Stap 5: Productiviteitsapps en -services voor externe medewerkers implementeren

Om productief te zijn, moeten mensen met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Ze moeten kunnen vergaderen, chatten via spraak en tekst, nieuwe inhoud kunnen maken, bestanden en informatie delen, e-mails uitwisselen en agenda's en taken kunnen beheren. Microsoft 365 bied cloudservices voor al deze belangrijke functies:

Houd iedereen verbonden met Microsoft Teams

Met Teams kunt u op één plek chatten, vergaderen, bellen en samenwerken. Miljoenen mensen doen elke dag hun werk in Teams, omdat het alles wat u nodig hebt om ter plekke of extern te werken, samenbrengt in een hub voor teamwork.

ZieExterne medewerkers ondersteunen met Microsoft Teams voor uitgebreide begeleiding.

Bekijk de webcasts Inschakelen van hybride werkzaamheden met Microsoft Teams voor hulp bij en demo's over het gebruik van Teams voor hybride werk.

Chat en gesprekken

Chat en gesprekken met threads staan centraal in Teams met ondersteuning voor één-op-één-gesprekken en groepsgesprekken. Externe medewerkers kunnen gegevens, meningen en karakter delen door GIF's, stickers en emoji's te gebruiken in groepschats of persoonlijke berichten.

Besprekingen en vergaderingen

Teams biedt zeker hulp bij het onderhouden van communicatie en het delen van gegevens met hybride werknemers, met name bij vergaderingen voor maximaal 250 mensen. Teams-vergaderingen bieden interactieve, gezamenlijke vergaderingen met mensen binnen en buiten uw organisatie. Externe medewerkers kunnen Teams-vergaderingen gebruiken voor dagelijkse activiteiten waaronder terugkerende projectcontrolepunten, bijpraten met collega's, brainstormsessies en gesprekken met klanten.

Bellen

Teams ondersteunt rechtstreekse VoIP-gesprekken tussen gebruikers en zelfs andere organisaties die gebruikmaken van federatie. Teams gebruikt dezelfde codecs als vergaderingen en biedt wereldwijd geweldige audio zonder extra PSTN-kosten. Sommige gebruikers hebben echter mogelijk een speciaal telefoonnummer nodig om externe gesprekken aan te nemen wanneer ze ter plekke of extern werken. Teams kan snel cloudtelefoonservice bieden voor deze gebruikers om telefoongesprekken te beginnen en te ontvangen.

Apps en werkstromen

Teams biedt een platform voor apps en werkstromen die kunnen worden geopend vanaf de desktop-, web- en mobiele versies van Teams. Teams bevat honderden toepassingen die door Microsoft en derden zijn gepubliceerd, waarmee gebruikers beter kunnen samenwerken en waarmee veelgebruikte zakelijke services in Teams kunnen worden geïntegreerd. Gebruikers en beheerders kunnen ook aangepaste apps en geautomatiseerde werkstromen voor Teams maken met Power Apps en Power Automate-ontwikkelhulpmiddelen met weinig code.

Met apps en werkstromen zijn hybride medewerkers productiever in Teams doordat ze belangrijke gegevens verzamelen en delen, herhalende taken automatiseren en de mogelijkheid hebben te chatten met een interactieve bot. Apps vastmaken aan een kanaal of de Teams-app-balk is een goede manier voor gebruikers om deze apps snel beschikbaar te hebben op een relevante plek en beheerders kunnen apps vastmaken om bewustwording en acceptatie te bewerkstelligen van de apps die iedereen zou moeten gebruiken.

E-mail uitwisselen en agenda's, contactpersonen en taken beheren met Exchange Online en Outlook

Met Outlook kunnen hybride werknemers verbonden en georganiseerd blijven met e-mail, agenda's, contactpersonen en meer. Allemaal samen op één plek. Met Outlook blijft u op koers en kunt u uw dagindeling prioriteren op basis van wat voor u relevant is. Met Outlook kunt u rechtstreeks vanuit OneDrive bijlagen delen, Teams-vergaderingen plannen en eraan deelnemen, agenda's delen en bekijken en anderen machtigen. Door te weten wat eraan zit te komen qua werk- en privé-verplichtingen en waarvoor aandacht nodig is, kunnen hybride werknemers zich richten op wat belangrijk is. Outlook biedt handige manieren voor hybride werknemers om hun tijd in te delen en eenvoudig te vinden wat ze zoeken, zoals bestanden, personen in de organisatie en meer.

Zie dit artikel voor het aanbevolen beleid voor identiteiten en apparaattoegang om e-mailberichten en e-mailclients van organisaties te beveiligen waarmee moderne verificatie en voorwaardelijke toegang worden ondersteund.

Samenwerken aan en opslaan van bestanden met SharePoint en OneDrive

Bij het samenwerken aan inhoud kunnen hybride werknemers SharePoint- en OneDrive-mappen gebruiken als centrale locatie in de cloud om bestanden op te slaan en te delen, eraan samen te werken, te cocreëren en te communiceren. Externe medewerkers kunnen overal veilig werken vanuit een webbrowser, Teams en Office-apps.

Mogelijk moet u uw documenten migreren naar SharePoint of OneDrive vanuit:

• SharePoint Server-teamsites
• MySites
• Bestandsshares
• Vak

Zie dit artikel voor het aanbevolen beleid voor identiteiten en apparaattoegang om SharePoint en OneDrive te beveiligen.

Maken van en samenwerken aan inhoud met Microsoft 365 Apps

Microsoft 365-apps is de meest productieve en veiligste Office-ervaring voor ondernemingen, waarmee medewerkers naadloos samen kunnen werken vanaf elke locatie op elk moment. Externe medewerkers kunnen met meerdere personen tegelijk aan een document werken en in realtime bewerkingen en wijzigingen zien vanaf elk(e) laptop, pc of mobiel apparaat.

Zie de implementatiehandleiding voor Microsoft 365-apps voor meer informatie.

Technische bronnen voor beheerders voor productiviteits-apps en -services

• Externe medewerkers ondersteunen met Microsoft Teams
• Webcasts Hybride werkzaamheden inschakelen met Microsoft Teams
• Teams Customer Success Kit downloaden
• Hulpmiddelen voor de acceptatie van Teams
• Een strategie voor veranderingsmanagement maken voor Microsoft Teams
• Teams met drie beschermingsniveaus

Bronnen voor gebruikerstraining voor productiviteits-apps en -services

• Uw gebruikers trainen in Office en Microsoft 365
• De webversie van Office gebruiken

Volgende stap

Ga verder met stap 6 om uw gebruikers te trainen en hun succes te bewaken.