Inactieve postvakken maken en beheren
Met inactieve postvakken kunt u de e-mail van voormalige werknemers behouden nadat ze uw organisatie hebben verlaten en kunnen ze worden gebruikt door geautoriseerde personen die om nalevings- of juridische redenen eDiscovery-machtigingen hebben gekregen. Bijvoorbeeld beheerders, compliancemedewerkers en recordmanagers die inhoud zoeken kunnen gebruiken om de inhoud van een inactief postvak te zoeken en te exporteren. Inactieve postvakken kunnen geen e-mail ontvangen en worden niet weergegeven in het gedeelde adresboek van uw organisatie of in andere lijsten.
Zie Meer informatie over inactieve postvakken voor meer informatie over inactieve postvakken.
Een inactief postvak maken
Als u een postvak inactief maakt, moet u het postvak in de wacht houden en vervolgens het postvak of het bijbehorende gebruikersaccount verwijderen.
Als u een postvak inactief wilt maken, moet er een licentie voor Exchange Online Abonnement 2 (of een licentie voor Exchange Online Abonnement 1 met een Exchange Online Archiving-invoeglicentie) aan het postvak worden toegewezen, zodat een invoeglicentie kan worden toegepast op het postvak voordat het wordt verwijderd. Nadat het gebruikersaccount is verwijderd, is Exchange Online licentie die is gekoppeld aan het gebruikersaccount, beschikbaar om toe te wijzen aan een nieuwe gebruiker.
U wordt aangeraden Microsoft 365 bewaring te gebruiken om de bewaring in het postvak toe te passen. Andere methoden worden behandeld in Meer informatie over inactieve postvakken.
De beste manier om een postvak te verwijderen, is door het bijbehorende gebruikersaccount in deMicrosoft 365-beheercentrum. Zie Een gebruiker verwijderen uit uw organisatie voor informatie over het verwijderen van gebruikersaccounts. U kunt het postvak echter ook verwijderen met de cmdlet Postvak verwijderen in Exchange Online PowerShell. Zie Postvakken van gebruikers verwijderen of herstellen inExchange Online.
In de volgende tabel wordt een overzicht van het proces van het maken van een inactief postvak voor verschillende bewaarscenario's.
| Aan... | Doe dit... | Resultaat |
|---|---|---|
| Inhoud van postvak voor onbepaalde tijd behouden nadat een werknemer de organisatie heeft verlaat | 1. Pas Microsoft 365 bewaarinstellingen toe met bewaaracties voor het postvak (een bewaarbeleid) of specifieke e-mailitems (een of meer bewaarlabels). 2. Wacht totdat de bewaarinstellingen worden toegepast. 3. Verwijder het account van Microsoft 365 gebruiker. |
Alle inhoud in het inactieve postvak waarin bewaarinstellingen zijn toegepast, inclusief items in de map Herstelbare items, blijft voor onbepaalde tijd behouden. |
| Alle postvakinhoud behouden voor een bepaalde periode nadat een werknemer de organisatie heeft verlaat en het postvak vervolgens verwijdert | 1. Pas een Microsoft 365 bewaarbeleid toe op het postvak met bewaarinstellingen die items behouden en vervolgens verwijderen wanneer de bewaarperiode verloopt. 2. Wacht totdat de bewaarinstellingen worden toegepast. 3. Verwijder het account van Microsoft 365 gebruiker. |
Wanneer de bewaarperiode voor een postvakitem verloopt, wordt het item verplaatst naar de map Herstelbare items en wordt het permanent verwijderd (verwijderd) uit het inactieve postvak wanneer de bewaarperiode van het verwijderde item (voor Exchange postvakken) verloopt. De bewaarperiode van het Microsoft 365 bewaarbeleid is altijd gebaseerd op de oorspronkelijke datum waarop een postvakitem is ontvangen of gemaakt. |
Notitie
Als Microsoft 365 bewaarinstellingen die zijn geconfigureerd om inhoud te behouden of te behouden en vervolgens te verwijderen, al zijn toegepast op het postvak of postvakitems, of als er al een bewaring voor rechtszaken in een postvak is geplaatst, of als u alleen het bijbehorende gebruikersaccount hoeft te verwijderen om een inactief postvak te maken.
Een lijst met inactieve postvakken weergeven
Een lijst met de inactieve postvakken in uw organisatie weergeven:
Ga naar Microsoft 365-compliancecentrum en meld u aan met de referenties voor een globale beheerder of een compliancebeheerderaccount in uw organisatie.
Klik in het linkernavigatiedeelvenster op Alles weergeven en klik vervolgens op Behoud van informatiebeheer. >
Klik op de pagina Bewaar op Inactief postvak om een lijst met inactieve postvakken weer te geven.
Selecteer een inactief postvak om een flyoutpagina weer te geven met informatie over het inactieve postvak.
U kunt op 
Exporteren om een CSV-bestand weer te geven of te downloaden dat aanvullende informatie bevat over de inactieve postvakken in uw organisatie.
U kunt ook de volgende opdracht uitvoeren in Exchange Online PowerShell om de lijst met inactieve postvakken weer te geven.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
U kunt ook de volgende opdracht uitvoeren om de lijst met inactieve postvakken en andere informatie te exporteren naar een CSV-bestand. In dit voorbeeld wordt het CSV-bestand gemaakt in de huidige adreslijst.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType
Notitie
Het is mogelijk dat een inactief postvak hetzelfde SMTP-adres heeft als een actief gebruikerspostvak. In dit geval kan de waarde van de eigenschap DistinguishedName of ExchangeGuid worden gebruikt om een inactief postvak uniek te identificeren.
De inhoud van een inactief postvak zoeken en exporteren
U hebt toegang tot de inhoud van het inactieve postvak met behulp van het hulpprogramma Inhoud zoeken in de Microsoft 365-compliancecentrum. Wanneer u in een inactief postvak zoekt, kunt u een trefwoordzoekquery maken om naar specifieke items te zoeken of u kunt de volledige inhoud van het inactieve postvak retourneren. U kunt een voorbeeld van de zoekresultaten bekijken of de zoekresultaten exporteren naar een Outlook Bestand Gegevens (PST) of als afzonderlijke e-mailberichten. Zie de volgende onderwerpen voor stapsgewijs procedures voor het zoeken naar postvakken en het exporteren van zoekresultaten:
Houd u rekening met de volgende zaken bij het zoeken in inactieve postvakken.
Als een inhoudszoekactie een gebruikerspostvak bevat en dat postvak inactief is gemaakt, blijft de inhoudszoekactie het inactieve postvak doorzoeken wanneer u de zoekopdracht opnieuw uitzoekt nadat deze inactief is.
In sommige gevallen heeft een gebruiker mogelijk een actief postvak en een inactief postvak met hetzelfde SMTP-adres. In dit geval wordt alleen gezocht naar het specifieke postvak dat u selecteert als locatie voor een inhoudszoekactie. Met andere woorden: als u het postvak van een gebruiker toevoegt aan een zoekopdracht, kunt u er niet van uitgaan dat zowel de actieve als de inactieve postvakken worden doorzocht. alleen het postvak dat u expliciet aan de zoekopdracht toevoegt, wordt doorzocht.
Het wordt ten zeerste aangeraden dat u geen actief postvak en inactief postvak met hetzelfde SMTP-adres gebruikt. Als u het SMTP-adres dat momenteel is toegewezen aan een inactief postvak opnieuw moet gebruiken, raden we u aan het inactieve postvak te herstellen of de inhoud van een inactief postvak te herstellen naar een actief postvak (of het archief van een actief postvak) en het inactieve postvak te verwijderen.
De duur van bewaring van een inactief postvak wijzigen
Nadat een postvak inactief is gemaakt, kunt u mogelijk de duur wijzigen van de wacht die is toegepast op het inactieve postvak.
Zie De duur van de wacht voor een inactief postvak wijzigen voor stapsgewijse procedures.
Een inactief postvak herstellen
Als een voormalige werknemer terugkeert naar uw organisatie of als een nieuwe werknemer wordt aangenomen om de taaktaken van de overleden werknemer op zich te nemen, kunt u de inhoud van het inactieve postvak herstellen.
Wanneer u een inactief postvak herstelt, wordt het postvak geconverteerd naar een nieuw postvak, blijven de inhoud en mapstructuur van het inactieve postvak behouden en is het postvak gekoppeld aan een nieuw gebruikersaccount. Nadat het is hersteld, bestaat het inactieve postvak niet meer.
Zie Een inactief postvak herstellen voor stapsgewijs procedures en meer informatie over het herstellen van een inactief postvak.
De inhoud van een inactief postvak herstellen naar een ander postvak
Als een andere werknemer de taakverantwoordelijkheden van een voormalige werknemer op zich neemt of als een andere persoon toegang nodig heeft tot de inhoud van het inactieve postvak, kunt u de inhoud van het inactieve postvak herstellen (of samenvoegen) naar een bestaand postvak.
Wanneer u een inactief postvak herstelt, wordt de inhoud gekopieerd naar een ander postvak. Het inactieve postvak blijft behouden en blijft een inactief postvak. Het inactieve postvak kan nog steeds worden doorzocht met eDiscovery, de inhoud ervan kan worden hersteld naar een ander postvak of op een later tijdstip worden hersteld of verwijderd.
Zie Een inactief postvak herstellen voor stapsgewijse procedures.
Een inactief postvak verwijderen
Als u de inhoud van een inactief postvak niet meer wilt behouden, kunt u het inactieve postvak definitief verwijderen door de inactieve postvak te verwijderen. Het postvak blijft 183 dagen behouden nadat u het bewaar- of bewaringsbeleid hebt verwijderd en kan gedurende die periode worden hersteld. Na 183 dagen wordt het postvak gemarkeerd voor permanent verwijderen en kan het postvak niet meer worden hersteld.
Zie Een inactief postvak verwijderen voor stapsgewijs procedures voor het verwijderen van een bewarings- of bewaarbeleid voor het permanent verwijderen van een inactief postvak.