Handtekeningen en vrijwaringen voor de hele organisatie makenCreate organization-wide signatures and disclaimers

U kunt e-mailhandtekeningen beheren door een e-mailhandtekening, wettelijke vrijwaring of openbaarmakingsverklaring toe te voegen aan de e-mailberichten die uw organisatie binnenkomen of verlaten.You can manage email signatures by adding an email signature, legal disclaimer, or disclosure statement to the email messages that enter or leave your organization. U kunt dit toepassen op alle binnenkomende en uitgaande berichten zoals hieronder wordt weergegeven.You can set it up to apply to all incoming and outgoing messages as shown below. Of u kunt dit toepassen op bepaalde berichten, zoals berichten met specifieke woorden of tekstpatronen.Or you can apply it to certain messages like those containing specific words or text patterns.

Kijken: Een e-mailhandtekening voor het hele bedrijf makenWatch: Create a company-wide email signature

Als u deze video nuttig vond, raadpleegt u dan de complete reeks trainingen voor kleine bedrijven en nieuwe gebruikers van Microsoft 365.If you found this video helpful, check out the complete training series for small businesses and those new to Microsoft 365.

Een handtekening maken die van toepassing is op alle berichtenCreate a signature that applies to all messages

Tip

Handtekeningen voor de hele organisatie worden 'vrijwaringen' genoemd, ongeacht wat ze bevatten.Organization-wide signatures are called "disclaimers," regardless of what they include. Ze kunnen bijvoorbeeld gewoon een handtekening zijn, of ook uw adres, wettelijke vrijwaring of andere informatie bevatten die u wilt.For example, they can just be a signature, or also include your address, legal disclaimer, or other information you want.

Ga naar het beheercentrum op https://admin.microsoft.com.Go to the admin center at https://admin.microsoft.com.

Ga naar het beheercentrum op https://portal.office.de/adminportal.Go to the admin center at https://portal.office.de/adminportal.

  1. Selecteer het startpictogram voor apps Het startpictogram voor  apps en selecteer vervolgens Beheerder.Select the app launcher The app launcher icon, and then select Admin.

    Kunt u de app die u zoekt niet vinden?Can't find the app you're looking for? Selecteer alle apps in het startlijst voor apps om een alfabetische lijst weer te geven met de apps die voor u beschikbaar zijn.From the app launcher, select All apps to see an alphabetical list of the apps available to you. Van daaruit kunt u zoeken naar een specifieke app.From there, you can search for a specific app.

  2. Selecteer Beheercentra en kies vervolgens Exchange.Select Admin centers, and then choose Exchange.

  3. Selecteer onder E-mailstroom de optie Regels.Under Mail flow, select Rules.

  4. Selecteer het + pictogram (Toevoegen) en kies Vrijwaringen toepassen.Select the + (Add) icon and choose Apply disclaimers.

  5. Geef een naam op voor de regel.Give the rule a name.

  6. Selecteer onder Deze regel toepassen de optie [Toepassen op alle berichten].Under Apply this rule, select [Apply to all messages].

    Tip

    Meer informatie over het toepassen van voorwaarden als u niet wilt dat de vrijwaring wordt toegepast op alle berichten.Learn more about applying conditions if you don't want the disclaimer applied to all messages. (Dit scoping-artikel is bedoeld Exchange Server, maar is ook van toepassing op Microsoft 365.)(This scoping article is for Exchange Server, but it also applies to Microsoft 365.)

  7. Laat onder Ga als volgt te werk de optie De vrijwaring toevoegen ingeschakeld.Under Do the following, leave Append the disclaimer selected.

  8. Selecteer Tekst invoeren en typ uw vrijwaring.Select Enter text and type your disclaimer.

    Tip

    Meer informatie over het opmaken van vrijwaringen.Learn more about formatting disclaimers. (Dit opmaakartikel is bedoeld voor Exchange Server, maar is ook van toepassing op Microsoft 365.)(This formatting article is for Exchange Server, but it also applies to Microsoft 365.)

  9. Selecteer Selecteer een optie en kies Terugloop als een terugvaloptie.Select Select one and choose Wrap as a fallback option. Klik op OK.Then OK. Dit betekent dat als de vrijwaring niet kan worden toegevoegd vanwege versleuteling of een andere e-mailinstelling, deze wordt ingesloten in een berichtenvelop.This means that if the disclaimer can't be added because of encryption or another mail setting, it will be wrapped in a message envelope.

  10. Laat De regel controleren met niveau van ernst ingeschakeld. Kies nu Laag, Normaal of Hoog voor gebruik in het berichtenlogboek.Leave Audit this rule with severity level selected. Then choose Low, Medium, or High to be used in the message log.

  11. Kies Afdwingen om de vrijwaring direct in te schakelen, tenzij u deze eerst wilt testen.Choose Enforce to turn on the disclaimer immediately, unless you want to test it first.

  12. Kies Meer opties om extra voorwaarden of uitzonderingen op te nemen.Choose More options to include additional conditions or exceptions.

  13. Kies Opslaan wanneer u klaar bent.Choose Save when finished.

Beperkingen van handtekeningen voor de hele organisatieLimitations of organization wide signatures

U kunt het volgende niet doen bij het beheren van e-mailhandtekeningen in Microsoft 365:You can't do the following when managing email signatures in Microsoft 365:

  • De handtekening rechtstreeks invoegen onder het meest recente e-mailbericht beantwoorden of doorsturenInsert the signature directly under the latest email reply or forward

  • E-mailhandtekeningen op de server weergeven in de mappen Verzonden items van gebruikersDisplay server-side email signatures in users' Sent Items folders

  • Afbeeldingen insluiten in e-mailhandtekeningenEmbed images in email signatures

  • Regels overslaan die variabelen bevatten die niet kunnen worden bijgewerkt (bijvoorbeeld omdat de waarde niet is opgegeven voor een gebruiker)Skip lines which contain variables that couldn't be updated (e.g. because the value wasn't provided for a user)

Gebruik een hulpprogramma van derden om deze en andere mogelijkheden te verkrijgen voor het beheren van e-mailhandtekeningen.To gain these and other capabilities to manage email signatures, use a third-party tool. Zoek op internet naar software voor e-mailhandtekeningen.Please do an internet search for email signature software. Een aantal van deze providers zijn Microsoft Gold Partners en hun software biedt deze mogelijkheden.A number of these providers are Microsoft Gold Partners and their software provides these capabilities.

Meer informatieMore resources

Zie Bericht disclaimers, handtekeningen, voettekstenof kopteksten voor de hele organisatie in Exchange Online.For information about using PowerShell, see Organization-wide message disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online.

E-mail en contactpersonen migreren naar Microsoft 365 (video)Migrate email and contacts to Microsoft 365 (video)
Gebruikers-e-mailinstellingen (artikel)User email settings (article)
Overzicht van het Microsoft 365-beheercentrum (video)Overview of the Microsoft 365 admin center (video)