Meer informatie over retentie voor SharePoint en OneDrive

Richtlijnen voor Microsoft 365-licenties voor beveiliging en naleving.

Notitie

Microsoft 365 naleving heet nu Microsoft Purview en de oplossingen binnen het nalevingsgebied zijn hernoemd. Zie de blogaankondiging voor meer informatie over Microsoft Purview.

De informatie in dit artikel vult Meer informatie over retentie aan omdat deze informatie specifiek voor SharePoint en OneDrive is.

Zie voor andere werkbelastingen:

Wat is inbegrepen voor retentie en verwijdering

Alle bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint- of OneDrive-sites, kunnen worden bewaard door een bewaarbeleid of retentielabel toe te passen.

De volgende bestanden kunnen worden verwijderd:

  • Wanneer u een bewaarbeleid gebruikt: alle bestanden in documentbibliotheken die automatisch gemaakte SharePoint-documentbibliotheken bevatten, zoals siteactiva.

  • Wanneer u bewaarlabels gebruikt: alle bestanden in alle documentbibliotheken en alle bestanden op het hoofdniveau die niet in een map staan.

Tip

Wanneer u een query met een beleid voor automatisch toepassen voor een bewaarlabel gebruikt, kunt u specifieke documentbibliotheken uitsluiten met behulp van de volgende invoer: NOT(DocumentLink:"<URL to document library>")

Lijstitems worden niet ondersteund door bewaarbeleid, maar worden ondersteund door bewaarlabels, met uitzondering van items in systeemlijsten. Dit zijn verborgen lijsten die door SharePoint worden gebruikt voor het beheren van het systeem en bevatten de catalogus met basispagina's, de oplossingscatalogus en gegevensbronnen. Wanneer bewaarlabels worden toegepast op ondersteunde lijstitems, worden ze altijd bewaard volgens de bewaarinstellingen, maar niet verwijderd als ze verborgen zijn voor zoeken.

Wanneer u een bewaarlabel op een ondersteund lijstitem met een documentbijlage toepast:

  • Voor een standaardbewaarlabel (het item wordt niet als record gedeclareerd):
    • De bijlage bij het document neemt niet automatisch de bewaarinstellingen van het label over, maar kan onafhankelijk worden gelabeld.
  • Voor een bewaarlabel dat het item als record declareert:
    • De bijlage bij het document neemt automatisch de bewaarinstellingen over van het label als het document nog geen label heeft.

Instellingen voor bewaarbeleid en bewaarlabels zijn niet van toepassing op het ordenen van structuren die bibliotheken, lijsten en mappen bevatten.

Voor bewaarbeleid en beleid voor automatisch toepassen van labels: SharePoint-sites moeten worden geïndexeerd om de bewaarinstellingen te kunnen toepassen. Als items in SharePoint-documentbibliotheken echter zo zijn geconfigureerd dat ze niet in zoekresultaten worden weergegeven, worden bestanden met deze configuratie niet uitgesloten van de bewaarinstellingen.

Hoe retentie werkt voor SharePoint en OneDrive

Als u inhoud wilt bewaren maken SharePoint en OneDrive een opslagbibliotheek aan als deze nog niet voor de site bestaat. De opslagbibliotheek is niet ontworpen om interactief te worden gebruikt, maar bestanden worden automatisch opgeslagen wanneer dit nodig is voor compliance. Het werkt op de volgende manier:

Wanneer een gebruiker een item wijzigt of verwijdert dat onderhevig is aan retentie, wordt gecontroleerd of de inhoud is gewijzigd sinds de retentie-instellingen zijn toegepast. Als dit de eerste wijziging is sinds het toepassen van de retentie-instellingen, wordt de inhoud naar de opslagbibliotheek gekopieerd. Vervolgens kan de persoon de oorspronkelijke inhoud wijzigen of verwijderen.

Een timeropdracht wordt periodiek op de opslagbibliotheek uitgevoerd. Voor inhoud die langer dan 30 dagen in de opslagbibliotheek staat, vergelijkt deze taak de inhoud met alle query's die worden gebruikt door de retentie-instellingen voor die inhoud. Inhoud die ouder is dan de geconfigureerde retentieperiode wordt vervolgens verwijderd uit de opslagbibliotheek en uit de oorspronkelijke locatie als deze nog steeds bestaat. Deze timertaak wordt elke zeven dagen uitgevoerd. Dit betekent dat inhoud samen met de minimale 30 dagen tot 37 dagen in de opslagbibliotheek kan staan voordat deze wordt verwijderd.

Dit gedrag voor het kopiëren van bestanden naar de opslagbibliotheek geldt voor inhoud die aanwezig is wanneer de bewaarinstellingen worden toegepast. Voor bewaarbeleid wordt bovendien alle nieuwe inhoud die is gemaakt of toegevoegd aan de site nadat deze in het beleid is opgenomen, bewaard in de opslagbibliotheek. Nieuwe inhoud wordt echter niet gekopieerd naar de opslagbibliotheek wanneer deze voor het eerst wordt bewerkt, alleen wanneer deze wordt verwijderd. Als u alle versies van een bestand wilt behouden, moet versiebeheer zijn ingeschakeld voor de oorspronkelijke site.

Gebruikers zien een foutbericht als ze een bibliotheek, lijst, map of site proberen te verwijderen waarvoor retentie geldt. Ze kunnen een map verwijderen als ze eerst bestanden in de map verplaatsen of verwijderen waarvoor retentie geldt.

Gebruikers zien ook een foutbericht als ze een gelabeld item in een van de volgende omstandigheden proberen te verwijderen. Het item wordt niet gekopieerd naar de opslagbibliotheek, maar blijft op de oorspronkelijke locatie:

  • De instelling voor recordbeheer waarmee gebruikers gelabelde items kunnen verwijderen, is uitgeschakeld.

    Als u deze instelling wilt controleren of wijzigen, gaat u naar de oplossing Recordbeheer in de Microsoft Purview-complianceportal > Instellingen voor recordbeheer > Recordbeheer > Retentielabels > Verwijdering van items. Er zijn afzonderlijke instellingen voor SharePoint en OneDrive.

    Als u geen toegang hebt tot de oplossing Recordbeheer kunt u AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO en AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB vanuit Get-PnPTenant en Set-PnPTenant gebruiken.

  • Het retentielabel markeert items als een record en is vergrendeld.

    Alleen wanneer de record is ontgrendeld, wordt een kopie van de laatste versie opgeslagen in de opslagbibliotheek.

  • Het retentielabel markeert items als een reguleringsrecord, waardoor het item nooit kan worden bewerkt of verwijderd.

Nadat instellingen voor bewaren zijn toegewezen aan inhoud in een OneDrive-account of op een SharePoint-site, zijn de paden die voor de inhoud worden gebruikt ervan afhankelijk of de retentie-instellingen zijn bedoeld om te bewaren en verwijderen, of alleen te bewaren of alleen te verwijderen.

Wanneer de retentie-instellingen voor bewaren en verwijderen zijn:

Diagram van de levenscyclus van inhoud in SharePoint en OneDrive.

  1. Als de inhoud wordt gewijzigd of verwijderd tijdens de bewaarperiode, wordt een kopie van de oorspronkelijke inhoud zoals deze bestond toen de retentie-instellingen werden toegewezen, gemaakt in de opslagbibliotheek. Daar identificeert de timertaak items waarvan de bewaarperiode is verlopen. Deze items worden verplaatst naar de Prullenbak voor het tweede stadium, waar ze na 93 dagen definitief worden verwijderd. De Prullenbak voor het tweede stadium is niet zichtbaar voor eindgebruikers (alleen de Prullenbak voor het eerste stadium is zichtbaar), maar beheerders van siteverzamelingen kunnen daar inhoud bekijken en herstellen.

    Notitie

    Om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen, verwijderen we inhoud niet meer definitief uit de opslagbibliotheek. In plaats daarvan verwijderen we de inhoud alleen definitief uit de Prullenbak, zodat alle inhoud uit de opslagbibliotheek nu via de Prullenbak voor het tweede stadium gaat.

  2. Als de inhoud niet wordt gewijzigd of verwijderd tijdens de bewaarperiode, verplaatst de timertaak deze inhoud naar de Prullenbak voor het eerste stadium aan het einde van de bewaarperiode. Als een gebruiker de inhoud daar verwijdert of deze Prullenbak leegt (ook wel opschonen genoemd), wordt het document verplaatst naar de Prullenbak voor het tweede stadium. Een bewaarperiode van 93 dagen omvat de Prullenbakken voor het eerste en het tweede stadium. Aan het einde van 93 dagen wordt het document definitief verwijderd waar het zich ook bevindt, in de Prullenbak voor het eerste stadium of de Prullenbak voor het tweede stadium. De Prullenbak is niet geïndexeerd en dus niet beschikbaar voor zoeken. Daardoor kan een eDiscovery-zoekopdracht geen Prullenbak-inhoud vinden waarop bewaring moet worden toegepast.

Notitie

Vanwege het eerste bewaarprincipe wordt een permanente verwijdering altijd opgeschort als hetzelfde item moet worden bewaard vanwege een ander bewaarbeleid of retentielabel of als het om juridische of onderzoeksredenen onder een eDiscovery-bewaring valt.

Wanneer de retentie-instellingen alleen bewaren of alleen verwijderen zijn, zijn de inhoudspaden variaties van behouden en verwijderen:

Inhoudspaden voor retentie-instellingen voor alleen bewaren

  1. Als de inhoud wordt gewijzigd of verwijderd tijdens de bewaarperiode: Er wordt een kopie van het oorspronkelijke document gemaakt in de opslagbibliotheek en bewaard tot het einde van de bewaarperiode, wanneer de kopie in de opslagbibliotheek wordt verplaatst naar de Prullenbak voor het tweede stadium en na 93 dagen definitief wordt verwijderd.

  2. Als de inhoud niet wordt gewijzigd of verwijderd tijdens de bewaarperioded: er gebeurt niets voor en na de bewaarperiode; het document blijft op de oorspronkelijke locatie staan.

Inhoudspaden voor retentie-instellingen voor alleen verwijderen

  1. Als de inhoud wordt verwijderd tijdens de geconfigureerde periode: Het document wordt verplaatst naar de Prullenbak voor het eerste stadium. Als een gebruiker het document daar verwijdert of deze Prullenbak leegt, wordt het document verplaatst naar de Prullenbak voor het tweede stadium. Een bewaarperiode van 93 dagen omvat de beide Prullenbakken voor het eerste en het tweede stadium. Aan het einde van 93 dagen wordt het document definitief verwijderd waar het zich ook bevindt, in de Prullenbak voor het eerste stadium of de Prullenbak voor het tweede stadium. Als de inhoud tijdens de geconfigureerde periode wordt gewijzigd, volgt deze na de geconfigureerde periode hetzelfde verwijderingspad.

  2. Als de inhoud niet wordt verwijderd tijdens de geconfigureerde periode: aan het einde van de geconfigureerde periode in het bewaarbeleid wordt het document verplaatst naar de Prullenbak voor het eerste stadium. Als een gebruiker het document daar verwijdert of deze Prullenbak leegt (ook wel opschonen genoemd), wordt het document verplaatst naar de Prullenbak voor het tweede stadium. Een bewaarperiode van 93 dagen omvat de beide Prullenbakken voor het eerste en het tweede stadium. Aan het einde van 93 dagen wordt het document definitief verwijderd waar het zich ook bevindt, in de Prullenbak voor het eerste stadium of de Prullenbak voor het tweede stadium. De Prullenbak is niet geïndexeerd en dus niet beschikbaar voor zoeken. Daardoor kan een eDiscovery-zoekopdracht geen Prullenbak-inhoud vinden waarop bewaring moet worden toegepast.

Hoe retentie werkt met cloudbijlagen

Cloudbijlagen zijn ingesloten koppelingen naar bestanden die gebruikers delen. Deze kunnen worden bewaard en verwijderd wanneer uw gebruikers ze delen in e-mailberichten en Teams-berichten van Outlook. Wanneer u automatisch een bewaarlabel toepast op cloudbijlagen, wordt het bewaarlabel toegepast op een kopie van het gedeelde bestand, dat is opgeslagen in de opslagbibliotheek.

Voor dit scenario raden we u aan de labelinstelling zo te configureren dat de bewaarperiode wordt gestart op basis van wanneer het item wordt gelabeld. Als u de bewaarperiode configureert op basis van wanneer het item wordt gemaakt of voor het laatst is gewijzigd, wordt deze datum op het moment van delen overgenomen van het oorspronkelijke bestand. Als u het begin van de retentie configureert als de laatste wijziging, heeft deze instelling geen effect voor deze kopie in de opslagbibliotheek.

Als het oorspronkelijke bestand echter wordt gewijzigd en vervolgens opnieuw wordt gedeeld, wordt een nieuwe kopie van het bestand als een nieuwe versie opgeslagen en gelabeld in de opslagbibliotheek.

Als het oorspronkelijke bestand opnieuw wordt gedeeld maar niet wordt gewijzigd, wordt de gelabelde datum van de kopie in de opslagbibliotheek bijgewerkt. Met deze actie wordt het begin van de retentieperiode opnieuw ingesteld. Daarom raden we u aan om het begin van de retentieperiode zo te configureren dat deze wordt gebaseerd op het moment dat het item wordt gelabeld.

Omdat het retentielabel niet wordt toegepast op het oorspronkelijke bestand, wordt het gelabelde bestand nooit gewijzigd of verwijderd door een gebruiker. Het gelabelde bestand blijft in de opslagbibliotheek totdat de timeropdracht aangeeft dat de bewaarperiode is verlopen. Als de bewaarinstellingen zijn geconfigureerd om items te verwijderen, wordt het bestand verplaatst naar de tweede fase prullenbak, waar het aan het einde van 93 dagen definitief wordt verwijderd:

Hoe retentie werkt voor cloudbijlagen die zijn opgeslagen in SharePoint en OneDrive

De kopie die is opgeslagen in de opslagbibliotheek, wordt doorgaans gemaakt binnen een uur nadat de cloudbijlage wordt gedeeld.

Hoe retentie werkt met OneNote-inhoud

Wanneer u een bewaarbeleid toepast op een locatie met OneNote-inhoud of een bewaarlabel op een OneNote-map, zijn de verschillende OneNote-pagina's en secties afzonderlijke bestanden die de bewaarinstellingen overnemen. Dit betekent dat elke sectie op een pagina afzonderlijk wordt bewaard en verwijderd, afhankelijk van de bewaarinstellingen die u opgeeft.

Alleen pagina's en secties worden beïnvloed door de bewaarinstellingen die u opgeeft. Hoewel u bijvoorbeeld een datum Gewijzigd voor elk afzonderlijk notitieblok ziet, wordt deze datum niet gebruikt door Microsoft 365-retentie.

Hoe retentie werkt met documentversies

Versiebeheer is een functie van alle documentlijsten en bibliotheken in SharePoint en OneDrive. Standaard behoudt versiebeheer minimaal 500 hoofdversies, hoewel u deze limiet kunt verhogen. Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren en Hoe versiebeheer werkt in lijsten en bibliotheken voor meer informatie.

Wanneer voor een document met versies bewaarinstellingen zijn ingesteld om die inhoud te behouden, zijn versies die naar de opslagbibliotheek worden gekopieerd, een afzonderlijk item. Als de instellingen voor bewaren zijn geconfigureerd om te verwijderen aan het einde van de bewaarperiode:

  • Als de bewaarperiode is gebaseerd op het moment waarop de inhoud is gemaakt, heeft elke versie dezelfde vervaldatum als het oorspronkelijke document. Het oorspronkelijke document en de versies ervan verlopen allemaal tegelijk.

  • Als de bewaarperiode is gebaseerd op het tijdstip waarop de inhoud voor het laatst is gewijzigd, heeft elke versie een eigen vervaldatum op basis van het tijdstip waarop het oorspronkelijke document is gewijzigd om die versie te maken. Het originele document en de versies verlopen onafhankelijk van elkaar.

Wanneer de bewaaractie bestaat uit het verwijderen van het document, worden alle versies die niet in de opslagbibliotheek staan, op hetzelfde moment verwijderd op basis van de huidige versie.

Voor items die zijn onderworpen aan een bewaarbeleid (of eDiscovery-bewaring), worden de versielimieten voor de documentbibliotheek genegeerd totdat de bewaarperiode van het document is bereikt (of de eDiscovery-bewaring wordt vrijgegeven). In dit scenario worden oude versies niet automatisch verwijderd en kunnen gebruikers geen versies verwijderen.

Dit is niet het geval voor bewaarlabels wanneer er geen bewaarbeleid (of eDiscovery-bewaring) voor de inhoud geldt. In plaats daarvan worden de versielimieten gehonoreerd zodat oudere versies automatisch worden verwijderd ten behoeve van nieuwe versies, maar gebruikers kunnen nog steeds geen versies verwijderen.

Wanneer een gebruiker de organisatie verlaat

SharePoint:

Wanneer een gebruiker uw organisatie verlaat, heeft dit geen gevolgen voor de inhoud die door die gebruiker is gemaakt, omdat SharePoint wordt beschouwd als een samenwerkingsomgeving, in tegenstelling tot het postvak van een gebruiker of een OneDrive-account.

OneDrive:

Als een gebruiker uw organisatie verlaat, blijven alle bestanden die zijn onderworpen aan een bewaarbeleid of een bewaarlabel onderworpen aan de bewaarinstellingen voor de duur van de bewaarperiode die is opgegeven in het beleid of label. Gedurende die tijd blijft alle toegang tot delen werken en blijft de inhoud detecteerbaar door Content Search en eDiscovery.

Wanneer de bewaarperiode afloopt en de bewaarinstellingen een verwijderactie bevatten, wordt de inhoud verplaatst naar de Prullenbak van de siteverzameling en is deze voor niemand meer toegankelijk, behalve voor de beheerder.

Configuratierichtlijnen

Zie Aan de slag met levenscyclusbeheer van gegevens als u nog geen ervaring hebt met het configureren van retentie in Microsoft 365.

Zie de volgende instructies als u een bewaarbeleid of retentielabel wilt configureren voor Exchange: