Uw governanceplan voor samenwerking maken

  • Artikel

Het is altijd het beste om uw overstap naar Microsoft 365 te starten met een duidelijke visie:

  • Wat zijn uw belangrijkste bedrijfsdoelen?

  • Hoe bieden de hulpprogramma's en mogelijkheden waarde voor de organisatie als geheel en voor individuele werknemers?

  • Hoe meet je succes?

Een duidelijke visieverklaring biedt essentiële richtlijnen voor de onvermijdelijke afwegingen die u moet maken bij het nadenken over uw governanceplan. De mate van formaliteit en de diepte waarin u het governanceplan moet documenteren, moeten overeenkomen met de resultaten die u wilt bereiken. De visie biedt dus een kader voor zowel de context als de investering in governance.

Microsoft 365 maakt nieuwe paradigma's voor technologieën ter ondersteuning van het bedrijf. Deze nieuwe paradigma's veranderen de manier waarop deze technologieën worden gebruikt, beheerd en beheerd.

Microsoft 365-governance moet een aanvulling vormen op bestaand beleid dat on-premises omgevingen regelt. Maar omdat de cloud nieuwe mogelijkheden biedt om het bedrijf te ondersteunen, is het belangrijk om deze kansen te begrijpen en na te denken over een governancebenadering die een juiste balans creëert tussen gebruikersdoelen, bedrijfsrisico's en branche- en regelgevingsvereisten.

Als u eerst over governance denkt, begint u uw Microsoft 365-traject met enkele belangrijke beslissingen om de beste positie voor algemeen succes te krijgen. Enkele van deze beslissingen zijn:

Er is geen perfect antwoord op deze vragen. De juiste antwoorden zijn de antwoorden die risico's en voordelen voor uw organisatie in evenwicht zijn.

Wat betekent governance voor Microsoft 365?

Governanceplanning voor Microsoft 365 gaat erom ervoor te zorgen dat u uw essentiële informatieassets beschermt en tegelijkertijd het risico minimaliseert. Governance omvat verschillende belangrijke gebieden, die elk moeten worden gepland, gecoördineerd en aangepast aan veranderende organisatorische behoeften en de ontwikkeling van de technologie.

  • Operational Assurance : het platform operationeel houden en prestaties garanderen. Dit is grotendeels een IT-taak met het meeste werk van Microsoft.

  • Information Assurance : het beheren van inhoud gedurende de hele levenscyclus, waarbij informatie wordt behandeld als een asset, waaronder recordbeheer, naleving en beveiliging. Informatiebeveiliging vereist inzicht in zowel bedrijfsdoelen als wettelijke vereisten. In het ideale geval wilt u geautomatiseerd beleid gebruiken dat voorkomt dat gebruikers fouten maken of hen waarschuwen in scenario's waarin ze een weloverwogen beslissing moeten nemen. Als het niet mogelijk is om af te dwingen op basis van beleid, moet u onderwijs en training plannen.

  • Outcomes Assurance : het sturen van bevoegde site- of teameigenaren in de juiste richting om bedrijfsresultaten te bereiken. Het controleren van resultaten gaat grotendeels over het bieden van richtlijnen aan auteurs van inhoud en eigenaren van sites, groepen en teameigenaren, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de juiste training beschikbaar is om ervoor te zorgen dat ze goede keuzes kunnen maken om de gewenste resultaten te behalen binnen de algemene organisatiestandaarden en -procedures.

Governanceplanning moet op de eerste plaats komen, maar governance moet iets zijn dat u in een iteratief proces voortdurend opnieuw bekijkt. Naarmate uw gegevensomgeving in de loop van de tijd verandert, moet u uw governancebeslissingen opnieuw bekijken om u aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften en beschikbaarheid van functies. Mogelijk hebt u meer toezicht nodig om de conformiteit te garanderen. Mogelijk hebt u minder toezicht nodig om creatievere toepassing van kernfuncties aan te moedigen. Mogelijk vindt u dat rollen en verantwoordelijkheden moeten worden bijgewerkt om wijzigingen in de oplossing weer te geven of wijzigingen in de manier waarop gebruikers verschillende toepassingen gebruiken.

Een van de belangrijkste mogelijkheden van Microsoft 365 is bijvoorbeeld de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken met personen buiten uw organisatie. Sommige organisaties in sommige branches kiezen ervoor om alle externe delen te blokkeren. Anderen maken extern delen mogelijk in specifieke scenario's of met specifieke organisaties. Er is geen juiste of verkeerde governancebeslissing als het gaat om extern delen. Er zijn veel verschillende scenario's waarin u verschillende instellingen in Microsoft 365 kunt inschakelen om delen in sommige gevallen toe te staan en in andere gevallen te blokkeren. Als u net begint met uw reis van een on-premises omgeving naar de cloud, is het belangrijk om na te denken over beslissingen voor extern delen en inzicht te krijgen in de voordelen en risico's van de verschillende beschikbare opties.

Denk eerst na over governance

Uw investering in Microsoft 365 is slechts zo goed als de waarde van de inhoud en ervaringen die u inschakelt. Als u dus aan het begin van uw reis over governance denkt, zorgt u ervoor dat u niet te veel vergrendelt of inschakelt voordat u de kans hebt gehad om de gevolgen van elke beslissing te begrijpen en te evalueren. Er zijn meerdere 'knoppen en kiesknoppen' die u kunt inleveren in Microsoft 365. Een effectief governanceplan is essentieel om bedrijfsdoelen te bereiken, maar governance gaat over het in balans brengen van risico's en voordelen. Als we alles vergrendelen, vinden mensen een manier om de regels te omzeilen als ze dat nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Als u eerst nadenkt over governance, kunt u het volgende doen:

  • Breng risico's en voordelen in balans. Door governancebeslissingen vroeg in de implementatie zorgvuldig te beoordelen, kunnen organisaties de volledige omgeving begrijpen (zakelijk, regelgeving, juridisch, naleving) en een oplossing plannen die is geoptimaliseerd voor alle resultaten, risico's in evenwicht brengen met voordelen, soms het risico accepteren en andere keren, ervoor kiezen om het risico niet te accepteren. Als u vooraf weloverwogen beslissingen neemt, krijgt u betere resultaten zonder wildgroei en onbeheerde inhoud.

  • Aanpassen aan verschillende organisaties en verschillende soorten inhoud en scenario's. Governancebeslissingen zijn unieke beslissingen voor elke organisatie. Niet alleen heeft elke organisatie verschillende governancebehoeften, maar governancebeslissingen zijn vaak niet hetzelfde voor elk type inhoud in Microsoft 365. Governance voor teaminhoud kan bijvoorbeeld verschillen van governance voor intranetinhoud en van afzonderlijke inhoud in OneDrive.

  • Afstemmen op bedrijfsprioriteiten. De tijd om na te denken over governance is wanneer u de belangrijkste bedrijfsprioriteiten identificeert voor de oplossingen die u in Microsoft 365 bouwt. Deze belangrijke bedrijfsresultaten definiëren de context voor governanceplanning. Dit is belangrijk omdat uw bedrijfsdoelen u kunnen helpen bepalen hoeveel tijd en energie u nodig hebt om te investeren in governance. Als het verbeteren van de zichtbaarheid van inhoud in de hele organisatie bijvoorbeeld niet erg belangrijk is, hoeft u waarschijnlijk niet te veel tijd te besteden aan het afdwingen of plannen van naamconventies voor bestanden. Als u daarentegen wilt helpen het aantal exemplaren van meerdere versies van hetzelfde document in verschillende opslagplaatsen in de onderneming te verminderen, hebben uw governancebeslissingen processen en beleid en training nodig om ervoor te zorgen dat auteurs van inhoud begrijpen hoe ze bestanden een naam geven en de richtlijnen voor 'één kopie van een document' volgen om ervoor te zorgen dat inhoud op slechts één locatie wordt geplaatst. Het betekent ook dat u een proces nodig hebt om ervoor te zorgen dat u niet onnodig meer dan één site of team voor hetzelfde doel maakt.

Hoe moeten we communiceren over governance?

Veel governancebeslissingen kunnen worden geïmplementeerd door functies in of uit te schakelen in Microsoft 365. Dat kan helpen bij het afdwingen van uw governancestandaarden, maar het helpt de mensen in uw organisatie mogelijk niet te begrijpen wat er voor hen beschikbaar is en waarom (of waarom niet).

Traditioneel hebben governanceteams lange documenten gemaakt waarin elke governancebeslissing wordt beschreven. Helaas werden die lange documenten zelden gelezen, wat betekende dat governancevereisten die afhankelijk zijn van mensen om af te dwingen, zelden werkten. Vermijd het maken van lange documenten die zijn gericht op meerdere doelgroepen terwijl u nadenkt over hoe u uw belangrijkste beslissingen over governance kunt communiceren. Denk in plaats daarvan na over deze alternatieven:

  • Sluit governancebeslissingen rechtstreeks in de oplossingen die u maakt in. Als u ervoor wilt zorgen dat gevoelige informatie wordt beveiligd in Microsoft 365, implementeert u vertrouwelijkheidslabels om ervoor te zorgen dat uw gebruikers niet per ongeluk informatie beschikbaar maken die ze niet zouden mogen gebruiken. Blokkeer de toepassingen waarvoor u niet de juiste beveiliging kunt bieden. Meer informatie over vertrouwelijkheidslabels.

  • Versterken met training. Pas oplossingen zoals Microsoft 365-leertrajecten aan om ervoor te zorgen dat uw organisatiespecifieke verwachtingen worden versterkt met door Microsoft verstrekte training.

  • Leveren als een site, niet als een document. Maak uw eigen Microsoft 365 Adoption Center op een SharePoint-communicatiesite om ervoor te zorgen dat uw inhoudsauteurs en site- en teameigenaren niet alleen 'hoe' maar ook 'hoe moeten' begrijpen. Maak onderwerpspecifieke pagina's die betrekking hebben op verschillende bedrijfsscenario's om zowel richtlijnen als best practices te bieden om verschillende mogelijkheden in SharePoint en Teams en andere toepassingen te gebruiken of in te schakelen om bedrijfsresultaten te bereiken. Maak deze pagina's onderdeel van uw SharePoint-intranet.

Wat zijn de belangrijkste succesfactoren?

Neem deze belangrijke succesfactoren op om een succesvolle governanceplanning voor Microsoft 365 te garanderen.

Uw kernteam voor governance identificeren

Governance is een teamsport. Zorg ervoor dat uw kernteam voor governanceplanning vertegenwoordigers van zowel het bedrijf als de IT-organisatie omvat. Uw team moet waarschijnlijk vaker vergaderen aan het begin van uw implementatie en vervolgens periodiek nieuwe mogelijkheden en nieuwe zakelijke verwachtingen bekijken.

Werk de belangrijkste governancebeslissingen door, maar probeer niet elke beslissing in één keer te nemen. Neem de essentiële beslissingen over inrichting en naamgeving en externe toegang en neem vervolgens de resterende beslissingen door.

Naast extern delen, dat eerder is besproken, is een andere belangrijke beslissing voor elke organisatie het inrichten van sites en groepen. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

  • Omdat het voor gebruikers zo eenvoudig is om Microsoft 365-groepen en -teams te maken, kunt u het maken van groepen en teams openen, zodat IT niet wordt overspoeld met aanvragen om ze namens anderen te maken. Om wildgroei te voorkomen, kunt u een aangepaste werkstroom maken waarmee een e-mail met governance, training en andere informatie wordt verzonden naar groeps- en teammakers. (Bijvoorbeeld: 'U hebt zojuist een site/team, community, enzovoort gemaakt. -- Dit zijn uw verantwoordelijkheden en koppelingen naar training...) Afhankelijk van uw bedrijf wilt u mogelijk bepalen wie groepen kan maken.

  • Als u wilt bepalen hoe SharePoint-sites worden gemaakt, kunt u de koppeling Site maken verbergen op de startpagina van SharePoint. Maak een aangepast formulier of maak een aangepast siteontwerp en sitescript om het inrichten van nieuwe moderne SharePoint-sites te automatiseren met behulp van een vooraf gedefinieerde sitestructuur die koppelingen naar uw governance- en trainingsprocedures kan bevatten.

Beslissingen afstemmen op bedrijfsdoelen

Doelstellingen voor bedrijfsresultaten moeten de belangrijkste drijfveer zijn voor uw governancebeslissingen:

  • Inzicht in de wettelijke vereisten die van invloed zijn op uw organisatie. Sommige van uw belangrijkste beslissingen en implementatievereisten moeten mogelijk worden afgestemd op de omgeving waarin u werkt.

  • Probeer niet gevangen te zitten in 'Het is wat we altijd hebben gedaan'. De cloud en de toenemende globalisering van veel organisaties bieden nieuwe mogelijkheden. Veronderstellingen uit te dagen als ze niet overeenkomen met bedrijfsdoelen. Kunt u de regels voor sommige scenario's of voor sommige mensen versoepelen? Kunt u hetzelfde bedrijfsresultaat krijgen met de functies van Microsoft 365 in plaats van een activiteit volledig te blokkeren?

  • Als je alles vergrendelt, vinden mensen een klusje. Probeer de belangrijkste bedrijfsscenario's te begrijpen die uw gebruikers willen inschakelen en geef waar nodig richtlijnen en training.

  • Overweeg activiteiten op te nemen om belangrijke sites en activiteiten te controleren om ervoor te zorgen dat site- en teameigenaren uw governancerichtlijnen volgen.

Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

Naast uw governanceteam zijn er verschillende andere belangrijke rollen of teams die u kunnen helpen uw organisatie succesvol te maken met Microsoft 365. Sommige rollen kunnen worden gecombineerd of ingevuld door dezelfde persoon en andere rollen zijn mogelijk niet geschikt voor alle organisaties. De meeste organisaties hebben een Executive Sponsor voor Microsoft 365 als geheel en sommige hebben ook een stuurgroep of team voor Microsoft 365 als geheel of alleen voor het intranet. Meer informatie over de uitgebreide beheerdersrollen en machtigingen die beschikbaar zijn in Microsoft 365.

Teruggaan naar bedrijfs- en technologiewijzigingen

Governance voor Microsoft 365 is niet 'eenmaal en klaar'. Maak een plan om op de hoogte te blijven van wat er verandert in Microsoft 365 en pas indien nodig uw governancerichtlijnen aan. (Dit is een belangrijke reden waarom het maken van een lang governancedocument geen goed idee is. Bedrijven en technologieën veranderen. Het bijwerken van een webpagina is eenvoudig. Het bijwerken en opnieuw distribueren van een document is veel moeilijker.)

Een strategie hebben voor het communiceren van governancebeleid en -richtlijnen

Uiteindelijk is het succes van uw governanceplanningsinspanningen afhankelijk van hoe goed u de verwachtingen hebt gecommuniceerd naar de leden van uw organisatie. Houd naast de eerder beschreven suggesties rekening met het volgende:

  • Kunt u 'hoe moet' opnemen in uw 'how to'-training? Met andere woorden, kunt u een 'gebruikersresourcecentrum' voor Microsoft 365 maken waar u resources en training kunt bieden om hulp en training te bieden die gebruikers helpt Microsoft 365 effectief te gebruiken? De beste governance-inhoud biedt richtlijnen waarmee alle gebruikers Microsoft 365 kunnen gebruiken en optimaal kunnen gebruiken.

  • Moet u een certificering en hercertificering maken voor site- en teameigenaren?

  • Kunt u een Microsoft 365 Champions-programma voor uw organisatie maken? Overweeg om deel te nemen aan het wereldwijde Microsoft 365-kampioenenprogramma om ideeën en benaderingen op te doen voor uw eigen kampioenenprogramma en om contact te maken met gelijkgestemde mensen en gedachtenleiders van binnen en rond Microsoft.

Aanbevelingen voor het plannen van samenwerkingsgovernance

Governance in de Microsoft Cloud Adoption Framework voor Azure

Overzicht van SharePoint-beheer

Organisatie en levenscyclusbeheer plannen voor groepsservices

Samenwerken aan bestanden in SharePoint met Microsoft 365