Uw samenwerkingsbeheerplan maken
Het is altijd het beste om uw overstap naar Microsoft 365 te starten met een duidelijke visie:
Wat zijn uw belangrijkste zakelijke doelstellingen?
Hoe bieden de hulpmiddelen en mogelijkheden waarde voor de organisatie als geheel en voor individuele werknemers?
Hoe gaat u succes meten?
Een duidelijke visieverklaring biedt essentiële richtlijnen voor de onvermijdelijke beslissingsafspraken die u moet maken bij het nadenken over uw beheerplan. De mate van formaliteit en de diepte waarop u het beheerplan moet documenteren, moeten aansluiten bij de resultaten die u wilt bereiken. De visie biedt dus een kader voor zowel de context als de investering in governance.
Microsoft 365 nieuwe paradigma's voor technologieën om het bedrijf te ondersteunen. Deze nieuwe paradigma's veranderen de manier waarop deze technologieën worden overgenomen, beheerd en beheerd.
Microsoft 365 moet een aanvulling vormen op bestaand beleid dat van toepassing is op on-premises omgevingen. Aangezien de cloud echter nieuwe mogelijkheden biedt om het bedrijf te ondersteunen, is het belangrijk om deze mogelijkheden te begrijpen en na te denken over een governance-benadering die een passend evenwicht creëert tussen gebruikersdoelen, zakelijke risico's en industrie- en regelgevingsvereisten.
Als u eerst nadurt over beheer, begint u uw reis naar de cloud met enkele belangrijke beslissingen om de beste positie voor algehele succes te behalen. Enkele van deze beslissingen zijn:
Wordt extern delen ondersteund en in welke scenario's? Meer informatie over extern delen.
Wie en hoe worden groepen, sites en teams ingericht? Meer informatie over hoe u kunt bepalen wie de mogelijkheid heeft om groepen te maken.
Welk type inhoud kan in elk type omgeving worden gepubliceerd en welke functies moeten worden ingeschakeld om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk informatie publiceren op ongepaste locaties? Meer informatie over informatiebeveiliging in Microsoft 365.
Er is geen perfect antwoord op deze vragen: de juiste antwoorden zijn de antwoorden die risico's en voordelen voor uw organisatie in evenwicht brengen.
Wat betekent governance voor Microsoft 365?
Beheerplanning voor Microsoft 365 gaat over het beschermen van uw kritieke informatieactiva en het minimaliseren van risico's. Governance bevat verschillende belangrijke gebieden, die elk moeten worden gepland, gecoördineerd en aangepast aan veranderende behoeften van de organisatie en de ontwikkeling van de technologie.
Operational Assurance: houd het platform operationeel, zodat de prestaties worden gewaarborgd. Dit is grotendeels een IT-taak met het grootste deel van het werk dat door Microsoft wordt geleverd.
Information Assurance: inhoud gedurende de hele levenscyclus beheren, informatie behandelen als een activum, inclusief recordbeheer, compliance en beveiliging. Informatiecontrole vereist inzicht in zowel zakelijke doelstellingen als wettelijke vereisten. In het ideale geval wilt u geautomatiseerde beleidsregels gebruiken om te voorkomen dat gebruikers fouten maken of waarschuwen in scenario's waarin ze een weloverwogen beslissing moeten nemen. Als het niet mogelijk is om af te dwingen door beleid, moet u onderwijs en training plannen.
Outcomes Assurance: het sturen van gemachtigde site- of teameigenaren in de juiste richting om bedrijfsresultaten te bereiken. Resultatencontrole is grotendeels gericht op het bieden van richtlijnen aan auteurs van inhoud en site-, groeps- en teameigenaren, zodat de juiste training beschikbaar is om ervoor te zorgen dat ze weten hoe ze goede keuzes kunnen maken om gewenste resultaten te krijgen binnen de algemene organisatiestandaarden en -procedures.
Governanceplanning moet op de eerste plaats komen, maar governance moet iets zijn dat u voortdurend opnieuw in een iteratief proces bekijkt. Naarmate uw gegevens goed verandert in de tijd, wilt u uw beheerbeslissingen opnieuw controleren om u aan te passen aan veranderende zakelijke behoeften en beschikbaarheid van functies. Mogelijk vindt u dat u meer toezicht nodig hebt om ervoor te zorgen dat de naleving wordt gegarandeerd. Mogelijk hebt u minder overzicht nodig om een creatievere toepassing van kernfuncties aan te moedigen. Mogelijk vindt u dat rollen en verantwoordelijkheden moeten worden bijgewerkt om wijzigingen in de oplossing of wijzigingen in de manier waarop gebruikers verschillende toepassingen gebruiken, weer te geven.
Een van de belangrijkste mogelijkheden voor Microsoft 365 is bijvoorbeeld de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken met personen buiten uw organisatie. Sommige organisaties in sommige bedrijfstakken kiezen ervoor om alle externe delen te blokkeren. Anderen maken extern delen mogelijk in specifieke scenario's of met specifieke organisaties. Er is geen goed of fout bestuursbesluit als het gaat om extern delen en er zijn veel verschillende scenario's waarin u verschillende instellingen in Microsoft 365 kunt inschakelen om delen in sommige gevallen toe te staan en in andere te blokkeren. Als u echter net begint aan uw reis van een on-premises omgeving naar de cloud, is het belangrijk om na te denken over beslissingen voor extern delen en de voordelen en risico's te begrijpen die samenhangen met de verschillende beschikbare opties.
Denk eerst na over beheer
Uw investering in Microsoft 365 is alleen zo goed als de waarde van de inhoud en ervaringen die u inschakelen. Daarom zorgt het nadenken over beheer aan het begin van uw reis ervoor dat u niet te veel vergrendelt of inschakelen voordat u de gevolgen van elke beslissing hebt kunnen begrijpen en evalueren. Er zijn meerdere knoppen en wijzerplaten die u in kunt Microsoft 365-beheercentrum en voor afzonderlijke sites en teams. Een effectief beheerplan is essentieel om bedrijfsdoelen te bereiken, maar governance gaat over het in balans brengen van risico's met voordelen. Als we alles vergrendelen, vinden mensen een manier om met de regels te werken als ze dat nodig hebben om werk gedaan te krijgen.
Als u eerst nadurt over beheer, kunt u het volgende doen:
Balanceer risico's en voordelen. Door governancebeslissingen in het begin van de implementatie zorgvuldig te bekijken, kunnen organisaties inzicht krijgen in de volledige omgeving ( business, regulatory, legal, compliance) en een oplossing plannen die voor alle resultaten optimaliseert, waarbij risico's worden afwegen tegen voordelen, soms het risico en andere keren worden geaccepteerd, waarbij ze ervoor kiezen om het risico niet te accepteren. Als u van te voren weloverwogen beslissingen neemt, krijgt u betere resultaten zonder wildgroei en niet-bemande inhoud.
Aanpassen aan verschillende organisaties en verschillende soorten inhoud en scenario's. Governancebeslissingen zijn unieke beslissingen voor elke organisatie: één grootte past niet bij alle. Elke organisatie heeft niet alleen verschillende beheerbehoeften, maar beslissingen over beheer zijn vaak niet hetzelfde voor elk type inhoud in Microsoft 365. Beheer voor teaminhoud kan bijvoorbeeld verschillen van beheer voor intranetinhoud en van afzonderlijke inhoud in OneDrive.
Uitlijnen op zakelijke prioriteiten. De tijd om na te denken over governance is wanneer u de belangrijkste zakelijke prioriteiten identificeert voor de oplossingen die u in uw Microsoft 365. Met deze belangrijke bedrijfsresultaten wordt de context voor beheerplanning bepaald. Dit is belangrijk omdat uw bedrijfsdoelen u helpen bepalen hoeveel tijd en energie u nodig hebt om te investeren in beheer. Als het verbeteren van de vindbaarheid van inhoud in de hele organisatie bijvoorbeeld niet erg belangrijk is, hoeft u waarschijnlijk niet te veel tijd te besteden aan het afdwingen of plannen van conventies voor bestandsnaamgeving. Als u aan de andere kant wilt helpen bij het verminderen van exemplaren van meerdere versies van hetzelfde document in verschillende opslagplaatsen in de hele onderneming, hebben uw beheerbeslissingen processen en beleid en training nodig om ervoor te zorgen dat inhoudsauteurs weten hoe ze bestanden een naam geven en 'één kopie van een document' volgen om ervoor te zorgen dat inhoud op slechts één locatie wordt geplaatst. Het betekent ook dat u een proces nodig hebt om ervoor te zorgen dat u niet onnodig meer dan één site of team voor hetzelfde doel maakt.
Hoe moeten we communiceren over governance?
Veel beheerbeslissingen kunnen worden geïmplementeerd door functies in of uit te schakelen in Microsoft 365. Dat kan helpen bij het afdwingen van uw beheerstandaarden, maar het helpt de mensen in uw organisatie mogelijk niet om te begrijpen wat er voor hen beschikbaar is en waarom (of waarom niet).
Vanouds hebben beheerteams lange documenten gemaakt waarin elke beheerbeslissing wordt belijnd. Helaas werden die lange documenten zelden gelezen, wat betekent dat beheervereisten die afhankelijk zijn van personen om af te dwingen zelden hebben gewerkt. Probeer te voorkomen dat u lange documenten maakt die zijn gericht op meerdere doelgroepen terwijl u nad denkt over hoe u uw belangrijkste beslissingen over het beheer kunt communiceren. Denk in plaats daarvan na over deze alternatieven:
Beheerbeslissingen rechtstreeks insluiten in de oplossingen die u maakt. Als u ervoor wilt zorgen dat gevoelige informatie in de hele Microsoft 365 wordt beveiligd, implementeert u gevoeligheidslabels om ervoor te zorgen dat uw gebruikers niet per ongeluk informatie openbaar maken die ze niet mogen gebruiken. Blokkeer de toepassingen waarin u de juiste beveiliging niet kunt bieden. Meer informatie over gevoeligheidslabels.
Versterken met training. Pas oplossingen aan zoals Microsoft 365 leerpaden om ervoor te zorgen dat uw organisatiespecifieke verwachtingen worden versterkt met door Microsoft verstrekte training.
Leveren als een site, niet als document. Maak uw eigen Microsoft 365 Adoption Center op een SharePoint-communicatiesite om ervoor te zorgen dat uw inhoudsauteurs en site- en teameigenaren niet alleen 'how to' begrijpen, maar ook 'how should'. Maak onderwerpspecifieke pagina's waarin verschillende zakelijke scenario's worden belicht, zodat u zowel richtlijnen als goede praktijken kunt gebruiken om verschillende mogelijkheden in SharePoint en Teams en andere toepassingen te gebruiken om bedrijfsresultaten te bereiken.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren?
Neem deze belangrijke succesfactoren op om een succesvolle beheerplanning voor Microsoft 365.
Uw kernteam voor beheer identificeren
Governance is een teamsport. Zorg ervoor dat uw kernbeheerplanningsteam vertegenwoordigers van zowel het bedrijf als de IT-organisatie bevat. Uw team moet waarschijnlijk vaker vergaderen aan het begin van de implementatie en vervolgens regelmatig nieuwe mogelijkheden en nieuwe zakelijke verwachtingen bekijken.
Werk de belangrijkste beslissingen van het beheer af, maar probeer niet elke beslissing in één keer te nemen. Neem de kritieke beslissingen over inrichting en naamgeving en externe toegang en werk vervolgens door de resterende beslissingen.
Naast extern delen, dat eerder is besproken, is een andere belangrijke beslissing voor elke organisatie het inrichten van sites en groepen. Houd bijvoorbeeld rekening met het volgende:
Omdat het voor gebruikers zo eenvoudig is om Microsoft 365 groepen te maken, kunt u het maken van groepen openen, zodat IT niet wordt overspoeld met verzoeken om deze namens andere personen te maken. Als u 'groepsuitbreiding' wilt voorkomen, kunt u een aangepaste werkstroom maken die een e-mail met beheer, training en andere informatie naar groepsmakers verzendt kort nadat de groep is gemaakt. (Bijvoorbeeld: 'U hebt zojuist een site/team, community, enzovoort gemaakt, hier zijn uw verantwoordelijkheden en koppelingen naar training...' Aan de andere kant, afhankelijk van uw bedrijf, wilt u misschien bepalen wie de mogelijkheid heeft om groepen te maken.
Als u wilt bepalen hoe SharePoint sites worden gemaakt, kunt u de koppeling Site maken verbergen op SharePoint startpagina. Maak een aangepast formulier of maak een aangepast site-ontwerp- en sitescript om het inrichten van nieuwe moderne SharePoint-sites te automatiseren met behulp van een vooraf gedefinieerde sitestructuur die koppelingen naar uw beheer en trainings best practices kan bevatten.
Beslissingen afstemmen op zakelijke doelstellingen
Bedrijfsresultaten moeten het belangrijkste stuurprogramma zijn voor uw beslissingen over het beheer:
Inzicht in de wettelijke vereisten die van invloed zijn op uw organisatie. Sommige belangrijke beslissingen en implementatievereisten moeten mogelijk worden afgestemd op de omgeving waarin u werkt.
Probeer niet vast te zitten in 'Dit is wat we altijd hebben gedaan'. De cloud en de toenemende globalisatie van veel organisaties bieden nieuwe mogelijkheden. Aannames uitdagen als ze niet worden uitgelijnd met zakelijke doelen. Kunt u de regels voor sommige scenario's of voor sommige personen ontspannen? Kunt u hetzelfde bedrijfsresultaat bereiken met de functies van Microsoft 365 in plaats van een activiteit volledig te blokkeren?
Als u alles vergrendelt, vinden mensen een work-around. Probeer de belangrijkste zakelijke scenario's te begrijpen die uw gebruikers zo nodig willen inschakelen en richtlijnen en training willen bieden.
Overweeg activiteiten op te nemen om belangrijke sites en activiteiten te bekijken om ervoor te zorgen dat site- en teameigenaren uw beheeradvies volgen.
Rollen en verantwoordelijkheden definiëren
Naast uw beheerteam zijn er verschillende andere belangrijke rollen of teams waar u aan wilt denken om succesvol te zijn met Microsoft 365. Sommige rollen kunnen worden gecombineerd of ingevuld door dezelfde persoon en andere rollen zijn mogelijk niet geschikt voor alle organisaties. De meeste organisaties hebben een Executive Sponsor voor Microsoft 365 als geheel en sommige organisaties hebben ook een stuurgroep of team voor Microsoft 365 als geheel of alleen voor het intranet. Meer informatie over de uitgebreide beheerdersrollen en -machtigingen die beschikbaar zijn in Microsoft 365.
Opnieuw bezoeken wanneer zakelijke en technologische wijzigingen worden doorgevoerd
Beheer voor Microsoft 365 is niet 'eenmaal en klaar'. Heb een plan om op de hoogte te blijven van wat er verandert in Microsoft 365 en pas uw beheerrichtlijnen zo nodig aan. (Dit is een belangrijke reden waarom het maken van een lang beheerdocument geen goed idee is. Bedrijven en technologieën veranderen. Een webpagina bijwerken is eenvoudig. Het bijwerken en opnieuw distribueren van een document is veel moeilijker.)
Een strategie voor het communiceren van beheerbeleid en -richtlijnen
Uiteindelijk hangt het succes van uw planningsinspanningen voor beheer af van hoe goed u verwachtingen hebt gecommuniceerd met de leden van uw organisatie. Naast de suggesties die eerder zijn beschreven, moet u ook rekening houden met het volgende:
Kunt u 'hoe moet' worden opgenomen in uw 'how to'-training? Met andere woorden: kunt u een 'user resource center' maken voor Microsoft 365 waar u resources en training kunt bieden om hulp te bieden bij het bieden van richtlijnen en training die gebruikers helpen om Microsoft 365 gebruiken? De beste beheerinhoud biedt richtlijnen waarmee alle gebruikers de meeste waarde uit de Microsoft 365.
Moet u een certificering en hercertificering maken voor site- en teameigenaren?
Kunt u een Microsoft 365 Champions-programma voor uw organisatie maken? U kunt ook deelnemen aan het wereldwijde Microsoft 365 champions-programma om ideeën en benaderingen te krijgen voor uw eigen kampioenenprogramma en om contact te maken met gelijkgestemde personen en denkleiders van binnen en rond Microsoft.
Gerelateerde onderwerpen
Aanbevelingen voor samenwerkingsbeheerplanning
Governance in het Microsoft Cloud Adoption Framework voor Azure
SharePoint overzicht van beheer
Organisatie en levenscyclusbeheer plannen voor groepenservices