Je kunt een retentietag toepassen op een model in Microsoft SharePoint Syntex

Je kunt eenvoudig een retentietag toepassen op een model in Microsoft SharePoint Syntex. Je kan dit voor documentbegripmodellen en formulierverwerkingsmodellen doen.

Met retentietags kan je retentie-instellingen toepassen op de documenten die door je modellen worden geïdentificeerd. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw model niet alleen alle documenten met verzekeringskennisgevingen die naar uw documentbibliotheek worden geüpload identificeert, maar ook een retentietag zakelijk aanbrengt, zodat deze documenten niet uit de documentbibliotheek kunnen worden verwijderd gedurende de opgegeven periode (bijvoorbeeld de komende vijf maanden).

Je kunt een bestaande retentietag toepassen op je model via de modelinstellingen op de startpagina van het model.

Een retentietag toepassen op een documentbegripmodel

1. Selecteren Modelinstellingen op de startpagina van het model.
   
2. Selecteer in Modelinstellingen, in het gedeelte Beveiliging en compliance, het menu Retentietag om een lijst met retentietags weer te geven die beschikbaar zijn om toe te passen op het model.
   
   
3. Selecteer de retentietag die u wilt toepassen op het model en selecteer Opslaan.
   

Nadat u de retentietag hebt toegepast op uw model, kunt u het toepassen op een:

• Nieuwe documentbibliotheek
• Documentbibliotheek waarop het model al is toegepast

De retentietag toepassen op een documentbibliotheek waarop het model al is toegepast

Als uw documentbegripmodel al is toegepast op een documentbibliotheek, kunt u het volgende doen om de retentietagupdate te synchroniseren en toe te passen op de documentbibliotheek:

1. Selecteer op de startpagina van het model in het gedeelte Bibliotheken met dit model de documentbibliotheek waarop u de retentietagupdate wilt toepassen.
   
2. Selecteer Synchroniseren.
   
   

Nadat u de update hebt toegepast en gesynchroniseerd met uw model, kunt u het volgende doen:

1. Klik in het inhoudscentrum in het gedeelte Bibliotheken met deze model op de bibliotheek waarop het bijgewerkte model is toegepast.
   
2. Selecteer in de documentbibliotheekweergave het informatiepictogram om de modeleigenschappen te bekijken.
   
3. Selecteer in de lijst Actieve modellen het bijgewerkte model.
   
4. In het gedeelte Retentietag wordt de naam van de toegepaste retentietag weergegeven.
   

Op de pagina met de weergave van uw model in uw documentbibliotheek wordt er een nieuwe kolom Retentietag weergegeven. Omdat uw model bestanden classificeert die het identificeert als het relevante inhoudstype en ze vermeldt in de bibliotheekweergave, bevat de kolom Retentietag ook de naam van de retentietag die via het model is toegepast.

Bijvoorbeeld: op alle verzekeringskennisgevingen die uw model identificeert, wordt ook de retentietag zakelijk toegepast, zodat ze gedurende vijf maanden lang niet uit de documentenbibliotheek kunnen worden verwijderd. Als geprobeerd wordt het bestand uit de documentbibliotheek te verwijderen, wordt een foutbericht weergegeven met de mededeling dat het niet is toegestaan vanwege de toegepaste retentietag.

Een retentietag toepassen op een formulierverwerkingsmodel

Je kan een retentietag toepassen op een formulierverwerkingsmodel wanneer je een model maakt of je kan het toepassen op een bestaand model.

Een retentietag toepassen wanneer je een formulierverwerkingsmodel maakt

1. Wanneer je een nieuw formulierverwerkingsmodel maakt, kies Geavanceerde instellingen.

2. In Geavanceerde instellingen, in de sectie Retentietag, selecteer het menu en selecteer vervolgens de retentietag die je wilt toepassen op het model.

   
   

3. Nadat je de overige modelinstellingen afgewerkt hebt, selecteer Aanmaken om jouw model te maken.

Een retentietag toepassen op een bestaand formulierverwerkingsmodel

Een retentietag toevoegen aan een bestaand formulierverwerkingsmodel kan op verschillende manieren:

• Via het Automatiseren-menu in de documentbibliotheek
• Via de actieve modellen-instellingen in de documentbibliotheek

Een retentietag toepassen op een bestaand formulierverwerkingsmodel via het Automatiseren-menu

Je kan een retentietag aan een bestaand formulierverwerkingsmodel dat je bezit, toevoegen via het Automatiseren-menu in de documentbibliotheek, waarop het model wordt toegepast.

1. In je documentbibliotheek, waarop het formulierverwerkingsmodel wordt toegepast, kies je het menu Automatiseren, kies AI-opbouwfunctie en kies vervolgens Informatie over formulierverwerkingsmodel weergeven.

   
   

2. In de informatie over het model, in de sectie Retentietag, selecteer de retentietag die je wilt toepassen. Selecteer vervolgens Opslaan.

   
   

Een retentietag toevoegen aan een bestaand formulierverwerkingsmodel in de actieve modelinstellingen

Je kan een retentietag aan een bestaand formulierverwerkingsmodel dat je bezit, toevoegen via de actieve modelinstellingen in de documentbibliotheek, waarop het model wordt toegepast.

1. In de SharePoint documentbibliotheek waarop het model wordt toegepast, selecteer het pictogramActieve modellen weergeven en selecteer vervolgens Actieve modellen weergeven.

   
   

2. In Actieve modellen, selecteer het formulierverwerkingsmodel waarop je de retentietag wilt toepassen.

   
   

3. In de informatie over het model, in de sectie Retentietag, selecteer de retentietag die je wilt toepassen. Selecteer vervolgens Opslaan.

Zie ook

Een classificatie maken

Een extractor maken

Overzicht van documentbegrip