Een formulierverwerkingsmodel maken in Microsoft SharePoint Syntex

Met AI Builder - een functie in Microsoft Power Apps - kunnen SharePoint Syntex-gebruikers een formulierverwerkingsmodel rechtstreeks vanuit een SharePoint-documentbibliotheek maken.

Het maken van een formulierverwerkingsmodel omvat de volgende stappen:

• Stap 1: Een formulierverwerkingsmodel maken
• Stap 2: Documenten toevoegen en analyseren
• Stap 3: Velden en tabellen taggen
• Stap 4: Het model trainen en publiceren
• Stap 5: Het model gebruiken

Vereisten

Je kunt alleen een model voor het verwerken van een formulier maken in de SharePoint-documentbibliotheken waarvoor het model is ingeschakeld. Als de verwerking van formulieren is ingeschakeld, kun je het menu Automatiseren > AI Builder > Een model maken om formulieren te verwerken in de documentbibliotheek zien. Als je verwerking wilt inschakelen voor je documentbibliotheek, moet je contact opnemen met je SharePoint-beheerder.

Stap 1: Een formulierverwerkingsmodel maken

De eerste stap bij het maken van een formulierverwerkingsmodel is het naam geven aan het model, het definiëren van het nieuwe inhoudstype en het maken van de nieuwe documentbibliotheekweergave.

1. Selecteer in de documentbibliotheek het menu Automatiseren, selecteer AI Builder en selecteer vervolgens Een model maken om formulieren te verwerken.

   

2. Typ in het deelvenster Een model maken om formulieren te verwerken in het veld naam een naam voor je model (bijvoorbeeld Aankooporders).

   

3. Je kunt nu automatisch informatie extraheren en opslaan uit een verzameling gestructureerde bestanden met een vergelijkbare indeling, zoals facturen of belastingdocumenten, die zich in een SharePoint-documentbibliotheek bevinden. Hiermee kun je verschillende modellen in één model samenstellen en specifieke tabelitemgegevens extraheren.

   De naam van de verzameling wordt opgeslagen in een toegewezen kolom in de documentbibliotheek waarop het model wordt toegepast, zodat je verschillende bestandsindelingen kunt onderscheiden die door hetzelfde model worden verwerkt.

   Bovendien worden de geëxtraheerde tabelgegevens opgeslagen in een opgegeven lijst en gekoppeld aan het geüploade bestand voor eenvoudige weergave of voor extra automatisering van bedrijfsprocessen.

   Tabelgegevens extraheren naar een gekoppelde lijst:
   
   

   1. Selecteer in de sectie Informatie uit tabellen onttrekken? de optie Ja.

   

   2. In de sectie Waar slaan we tabelgegevens op?:

      • Als je Een nieuwe lijst (de standaardinstelling) selecteert, wordt er automatisch een voorgestelde naam opgegeven in het vak Nieuwe lijstnaam. Je kunt desgewenst deze bestandsnaam wijzigen. Als je de lijst in de sitenavigatie wilt weergeven, schakel je het selectievakje Weergeven in sitenavigatie in.

      • Als je Een bestaande lijst selecteert, kies je in het vak Geselecteerde lijst de lijst die je wilt gebruiken.

4. Wanneer je een formulierverwerkingsmodel maakt, maak je een nieuw SharePoint-inhoudstype. Een SharePoint-inhoudstype is een categorie documenten met gemeenschappelijke kenmerken en een verzameling kolommen of metagegevenseigenschappen voor die inhoud delen. SharePoint-inhoudstypen worden beheerd via het SharePoint-beheercentrum.

   Selecteer Geavanceerde instellingen als je dit model wilt toewijzen aan een bestaand inhoudstype in de SharePoint-galerie met inhoudstypen.

   

   1. Kies in de sectie Inhoudstype of je een nieuw inhoudstype wilt maken of een bestaand inhoudstype wilt gebruiken.

   2. Als je een bestaand inhoudstype wilt gebruiken, selecteer je Selecteer één optie en kies je een inhoudstype in de lijst.

   3. Het model maakt in je documentbibliotheek een nieuwe weergave voor de geëxtraheerde gegevens. Als je niet wilt dat dit de standaardweergave is, schakel je in de sectie Bibliotheekweergave voor dit model het selectievakje Weergave instellen als standaardwaarde uit.

   4. Als je een retentielabel op je bestanden wilt toepassen, selecteer je in de sectie Retentielabel de retentielabel die je wilt gebruiken.

5. Selecteer Maken.

Stap 2: documenten toevoegen en analyseren

Wanneer u een nieuw formulierverwerkingsmodel hebt gemaakt, wordt een nieuwe pagina met het Power Apps AI Builder-formulierverwerkingsmodel in de browser geopend. Op deze pagina kun je voorbeelddocumenten toevoegen en analyseren.

1. Je definieert eerst de velden en tabellen die je het model wilt leren uitpakken op de pagina Kies informatie om te extraheren. Zie Te extraheren velden en tabellen definiëren voor gedetailleerde stappen.

2. Je kunt zoveel verzamelingen documentindelingen maken als je wilt dat je model verwerkt. Zie Documenten groeperen op verzamelingenvoor gedetailleerde stappen.

3. Nadat je de verzamelingen hebt gemaakt en de voorbeeldbestanden voor elke verzameling hebt toegevoegd, onderzoekt AI Builder de geüploade documenten om de velden en tabellen te detecteren. Meestal neemt het proces een paar minuten in beslag. Wanneer de analyse is voltooid, kun je doorgaan met het taggen van de documenten.

Stap 3: Velden en tabellen taggen

Je moet de documenten taggen om het model te leren begrijpen welke velden en tabelgegevens je wilt extraheren. Zie Documenten taggen voor gedetailleerde stappen.

Stap 4: Het model trainen en publiceren

1. Nadat je het model hebt gemaakt en getraind, kun je het publiceren en gebruiken in SharePoint. Zie Het model voor formulierverwerking trainen en publicerenvoor gedetailleerde stappen.

2. Nadat het model is gepubliceerd, selecteer je Model gebruiken en vervolgens Stroom maken. Hiermee maak je een PowerAutomate-stroom die kan worden uitgevoerd in je SharePoint-documentbibliotheek en waarmee de velden worden geëxtraheerd die in het model zijn geïdentificeerd.

   

3. Wanneer je klaar bent, zie je het bericht Je stroom is gemaakt.

   

4. Selecteer de knop Ga naar SharePoint om de documentbibliotheek te zien die is bijgewerkt met jouw model.

Stap 5: Het model gebruiken

1. Je ziet dat de velden die je hebt geselecteerd nu als kolommen worden weergegeven in de documentbibliotheekmodelweergave.

   

2. Zoals je ziet, geeft de informatiekoppeling naast Documenten aan dat een formulierverwerkingsmodel is toegepast op deze documentbibliotheek.

   

3. Upload bestanden naar je documentbibliotheek. Alle bestanden die door het model zijn geïdentificeerd als het juiste inhoudstype, worden weergegeven in de lijst met de bestanden in de weergave en de geëxtraheerde gegevens worden weergegeven in de kolommen.

   

Zie ook

Power Automate-documentatie

Training: zakelijke prestaties verbeteren met AI-Builder