Retentielabels maken en deze toepassen in apps

Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance.

Gebruik de volgende informatie om retentielabels te maken en publiceren en deze toe te passen op documenten en e-mailberichten.

Retentielabels helpen u op itemniveau (document of e-mail) te behouden wat u nodig hebt en te verwijderen wat u niet nodig hebt. Ze worden ook gebruikt om een item als een record te declareren als onderdeel van een recordbeheeroplossing uw Microsoft 365-gegevens.

Het beschikbaar maken van labels voor bewaarbeleid voor personen in uw organisatie, zodat ze inhoud kunnen classificeren, bestaat uit twee stappen:

1. Maak de retentielabels.

2. Publiceer de retentielabels met behulp van een beleid voor retentielabels.

Gebruik de volgende instructies voor de twee beheerstappen.

Voordat u begint

De globale beheerder voor uw organisatie heeft volledige machtigingen om retentielabels en hun beleid te maken en te bewerken. Zie Vereiste machtigingen om bewaarbeleid en bewaarlabels te maken en te beheren als u niet bent aangemeld als globale beheerder.

Bepaal voordat u uw retentielabelbeleid maakt of dit adaptief of statisch is. Raadpleeg Adaptieve of statische beleidsbereiken voor retentie voor meer informatie. Als u besluit een adaptief beleid te gebruiken, moet u één of meer adaptieve bereiken maken voordat u uw retentielabelbeleid maakt en deze vervolgens selecteren tijdens het proces voor het maken van retentielabelbeleid. Raadpleeg Configuratiegegevens voor adaptieve bereiken voor instructies.

Retentielabels maken en publiceren

Maak allereerst uw retentielabels. Maak vervolgens een labelbeleid om de labels beschikbaar te maken voor gebruik in apps.

Waar u de retentielabels maakt en configureert, is afhankelijk van of u recordbeheer gebruikt of niet. Er worden instructies gegeven voor beide scenario's.

Stap 1: maak retentielabels

1. Ga in het Microsoft 365-compliancecentrumnaar een van de volgende locaties:

   • Als u recordbeheer gebruikt:

     • Oplossingen > Recordbeheer > Bestandsplan > + Een label maken > Retentielabel

   • Als u geen recordbeheer gebruikt:

     • Oplossingen > Informatiebeheer > Labels > + Een label maken

   Ziet u uw oplossing niet direct in het navigatiedeelvenster? Selecteer eerst Alles weergeven.

2. Volg de aanwijzingen in de wizard.

   Raadpleeg Instellingen voor het bewaren en verwijderen van inhoud voor meer informatie over de retentie-instellingen.

   Als u recordbeheer gebruikt:

   • Zie Bestandsplan gebruiken voor het beheren van retentielabels voor meer informatie over de beschrijvingen van het bestandsplan.

   • Schakel Items markeren als records of Items markeren als wettelijke records in als u het bewaarlabel wilt gebruiken om records te declareren. Zie het artikel Retentielabels configureren om records te declareren voor meer informatie.

3. Nadat u het label hebt gemaakt en de opties voor het publiceren van het label ziet, kunt u het label automatisch toepassen of gewoon opslaan: Selecteer Label alleen opslaan en selecteer vervolgens Gereed.

4. Herhaal deze stappen als u meer labels wilt maken.

Als u een bestaand label wilt bewerken, selecteert u het en selecteert u vervolgens de optie Label bewerken om de wizard Bewaarbeleid bewerken te starten. U kunt daarin de labelbeschrijvingen en eventuele in aanmerking komende instellingen wijzigen vanaf stap 2.

Stap 2: retentielabels publiceren

Publiceer retentielabels zodat ze kunnen worden toegepast door gebruikers in apps, zoals SharePoint en Outlook.

1. Ga in het Microsoft 365-compliancecentrumnaar een van de volgende locaties:

   • Als u recordbeheer gebruikt:

     • Oplossingen > Recordbeheer > > Labelbeleid > Labels publiceren

   • Als u geen recordbeheer gebruikt:

     • Oplossingen > Informatiebeheer > Labelbeleid > Labels publiceren

   Ziet u uw oplossing niet direct in het navigatiedeelvenster? Selecteer eerst Alles weergeven.

2. Gebruik de koppeling om de retentielabels te selecteren die u wilt publiceren en selecteer vervolgens Volgende.

3. Op de pagina Kiest u het type bewaarbeleid dat u wilt maken, selecteert u Adaptief of Statisch, afhankelijk van de keuze die u hebt gemaakt in de instructies Voordat u begint. Als u nog geen adaptief bereik hebt gemaakt, kunt u Adaptief selecteren, maar omdat er geen adaptieve bereiken zijn om te selecteren, kunt u de wizard niet voltooien met deze optie.

4. Afhankelijk van het geselecteerde bereik:

   • Als u Adaptief kiest: selecteer op de pagina Adaptieve beleidsbereiken en -locaties kiezen de optie Bereik toevoegen en selecteer één of meer adaptieve bereiken die zijn gemaakt. Selecteer vervolgens één of meer locaties. De locaties die u kunt selecteren, zijn afhankelijk van de toegevoegde bereiktypen. Als u bijvoorbeeld alleen een bereiktype Gebruiker hebt toegevoegd, kunt u Exchange-e-mail selecteren, maar geen SharePoint-sites.

   • Als u Statisch kiest: schakel op de pagina Locaties kiezen de locaties in of uit. U kunt voor elke locatie de standaardinstelling laten staan op Beleid toepassen op de volledige locatie of Opnames en uitsluitingen opgeven

   Raadpleeg Locaties voor meer informatie over de keuzemogelijkheden voor locaties.

5. Volg de aanwijzingen in de wizard om uw beleid een naam te geven, uw configuratieopties te controleren en in te dienen.

   Raadpleeg Locaties voor meer informatie over de keuzemogelijkheden voor locaties.

Als u een bestaand beleid voor retentielabels wilt bewerken (het beleidstype is Publiceren), selecteert u het beleid en selecteert u vervolgens de optie Bewerken om het bewerken van het bewaarbeleid te starten. Met deze wizard kunt u de beleidsbeschrijving en alle in aanmerking komende instellingen wijzigen.

Wanneer retentielabels beschikbaar komen voor toepassing

Voor OneDrive- en SharePoint-locaties worden gepubliceerde labels doorgaans binnen één of twee dagen weergegeven zodat gebruikers deze kunnen selecteren. Het kan echter maximaal acht dagen duren.

Voor Exchange- en Microsoft 365-groepslocaties kan het maximaal acht dagen duren voordat gepubliceerde bewaarlabels worden weergegeven voor gebruikers in Outlook en moet het postvak ten minste 10 MB aan gegevens bevatten.

Als de etiketten na acht dagen niet worden weergegeven, controleert u de Status van het labelbeleid door deze te selecteren op de pagina Labelbeleid in het compliancecentrum. Als u de status Uit (Fout) ziet en in de details voor de locaties een bericht wordt weergegeven dat het langer duurt dan verwacht om het beleid te implementeren (voor SharePoint) of dat moet worden geprobeerd om het beleid opnieuw te implementeren (voor OneDrive), kunt u Set-RetentionCompliancePolicy, een PowerShell-opdracht, uitvoeren om de beleidsdistributie opnieuw te proberen:

1. Verbinding maken met Beveiligings- en compliancecentrum van Powershell

2. Voer de volgende opdracht uit:

   Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
   

De status controleren van retentielabels die zijn gepubliceerd naar Exchange

Retentielabels in Exchange Online worden beschikbaar gesteld aan eindgebruikers via een proces dat elke zeven dagen wordt uitgevoerd. Met behulp van PowerShell kunt u zien wanneer dit proces voor het laatst is uitgevoerd en dus vaststellen wanneer het proces opnieuw wordt uitgevoerd.

1. Verbinding maken met Exchange Online PowerShell.

2. Voer deze opdrachten uit.

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

In the results, the ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) property shows when the system last processed your mailbox. If it has not happened since the time you created the policy, the labels are not going to appear. To force processing, run Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

If labels aren't appearing in Outlook on the web and you think they should be, make sure to clear the cache in your browser (CTRL+F5).

How to apply published retention labels

Use the following sections to learn how published retention labels can be applied in apps:

• Manually apply retention labels

• Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

• Automatically applying a retention label to email by using rules

In addition, when you use SharePoint Syntex and publish retention labels to SharePoint locations, you can apply a retention label to a document understanding model so that identified documents are automatically labeled.

After content is labeled, see the following information to understand when the applied label can be removed or changed: Only one retention label at a time.

Manually apply retention labels

End users, as well as administrators, can manually apply retention labels from the following locations:

• Outlook and Outlook on the web

• OneDrive

• SharePoint

• Microsoft 365 groups (both the group site and group mailbox in Outlook on the web)

Use the following sections to understand how to apply retention labels.

Applying retention labels in Outlook

To label an item in the Outlook desktop client, select the item. On the Home tab on the ribbon, click Assign Policy, and then choose the retention label.

You can also right-click an item, click Assign Policy in the context menu, and then choose the retention label. When you select multiple items, you can use this method to assign the same retention label to multiple items at once.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email has a retention label applied that has an associated retention period, you can see at a glance when the email expires.

Applying a default retention label to an Outlook folder

You can apply retention labels to Outlook folders as a default label that can be inherited by messages in that folder. Right-click the folder, select Properties, the Policy tab, and select the retention label you want to use as that folder's default retention label.

When you use a standard retention label as your default label for an Outlook folder:

• All unlabeled items in the folder have this retention label applied.

• The inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

• Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

• If you change or remove the default retention label for the folder: Existing retention labels applied to items in that folder are also changed or removed only if those labels were applied by a default label.

• If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with a different default retention label: The item gets the new default retention label.

• If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with no default retention label: The old default retention label is removed.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Applying retention labels in Outlook on the web

To label an item in Outlook on the web, right-click the item > Assign policy > choose the retention label. Unlike Outlook desktop, you can't use this method if you multi-select items.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email is classified and has an associated retention period, you can know at a glance when the email will expire.

As with the desktop version of Outlook on the web, you can also apply retention labels to folders. Right-click the folder, select Assign policy, and change Use parent folder policy to the retention label you want to use as that folder's default retention label.

Applying retention labels in OneDrive and SharePoint

To label a document (including OneNote files) in OneDrive or SharePoint, select the item > in the upper-right corner, choose Open the details pane > Apply retention label > choose the retention label.

You can also apply a retention label to a folder or document set, and you can set a default retention label for a document library.

After a retention label is applied to an item, you can view it in the details pane when that item's selected.

For SharePoint, but not OneDrive, you can create a view of the library that contains the Labels column or Item is a Record column. This view lets you see at a glance the retention labels assigned to all items and which items are records. Note, however, that you can't filter the view by the Item is a Record column. For instructions how to add columns, see Show or hide columns in a list or library.

Applying retention labels using Microsoft 365 groups

When you publish retention labels to the Microsoft 365 Groups location, the retention labels appear in the SharePoint teams site but aren't supported by any email client for group mailboxes. The experience of applying a retention label in the site is identical to that for documents in SharePoint.

Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

This method requires retention labels to be published to a retention label policy.

In addition to letting people apply a retention label to individual documents, you can also apply a default retention label to a SharePoint library, folder, or document set. In this scenario, documents in that location can inherit your selected default retention label. Although the same label is applied, each document will be retained and deleted separately, according to the start of the retention period setting in the label.

For a document library, the default label configuration is done on the Library settings page for a document library. When you choose the default retention label, you can also choose to apply it to existing items in the library.

For example, if you have a retention label for marketing materials, and you know a specific document library contains only that type of content, you can make the Marketing Materials retention label the default label for all documents in that library.

Label behavior when you use a default label for SharePoint

For standard retention labels that you apply as a default retention label to a library, folder, or document set:

• All new, unlabeled items in the container will have this retention label applied.

• For folders, the inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

• If you selected the option to apply the default label to existing items: Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

• If you change the default retention label for the container: Existing retention labels applied to items in that container are changed only if you selected the option to apply the default label to existing items and those labels were applied by a default label.

• If you remove the default retention label for the container: Items retain their labels.

• If you move an item with a default retention label applied from one container to another container: The item keeps its existing default retention label, even if the new location has a different default retention label. Only if you then change the default label for this new location can the moved item inherit the default label from its current location.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Automatically applying a retention label to email by using rules

In Outlook, you can create rules to apply a retention label.

For example, you can create a rule that applies a specific retention label to all messages sent to or from a specific distribution group.

To create a rule, right-click an item > Rules > Create Rule > Advanced Options > Rules Wizard > apply retention policy.

Although the UI refers to retention policies, it's your retention labels that display here and can be selected, not your retention policies.

Updating retention labels and their policies

When you edit a retention label or retention label policy, and the retention label or policy is already applied to content, your updated settings will automatically be applied to this content in addition to content that's newly identified.

Some settings can't be changed after the label or policy is created and saved, which include:

• The retention label and policy name, and the retention settings except the retention period. However, you can't change the retention period when the retention period is based on when items were labeled.
• The option to mark items as a record.

Deleting retention labels

You can delete retention labels that aren't currently included in any retention label policies, that aren't configured for event-based retention, or mark items as regulatory records.

For retention labels that you can delete, if they have been applied to items, the deletion fails and you see a link to content explorer to identify the labeled items.

However, it can take up to two days for content explorer to show the items that are labeled. In this scenario, the retention label might be deleted without showing you the link to content explorer.

Locking the policy to prevent changes

If you need to ensure that no one can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Next steps

Event-based retention is another supported scenario for retention labels. For more information, see the following articles:

• Start retention when an event occurs
• Automate event-based retention
• Use retention labels to manage the lifecycle of documents stored in SharePoint