Meer informatie over recordbeheer in Microsoft 365Learn about records management in Microsoft 365

Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Alle soorten organisaties vereisen een oplossing voor recordbeheer voor het beheren van wettelijke, juridische en bedrijfskritische records voor al hun bedrijfsgegevens.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Recordbeheer in Microsoft 365 helpt een organisatie bij het beheren van hun wettelijke verplichtingen, biedt de mogelijkheid om de compliance van regelgeving aan te tonen en vergroot de efficiëntie bij het regelmatig verwijderen van items die niet meer bewaard moeten worden, die niet meer van waarde zijn of die niet meer nodig zijn voor zakelijke doeleinden.Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Gebruik de volgende mogelijkheden ter ondersteuning van uw oplossing voor recordbeheer in Microsoft 365:Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • Inhoud labelen als een record.Label content as a record. Maak en configureer labels om inhoud te markeren als een record die vervolgens kan worden toegepast door gebruikers of automatisch kan worden toegepast door vertrouwelijke informatie, trefwoorden of inhoudstypen te identificeren.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • Migreert en beheert uw retentievereisten met bestandsplan.Migrate and manage your retention requirements with file plan. Met behulp van een bestandsplankunt u een bestaand retentieplan toevoegen aan Microsoft 365 of een nieuw abonnement maken voor verbeterde beheermogelijkheden.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • Instellingen voor retentie en verwijdering configureren met retentielabels.Configure retention and deletion settings with retention labels. Configureer retentielabels met de retentieperioden en -acties op basis van verschillende factoren waaronder de datum van de laatste wijziging of aanmaking.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • Start verschillende retentieperioden wanneer een gebeurtenis plaatsvindt met retentie op basis van gebeurtenissen.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • Controleer en valideer verwijdering met verwijderingscontroles en bewijs van de verwijdering van records.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • Exporteer gegevens over alle verwijderde items met de exportoptie.Export information about all disposed items with the export option.

  • Stel specifieke machtigingen in voor recordbeheersfuncties in uw organisatie om de juiste toegangsrechten te hebben.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

Met deze functies kunt u de retentiechema's en vereisten van uw organisatie opnemen in een oplossing voor recordbeheer die de bewaring, declaratie en de verwijdering van records beheert, om de volledige levenscyclus van uw inhoud te ondersteunen.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

Naast de online documentatie kan het handig zijn om de webinaropname over recordbeheer te beluisteren en het bijbehorende deck met veelgestelde vragen te downloaden.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

RecordsRecords

Wanneer inhoud als record wordt gedeclareerd:When content is declared a record:

  • Er gelden beperkingen voor de items wat betreft de acties die zijn toegestaan of geblokkeerd.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • Aanvullende activiteiten over het item worden geregistreerd.Additional activities about the item are logged.

  • U hebt een bewijs van de verwijdering als de items aan het einde van de bewaarperiode worden verwijderd.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

U gebruik retentielabels om content te markeren als een record, of een regelgevingsrecord.You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. Het verschil tussen deze twee wordt uitgelegd in de volgende sectie.The difference between these two are explained in the next section. U kunt deze labels publiceren zodat gebruikers en beheerders deze handmatig op content kunnen toepassen of deze labels automatisch toepassen op content die u wilt markeren als een record of een regelgevingsrecord.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

Door bewaarlabels te gebruiken om records te declaren, kunt u één consistente strategie implementeren voor het beheren van records in uw Microsoft 365-omgeving.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

Beperkingen vergelijken voor welke acties zijn toegestaan of geblokkeerdCompare restrictions for what actions are allowed or blocked

Gebruik de volgende tabel om te bepalen welke beperkingen voor inhoud gelden als gevolg van het toepassen van een standaardberetentielabel en bewaarlabels die inhoud markeren als een record of record van regelgeving.Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

Een standaardberetentielabel bevat instellingen en acties voor bewaren, maar geeft geen inhoud aan als een record of een regelgevingsrecord.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

Notitie

De tabel bevat kolommen voor een vergrendelde en niet-vergrendelde record, die van toepassing zijn op SharePoint en OneDrive, maar niet op Exchange.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. De mogelijkheid om een record te vergrendelen en te ontgrendelen, maakt gebruik van recordversies die niet wordt ondersteund voor Exchange-items.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. Dus voor alle Exchange-items die zijn gemarkeerd als een record, wordt het gedrag toegewezen aan de kolom Record - vergrendeld en is de kolom Record - ontgrendeld niet relevant.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

ActieAction RetentielabelRetention label Record- vergrendeldRecord - locked Record - ontgrendeldRecord - unlocked RegelgevingsrecordRegulatory record
Inhoud bewerkenEdit contents ToegestaanAllowed GeblokkeerdBlocked ToegestaanAllowed GeblokkeerdBlocked
Eigenschappen bewerken, inclusief naamwijzigingenEdit properties, including rename ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed GeblokkeerdBlocked
VerwijderenDelete Toegestaan 1Allowed 1 GeblokkeerdBlocked GeblokkeerdBlocked GeblokkeerdBlocked
KopiërenCopy ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed
Verplaatsen binnen container 2Move within container 2 ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed
Verplaatsen tussen containers 2Move across containers 2 ToegestaanAllowed Toegestaan indien nooit ontgrendeldAllowed if never unlocked GeblokkeerdBlocked GeblokkeerdBlocked
Openen/lezenOpen/Read ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed ToegestaanAllowed
Label wijzigenChange label ToegestaanAllowed Toegestaan - alleen voor containerbeheerderAllowed - container admin only Toegestaan - alleen voor containerbeheerderAllowed - container admin only GeblokkeerdBlocked
Label verwijderenRemove label ToegestaanAllowed Toegestaan - alleen voor containerbeheerderAllowed - container admin only Toegestaan - alleen voor containerbeheerderAllowed - container admin only GeblokkeerdBlocked

Voetnoten:Footnotes:

1 worden ondersteund door OneDrive en Exchange door een kopie op een beveiligde locatie te bewaren, maar geblokkeerd door SharePoint.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

Wanneer u een bewaarlabel op een lijstitem met een documentbijlage toepast, neemt dat document de instellingen voor retentie niet over en kan het uit het lijstitem worden verwijderd.When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. Als dat lijstitem daarentegen is gedeclareerd als een record met een bewaarlabel, neemt de documentbijlage de instellingen voor retentie over en kan het niet worden verwijderd.In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 Containers zijn onder andere SharePoint-documentbibliotheken, OneDrive-accounts en Exchange-postvakken.2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

Belangrijk

Het belangrijkste verschil voor een regelgevingsrecord is dat nadat deze is toegepast op inhoud, niemand, zelfs niet de globale beheerder, het label kan verwijderen.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

Bewaarlabels die zijn geconfigureerd voor regelgevingsrecords, hebben ook de volgende beheerdersbeperkingen:Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • De bewaarperiode kan niet korter worden gemaakt nadat het label is opgeslagen, enkel verlengd.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • Deze labels worden niet ondersteund door beleidsregels voor automatisch labelen en moeten worden toegepast met beleidsregels voor retentielabels.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

Bovendien kan een regelgevingslabel niet worden toegepast op een document dat is uitgecheckt in SharePoint.In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

Vanwege de beperkingen en onherroepelijke acties, moet u absoluut gebruikmaken van regelgevingsrecords voordat u deze optie selecteert voor uw retentielabels.Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. Om te voorkomen dat u per ongeluk een configuratie instelt, is deze optie standaard niet beschikbaar, maar moet deze eerst worden ingeschakeld via PowerShell.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. Er zijn instructies opgenomen in Records declareren met behulp van retentielabels.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

ConfiguratierichtlijnenConfiguration guidance

Zie Aan de slag met recordbeheer.See Get started with records management. Dit artikel bevat informatie over abonnementen, machtigingen en koppelingen naar end-to-end configuratierichtlijnen voor recordbeheerscenario's.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.