Aan de slag met communicatiecompliance

Gebruik communicatie compliancebeleid om gebruikerscommunicatie te identificeren voor onderzoek door interne of externe revisoren. Zie communicatie compliancebeleid in uw organisatie voor meer informatie over hoe communicatie compliancebeleid u kan helpen bij het bewaken van communicatie in uw Microsoft 365. Als u wilt controleren hoe Contoso snel een communicatie-compliancebeleid heeft geconfigureerd om te controleren op ongepaste inhoud in Microsoft Teams, Exchange Online en Yammer-communicatie, bekijkt u deze case study.

Abonnementen en licenties

Voordat u aan de slag gaat met communicatie-compliance, moet u uw Microsoft 365 en eventuele invoegtoepassingen bevestigen. Als u communicatie compliance wilt openen en gebruiken, moet uw organisatie een van de volgende abonnementen of invoegtoepassingen hebben:

• Microsoft 365 E5/A5/G5-abonnement (betaalde of proefversie)
• Microsoft 365 E3/A3/G5-abonnement + de Microsoft 365 E5/A5/G5 Compliance-add-on
• Microsoft 365 E3/A3/G5-abonnement + de Microsoft 365 E5/A5/G5 Insider Risk Management add-on
• Office 365 Enterprise E5-abonnement (betaalde of proefversie)
• Office 365 A5 (betaalde of proefversie)
• Office 365 Enterprise E3-abonnement + de Office 365 Advanced Compliance-invoegabonnement (niet meer beschikbaar voor nieuwe abonnementen, zie opmerking)

Gebruikers die deel uit maken van communicatie compliancebeleid, moeten een van de bovenstaande licenties krijgen toegewezen.

Als u geen bestaand Office 365 Enterprise E5-abonnement hebt en communicatie-compliance wilt proberen, kunt u Microsoft 365 toevoegen aan uw bestaande abonnement of u registreren voor een proefabonnement op Office 365 Enterprise E5.

Aanbevolen acties (voorbeeld)

Aanbevolen acties kunnen uw organisatie helpen aan de slag te gaan met communicatie-compliancemogelijkheden en het meeste uit uw bestaande beleid te halen. Aanbevolen acties op de pagina Beleid bieden inzichten en een overzicht van gevoelige informatietypen en ongepaste inhoudsactiviteiten in communicatie in uw organisatie. Insights worden ondersteund door gegevensclassificatie en de toepassing van gevoeligheidslabels, bewaarlabels en classificatie van gevoelige informatie. Deze inzichten bevatten geen persoonlijke gegevens (PII) voor gebruikers in uw organisatie.

Activiteit in berichten met ongepaste inhoud wordt samengevoegd op basis van het classificatietype van bestaand beleid dat gebruik maakt van de ongepaste inhoudssjabloon of aangepast beleid waarin classificaties worden gebruikt voor ongepaste inhoud. Onderzoek waarschuwingen voor deze berichten op het dashboard Waarschuwing voor uw beleid.

Activiteit met gevoelige informatietypen wordt gedetecteerd in berichten die worden bestreken in bestaand beleid en voor berichten die niet worden gedekt door bestaand beleid. Insights worden samengevoegd voor alle typen gevoelige informatie, inclusief gegevens die uw organisatie nog niet eerder heeft gedefinieerd in een bestaand communicatie compliancebeleid. Gebruik deze inzichten om een nieuw communicatie compliancebeleid te maken of om bestaand beleid bij te werken.

Stap 1 (vereist): Machtigingen voor communicatie compliance inschakelen

Er zijn zes rollengroepen die worden gebruikt voor het configureren van initiële machtigingen voor het beheren van communicatie compliancefuncties. Als u communicatie-compliance beschikbaar wilt maken als menuoptie in Microsoft 365-compliancecentrum en om door te gaan met deze configuratiestappen, moet u zijn toegewezen aan een van de volgende rollen of rollengroepen:

• Azure Active Directory rol globale beheerder
• Azure Active Directory rol compliancebeheerder
• Microsoft 365-compliancecentrum rollengroep Organisatiebeheer
• Microsoft 365-compliancecentrum rolgroep Compliancebeheerder
• Rollengroep Communicatie compliance
• Rollengroep Communicatie compliancebeheerder

Leden van de volgende rollen hebben dezelfde oplossingsmachtigingen die zijn opgenomen in de rollengroep Communicatie compliancebeheerder:

• Azure Active Directory globale beheerder
• Azure Active Directory compliancebeheerder
• Microsoft 365-compliancecentrum Organisatiebeheer
• Microsoft 365-compliancecentrum compliancebeheerder

Afhankelijk van hoe u het compliancebeleid en waarschuwingen voor communicatie wilt beheren, moet u gebruikers toewijzen aan specifieke rollengroepen om verschillende sets communicatie compliancefuncties te beheren. U hebt de optie om gebruikers met verschillende complianceverantwoordelijkheden toe te wijzen aan specifieke rollengroepen om verschillende gebieden met communicatie compliancefuncties te beheren. Of u kunt besluiten om alle gebruikersaccounts voor aangewezen beheerders, analisten, onderzoeker en kijkers toe te wijzen aan de rollengroep Communicatie compliance. Gebruik één rollengroep of meerdere rollengroepen om het beste aan uw vereisten voor compliancebeheer te voldoen.

Kies uit deze opties voor rollengroep voor oplossingen bij het configureren en beheren van communicatie compliance:

Optie 1: Alle compliancegebruikers toewijzen aan de rollengroep Communicatie compliance

1. Meld u https://compliance.microsoft.com/permissions aan bij het gebruik van referenties voor een beheerdersaccount in uw Microsoft 365 organisatie.

2. Ga in het & Beveiligings compliancecentrum naar Machtigingen. Selecteer de koppeling voor het weergeven en beheren van rollen in Office 365.

3. Selecteer de rollengroep Communicatie compliance en selecteer vervolgens Rollengroep bewerken.

4. Selecteer Leden kiezen in het linkernavigatiedeelvenster en selecteer vervolgens Bewerken.

5. Selecteer Toevoegen en schakel het selectievakje in voor alle gebruikers die u wilt toevoegen aan de rollengroep Communicatie compliance.

6. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens Klaar.

7. Selecteer Opslaan om de gebruikers toe te voegen aan de rollengroep. Selecteer Sluiten om de stappen uit te voeren

Optie 2: Gebruikers toewijzen aan specifieke rollengroepen voor communicatie compliance

Gebruik deze optie om gebruikers toe te wijzen aan specifieke rollengroepen om toegang tot communicatie compliance en verantwoordelijkheden tussen verschillende gebruikers in uw organisatie te segmenteren.

1. Meld u aan bij Microsoft 365-compliancecentrum met referenties voor een beheerdersaccount in uw Microsoft 365 organisatie en ga naar de machtigingen.

2. Selecteer de koppeling voor het weergeven en beheren van rollen in Office 365.

3. Selecteer een van de rollengroepen voor communicatie compliance en selecteer vervolgens Rollengroep bewerken.

4. Selecteer Leden kiezen in het linkernavigatiedeelvenster en selecteer vervolgens Bewerken.

5. Selecteer Toevoegen en schakel het selectievakje in voor alle gebruikers die u wilt toevoegen aan de rollengroep.

6. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens Klaar.

7. Selecteer Opslaan om de gebruikers toe te voegen aan de rollengroep.

8. Selecteer de volgende rollengroep communicatie compliance en herhaal stap 4-7 voor elke vereiste rollengroep.

9. Selecteer Sluiten om de stappen uit te voeren.

Zie Machtigingen in het Compliancecentrum voor meer informatie over rollengroepen en machtigingen.

Stap 2 (vereist): Het auditlogboek inschakelen

Communicatie compliance vereist auditlogboeken om waarschuwingen weer te geven en herstelacties van revisoren bij te houden. De auditlogboeken zijn een overzicht van alle activiteiten die zijn gekoppeld aan een gedefinieerd organisatiebeleid of op elk moment dat een communicatiebeleid wordt gewijzigd.

Controle is standaard ingeschakeld voor Microsoft 365-organisaties. Sommige organisaties hebben controle mogelijk uitgeschakeld om specifieke redenen. Als controle is uitgeschakeld voor uw organisatie, kan dit komen doordat een andere beheerder het heeft uitgeschakeld. We raden u aan te bevestigen dat het in orde is om de controle weer in te schakelen wanneer u deze stap voltooit.

Zie Zoeken in auditlogboeken in- of uitschakelen voor stapsgewijze instructies voor het inschakelen van controle. Nadat u controle hebt ingeschakeld, wordt er een bericht weergegeven waarin staat dat het auditlogboek wordt voorbereid en dat u een zoekopdracht kunt uitvoeren binnen een paar uur nadat de voorbereiding is voltooid. U hoeft deze actie slechts één keer uit te voeren. Zie Het auditlogboek doorzoeken voor meer informatie over het gebruik van het auditlogboek.

Stap 3 (optioneel): Groepen instellen voor communicatie compliance

Wanneer u een communicatie-compliancebeleid maakt, bepaalt u wie de communicatie heeft beoordeeld en wie beoordelingen uitvoert. In het beleid gebruikt u e-mailadressen om personen of groepen personen te identificeren. Als u de installatie wilt vereenvoudigen, kunt u groepen maken voor personen die hun communicatie hebben beoordeeld en groepen voor personen die deze communicatie bekijken. Als u groepen gebruikt, hebt u mogelijk meerdere groepen nodig. Als u bijvoorbeeld de communicatie tussen twee verschillende groepen personen wilt controleren of als u een groep wilt opgeven die niet wordt gecontroleerd.

Gebruik de volgende grafiek om groepen in uw organisatie te configureren voor communicatie compliancebeleid:

Wanneer u een distributiegroep toewijst in het beleid, worden alle e-mailberichten en Teams van elke gebruiker in de distributiegroep bewaakt. Wanneer u een Microsoft 365 groep in het beleid toewijst, worden alle e-mailberichten en Teams-chats die naar die groep zijn verzonden, in het beleid bewaakt, niet de afzonderlijke e-mailberichten en chats die door elk groepslid zijn ontvangen.

Als u een organisatie bent met een on-premises implementatie Exchange een externe e-mailprovider en u Microsoft Teams-chats voor uw gebruikers wilt controleren, moet u een distributiegroep maken voor de gebruikers met on-premises of externe postvakken die u wilt controleren. Later in deze stappen wijst u deze distributiegroep toe als de selectie onder toezicht van gebruikers en groepen in de beleidswizard. Zie Zoeken naar Teams chatgegevens voor on-premises gebruikers voor meer informatie over de vereisten en beperkingen voor het inschakelen van cloudopslag en Teams ondersteuning voor on-premises gebruikers.

Als u gecontroleerde gebruikers in grote ondernemingen wilt beheren, moet u mogelijk alle gebruikers in grote groepen controleren. U kunt PowerShell gebruiken om een distributiegroep te configureren voor een globaal communicatiebeleid voor de toegewezen groep. Op deze manier kunt u duizenden gebruikers met één beleid controleren en het communicatiebeleid bijgewerkt houden wanneer nieuwe werknemers lid worden van uw organisatie.

1. Maak een speciale distributiegroep voor uw wereldwijde communicatiebeleid met de volgende eigenschappen: Zorg ervoor dat deze distributiegroep niet wordt gebruikt voor andere doeleinden of andere Office 365 services.

   • MemberDepartRestriction = Closed. Zorgt ervoor dat gebruikers zichzelf niet kunnen verwijderen uit de distributiegroep.
   • MemberJoinRestriction = Closed. Zorgt ervoor dat gebruikers zichzelf niet kunnen toevoegen aan de distributiegroep.
   • ModerationEnabled = Waar. Zorgt ervoor dat alle berichten die naar deze groep worden verzonden, worden goedgekeurd en dat de groep niet wordt gebruikt om te communiceren buiten de configuratie van het communicatiebeleid.

   New-DistributionGroup -Name <your group name> -Alias <your group alias> -MemberDepartRestriction 'Closed' -MemberJoinRestriction 'Closed' -ModerationEnabled $true
   

2. Selecteer een ongebruikt Exchange aangepast kenmerk om gebruikers bij te houden die zijn toegevoegd aan het communicatie compliancebeleid in uw organisatie.

3. Voer het volgende PowerShell-script uit volgens een terugkerende planning om gebruikers toe te voegen aan het communicatie compliancebeleid:

   $Mbx = (Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited -Filter {CustomAttribute9 -eq $Null})
   $i = 0
   ForEach ($M in $Mbx)
   {
     Write-Host "Adding" $M.DisplayName
     Add-DistributionGroupMember -Identity <your group name> -Member $M.DistinguishedName -ErrorAction SilentlyContinue
     Set-Mailbox -Identity $M.Alias -<your custom attribute name> SRAdded
     $i++
   }
   Write-Host $i "Mailboxes added to supervisory review distribution group."
   

Zie voor meer informatie over het instellen van groepen:

• Distributiegroepen maken en beheren
• Overzicht van Microsoft 365 Groepen

Stap 4 (optioneel): Controleren of Yammer tenant zich in de standaardmodus

In de autochtone modus zijn alle Yammer gebruikers in Azure Active Directory (Azure AD), zijn alle groepen Office 365 Groepen en worden alle bestanden opgeslagen in SharePoint Online. Uw Yammer tenant moet in de autochtone modus zijn voor communicatiebeleid voor het scannen en identificeren van risicovolle gesprekken in privéberichten en communitygesprekken in Yammer.

Zie voor meer informatie over het configureren Yammer in de autochtone modus:

• Overzicht van Yammer native modus in Microsoft 365
• Configureer Yammer netwerk voor Native Mode voor Microsoft 365

Stap 5 (vereist): Een communicatie-compliancebeleid maken

1. Meld u aan bij Microsoft 365-compliancecentrum met referenties voor een beheerdersaccount in uw Microsoft 365 organisatie.

2. Selecteer in Microsoft 365-compliancecentrum de optie Communicatie-naleving.

3. Selecteer het tabblad Beleid.

4. Selecteer Beleid maken om een nieuw beleid te maken en te configureren op basis van een sjabloon of om een aangepast beleid te maken en te configureren.

   Als u een beleidssjabloon kiest om een beleid te maken, gaat u als volgende te werk:

   • Bevestig of werk de naam van het beleid bij. Beleidsnamen kunnen niet worden gewijzigd nadat het beleid is gemaakt.

   • Kies de gebruikers of groepen die u wilt controleren, inclusief het kiezen van gebruikers of groepen die u wilt uitsluiten. Wanneer u de sjabloon conflict of interest gebruikt, selecteert u twee groepen of twee gebruikers die u wilt controleren op interne communicatie.

   • Kies de revisoren voor het beleid. Revisoren zijn afzonderlijke gebruikers en alle revisoren moeten postvakken hebben die worden gehost op Exchange Online. Revisoren die hier zijn toegevoegd, zijn de revisoren waar u uit kunt kiezen bij het escaleren van een waarschuwing in de werkstroom voor onderzoek en herstel. Wanneer revisoren aan een beleid worden toegevoegd, ontvangen ze automatisch een e-mailbericht dat hen op de hoogte stelt van de toewijzing aan het beleid en koppelingen bevat naar informatie over het revisieproces.

   • Kies een veld met beperkte voorwaarden, meestal een gevoelige informatietype of trefwoordwoordenlijst die u wilt toepassen op het beleid.

   Notitie

   Als u OCR (Optical Character Recognition) wilt inschakelen om ingesloten of bijgevoegde afbeeldingen in berichten te scannen op afgedrukte of handgeschreven tekst die aan de beleidsvoorwaarden voldoen, selecteert u Beleidsvoorwaarden en percentage aanpassen en selecteert u Afgedrukte of > handgeschreven tekst uit afbeeldingen extraheren voor evaluatie.

   Als u ervoor kiest om de wizard Beleid te gebruiken om een aangepast beleid te maken, gaat u als volgende te werk:

   • Geef het beleid een naam en beschrijving. Beleidsnamen kunnen niet worden gewijzigd nadat het beleid is gemaakt.

   • Kies de gebruikers of groepen die u wilt controleren, inclusief alle gebruikers in uw organisatie, specifieke gebruikers en groepen, of andere gebruikers en groepen die u wilt uitsluiten.

   • Kies de revisoren voor het beleid. Revisoren zijn afzonderlijke gebruikers en alle revisoren moeten postvakken hebben die worden gehost op Exchange Online. Revisoren die hier zijn toegevoegd, zijn de revisoren waar u uit kunt kiezen bij het escaleren van een waarschuwing in de werkstroom voor onderzoek en herstel. Wanneer revisoren aan een beleid worden toegevoegd, ontvangen ze automatisch een e-mailbericht dat hen op de hoogte stelt van de toewijzing aan het beleid en koppelingen bevat naar informatie over het revisieproces.

   • Kies de communicatiekanalen die u wilt scannen, Exchange, Microsoft Teams, Yammer of Skype voor Bedrijven. U kiest er ook voor om bronnen van derden te scannen als u een verbindingslijn hebt geconfigureerd in Microsoft 365.

   • Kies de communicatierichting die u wilt controleren, inclusief binnenkomende, uitgaande of interne communicatie.

   • De voorwaarden voor communicatie compliancebeleid definiëren. U kunt kiezen uit berichtadres, trefwoord, bestandstypen en maatcondities.

   • Kies of u gevoelige informatietypen wilt opnemen. In deze stap kunt u standaard- en aangepaste gevoelige informatietypen selecteren. Kies uit bestaande aangepaste gevoelige informatietypen of aangepaste woordenlijsten met trefwoorden in de wizard Communicatie compliancebeleid. U kunt deze items maken voordat u de wizard indien nodig kunt uitvoeren. U kunt ook nieuwe typen gevoelige informatie maken vanuit de wizard communicatie compliancebeleid.

   • Kies of u classificaties wilt inschakelen. Classificaties kunnen ongepaste taal en afbeeldingen detecteren die zijn verzonden of ontvangen in de berichttekst van e-mailberichten of andere typen tekst. U kunt de volgende ingebouwde classificaties kiezen: Bedreiging, Godslastering, Gerichte pesterijen, Afbeeldingen voor volwassenen, Ijzige afbeeldingen en Gory-afbeeldingen.

   • Schakel OCR (Optical Character Recognition) in om ingesloten of bijgevoegde afbeeldingen in berichten te scannen op afgedrukte of handgeschreven tekst die aan de beleidsvoorwaarden voldoen. Voor aangepast beleid moeten een of meer voorwaardelijke instellingen die zijn gekoppeld aan tekst, trefwoorden, classificaties of gevoelige informatietypen, zijn geconfigureerd in het beleid om het scannen van optische tekens mogelijk te maken.

   • Definieer het percentage te controleren communicatie.

   • Bekijk uw beleidsselecties en maak het beleid.

5. Selecteer Beleid maken wanneer u de sjablonen gebruikt of Verzenden wanneer u de wizard Aangepast beleid gebruikt.

6. De pagina Uw beleid is gemaakt, wordt weergegeven met richtlijnen voor wanneer beleid wordt geactiveerd en welke communicatie wordt vastgelegd.

Stap 6 (optioneel): Kennisgevingssjablonen maken en gebruikersanonimisatie configureren

Als u de optie wilt hebben om te reageren op een beleidsmelding door een herinneringsmelding te verzenden naar de gekoppelde gebruiker, moet u ten minste één kennisgevingssjabloon maken in uw organisatie. De velden met kennisgevingssjabloon kunnen worden bewerkt voordat ze worden verzonden als onderdeel van het herstelproces voor waarschuwingen en het is raadzaam een aangepaste kennisgevingssjabloon te maken voor elk communicatie compliancebeleid.

U kunt er ook voor kiezen om anonimisatie in te stellen voor weergegeven gebruikersnamen bij het onderzoeken van beleidswedstrijden en het ondernemen van actie op berichten.

1. Meld u aan bij Microsoft 365-compliancecentrum met referenties voor een beheerdersaccount in uw Microsoft 365 organisatie.

2. Ga in Microsoft 365-compliancecentrum naar Communicatie compliance.

3. Als u anonimisatie voor gebruikersnamen wilt configureren, selecteert u het tabblad Privacy.

4. Als u anonimisatie wilt inschakelen, selecteert u Anonieme versies van gebruikersnamen tonen.

5. Klik op Opslaan.

6. Ga naar het tabblad Kennisgevingssjablonen en selecteer vervolgens Aankondigingssjabloon maken.

7. Vul op de pagina Een kennisgevingssjabloon wijzigen de volgende velden in:

   • Sjabloonnaam (vereist)
   • Verzenden vanaf (vereist)
   • CC en BCC (optioneel)
   • Onderwerp (vereist)
   • Bericht (vereist)

8. Selecteer Opslaan om de kennisgevingssjabloon te maken en op te slaan.

Stap 7 (optioneel): Test uw communicatie-compliancebeleid

Nadat u een communicatie-compliancebeleid hebt gemaakt, is het een goed idee om het te testen om ervoor te zorgen dat de voorwaarden die u hebt gedefinieerd, correct worden afgedwongen door het beleid. Mogelijk wilt u ook uw DLP-beleid (Data Loss Prevention) testen als uw beleid voor communicatie compliance gevoelige informatietypen bevat. Zorg ervoor dat u uw beleid de tijd geeft om te activeren, zodat de communicatie die u wilt testen, wordt vastgelegd.

Volg de volgende stappen om uw communicatie-compliancebeleid te testen:

1. Open een e-mailclient, Microsoft Teams of Yammer terwijl u bent aangemeld als een gecontroleerde gebruiker die is gedefinieerd in het beleid dat u wilt testen.

2. Verzend een e-mail, Microsoft Teams chat of Yammer bericht dat voldoet aan de criteria die u hebt gedefinieerd in het communicatie compliancebeleid. Deze test kan een trefwoord, bijlagegrootte, domein, enzovoort zijn. Zorg ervoor dat u bepaalt of de geconfigureerde voorwaardelijke instellingen in het beleid te beperkend of te soepel zijn.

   Notitie

   Het kan tot 24 uur duren voordat e-mailberichten volledig worden verwerkt in een beleid. Communicatie in Microsoft Teams, Yammer en platforms van derden kan maximaal 48 uur duren voordat een beleid volledig wordt verwerkt.

3. Meld u aan bij Microsoft 365 als revisor die is aangewezen in het communicatie compliancebeleid. Ga naar Communicatie > compliancewaarschuwingen om de waarschuwingen voor uw beleid weer te geven.

4. Herstel de waarschuwing met de herstelbesturingselementen en controleer of de waarschuwing juist is opgelost.

Volgende stappen

Nadat u deze stappen hebt voltooid om uw eerste beleid voor communicatie compliance te maken, ontvangt u na 24-48 uur waarschuwingen van activiteitsindicatoren. Configureer zo nodig extra beleid met behulp van de richtlijnen in stap 5 van dit artikel.

Zie Waarschuwingen voor communicatie compliance onderzoeken en corrigeren voor meer informatie over het onderzoeken van waarschuwingen voor communicatie compliance.