Organisatie- en levenscyclusbeheer plannen voor Microsoft 365-groepen en Microsoft Teams

Microsoft 365 Groepen beschikt over een uitgebreide set hulpprogramma's voor het implementeren van de governancemogelijkheden die uw organisatie nodig heeft.

In de volgende sectie worden de mogelijkheden beschreven, aanbevolen procedures aanbevolen en worden richtlijnen geboden voor het stellen van de juiste vragen om de vereisten voor governance te bepalen en te voldoen aan de vereisten voor governance.

Bepalen wie Microsoft 365-groepen kan maken

Microsoft 365-groepen kunnen door eindgebruikers worden gemaakt vanuit meerdere eindpunten, waaronder Outlook, SharePoint, Teams en andere omgevingen. Als u een team maakt, wordt altijd een Microsoft 365-groep gemaakt, dus het beheren van de levenscyclus van Microsoft 365 Groepen bepaalt ook de levenscyclus van teams in Microsoft Teams.

We raden selfservice ten zeerste aan om groepseigenaren te ondersteunen en gebruikers te helpen hun werk gemakkelijker te doen. Het beperken van het maken van groepen en teams kan de productiviteit van gebruikers vertragen, omdat veel Microsoft 365-services vereisen dat groepen worden gemaakt om de service te laten functioneren.

Overweeg de volgende beheeropties voor het maken van groepen:

• Als u groepsuitbreiding wilt beperken, gebruikt u verloopbeleid voor groepen om groepen die niet worden gebruikt automatisch te verwijderen.
• Beperk het maken van groepen tot leden van een beveiligingsgroep met een dynamisch lidmaatschap met bijvoorbeeld alle fulltime werknemers.
• Beperk het maken van groepen tot een beveiligingsgroep en verplicht gebruikers om de training in het groepsgebruiksbeleid van uw organisatie te voltooien om lid te worden van de beveiligingsgroep.

Als u wilt beperken wie groepen kan maken, raadpleegt u Beheren wie Microsoft 365-groepen kan maken voor informatie over hoe u dit configureert.

Groep verwijderen, herstellen en archiveren

Wanneer een Microsoft 365-groep wordt verwijderd, wordt deze standaard 30 dagen bewaard. Tijdens deze periode van 30 dagen kunt u de groep nog steeds herstellen. Na 30 dagen worden de groep en de bijbehorende inhoud definitief verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld.

Als u bewaarbeleid hebt ingesteld om chat, bestanden of e-mail te behouden, blijven deze items behouden nadat de groep is verwijderd. Zie Meer informatie over bewaarbeleid voor meer informatie.

Zie Groepen, teams en Viva Engage archiveren als u een groep wilt verwijderen, maar de inhoud van een of meer services die zijn verbonden met de groep wilt behouden.

Groepsnaambeleid

Met een naamgevingsbeleid voor groepen kunt u groepen op twee manieren beheren:

• Een naamgevingsbeleid voor voorvoegsels/achtervoegsels kan worden gebruikt om vaste tekenreeksen of Microsoft Entra kenmerken af te dwingen aan het begin of einde van een groepsnaam en het bijbehorende e-mailadres. Op deze wijze kunt u ervoor zorgen dat bijvoorbeeld afdelingsnamen of regio's worden opgenomen in groepsnamen.
• Een beleid voor geblokkeerde woorden kan ervoor zorgen dat bepaalde woorden, zoals de namen van leidinggevenden, niet worden gebruikt in groepsnamen.

Naamgevingsbeleid wordt toegepast wanneer groepen worden gemaakt op basis van een van de groepsservices.

Als u naamgevingsbeleid voor groepen wilt gebruiken, raadpleegt u Microsoft 365 Groepen naamgevingsbeleid.

Verloopbeleid voor groepen

U kunt een verloopperiode opgeven en elke groep die het einde van die periode bereikt en niet wordt vernieuwd, wordt verwijderd. De verloopperiode begint wanneer de groep wordt gemaakt of op de datum waarop deze voor het laatst is vernieuwd.

Zodra u groepen hebt ingesteld om te verlopen:

• Eigenaren van de groep worden op de hoogte gesteld om de groep te vernieuwen wanneer de vervaldatum nadert.
• Actieve groepen worden automatisch vernieuwd.
• Elke groep die niet is vernieuwd, wordt verwijderd.
• Elke groep die is verwijderd, kan binnen 30 dagen worden hersteld door de groepseigenaren of een globale beheerder.

Verloopbeleid is een goede manier om groepsuitbreiding te beperken door ervoor te zorgen dat groepen die niet meer in gebruik zijn, worden verwijderd. Als u een verloopbeleid voor groepen wilt maken, raadpleegt u Microsoft 365 Groepen Verloopbeleid.

Verwante onderwerpen

Aanbevelingen voor het plannen van samenwerkingsgovernance

Uw governanceplan voor samenwerking maken

Een voormalige werknemer verwijderen en gegevens beveiligen