Werken met communicatie in Advanced eDiscoveryWork with communications in Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery juridische afdelingen in staat stelt om hun processen rond het bijhouden en distribueren van meldingen over juridische wacht houden te vereenvoudigen.Advanced eDiscovery allows legal departments to simplify their processes around tracking and distributing legal hold notifications. Met het hulpprogramma voor beheerderscommunicatie kunnen juridische afdelingen het hele proces voor juridische wacht houden beheren en automatiseren, van eerste meldingen tot herinneringen en escalaties, allemaal op één locatie.The custodian communications tool enables legal departments to manage and automate the entire legal hold process, from initial notifications, to reminders, and to escalations, all in one location.

Een juridische bewaartermijn (ook wel een procesrechtelijke bewaartermijn genoemd) is een melding die van de juridische afdeling van een organisatie wordt verzonden naar werknemers, voorwaardelijke personeelsleden of bewaarders van gegevens die relevant kunnen zijn voor een juridisch onderzoek.A legal hold (also known as a litigation hold) notice is a notification sent from an organization’s legal department to employees, contingent staff, or custodians of data that may be relevant to a legal investigation. Deze meldingen geven beheerders instructies om elektronisch opgeslagen informatie te bewaren, evenals inhoud die relevant kan zijn voor een actieve of op handen zijnde juridische kwestie.These notifications instruct custodians to preserve electronically stored information as well as any content that may be relevant to an active or impending legal matter. Juridische teams moeten weten dat elke bewaarder de opgegeven instructies heeft ontvangen, gelezen, begrepen en heeft ingestemd met het naleven van de opgegeven instructies.Legal teams must know that each custodian has received, read, understood, and has agreed to comply with the given instructions.

Een organisatie heeft de plicht om relevante informatie te bewaren wanneer ze meer te weten komt over een naderend proces of regelgevingsonderzoek.An organization has a duty to preserve relevant information when it learns about an impending litigation or regulatory investigation. Om te voldoen aan de bewaarvereisten van een onderzoek, moet de organisatie potentiële bewaarders onmiddellijk informeren over hun plicht om relevante informatie te bewaren.To comply with the preservation requirements of an investigation, the organization should immediately inform potential custodians about their duty to preserve relevant information.

Met Advanced eDiscovery kunnen juridische teams hun meldingswerkstroom voor wettelijke wachtstatus maken en aanpassen.With Advanced eDiscovery, legal teams can create and customize their legal hold notification workflow. Met het hulpprogramma voor beheerderscommunicatie kunnen juridische teams de volgende kennisgevingen en werkstromen configureren:The custodian communications tool lets legal teams to configure the following notices and workflows:

  1. Uitgiftebericht: Een kennisgeving van een wettelijke bewaartermijn wordt uitgegeven (of gestart) door een melding van de juridische afdeling aan bewaarders die mogelijk relevante informatie over de zaak hebben.Issuance notice: A legal hold notice is issued (or initiated) by a notification from the legal department to custodians who may have relevant information about the case matter. In deze mededeling wordt de bewaarder in staat om alle informatie te bewaren die mogelijk nodig is voor de detectie.This notice instructs the custodians to preserve any information that may be needed for discovery.

  2. Bericht over heruitgifte: Tijdens een zaak kan het nodig zijn om extra inhoud (of minder inhoud) te behouden dan eerder is gevraagd.Re-Issuance notice: During a case, custodians may be required to preserve additional content (or less content) than was previously requested. In dit scenario kunt u de bestaande bewaartermijn bijwerken en deze opnieuw uitgeven aan bewaarders.For this scenario, you can update the existing hold notice and re-issue it to custodians.

  3. Releasebericht: Wanneer een zaak is opgelost en de bewaarder niet langer is onderworpen aan een bewaringsvereiste, kan de bewaarder worden vrijgegeven uit de zaak.Release notice: Once a matter is resolved and the custodian is no longer subject to a preservation requirement, the custodian can be released from the case. Daarnaast kunt u de bewaarder laten weten dat deze niet langer verplicht is om inhoud te bewaren en instructies te geven over het hervatten van hun normale werkactiviteit met betrekking tot hun gegevens.Additionally, you can notify the custodian that they are no longer required to preserve content, and provide instructions about how to resume their normal work activity with regard to their data.

  4. Herinneringen en escalaties: In sommige gevallen is het niet voldoende om alleen een kennisgeving uit te geven om te voldoen aan wettelijke detectievereisten.Reminders and escalations: In some instances, just issuing a notice isn't enough to satisfy legal discovery requirements. Met elke melding kunnen juridische teams een set herinnerings- en escalatiewerkstromen plannen om automatisch op te volgen bij niet-reagerende bewaarders.With each notification, legal teams can schedule a set of reminder and escalation workflows to automatically follow up with unresponsive custodians.

    • Herinneringen: Nadat een wettelijke bewaartermijn is uitgegeven of opnieuw is uitgegeven aan een set bewaarders, kan een organisatie herinneringen instellen om niet-reagerende voogden te waarschuwen.Reminders: After a legal hold notice has been issued or re-issued to a set of custodians, an organization can set up reminders to alert unresponsive custodians.

    • Escalaties: In sommige gevallen kan het juridische team een escalatiewerkstroom instellen om niet-reagerende beheerders en hun manager op de hoogte te stellen als een voogd niet reageert, zelfs na een reeks herinneringen gedurende een bepaalde periode.Escalations: In some cases, if a custodian remains unresponsive even after a set of reminders over a period of time, the legal team can set up an escalation workflow to notify unresponsive custodians and their manager.

Zie het volgende voor meer informatie over het beheren van het communicatieproces voor beheerders:For more information about managing the custodian communication process, see the following: