Best practices voor het organiseren van teams in Microsoft Teams

Teams zijn verzamelingen van mensen die bijeenkomen rond een gemeenschappelijk doel. Deze groep mensen kan binnen een afdeling of in de hele organisatie. Wat hen samenbrengt, is het resultaat waar ze naar streven. Leden van een team kunnen in een ander tempo werken of Assets anders creëren, maar in onze ervaring werken ze vaak snel met elkaar samen, een proces dat we "hoge snelheid teamwork" noemen.

Voordat u een team maakt, moet u nadenken over het doel, project of werkitems en wie in uw organisatie kan helpen om het samen te leveren. Nadat u ze hebt geïdentificeerd, voegt u deze personen of groepen toe aan een team om samen te werken. Omdat het lidmaatschap in de loop van de tijd kan veranderen, is het een goed idee om meerdere eigenaren voor elk team aan te wijzen. Zie voor meer informatie, teams beheren.

Bekijk deze korte video om enkele voorbeelden te zien van hoe u teams over meerdere organisaties of teams met één doel kunt structureren:

Bouw je team geleidelijk op

U kunt beginnen met een klein aantal teamleden die samen kunnen brainstormen in de beginfases en nadien telkens nieuwe mensen/groepen toevoegen. Het mooie aan Microsoft Teams is dat mensen of groepen die u toevoegt snel op de hoogte worden gebracht van alles wat al eerder besproken is, omdat de gesprekken en bestanden beschikbaar zijn voor alle gebruikers, ongeacht wanneer ze toegevoegd zijn. Probeer te vermijden om verschillende teams met dezelfde teamleden op te zetten. Een dergelijke aanpak is vaak niet goed voor de gewenste focus om het project te verwezenlijken of de doelstelling te halen. Outlook is een fantastische tool om dit soort groepsbrede communicatie te delen.

Kanalen maken om discussies te concentreren

Zodra je je team hebt gemaakt, is het een goed idee om te beginnen na te denken over de verschillende gebieden van gesprekken die je wilt hebben om naar je doel te rijden en begin kanalen te maken, zodat mensen weten waar ze moeten bijdragen en om bestaande gesprekken te vinden. Wees beschrijvend bij het benoemen van kanalen om het gemakkelijker te maken om te begrijpen wat het gesprek in het kanaal is om te bereiken. U nieuwe tabbladen toevoegen aan kanalen om hulpprogramma's zoals OneNote, PowerBI of koppelingen naar webpagina's en andere inhoud toe te voegen, zodat mensen gemakkelijk inhoud kunnen vinden en hun gedachten kunnen delen.

Lees meer over werken in teams met deze snelle tips voor eindgebruikers.

Onze aanbevolen procedure is om teams te maken met een grotere groep leden en meer kanalen. Om een gebruikerservaring van hoge kwaliteit te behouden, is het nuttig om het aantal teams dat een persoon nodig heeft te minimaliseren. Kanalen binnen een team moeten worden gezien als onderwerpen of werkstromen die het team helpen bij het organiseren van hun werk om hun doelstellingen te behalen. Er is geen specifiek aantal kanalen dat moet worden aangemaakt. Elk team moet kanalen op basis van hun werk, prioriteiten en stijl ambachtelijke. Grotere organisaties willen mogelijk teams maken als 'sjablonen', om de informatie die ze vastleggen over specifieke soorten werk te standaardiseren. Dit is handig voor strategisch klantenbeheer, klassikaal beheer, scenario's voor gezondheidszorg, Claimbeheer, incidentbeheer en andere scenario's die geschikt zijn voor een specifieke bedrijfstak.

Gebruik het algemene kanaal

Standaard wordt het kanaal algemeen voor u gemaakt wanneer u het team maakt. Er zijn veel nuttige doeleinden voor dit kanaal:

Lees meer over werken in teams met deze snelle tips voor eindgebruikers.

• Gebruik het om een overzicht te delen van wat het team wil bereiken, zoals een project charter of wie in het team is.
• Gebruik het voor nieuwe onboarding van teamleden en andere informatie op hoog niveau die een nieuw teamlid nuttig zou vinden.
• Gebruik het voor aankondigingen of configureer de SharePoint News-connector om uw moderne statusrapporten naar dit kanaal te posten.
• Voor nieuwe teams of teams met één doel is dit misschien het enige kanaal, terwijl u beslist hoe Teams uw doelen het best kan ondersteunen.

Momenteel kunt u het algemene kanaal niet verwijderen uit favorieten. Denk er bij het benoemen van kanalen aan dat de kanalen alfabetisch geordend zullen worden na het algemene kanaal. Gebruik in teams met veel kanalen de functie 'Favoriet' om de kanalen te beheren die je automatisch ziet wanneer je naar het team navigeert.

Overweeg het instellen van moderatie in uw kanalen

Team eigenaren kunnen moderatie inschakelen voor een kanaal om te bepalen wie nieuwe berichten kan starten en reageren op berichten in dat kanaal. Wanneer u moderatie instelt, u een of meer teamleden kiezen om moderators te zijn. (Team eigenaren zijn standaard moderators.) Zie voor meer informatie, instellen en beheren van kanaal moderatie in Microsoft-teams.