Een Advanced eDiscovery maken en beheren
Na het instellen Advanced eDiscovery en het toewijzen van machtigingen aan eDiscovery-managers in uw organisatie die zaken beheren, is de volgende stap het maken en beheren van een zaak.
Dit artikel bevat ook een overzicht op hoog niveau van het gebruik van zaken voor het Advanced eDiscovery werkstroom voor een juridische zaak of andere soorten onderzoeken.
Een zaak maken
Volg de volgende stappen om een zaak te maken en leden toe te voegen. De gebruiker die de zaak maakt, wordt automatisch toegevoegd als lid. Leden van de zaak hebben toegang tot de zaak in de Microsoft 365-compliancecentrum en voeren Advanced eDiscovery taken uit.
Ga naar Microsoft 365-compliancecentrum en meld u aan met de referenties voor gebruikersaccounts die zijn toegewezen aan eDiscovery-machtigingen. Leden van de rollengroep Organisatiebeheer kunnen ook Advanced eDiscovery maken.
Klik in het linkernavigatiedeelvenster Microsoft 365-compliancecentrum op Alles weergeven en selecteer vervolgens eDiscovery Advanced en selecteer vervolgens > het tabblad Gevallen.
Selecteer Een zaak maken.
Geef op de pagina Nieuw eDiscovery-hoofddeksel een naam (vereist) op en typ vervolgens een optioneel hoofddekselnummer en een beschrijving. De naam van de zaak moet uniek zijn in uw organisatie.
Klik op Opslaan om de zaak te maken.
De nieuwe zaak wordt gemaakt en het Instellingen in de nieuwe zaak wordt weergegeven.
Klik in de & access-machtigingen op het Instellingen op Selecteren.
Klik op de pagina Manage this case flyout onder Leden beheren op Toevoegen om leden aan de zaak toe te voegen.
Schakel in de lijst met personen het selectievakje in naast de namen van de personen die u aan de zaak wilt toevoegen. Zoals eerder uitgelegd, moet u ervoor zorgen dat de personen die u aan de zaak toevoegt, de juiste eDiscovery-machtigingen hebben gekregen.
Nadat u de personen hebt geselecteerd die u wilt toevoegen als leden van de zaak, klikt u op Toevoegen.
Klik op de pagina Dit geval beheren op Opslaan om de nieuwe lijst met hoofdcaseleden op te slaan.
Klik op het tabblad Start om naar de startpagina van de zaak te gaan.
De werkstroom beheren
Als u aan de slag wilt met Advanced eDiscovery, is hier een basiswerkstroom die is afgestemd op veelgebruikte eDiscovery-procedures. In elk van deze stappen markeren we ook een aantal uitgebreide Advanced eDiscovery functionaliteit die u kunt verkennen.
Voeg bewaarders en niet-bewaardergegevensbronnen toe aan de zaak. De eerste stap na het maken van een zaak is het toevoegen van beheerders. Een bewaarder is een persoon die beheersbeheer heeft over een document of elektronisch bestand dat relevant kan zijn voor de zaak. Daarnaast kunt u gegevensbronnen toevoegen die niet zijn gekoppeld aan een specifieke gebruiker, maar die mogelijk relevant zijn voor de zaak.
Hier vindt u enkele dingen die gebeuren (of dat u kunt doen) wanneer u beheerders toevoegt aan een zaak:
Gegevens in het Exchange-postvak van de bewaarder, OneDrive-account en alle Microsoft Teams- of Yammer-groepen waar de bewaarder lid van is, kunnen in het geval als bewaargegevens worden 'gemarkeerd'.
Bewaardergegevens worden opnieuw geïndexeerd (door een proces genaamd Geavanceerd indexeren). Hiermee kunt u het zoeken naar de zoekactie optimaliseren in de volgende stap.
U kunt bewaargegevens in de wacht zetten. Hierdoor blijven gegevens bewaard die mogelijk relevant zijn voor de zaak tijdens het onderzoek.
U kunt andere gegevensbronnen koppelen aan een bewaarder (u kunt bijvoorbeeld een SharePoint-site of Microsoft 365-groep koppelen aan een bewaarder), zodat deze gegevens opnieuw kunnen worden geïndexeerd, in de wacht worden geplaatst en kunnen worden doorzocht, net zoals de gegevens in het postvak of OneDrive-account van de bewaarder.
U kunt de communicatiewerkstroom in Advanced eDiscovery gebruiken om een melding over een wettelijke bewaarstatus naar bewaarders te verzenden.
Relevante inhoud verzamelen uit gegevensbronnen. Nadat u beheerders en niet-bewaardergegevensbronnen aan een zaak hebt toevoegen, gebruikt u het ingebouwde hulpprogramma voor verzamelingen om in deze gegevensbronnen te zoeken naar inhoud die relevant kan zijn voor de zaak. U gebruikt trefwoorden, eigenschappen en voorwaarden om zoekquery's te maken die zoekresultaten retourneren met de gegevens die waarschijnlijk relevant zijn voor de zaak. U kunt ook het volgende doen:
Bekijk verzamelingsstatistieken die u kunnen helpen een verzameling te verfijnen om de resultaten te verfijnen.
Bekijk een voorbeeld van de verzameling om snel te controleren of de relevante gegevens worden gevonden.
Een query wijzigen en de verzameling opnieuw uitvoeren.
Verzameling aan een revisieset verbinden. Nadat u hebt geconfigureerd en geverifieerd dat een zoekopdracht de gewenste gegevens retourneert, is de volgende stap het toevoegen van de zoekresultaten aan een revisieset. Wanneer u gegevens toevoegt aan een revisieset, worden items van de oorspronkelijke locatie gekopieerd naar een veilige Azure Storage locatie. De gegevens worden opnieuw geïndexeerd om deze te optimaliseren voor grondige en snelle zoekopdrachten bij het controleren en analyseren van items in de revisieset. Daarnaast kunt u ook niet-Office 365 toevoegen aan een revisieset.
Er is ook een speciaal soort revisieset waar u gegevens aan kunt toevoegen, een zogenaamde gespreksbeoordelingsset. Deze typen beoordelingensets bieden mogelijkheden voor het herstellen van gesprekken om gesprekken met discussielijn te reconstrueren, te bekijken en te exporteren, zoals gesprekken in Microsoft Teams. Zie Gesprekken bekijken inAdvanced eDiscovery.
Bekijk en analyseer gegevens in een revisieset. Nu gegevens zich in een revisieset hebben, kunt u een groot aantal hulpprogramma's en mogelijkheden gebruiken om de casegegevens weer te geven en te analyseren, met als doel de gegevensset te beperken tot wat het meest relevant is voor de zaak die u onderzoekt. Hier ziet u een lijst met enkele hulpprogramma's en mogelijkheden die u tijdens dit proces kunt gebruiken.
Documenten weergeven. Dit omvat het weergeven van de metagegevens voor elk document in een revisieset en het weergeven van het document in de oorspronkelijke versie of tekstversie.
Query's en filters maken. U maakt zoekquery's op basis van verschillende zoekcriteria (waaronder de mogelijkheid om alle eigenschappen van bestandsmetagegevens te doorzoeken) om de casegegevens verder te verfijnen en te verwijderen tot wat het meest relevant is voor de zaak. U kunt ook filters voor revisiesets gebruiken om snel andere voorwaarden toe te passen op de resultaten van een zoekquery om deze resultaten verder te verfijnen.
Tags maken en gebruiken. U kunt tags toepassen op documenten in een revisieset om te bepalen welke reageren (of niet reageren op de zaak) en deze tags vervolgens gebruiken bij het maken van zoekquery's om de gemarkeerde documenten op te nemen of uit te sluiten. U kunt ook labelen om te bepalen welke documenten u wilt exporteren.
Aantekeningen maken en documenten redacteren. U kunt het hulpmiddel aantekeningen gebruiken in een revisie om aantekeningen te maken bij documenten en inhoud in documenten te redacteren als werkproduct. We genereren tijdens de controle een PDF-versie van een geannoteerd of opnieuw gemaakt document om het risico op het exporteren van de niet-uitgevoerde oorspronkelijke versie van het document te beperken.
Casegegevens analyseren. De analysefunctionaliteit in Advanced eDiscovery is krachtig. Nadat u analyses hebt uitgevoerd op de gegevens in de revisieset, voeren we analyses uit, zoals bijna dubbele detectie, e-mailthreading en thema's die u kunt helpen het aantal documenten dat u moet controleren, te beperken. We genereren ook analyserapporten die het resultaat van het uitvoeren van analyses samenvatten. Zoals eerder is uitgelegd, wordt bij het uitvoeren van analyses ook het detectiemodel voor bevoegdheden van advocatenclient uitgevoerd.
Casegegevens exporteren en downloaden. Een laatste stap na het verzamelen, controleren en analyseren van casegegevens is het exporteren van deze gegevens uit Advanced eDiscovery voor externe controle of ter controle door personen buiten het onderzoeksteam. Het exporteren van gegevens is een proces in twee stappen. De eerste stap is om gegevens uit de revisieset te exporteren en deze te kopiëren naar een andere Azure Storage locatie (een door Microsoft of een beheerd door uw organisatie). Vervolgens gebruikt u Azure Storage Explorer om de gegevens naar een lokale computer te downloaden. Naast de geëxporteerde gegevensbestanden bevat het exportpakket ook een exportrapport, een overzichtsrapport en een foutrapport.
Advanced eDiscovery architectuur
Hier ziet u een architectuurdiagram met de Advanced eDiscovery-endwerkstroom in een enkele geoomgeving en in een multi-geo-omgeving en de end-to-end-gegevensstroom die is uitgelijnd met het referentiemodel voor elektronische detectie.
