Bewaarbeleid maken en configureren

  • Artikel
  • 5 minuten om te lezen

Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance.

Gebruik bewaarbeleid om de gegevens van uw organisatie te beheren door proactief te beslissen of inhoud moet worden bewaard, verwijderd of eerst bewaard en vervolgens verwijderd.

Met bewaarbeleid kunt u dit bijzonder efficiënt doen door dezelfde bewaarinstellingen toe te wijzen op containerniveau die automatisch worden overgenomen door inhoud in die container. Bijvoorbeeld alle items in SharePoint-sites, alle e-mailberichten in de Exchange-postvakken van gebruikers, alle kanaalberichten voor teams die worden gebruikt met Microsoft Teams. Zie Bewaarbeleid en bewaarlabels als u niet zeker weet of u bewaarbeleid wilt gebruiken op containerniveau of een bewaarlabel op itemniveau.

Zie Meer informatie over bewaarbeleid en bewaarlabels voor meer informatie over bewaarbeleid en de manier waarop bewaren werkt in Microsoft 365.

Notitie

De informatie op deze pagina is bedoeld voor nalevingsbeheerders. Als u geen administrator bent en wilt begrijpen hoe bewaarbeleid is geconfigureerd voor de apps die u gebruikt, neemt u contact op met uw helpdesk, IT-afdeling of administrator. Als u berichten over bewaarbeleid ziet in Teams-chats en kanaalberichten, kan het handig zijn Teams-berichten over bewaarbeleid te lezen.

Voordat u begint

De globale beheerder voor uw organisatie heeft volledige machtigingen om bewaarbeleid te maken en te bewerken. Zie Vereiste machtigingen om bewaarbeleid en bewaarlabels te maken en te beheren als u niet bent aangemeld als globale beheerder.

Bepaal voordat u uw bewaarbeleid maakt of dit adaptief of statisch is. Zie Adaptieve of statische beleidsbereiken voor bewaring voor meer informatie. Als u besluit een adaptief beleid te gebruiken, moet u één of meer adaptieve bereiken maken voordat u uw bewaarbeleid maakt, en deze vervolgens selecteren tijdens het proces voor het maken van bewaarbeleid. Zie Configuratiegegevens voor adaptieve bereiken voor instructies.

Bewaarbeleid maken en configureren

Hoewel bewaarbeleid meerdere services kan ondersteunen die in bewaarbeleid worden aangeduid als 'locaties', kunt u geen enkelvoudig bewaarbeleid maken dat alle ondersteunde locaties omvat:

  • Exchange-e-mail
  • SharePoint-site
  • OneDrive-accounts
  • Microsoft 365-groepen
  • Skype voor Bedrijven
  • Openbare Exchange-mappen
  • Teams-kanaalberichten
  • Teams-chats
  • Teams-privékanaalberichten
  • Berichten in de Yammer-community
  • Berichten Yammer-gebruikers

Wanneer u de Teams- of Yammer-locaties selecteert bij het maken van bewaarbeleid, worden de andere locaties automatisch uitgesloten. Dit betekent dat de instructies die u moet volgen, afhankelijk zijn van of u de Teams- of Yammer-locaties moet opnemen:

Notitie

Wanneer u adaptief beleid gebruikt in plaats van statisch beleid, kunt u één bewaarbeleid zo configureren dat het zowel Teams- als Yammer-locaties bevat. Dit is niet het geval voor statisch beleid, waarbij voor Teams en Yammer een eigen bewaarbeleid is vereist.

Zie De principes van bewaren of wat heeft prioriteit? als u meer dan één bewaarbeleidsregel hebt en ook bewaarlabels gebruikt, voor meer informatie over het resultaat van meerdere bewaarinstellingen die worden toegepast op dezelfde inhoud.

Bewaarbeleid voor Teams-locaties

  1. Selecteer in het Microsoft 365-compliancecentrum, Beleid > Bewaarbeleid.

  2. Selecteer Nieuw bewaarbeleid om de configuratie Bewaarbeleid maken te starten en geef uw nieuwe bewaarbeleid een naam.

  3. Op de pagina Kies het type bewaarbeleid dat u wilt maken, selecteert u Adaptief of Statisch, afhankelijk van de keuze die u hebt gemaakt in de instructies Voordat u begint. Als u nog geen adaptief bereik hebt gemaakt, kunt u Adaptief selecteren, maar omdat er geen adaptieve bereiken zijn om te selecteren, kunt u de configuratie niet voltooien met deze optie.

  4. Afhankelijk van het geselecteerde bereik:

    • Als u Adaptief kiest: selecteer op de pagina Adaptieve beleidsbereiken en -locaties kiezen de optie Bereik toevoegen en selecteer één of meer adaptieve bereiken die zijn gemaakt. Selecteer vervolgens één of meer locaties. De locaties die u kunt selecteren, zijn afhankelijk van de toegevoegde bereiktypen. Als u bijvoorbeeld alleen een bereiktype Gebruiker hebt toegevoegd, kunt u Teams chats selecteren, maar niet Teams kanaalberichten.

    • Als u Statisch kiest: selecteer op de pagina Locaties kiezen om het beleid toe te passen één of meer locaties voor Teams:

      • Teams-kanaalbericht: berichten van standaard kanaalchats en standaard kanaalvergaderingen, maar niet van privékanalen met een eigen beleidslocatie.
      • Teamchats: berichten van privé 1:1-chats, groepschats en vergaderingchats.
      • Teams privékanaalberichten: berichten van privékanaalchats en privékanaalvergaderingen.

      Standaard worden alle teams en alle gebruikers geselecteerd, maar u kunt dit verfijnen door de opties Kiezen en Uitsluiten te selecteren. Voordat u de standaard wijzigt, moet u echter rekening houden met de volgende gevolgen voor een bewaarbeleid waarin berichten worden verwijderd wanneer deze zijn geconfigureerd voor omvat of uitgesloten:

      • Voor groepschatberichten en privékanaalberichten, omdat een kopie van berichten wordt opgeslagen in het postvak van elke gebruiker die is opgenomen in de chat, blijven er kopieën van berichten worden geretourneerd in eDiscovery-resultaten van gebruikers aan wie het beleid niet is toegewezen.
      • Voor gebruikers aan wie het beleid niet is toegewezen, worden verwijderde berichten geretourneerd in de zoekresultaten van Teams, maar wordt de inhoud van het bericht niet weergegeven als gevolg van de permanente verwijdering van het beleid dat is toegewezen aan gebruikers.

  5. Geef voor de pagina Beslissen of u inhoud wilt behouden, verwijderen of beide de configuratieopties op voor het behouden en verwijderen van inhoud.

    U kunt een bewaarbeleid maken dat alleen inhoud bewaart zonder dat u deze verwijdert, behoudt en vervolgens verwijdert na een opgegeven periode, of alleen inhoud verwijdert na een opgegeven periode. Zie Instellingen voor het behouden en verwijderen van inhoud voor meer informatie.

  6. Voltooi de configuratie en sla uw instellingen op.

Zie Bewaarbeleid voor Microsoft Teams beheren in de documentatie van Teams voor informatie over het gebruik van bewaarbeleid voor Teams en de eindgebruikerservaring.

Zie Meer informatie over bewaren voor Microsoft Teamsvoor technische informatie over hoe bewaren werkt voor Teams, inclusief welke elementen van berichten worden ondersteund voor bewaren en timinginformatie met stapsgewijze voorbeelden.

Bekende configuratieproblemen

  • Hoewel u de optie kunt selecteren om de bewaarperiode te starten wanneer items voor het laatst zijn gewijzigd, wordt altijd de waarde van Wanneer items zijn gemaakt gebruikt. Voor berichten die zijn bewerkt wordt een kopie van het oorspronkelijke bericht opgeslagen met het oorspronkelijke tijdstempel om vast te stellen wanneer dit bericht is gemaakt vóór de bewerking en het bericht na de bewerking krijgt een nieuwer tijdstempel.

  • Wanneer u Bewerken selecteert voor de locatie Teams-kanaalberichten, ziet u mogelijk Microsoft 365-groepen die geen teams zijn. Selecteer deze groepen niet.

  • Wanneer u Bewerken selecteert voor de locatie Teams-chats, ziet u mogelijk gasten en niet-postvakgebruikers. Bewaarbeleid is niet ontworpen voor deze gebruikers, selecteer ze daarom ook niet.

Aanvullend bewaarbeleid dat nodig is om Teams te ondersteunen

Teams is meer dan alleen chats en kanaalberichten. Wanneer u teams heb die zijn gemaakt vanuit een Microsoft 365-groep (voorheen Office 365-groep) moet u aanvullend bewaarbeleid configureren dat die Microsoft 365-groep omvat door de locatie Microsoft 365 Groepen te gebruiken. Dit bewaarbeleid is ook van toepassing op inhoud in het postvak, de site en de bestanden van de groep.

Wanneer u teamsites hebt die niet zijn verbonden aan een Microsoft 365-groep, hebt u bewaarbeleid nodig dat de locaties SharePoint-sites of OneDrive-accounts omvat om bestanden in Teams te bewaren en te verwijderen:

  • Een bestand dat is gedeeld in een chat wordt opgeslagen in de OneDrive-account van de gebruiker die het bestand heeft gedeeld.

  • Bestanden die zijn geüpload naar kanalen worden opgeslagen in de SharePoint-site voor het team.

Tip

U kunt bewaarbeleid toepassen op de bestanden van een specifiek team dat niet is verbonden met een Microsoft 365-groep door de SharePoint-site voor het team te selecteren en de OneDrive-accounts van gebruikers in het team.

Het is mogelijk dat bewaarbeleid dat wordt toegepast op Microsoft 365-groepen, SharePoint-sites of OneDrive-accounts een bestand verwijdert waarnaar wordt verwezen in een Teams-chat of kanaalbericht voordat die berichten zijn verwijderd. In dit scenario wordt het bestand nog steeds weergegeven in het Teams-bericht, maar wanneer een gebruiker het bestand selecteert, wordt de fout 'Bestand niet gevonden' weergegeven. Dit gedrag is niet specifiek voor bewaarbeleid en kan ook voorkomen als een gebruiker handmatig een bestand verwijdert uit SharePoint of OneDrive.

Bewaarbeleid voor Yammer-locaties

Notitie

Bewaarbeleid voor Yammer is in preview en laat gebruikers momenteel niet weten wanneer berichten worden verwijderd als gevolg van een bewaarbeleidsregel.

Om deze functie te gebruiken, moet uw Yammer-netwerk zijn ingesteld op de modus Native en niet de modus Hybride.

  1. Selecteer in het Microsoft 365-compliancecentrum, Beleid > Bewaarbeleid.

  2. Selecteer Nieuw bewaarbeleid om nieuw bewaarbeleid te maken.

  3. Op de pagina Kies het type bewaarbeleid dat u wilt maken, selecteert u Adaptief of Statisch, afhankelijk van de keuze die u hebt gemaakt in de instructies Voordat u begint. Als u nog geen adaptief bereik hebt gemaakt, kunt u Adaptief selecteren, maar omdat er geen adaptieve bereiken zijn om te selecteren, kunt u de configuratie niet voltooien met deze optie.

  4. Afhankelijk van het geselecteerde bereik:

    • Als u Adaptief kiest: selecteer op de pagina Adaptieve beleidsbereiken en -locaties kiezen de optie Bereik toevoegen en selecteer één of meer adaptieve bereiken die zijn gemaakt. Selecteer vervolgens één of meer locaties. De locaties die u kunt selecteren, zijn afhankelijk van de toegevoegde bereiktypen. Als u bijvoorbeeld alleen een bereiktype Gebruiker hebt toegevoegd, kunt u Yammer gebruikersberichten selecteren, maar niet Yammer communityberichten.

    • Als u Statisch kiest: schakel op de pagina Locaties kiezen om het beleid toe te passen één of beide locaties voor Yammer in: Berichten in de Yammer-community en Gebruikersberichten in Yammer.

      Belangrijk

      Hoewel u een bewaarbeleid kunt maken voor alleen Yammer-gebruikersberichten, kan een bewaarbeleid voor deze locatie communityberichten verwijderen uit de Yammer-app voor alle communityleden.

      Als u deze optie kiest en het bewaarbeleid wordt geconfigureerd om gebruikersberichten te verwijderen, zorg er dan voor dat u deze implicatie begrijpt. Zie Hoe retentie werkt met Yammervoor meer informatie.

      Standaard worden alle community's en gebruikers geselecteerd, maar u kunt dit verfijnen door specifieke community's en gebruikers op te geven die moeten worden opgenomen of uitgesloten.

      Voor gebruikersberichten in Yammer:

      • Als u de standaard op Alle gebruikers laat staan, worden Azure B2B-gasten niet opgenomen.
      • Als u Bewerken selecteert voor Alle gebruikers, kunt u bewaarbeleid toepassen op externe gebruikers als u hun account kent.

  5. Geef voor de pagina Beslissen of u inhoud wilt behouden, verwijderen of beide de configuratieopties op voor het behouden en verwijderen van inhoud.

    U kunt een bewaarbeleid maken dat alleen inhoud bewaart zonder dat u deze verwijdert, behoudt en vervolgens verwijdert na een opgegeven periode, of alleen inhoud verwijdert na een opgegeven periode. Zie Instellingen voor het behouden en verwijderen van inhoud voor meer informatie.

  6. Voltooi de configuratie en sla uw instellingen op.

Zie Meer informatie over bewaarbeleid voor Yammer voor meer informatie over hoe bewaarbeleid werkt voor Yammer.

Aanvullend bewaarbeleid nodig om Yammer te ondersteunen

Yammer is meer dan alleen communityberichten en privéberichten. Om e-mailberichten voor uw Yammer-netwerk te bewaren en te verwijderen, configureert u aanvullend bewaarbeleid dat Microsoft 365-groepen omvat die worden gebruikt voor Yammer door de locatie Microsoft 365 Groepen te gebruiken.

Als u bestanden die in Yammer zijn opgeslagen wilt bewaren en verwijderen, hebt u een bewaarbeleid nodig dat de locaties Microsoft 365 Groepen of OneDrive-accounts omvat:

  • Bestanden die worden gedeeld in privéberichten worden opgeslagen in de OneDrive-account van de gebruiker die het bestand heeft gedeeld.

  • Bestanden die zijn geüpload naar community's worden opgeslagen in de aan de groep verbonden SharePoint-site voor de Yammer-community.

Het is mogelijk dat bewaarbeleid dat wordt toegepast op SharePoint-sites of OneDrive-accounts een bestand verwijdert waarnaar wordt verwezen in een Yammer-bericht voordat die berichten zijn verwijderd. In dit scenario wordt het bestand nog steeds weergegeven in het Yammer-bericht, maar wanneer een gebruiker het bestand selecteert, wordt de fout 'Bestand niet gevonden' weergegeven. Dit gedrag is niet specifiek voor bewaarbeleid en kan ook voorkomen als een gebruiker handmatig een bestand verwijdert uit SharePoint of OneDrive.

Bewaarbeleid voor locaties anders dan Teams en Yammer

Gebruik de volgende instructies voor bewaarbeleid dat van toepassing is op een van de volgende services:

  • Exchange: e-mail en openbare mappen
  • SharePoint: sites
  • OneDrive: accounts
  • Microsoft 365-groepen
  • Skype voor Bedrijven

  1. Selecteer in het Microsoft 365-compliancecentrum, Beleid > Bewaarbeleid.

  2. Selecteer Nieuw bewaarbeleid om de configuratie Bewaarbeleid maken te starten en geef uw nieuwe bewaarbeleid een naam.

  3. Op de pagina Kies het type bewaarbeleid dat u wilt maken, selecteert u Adaptief of Statisch, afhankelijk van de keuze die u hebt gemaakt in de instructies Voordat u begint. Als u nog geen adaptief bereik hebt gemaakt, kunt u Adaptief selecteren, maar omdat er geen adaptieve bereiken zijn om te selecteren, kunt u de configuratie niet voltooien met deze optie. Adaptief beleid ondersteunt geen locaties voor Openbare Exchange-mappen of Skype voor Bedrijven.

  4. Afhankelijk van het geselecteerde bereik:

    • Als u Adaptief kiest: selecteer op de pagina Adaptieve beleidsbereiken en -locaties kiezen de optie Bereik toevoegen en selecteer één of meer adaptieve bereiken die zijn gemaakt. Selecteer vervolgens één of meer locaties. De locaties die u kunt selecteren, zijn afhankelijk van de toegevoegde bereiktypen. Als u bijvoorbeeld alleen een bereiktype Gebruiker hebt toegevoegd, kunt u Exchange-e-mail selecteren, maar niet SharePoint sites.

    • Als u Statisch kiest: schakel op de pagina Locaties kiezen de locaties in of uit, behalve de locaties voor Teams en Yammer. U kunt voor elke locatie de standaard beleid toepassen op de volledige locatie laten staan of opnames en uitsluitingen opgeven.

    Informatie specifiek voor locaties:

  5. Geef voor de pagina Beslissen of u inhoud wilt behouden, verwijderen of beide de configuratieopties op voor het behouden en verwijderen van inhoud.

    U kunt een bewaarbeleid maken dat alleen inhoud bewaart zonder dat u deze verwijdert, behoudt en vervolgens verwijdert na een opgegeven periode, of alleen inhoud verwijdert na een opgegeven periode. Zie Instellingen voor het behouden en verwijderen van inhoud op deze pagina voor meer informatie.

  6. Voltooi de configuratie en sla uw instellingen op.