisatie de meeste communicatie via e-mail doet, instrueert u uw gebruikers om groepen te maken in Outlook.
- Als uw organisatie veel gebruikmaakt van SharePoint of als u vanuit een on-premises SharePoint migreert, geeft u uw gebruikers de opdracht om SharePoint teamsites te maken voor samenwerking.
- Als uw organisatie een Teams heeft geïmplementeerd, geeft u uw gebruikers de opdracht een team te maken wanneer ze een samenwerkingsruimte nodig hebben.
Als u uw gebruikers opleiden om altijd de methode voor het maken van groepen te gebruiken die het meest aansluit bij hun manier van werken wanneer ze ruimte nodig hebben om samen te werken met anderen, kunt u verwarring en duplicatie van resources voorkomen. Naarmate gebruikers meer ervaring krijgen, begrijpen ze beter de verzameling services die bij een groep worden aangeboden en dat verschillende creatiemethoden tot hetzelfde resultaat leiden.
U kunt de sjabloon Microsoft 365 Groepen voor Bedrijven gebruiken- PowerPoint als uitgangspunt voor trainingspresentaties voor uw gebruikers.