Aan de slag met recordbeheer
Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance.
Klaar om te beginnen met het beheren van waardevolle inhoud van uw organisatie voor juridische, zakelijke of wettelijke verplichtingen door gebruik te maken van een oplossing voor recordbeheer in Microsoft 365? Gebruik de volgende richtlijnen om aan de slag te gaan:
Informatie over de oplossing voor recordbeheer en welke acties zijn toegestaan of geblokkeerd wanneer documenten en e-mailberichten worden gedeclareerd als records: Meer informatie over recordbeheer.
Meer informatie over retentielabels en hoe retentie werkt voor SharePoint en Exchange, omdat retentielabels worden gebruikt om records te declareren: Meer informatie over retentiebeleid en retentielabels
Maak uw bestandsplan voor bewaarinstellingen en -acties door een bestaand plan te importeren als u er een hebt, of nieuwe retentielabels te maken om als records te declareren.
Uw retentielabels publiceren en toepassen. Retentielabels zijn herbruikbare bouwstenen die kunnen worden gebruikt in meerdere beleidsregels en kunnen worden opgenomen in gebruikerswerkstromen:
Abonnements- en licentievereisten voor recordbeheer
Een aantal verschillende abonnementen ondersteunen recordbeheer en de licentievereisten voor gebruikers zijn afhankelijk van de functies die u gebruikt.
Zie de Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance om de opties te zien voor de licentieverlening aan uw gebruikers om voordeel te halen uit de functies van Microsoft 365-compliance. Zie voor recordbeheer de sectie Records Management en het bijbehorende PDF-document voor licentievereisten op functieniveau.
Machtigingen vereist voor recordbeheer
Leden van uw complianceteam die verantwoordelijk zijn voor recordbeheer, hebben toegangsmachtigingen nodig voor het Microsoft 365-compliancecentrum. Standaard heeft de tenantbeheerder (globale beheerder) toegang tot deze locatie en kan deze compliance officers en andere personen toegang verlenen zonder hen alle machtigingen van een tenantbeheerder te geven. Als u machtigingen wilt verlenen voor dit beperkte beheer, raden we u aan gebruikers toe te voegen aan de beheerdersrolgroep Records Management, die machtigingen verleent voor alle functies die betrekking hebben op recordbeheer, waaronder verwijderingsbeoordeling en verificatie.
Voor een alleen-lezen rol kunt u een nieuwe rollengroep maken en de rol Recordbeheer alleen-weergeven aan deze groep toevoegen.
Zie Machtigingen in het Microsoft 365-compliancecentrum voor instructies om gebruikers aan rolgroepen toe te voegen en rollen toe te wijzen.
Deze machtigingen zijn alleen vereist om retentielabels te maken, te configureren en toe te passen voor het declareren van records, en om de verwijdering te beheren. De persoon die deze labels configureert, heeft geen toegang tot de inhoud nodig.
Veelvoorkomende scenario's voor recordbeheer
Gebruik de volgende tabel om uw zakelijke vereisten toe te passen op scenario's die worden ondersteund door recordbeheer.
Notitie
Aangezien recordbeheer gebruikmaakt van retentielabels om een item als een record te markeren, worden veel scenario's in deze tabel ook weergegeven als veelvoorkomende scenario's voor retentiebeleid en retentielabels.
| Ik wil het volgende doen | Documentatie |
|---|---|
| Een record declareren | Records declareren met behulp van retentielabels |
| Een record bijwerken | Versiebeheer van records gebruiken om records bij te werken die zijn opgeslagen in SharePoint of OneDrive |
| Beheerders en gebruikers handmatig acties voor documenten en e-mailberichten laten toepassen en verwijderen: - SharePoint - OneDrive - Outlook en Outlook op het web |
Retentielabels maken en deze toepassen in apps |
| Sitebeheerders de standaardacties laten instellen voor het bewaren en verwijderen van alle inhoud in een SharePoint-bibliotheek, -map of -documentenset | Retentielabels maken en deze toepassen in apps |
| Gebruikers automatisch acties laten toepassen voor het bewaren en verwijderen op e-mailberichten met behulp van Outlook-regels | Retentielabels maken en deze toepassen in apps |
| Beheerders acties laten toepassen op een model voor documentbegrip en deze verwijderen, zodat deze automatisch worden toegepast op geïdentificeerde documenten in een SharePoint-bibliotheek | Retentielabels maken en deze toepassen in apps |
| Automatisch acties voor bewaren en verwijderen toepassen op documenten en e-mailberichten | Een retentielabel automatisch toepassen op inhoud |
| De retentieperiode starten wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, zoals: - Werknemers verlaten de organisatie - Contracten verlopen - Einde productleven |
Retentie starten als zich een gebeurtenis voordoet |
| Wijzigingen in beleid beperken om te voldoen aan wettelijke vereisten of beveiliging tegen malafide beheerders | Behoudvergrendeling gebruiken om wijzigingen in retentiebeleid en retentielabelbeleid te beperken |
| De levenscyclus van verschillende documenttypen beheren in SharePoint | Retentielabels gebruiken om de levenscyclus van in SharePoint opgeslagen documenten te beheren |
| Zorg ervoor dat iemand beoordeelt en goedkeurt voordat inhoud wordt verwijderd aan het einde van de retentieperiode | Verwijderingsbeoordelingen |
| Bewijs van verwijderen van inhoud die definitief wordt verwijderd aan het einde van de retentieperiode | Verwijdering van records |
| Controleren hoe en waar instellingen voor behouden en verwijderen op items worden toegepast | Controleren van retentielabels |
Documentatie voor eindgebruikers voor records
Retentielabels die worden gebruikt voor recordbeheer zijn aanwezig in de gebruikersinterface van Microsoft 365-apps. Zorg ervoor dat u richtlijnen biedt voor eindgebruikers en uw helpdesk voordat u retentielabels implementeert in uw productienetwerk.
Raadpleeg Retentielabels toepassen op bestanden in SharePoint of OneDrive om gebruikers te helpen bij het toepassen van retentielabels in SharePoint en OneDrive, zoals informatie over het ontgrendelen van records voor bewerken.
De meest effectieve documentatie voor eindgebruikers zijn echter aangepaste richtlijnen en instructies die u geeft voor de door u gekozen namen en configuraties van retentielabels. Zie de volgende blogpost voor een downloadpakket dat u kunt gebruiken om gebruikers te trainen en ingebruikname te stimuleren: Training van eindgebruikers voor retentielabels in M365 - Hoe kunt u de ingebruikname versnellen?.