Uw omgeving voorbereiden op Microsoft Viva-onderwerpenGet your environment ready for Microsoft Viva Topics

Als u zoveel mogelijk gebruik wilt maken van Viva-onderwerpen, wilt u zo veel mogelijk inhoud hebben voor het ontdekken van onderwerpen, zodat u een uitgebreide set onderwerpen voor uw gebruikers kunt hebben.To make the most of Viva Topics, you want to have as much content as possible included for topic discovery, so that you can have a rich set of topics for your users. Maar welke inhoud moet worden gebruikt voor onderwerpdetectie?But what content should be used for topic discovery? Hoe maximaliseert u de geïndexeerde inhoud terwijl u de controle hebt?How do you maximize the content that is indexed, while staying in control? Hoe meer inhoud binnen het bereik valt, hoe beter de inzichten die de kunstmatige intelligentie kan ontdekken.The more content is in scope, the better the insights the artificial intelligence can discover. In dit artikel vindt u de planningsstappen om ervoor te zorgen dat u de juiste inhoud op neemt en dat u de juiste personen en resources hebt om een goede ervaring voor uw gebruikers te maken.This article walks you through planning steps to ensure that you are including the appropriate content, and that you have the right people and resources to make a good experience for your users.

Als u viva-onderwerpen wilt plannen, moet u het volgende doen:To plan for Viva Topics, you need to:

Stappen voor onboarding voor kennisbeheer migreren, verbinden, moderniseren, beveiligen en identificeren

  1. Inhoud migreren naar SharePointMigrate content to SharePoint

    • Onderwerpindexering bevat alleen inhoud op SharePoint sites.Topic indexing only includes content on SharePoint sites.
      • Migreert waar mogelijk waardevolle inhoud naar SharePoint Online vanuit externe bronnen.Where possible, migrate valuable content into SharePoint Online from external sources.
      • Geef prioriteit aan inhoudsbronnen met een hoog potentieel voor stilzwijgende kennis.Prioritize content sources with high potential for tacit knowledge.
      • Belicht de voordelen van kennisbeheer om gebruikers aan te moedigen om inhoud te verplaatsen van OneDrive naar SharePoint sites.Highlight the benefits of knowledge management to encourage users to move content from OneDrive to SharePoint sites.
  2. Verbinding maken informatie naar Microsoft GraphConnect information to Microsoft Graph

    • In de toekomst kan externe inhoud in de kennisgrafiek worden gebracht en beschikbaar komen.In the future, external content can be brought into the knowledge graph and become available.
    • Voor inhoud die niet kan worden verplaatst, kunt u Graph connectors gebruiken om het zoeken te verbeteren en u voor te bereiden op toekomstige opname.For content that cannot be moved, consider using Graph Connectors to enhance search and prepare for future inclusion.
  3. Pagina's SharePoint moderniserenModernize SharePoint pages

    • Onderwerpkaarten kunnen alleen op moderne pagina's worden weergegeven.Topic cards can only be surfaced on modern pages.
    • Identificeer klassieke pagina's met een hoog profiel die kandidaten voor de modernisatie zijn.Identify high profile classic pages that are modernization candidates.
  4. Inhoud op de juiste manier beveiligenSecure content appropriately

    • Onderwerpbronnen zijn beveiliging bijgesneden op basis van de machtigingen van een gebruiker.Topic resources are security trimmed based on a user's permissions.
    • Identificeer inhoud met onjuist brede of beperkende machtigingen:Identify any content that might have incorrectly broad or restrictive permissions:
      • Site-eigenaren aanmoedigen om de rapporten delen te gebruiken om machtigingen te controlerenEncourage site owners to use the Sharing reports to review permissions
      • Beheerders laten breed gedeelde inhoud controleren met behulp van ZoekenHave admins audit broadly shared content using Search
      • Moedig eigenaren van inhoud aan om inhoud te delen die niet gevoelig is en die mogelijk een breder voordeel voor de organisatie heeft.Encourage content owners to share content that is not sensitive and may have broader benefit to the organization.
    • Controleer uw Microsoft-Graph gebruikers en inhoud:Review your Microsoft Graph configuration on users and content:
      • Onderwerpindexering honors configuration excluding content from Search or Delve (example, NOINDEX).Topic indexing honors configuration excluding content from Search or Delve (for example, NOINDEX). Controleer of deze configuraties nog steeds relevant zijn.Review whether these configurations are still relevant.
  5. Kennismanagers en -onderwerpen identificerenIdentify knowledge managers and topics

    • Gebruik bestaande taxonomie om handmatig onderwerpen te maken of help bij het bevestigen van AI-voorgestelde onderwerpen.Use existing taxonomies to manually create topics, or help to confirm AI-suggested topics.
    • Identificeer deskundigen op het gebied van onderwerp (kleine en middelgrote ondernemingen) voor verwachte of gezaaide onderwerpen.Identify subject matter experts (SMEs) for anticipated or seeded topics.
    • Identificeer sites die een grote hoeveelheid waardevolle gegevens bevatten die kunnen worden gebruikt om onderwerpmining te piloten.Identify sites that cover a large body of valuable data that can be used to pilot topic mining.
    • Engage Knowledge Managers en community's van de praktijk.Engage Knowledge Managers and communities of practice.

1. Inhoud migreren naar Microsoft 3651. Migrate content to Microsoft 365

Er zijn verschillende hulpprogramma's en services die u kunt helpen bij uw migratie: u kunt een overzicht en informatie krijgen over hoe u migreert bij Uw inhoud migreren naar Microsoft 365.There are several tools and services to help with your migration - you can get an overview and information about how to migrate at Migrate your content to Microsoft 365. Migratiehulpprogramma's zijn:Migration tools include:

Maak het meeste uit uw migratie:Make the most of your migration:

  • Migreren naar een moderne site, inclusief Microsoft Teams.Migrate to a modern site - that includes Microsoft Teams. Hoewel indexeren kan plaatsvinden op SharePoint site (klassiek of modern), worden onderwerpen aan gebruikers weergegeven via highlights en kaarten alleen op moderne pagina's.While indexing can happen on any SharePoint site (classic or modern), displaying topics to users through highlights and cards only happens on modern pages.
  • Gebruikersnamen behouden: met de meeste migratiehulpprogramma's kunt u gebruikersidentiteiten in de migratie in kaart brengen, zodat eigenschappen zoals Gemaakt door of Gewijzigd door na de migratie worden behouden.Maintain usernames - most migration tools allow you to map user identities across the migration, so that properties like Created By or Modified By are maintained after the migration. Dit is belangrijk voor onderwerpen, omdat het auteurschap van bestanden wordt gebruikt om de experts te identificeren die zijn toegevoegd aan een onderwerppagina of -kaart.This is important for topics because the authorship of files is used to identify the experts that are added to a topic page or card.
  • Namen van serviceaccounts beschrijven: in sommige gevallen is het niet mogelijk gebruikersnamen te onderhouden.Make service account names descriptive - There will be some cases where maintaining usernames isn't possible. Als u bijvoorbeeld inhoud migreert die is gemaakt door iemand die geen werknemer meer van de organisatie is.For example, if you're migrating content that was created by someone who is no longer an employee of the organization. In dit geval worden met de meeste migratiehulpmiddelen een bestand verplaatst alsof het is gemaakt door een beheerdersaccount of een serviceaccount.In this instance, most migration tools will move a file as if it was created by an admin account or a service account. Als dit vaak gebeurt, kan dat serviceaccount vervolgens als expert worden weergegeven tegen onderwerpen.If this happens frequently, then that service account could then be listed against topics as an expert. Hier wordt de naamgeving van dat account echt belangrijk.This is where the naming of that account becomes really important. Als u het beschrijvend maakt, is de aanwezigheid van deze niet-menselijke accounts begrijpelijk voor gebruikers die onderwerpen consumeren.If you make it descriptive, the presence of these non-human accounts will be understandable by your users consuming topics.

2. Verbinding maken naar Microsoft-Graph2. Connect information to Microsoft Graph

Als u bepaalde inhoud niet kunt migreren, verbindt u deze met de Microsoft-Graph:If you can’t migrate some content, then connect it with the Microsoft Graph:

  • Overweeg om Graph connectors voor inhoud te implementeren.Consider implementing Graph Content Connectors. Met behulp van verbindingslijnen kan externe inhoud worden geïndexeerd in de Microsoft-Graph, waar gebruikers deze vervolgens kunnen ontdekken via Microsoft Search.Using connectors, external content can be indexed into the Microsoft Graph, where users can then discover it through Microsoft Search.
  • Toekomstige ontwikkelingen brengen externe gegevens naar Viva-onderwerpen.Future developments will bring external data into Viva Topics.

3. De pagina'SharePoint moderniseren3. Modernize SharePoint pages

Omdat onderwerpkaarten en highlights alleen op moderne pagina's kunnen worden weergegeven, kunt u pagina's die u wilt opnemen in Viva-onderwerpen bijwerken van klassiek naar modern.Because topic cards and highlights can only appear on modern pages, update any pages you want to include in Viva Topics from classic to modern. Zie Uw klassieke sites SharePoint moderniseren.See Modernize your classic SharePoint sites. U kunt de scanner voor SharePoint moderne versie gebruiken om uw klassieke sites voor te bereiden op de modernisatie.You can use the SharePoint Modernization scanner to prepare your classic sites for modernization.

Als u veel klassieke sites hebt, geeft u prioriteit aan pagina's met een hoog profiel om te converteren naar modern.If you have a lot of classic sites, prioritize high profile pages to convert to modern.

4. Inhoud op de juiste manier beveiligen4. Secure content appropriately

Wanneer gebruikers werken met een onderwerpkaart of een onderwerppagina, zien ze mogelijk verschillende bronnen.When users interact with a topic card or a topic page, they may see different resources. Dit komt omdat ze toegang hebben tot verschillende bestanden die aan het onderwerp zijn gekoppeld.This is because they have access to different files that are associated with the topic. Als uw onderliggende machtigingen te strikt zijn, kunnen de serendipitous aspecten van informatiedetectie via onderwerpen worden verminderd.If your underlying permissions are too strict, then the serendipitous aspects of information discovery through topics could be diminished. Als ze echter te breed zijn, kan een onderwerp inhoud aan een gebruiker toevoegen die u niet wilt zien.On the other hand, if they're too broad, then a topic could surface content to a user that you don't intend them to see. Goed machtigingsbeheer is hierbij essentieel.Good permissions management is critical here. En goed machtigingsbeheer is gebaseerd op een doorlopend partnerschap tussen beheerders en inhoudseigenaren.And good permissions management is based on an ongoing partnership between administrators and content owners. Hoewel dit een lopende activiteit kan zijn, zijn er enkele praktische stappen die u kunt nemen bij het voorbereiden van onderwerpen:While this might be an ongoing activity, there are some practical steps that you can take when preparing for topics:

  • Moedig site-eigenaren aan om delen en machtigingen te controleren.Encourage site owners to review sharing and permissions.

    SharePoint site-eigenaren kunnen een rapport voor delen voor hun site bekijken met volledige details van alle machtigingen en koppelingen voor delen die zijn geconfigureerd op de site, zie Rapporten delen.SharePoint site owners can review a sharing report for their site that shows full details of all permissions and sharing links configured on the site, see Sharing reports. Hier worden interne en externe (gast)gebruikers vermeld.This lists internal and external (guest) users.

    Site-eigenaren kunnen ook zien wie machtigingen heeft voor de site door naar de pagina's Sitemachtigingen en Geavanceerde machtigingen Instellingen gaan.Site owners can also see who has permissions for the site by going to the Site Permissions and Advanced Permissions Settings pages.

    1. Kies op uw site de Instellingen > Sitemachtigingen.On your site, choose Settings > Site permissions. Controleer wie wordt weergegeven onder Site-eigenaren, Siteleden en Sitebezoekers.Check to see who is listed under Site Owners, Site Members, and Site Visitors. Controleer op gastgebruikers.Check for any Guest users.
    2. Kies op de pagina Machtigingen de optie Geavanceerde machtigingen Instellingen.On the Permissions page, choose Advanced Permissions Settings. U kunt controleren op unieke machtigingen en zien wie beperkte toegang heeft tot items op de site.You can check for unique permissions and see who has limited access to any items in the site.
  • Controleer Microsoft 365 groepen en Teams om ervoor te zorgen dat ze op de juiste manier zijn ingesteld als openbare of persoonlijke groepen of teams.Audit Microsoft 365 Groups and Teams to make sure they are appropriately set as public or private groups or teams. Nieuwe Teams en Microsoft 365 groepen zijn standaard ingesteld op privé, maar wanneer ze voor het eerst werden uitgebracht, waren ze standaard openbaar.New Teams and Microsoft 365 Groups are set to private by default, but when first released were public by default. Als u eerder deze technologieën hebt gebruikt, kunt u dit controleren.If you were earlier adopters of these technologies, you might want to review. Bovendien ontwikkelt de functie van een team zich vaak gedurende de levenscyclus en moet de instelling mogelijk worden bijgewerkt om het huidige gebruik van het team weer te geven.Also, the function of a team often evolves over its lifecycle, and the setting might need to be updated to reflect the current use of the team.

  • Controleer het gebruik van 'iedereen', 'iedereen behalve externe gebruikers' of brede beveiligingsgroepen.Review use of “everyone”, “everyone except external users” or broad security groups. Inhoud kan onjuist worden gedeeld met deze waarden.Content may be incorrectly shared with these values. Als u het gebruik van deze groepen wilt bekijken, kunt u het volgende doen:To review the use of these groups you can:

    • Een account maken zonder groepslidmaatschapCreate an account that has no group memberships
    • Gebruik zoeken met dit account om inhoud te ontdekken die breed wordt gedeeld.Use search with this account to discover content that is broadly shared.
    • Als ongepaste inhoud zichtbaar is voor dit account door middel van zoeken, kunt u samen met de site-eigenaren de machtigingsconfiguratie corrigeren.If inappropriate content is visible to this account through search, then you can work with the site owners to correct the permission configuration.

Naast machtigingen kunt u ook het bereik bepalen van wat er kan worden ontdekt via onderwerpen.In addition to permissions, you can also control the scope of what is discoverable through topics. U hebt altijd de controle over wat wordt geïndexeerd.You are always in control of what is indexed.

Beheerders kunnen indexering configureren in het Microsoft 365 beheercentrum.Administrators can configure indexing in the Microsoft 365 Admin Center. Wanneer u Knowledge Management in stelt,kunt u het volgende doen:When you set up Knowledge Management, you can:

  • Sta detectie toe op alle SharePoint sites of geef sites op die u wilt opnemen of uitsluiten als onderwerpbronnen.Allow discovery across all SharePoint sites or specify sites to include or exclude as topic sources.
  • Waar u gevoelige termen hebt, kunt u ook onderwerpen uitsluiten op naam.Where you have sensitive terms, you can also exclude topics by name. Als u bijvoorbeeld de naam van een gevoelig project hebt, waarbij u niet wilt dat een markering of kaart wordt weergegeven, ongeacht de machtigingen van de gebruiker, kunt u die projectnaam uitsluiten.For example, if you have the name of a sensitive project, where you don't want a highlight or card to appear, irrespective of the user's permissions, you can exclude that project name.

Op inhoudsniveau kunt u ook bepalen wat er kan worden ontdekt.At the content level, you can also control what is discoverable. Elke configuratie die u hebt uitgevoerd om inhoud uit te sluiten van zoeken, wordt ook gebruikt door inhoudsdetectie.Any configuration that you've done to exclude content from search will also be used by content discovery. Als u bijvoorbeeld hebt uitgesloten dat een bepaalde documentbibliotheek wordt weergegeven in zoekresultaten, wordt deze documentbibliotheek niet gebruikt voor onderwerpdetectie.So, for example, if you have excluded a specific document library from appearing in search results, this document library will not be used for topic discovery.

5. Kennismanagers en onderwerpen identificeren5. Identify knowledge managers and topics

Het beheren van onderwerpen omvat drie belangrijke rollen, waaronder twee nieuwe Azure Active Directory (AAD)-rollen: Knowledge Administrator en Knowledge Manager:Managing topics involves three key roles, including two new Azure Active Directory (AAD) roles: Knowledge administrator and Knowledge manager:

  • De Kennisbeheerder (KA) is een technische rol, meestal in DE IT.The Knowledge administrator (KA) is a technical role, typically in IT. Met deze rol kunt u de Viva-onderwerpen instellen in het M365-beheercentrum, evenals de configuratie van onderwerpdetectie en zichtbaarheid.This role allows the setup of the Viva Topics in the M365 admin center, as well as the configuration of topic discovery and visibility.
  • De Knowledge Manager (KM) werkt zelf met de onderwerpen en houdt toezicht op de kwaliteit en volledigheid.The Knowledge manager (KM) works with the topics themselves and oversees their quality and completeness.
  • Onderwerpcontribuanten (TCs) zijn niet gebaseerd op een AAD-rol, maar op machtigingen in het beheercentrum.Topic contributors (TCs) are not based on an AAD role, but permissions in the admin center. Ze zijn vakexperts die de inhoud over onderwerpen kunnen beheren en resources en personen kunnen toevoegen.They are subject-matter experts able to curate the content on topics, adding resources and people.

Afhankelijk van uw organisatie zijn er mogelijk weinig of veel personen die in deze rollen werken.Depending on your organization you may have few or many people acting in these roles. Voor sommige organisaties kunnen dit dezelfde personen zijn.For some organizations, these may be the same people.

KennisbeheerderKnowledge admin Knowledge managerKnowledge manager OnderwerpbetalerTopic contributor
AAD-rolAAD role AAD-rolAAD role MKBSME
Heeft toegang tot het beheercentrumHas access to the admin center Heeft toegang tot het beheercentrumHas access to the admin center Geen toegang tot het beheercentrumNo access to the admin center
Viva-onderwerpen in stellenSets up Viva Topics Eigenaar van beheer en kwaliteit van onderwerpenOwns management and quality of topics Draagt bij aan onderwerpen op basis van hun expertise.Contributes to topics based on their expertise.
Zorgt ervoor dat beveiligings- en compliancestandaarden worden afgedwongen en begrijpt de licentieovereenkomst.Ensures that security and compliance standards are enforced and understands licensing agreement. Voert onderwerpbeheertaken uit, zoals het maken, bewerken, verwijderen en weigeren van onderwerpen.Performs topic management tasks such as create, edit, delete, and reject topics. Ondersteunt inzenders van onderwerpen bij hun taken.Supports Topic contributors with their tasks. Curseert de informatie en inhoud op onderwerppagina's, inclusief welke personen en resources aan dat onderwerp zijn vastgemaakt.Curates the information and content on topic pages, including which people and resources are pinned to that topic.

Momenten en kaarten worden weergegeven voor gebruikers in de context van hun werk, bijvoorbeeld wanneer ze door moderne pagina's bladeren in SharePoint.Highlights and cards will appear to users in the context of their work, for example as they browse modern pages in SharePoint. U kunt de ervaring van de eindgebruiker bepalen voor onderwerpen.You control the end user experience for topics.

  • Wie kunt u Onderwerpen zien?Who can see Topics? De zichtbaarheid van het onderwerp is geconfigureerd in het Microsoft 365 beheercentrum.Topic visibility is configured in the Microsoft 365 Admin Center. Kies welke groepen u wilt toestaan om onderwerpen te bekijken:Choose which groups to allow to see topics:

    • Iedereen in mijn organisatie.Everyone in my organization. 'Iedereen' bevat geen gasten, het zijn allemaal interne gebruikers in uw adreslijst"Everyone" does not include guests, it is all internal users in your directory

    • Alleen geselecteerde personen of beveiligingsgroepen (deze optie is goed terwijl u nog Steeds Viva-onderwerpen uitrolt, zodat u kunt testen met een subset gebruikers).Only Selected people or security groups (this option is good while you are still rolling out Viva Topics, so you can test with a subset of users). Als u wilt dat gasten Onderwerpen bekijken, moet u de optie 'geselecteerde personen of beveiligingsgroepen' gebruiken en hen een licentie verlenen.If you want guests to view Topics, you will need to use the “selected people or security groups” option, and grant them a license.

    • Niemand.No one.

      Alle gebruikers, zelfs gastgebruikers, moeten een licentie hebben toegepast om de onderwerpervaring te kunnen bekijken.All users, even guest users, will need to have a license applied in order to view the topic experience. En vergeet niet dat machtigingen altijd bepalen wat er kan worden gezien.And remember that permissions always control what can be seen.

  • Welke onderwerpen zijn zichtbaar?Which Topics are visible? U kunt kiezen uit:You can choose to:

    • Alle kandidaat-onderwerpen laten zien.Show all candidate topics.
    • Alleen bevestigd onderwerpen tonen.Show only confirmed topics.

Nu we de managers, experts en gebruikers hebben, kunnen we de onderwerpen zelf bespreken.Now that we have the managers, experts, and users, we can talk about the topics themselves.

  • Het is een goede gewoonte om onderwerpen in uw onderwerplijst te plaatsen.It's a good practice to seed topics into your topic list. De kwaliteit en hoeveelheid onderwerpen is gebaseerd op uw inhoud. Deze wordt alleen als onderwerp gemaakt als deze is opgenomen in de inhoud die binnen het bereik valt.The quality and quantity of topics is based on your content - it will only be created as a topic if it is included in the content that is in scope. Als er voldoende informatie en bewijs voor het onderwerp is, wordt deze gemaakt door de AI.If there's sufficient information and evidence for the topic, it will be created by the AI. Seeding topics is where the Knowledge Manager and subject-matter experts can help.Seeding topics is where the Knowledge Manager and subject-matter experts can help. Het combineren van menselijke kennis met de AI is de beste route voor kwaliteitsonderwerpen.Combining human knowledge with the AI is the best route for quality topics. Dus als er onderwerpen zijn die u verwacht, kunt u deze handmatig maken in het onderwerpcentrum.So if there are topics you anticipate you can manually create these in the Topic center. Als u dit doet, geeft de AI een sterk signaal van de relevantie van dat onderwerp en worden resources en personen aan dat onderwerp verbonden.Doing that will give the AI a strong signal of the relevance of that topic and it will identify resources and people to associate with that topic.
  • Gebruik bestaande taxonomie om uw onderwerp te plannen, van SharePoint of ergens anders.Use existing taxonomies to help your topic planning, either from SharePoint or elsewhere. Bestaande taxonomieën bevatten vaak organisatievoorwaarden, producten, onderwerpgebieden, en meer.Existing taxonomies often include organizational terms, products, subject areas, and so on. Bronnen voor onderwerpen kunnen ook afkomstig zijn van lijsten met projecten, bestaande zoekwijzers, en meer.Sources for topics can also come from lists of projects, existing search bookmarks, and so on.