Samenwerken met gasten op een site

Als u wilt samenwerken met gasten in documenten, gegevens en lijsten, kunt u een SharePoint gebruiken. Moderne SharePoint sites zijn verbonden met Microsoft 365 Groepen en kunnen het lidmaatschap van de site beheren en extra samenwerkingshulpmiddelen bieden, zoals een gedeeld postvak en een agenda.

In dit artikel volgen we de configuratiestappen die nodig Microsoft 365 voor het instellen van een SharePoint voor samenwerking met gasten.

Videodemonstratie

In deze video ziet u de configuratiestappen die in dit document worden beschreven.

Externe samenwerkingsinstellingen voor Azure

Delen in Microsoft 365 wordt op het hoogste niveau bepaald door de B2B-instellingen voor externe samenwerking in Azure Active Directory. Als delen met gasten is uitgeschakeld of wordt beperkt in Azure AD, overschrijft deze instelling alle instellingen voor delen die u configureert in Microsoft 365.

Controleer de B2B-instellingen voor externe samenwerking om ervoor te zorgen dat delen met gasten niet wordt geblokkeerd.

Instellingen voor externe samenwerking instellen

1. Meld u aan bij Azure Active Directory op https://aad.portal.azure.com.
2. Klik in het linkernavigatiedeelvenster op Azure Active Directory.
3. Klik Externe identiteiten.
4. Klik in het linkernavigatiedeelvenster Aan de slag op Instellingen voor externe samenwerking.
5. Zorg ervoor dat leden en gebruikers die zijn toegewezen aan specifieke beheerdersrollen gastgebruikers kunnen uitnodigen, inclusief gasten met lidmachtigingen, of iedereen in de organisatie gastgebruikers kan uitnodigen, inclusief gasten en niet-beheerders, is geselecteerd.
6. Als u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Opslaan.

Let op de instellingen in de sectie Samenwerkingsbeperkingen. Zorg ervoor dat de domeinen van de gasten met wie u wilt samenwerken, niet worden geblokkeerd.

Als u met gasten van meerdere organisaties werkt, wilt u mogelijk hun toegang tot adreslijstgegevens beperken. Hiermee voorkomt u dat ze kunnen zien wie er nog meer een gast is in de adreslijst. Hiervoor selecteert u onder Toegangsbeperkingen voor gastgebruikers de optie Gastgebruikers hebben beperkte toegang tot eigenschappen en lidmaatschap van instellingen voor adreslijstobjecten of Toegang van gastgebruikers is beperkt tot eigenschappen en lidmaatschappen van hun eigen adreslijstobjecten.

Gastinstellingen van Microsoft 365 Groepen

Moderne SharePoint sites gebruiken Microsoft 365 Groepen om sitetoegang te bepalen. De Microsoft 365 Groepen gastinstellingen moeten zijn ingeschakeld om gasttoegang op SharePoint sites te laten werken.

Gastinstellingen van Microsoft 365 Groepen instellen

1. Vouw in het Microsoft 365-beheercentrum Instellingen uit in het linkernavigatievenster.
2. Klik op Organisatie-instellingen.
3. Klik in de lijst op Microsoft 365 Groepen.
4. Zorg ervoor dat de selectievakjes Groepseigenaren toestaan personen van buiten de organisatie als gast aan Microsoft 365 Groepen toe te voegen en Gastgroepsleden toegang geven tot groepsinhoud beide zijn ingeschakeld.
5. Als u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Wijzigingen opslaan.

SharePoint instellingen voor delen op organisatieniveau

Om ervoor te zorgen dat gasten toegang hebben tot SharePoint sites, moeten SharePoint instellingen voor delen op organisatieniveau toestaan dat ze kunnen delen met gasten.

De instellingen op organisatieniveau bepalen de instellingen die beschikbaar zijn voor afzonderlijke sites. Site-instellingen mogen niet meer toestaan dan de instellingen op organisatieniveau.

Als u niet-genautisch bestand en delen van mappen wilt toestaan, kiest u Iedereen. Als u ervoor wilt zorgen dat alle personen buiten uw organisatie zich moeten verifiëren, kiest u Nieuwe en bestaande gasten. Kies de ruimste instelling die nodig is voor de sites in uw organisatie.

Instellingen voor delen op organisatieniveau van SharePoint instellen

1. In het Microsoft 365-beheercentrum klikt u onder Beheercentra op SharePoint.
2. Klik in SharePoint beheercentrum in het linkernavigatiedeelvenster onder Beleid op Delen.
3. Zorg ervoor dat extern delen voor SharePoint is ingesteld op Iedereen of Nieuwe en bestaande gasten.
4. Als u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Opslaan.

Een site maken

De volgende stap is het maken van de site die u wilt gebruiken om samen te werken met gasten.

Een site maken

1. Klik in het SharePoint-beheercentrum onder Sites op Actieve sites.
2. Klik op Maken.
3. Klik op Teamsite.
4. Typ een sitenaam en voer een naam in voor de groepseigenaar (site-eigenaar).
5. Kies onder Geavanceerde instellingen of u wilt dat deze site openbaar of privé is.
6. Klik op Volgende.
7. Klik op Voltooien.

We nodigen gebruikers later uit. Vervolgens is het belangrijk om de instellingen voor delen op siteniveau voor deze site te controleren.

Instellingen voor het delen op siteniveau in SharePoint

Controleer de instellingen voor delen op siteniveau om ervoor te zorgen dat het type toegang dat u voor deze site wilt gebruiken, wordt toegestaan. Als u bijvoorbeeld de instellingen op organisatieniveau in stelt op Iedereen, maar u wilt dat alle gasten zich voor deze site verifiëren, moet u ervoor zorgen dat de instellingen voor delen op siteniveau zijn ingesteld op Nieuwe en bestaande gasten.

Houd er rekening mee dat de site niet kan worden gedeeld met niet-nautische personen ( Iedereen instelling), maar afzonderlijke bestanden en mappen wel.

U kunt gevoeligheidslabels ook gebruiken om instellingen voor externdelen voor SharePoint beheren.

Instellingen voor delen op siteniveau instellen

1. Vouw Sites uit in het SharePoint Online Beheercentrum in het navigatievenster aan de linkerkant en klik op Delen.
2. Selecteer de site die u wilt delen.
3. Klik op ...en klik op Delen.
4. Zorg ervoor dat delen is ingesteld op Iedereen of Nieuwe en bestaande gasten.
5. Als u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Opslaan.

Gebruikers uitnodigen

Instellingen voor het delen van gasten zijn nu geconfigureerd, zodat u kunt beginnen met het toevoegen van interne gebruikers en gasten aan uw site. Sitetoegang wordt beheerd via de gekoppelde Microsoft 365 Groep, dus daar worden gebruikers toegevoegd.

Interne gebruikers uitnodigen voor een groep

1. Ga naar de site waar u gebruikers wilt toevoegen.
2. Klik in de rechterbovenhoek op de koppeling Leden, waarmee het aantal leden wordt aangegeven.
3. Klik op Leden toevoegen.
4. Typ de namen of e-mailadressen van de gebruikers die u wilt uitnodigen voor de site en klik vervolgens op Opslaan.

Gasten kunnen niet worden toegevoegd vanaf de site. U moet ze toevoegen met webversie van Outlook. Als voorwaarde voor het toevoegen en uitnodigen van gasten voor een groep, klikt u daarom op de URL van de site in de kolom URL om naar de sitespecifieke pagina te gaan. Klik op deze pagina op het startpictogram voor apps en selecteer Outlook. Dit is het scherm waaruit u gasten kunt uitnodigen voor een groep, waarvoor de procedure hieronder wordt beschreven.

Gasten uitnodigen voor een groep

1. Klik onder Groepen op de groep waarvoor u gasten wilt uitnodigen.
2. Open het groepscontactkaart, klik rechtsboven op De koppeling Leden (de koppeling waarmee het aantal leden wordt aangegeven).
3. klik op Leden toevoegen.
4. Typ de e-mailadressen van de gasten die u wilt uitnodigen en klik vervolgens op Toevoegen.
5. Klik op Sluiten. Houd er rekening mee dat u alleen op Sluiten moet klikken als u niet de eigenaar van de groep bent en u daardoor de gast niet aan de groep kunt toevoegen. In dergelijke gevallen wordt de aanvraag om de gast toe te voegen aan de groep ter goedkeuring overgedragen aan de groepseigenaar.

Zie ook

Aanbevolen procedures voor het delen van bestanden en mappen met niet-geverifieerde gebruikers

Accidentele blootstelling aan bestanden beperken tijdens het delen met gasten

Een beveiligde omgeving voor het delen met gasten maken

Een B2B-extranet maken met beheerde gasten

Integratie van SharePoint en OneDrive met Azure AD B2B