Plan voor levenscyclusbeheer in Teams

Teams bevat een uitgebreide reeks hulpmiddelen om processen voor levenscyclusbeheer voor samenwerking voor uw organisatie te implementeren. In dit artikel worden IT-professionals door middel van de juiste vragen begeleid bij het bepalen van hun vereisten voor levenscyclusbeheer en de hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt om hieraan te voldoen.

Het plannen van levenscyclusbeheer is belangrijk, omdat het betekent dat u een plan opstelt om uw werk doeltreffend uit te voeren. De meeste projecten bestaan ​​uit een begin, een midden en een eind. Dat geldt ook voor teams, maar zij kunnen op zoveel verschillende manieren worden samengesteld en gebruikt dat het niet altijd duidelijk is in welke fase van hun levenscyclus zij zich bevinden. Door een plan voor levenscyclusbeheer op te stellen, kunt u de projecten van uw organisatie volgen doorheen deze fasen.

Levenscyclusconcepten

De volgende concepten en definities hebben allemaal een invloed op de beslissingen die u neemt voor levenscyclusbeheer.

Teams

Een team is een verzameling mensen, inhoud en hulpmiddelen die samenwerking mogelijk maken. Een team bepaalt wie zijn leden zijn en welke toestemmingen en beleidsregels op die leden van toepassing zijn. Teams zijn gebouwd op basis van Office 365-groepen, en wijzigingen aan het Office 365-groepslidmaatschap worden gesynchroniseerd met het team. Net als andere Office 365-groepen worden Teams automatisch voorzien van een Exchange-postvak, een SharePoint-site, een OneNote-notitieblok en andere mogelijkheden van Office 365. Meer informatie over Office 365-groepen.

Kanalen

Kanalen zijn de samenwerkingsruimten binnen een team waarin het echte werk wordt gedaan. Elk kanaal vertegenwoordigt een ander onderwerp of een andere werkstroom binnen het algehele team. Voor elk kanaal wordt automatisch een map op de SharePoint-site gemaakt om alle bestanden die op dat kanaal zijn gedeeld op te slaan, zodat gebruikers gemakkelijk de documenten kunnen vinden die ze belangrijk vinden en eraan kunnen werken. Kanalen kunnen ook worden uitgebreid met apps die relevant zijn voor de specifieke werkstroom. U kunt bijvoorbeeld een Power BI-dashboard toevoegen aan een kanaal om het succes van één aspect van uw project bij te houden.

Toegangstypen voor Teams

Deze kunnen bepalen wie lid kan worden van het team:

• Privéteams zijn beperkt tot teamleden die zijn goedgekeurd door de teameigenaar(s). Dit is een typische instelling voor projectteams en virtuele teams in een grote organisatie.
• Openbare teams staan ​​open voor iedereen in de organisatie. Iedereen kan er rechtstreeks aan deelnemen. Dit is handig voor samenwerking aan onderwerpen van algemeen belang, zodat mensen in verschillende afdelingen aan verschillende projecten kunnen werken. Dit is een goede standaardinstelling voor kleinere organisaties.

Gebruikerstypen en beheerdersrollen voor Teams

Het gebruikerstype in Teams bepaalt hoeveel controle een teamlid heeft:

• De maker van het team heeft machtigingen om een ​​groep of team in de directory aan te maken. De beheerder kan dit gebruikerstype beperken tot een subset van beheerders of gebruikers. Voor meer informatie raadpleegt u Beheren wie Office 365-groepen kunnen maken.
• Teameigenaar beheert het lidmaatschap en de instellingen voor het team. Er kunnen maar liefst 10 teameigenaren per team zijn.
• Teamlid is een lid van uw organisatie dat deelneemt aan een team.
• Gast is een gebruiker die niet in uw organisatie zelf werkt. Iedereen met een e-mailadres kan als gast worden uitgenodigd als uw organisatie gasttoegang heeft ingeschakeld.

Teambeheerders bepalen welke mogelijkheden elke beheerder heeft. Deze worden beschreven in de volgende tabel.

IT-beslissingen die moeten worden genomen voordat u kunt beginnen

Voordat u Teams uitrolt naar uw organisatie, implementeert u eventuele beleidsregels die door uw organisatie vereist zijn. Deze kunnen zaken omvatten zoals naamgevingsconventies, vervalbeleid, bewaarbeleid en meer. Over het algemeen is het veel eenvoudiger om deze vereisten te implementeren voordat u uw implementatie binnen alle afdelingen van uw organisatie uitbreidt.

U vindt meer informatie in Plan voor governance in Teams.

Levenscyclusfases in Teams

Over het algemeen heeft een team een ​​doel dat is afgestemd op een project of een doel. Zelfs als een team gevormd is op basis van een gedeelde interesse, zal het lidmaatschap van het team waarschijnlijk in de loop van de tijd veranderen en kan het gesprek na verloop van tijd niet langer relevant zijn, om vervolgens op een iets andere manier in een ander team weer boven water te komen.

Elk team heeft een begin, wanneer het team gemaakt wordt en de kanalen ingesteld worden; een midden, wanneer het team gebruikt wordt en samenwerking plaatsvindt in overeenstemming met het ritme van de workflow ; en (soms) een einde, wanneer het team zijn doel heeft bereikt en het einde van zijn bruikbare leven heeft bereikt.

U vindt meer informatie in Teams beheren in het Beheercentrum van Microsoft Teams.

Fase 1: Begin

Maak het team

De eerste stap is het definiëren van het doel van het team (dat kan variëren van bedrijfsprocessen tot organisatiestructuren en projecten, of eenvoudigweg het creëren van een open, ongestructureerde samenwerkingshub). Het bepalen van het teamdoel gaat hand in hand met het identificeren van de juiste mensen. Voor zover praktisch haalbaar is het een goed idee om open samenwerking te bevorderen door te streven naar een breed lidmaatschap.

Teameigenaren nodigen teamleden uit, stellen de teamfoto en beschrijving in en kunnen machtigingen instellen voor individuele leden.

Oorsprong van teams

Teams kunnen op verschillende manieren ontstaan, waaronder:

• Maak het team zonder voorafgaande basis. Voeg leden toe met behulp van individuele e-mailaliassen of gebruikersnamen of breid een distributielijst uit.
• Maak het team op basis van een bestaand team en gebruik de bestaande kanaalconfiguratie en eventuele app-configuratie als sjabloon. U kunt desgewenst ook de bestaande ledenlijst gebruiken.
• Voeg een team toe aan een bestaande Office 365-groep, waardoor het team ook toegang krijgt tot zijn postvak en SharePoint-site.
• Gebruik de Teams-API's van Microsoft Graph of PowerShell-cmdlets om teams te maken. De API's kunnen softwarematig teams maken op basis van algemene adresboekeigenschappen (zoals regio of afdeling) of bedrijfsprocessen (klantbetrokkenheid of studentenlijsten, bijvoorbeeld).

Gebruik deze links voor meer informatie over het organiseren van uw teams:

• Aanbevolen procedures voor het organiseren van teams in Teams
• Chatten, teams, kanalen en apps implementeren
• Vergaderingen en vergaderen implementeren
• Cloud voice implementeren

Beslissingspunten	Wat is het doel van het team? Wie hoort er bij het team? Is het team privé of openbaar? Kunnen nieuwe leden zichzelf toevoegen of voegen teameigenaren ze toe? Wie is gemachtigd om kanalen te maken of om tabbladen, bots en connectoren toe te voegen?
Volgende stappen	Maak het team. Plan kanalen.

Stel kanalen in

Elke teameigenaar of -lid met de juiste machtigingen kan kanalen in een team maken. Het is belangrijk om het doel van elk kanaal te overwegen: de mogelijkheden zijn onder andere samenwerking rond projecten, gesprekken over onderwerpen of gebieden van gemeenschappelijk belang. Standaard heeft elk team een ​​algemeen kanaal. De meeste teams hebben meer nodig dan dit, en leden zullen extra kanalen creëren. Het is waarschijnlijk dat de reeks kanalen organisch groeit naarmate er nieuwe onderwerpen of projecten ontstaan, ​​en gesprekken kunnen het kanaal ontgroeien waarin ze zijn begonnen.

Om interesse te wekken, kan de kanaaleigenaar een welkomstbericht plaatsen en relevante documenten uploaden naar het tabblad Bestanden of tabbladen of connectoren aan het kanaal toevoegen. De eigenaar stelt ook de kanaalbeschrijving in en kan belangrijke kanalen automatisch favoriet maken, zodat deze standaard worden weergegeven voor alle teamleden.

Beslissingspunten	Welke initiële kanalen worden aan het team toegevoegd? Welke begeleiding zal worden gegeven voor het toevoegen van nieuwe kanalen? (Worden ze opgezet per project, per onderwerp of ...?)
Volgende stappen	Maak de eerste kanalen. Plaats een welkomstbericht. Start met samenwerken.

Fase 2: Midden

Naarmate het teamwerk begint, begint het teamlidmaatschap waarschijnlijk te evolueren, samen met de kanaalhiërarchie. Tenzij het team strikt moet worden gecontroleerd en afgegrendeld, is het een goed idee om mensen aan te moedigen de mogelijkheden te verkennen, zelfs als dit tot een dood spoor leidt. Naarmate gebruikers Teams onder de knie krijgen, kunnen ze experimenteren met @teamvermeldingen, kanalen als favoriet markeren en het algemene kanaal gebruiken om vertrouwd te raken met het plaatsen van berichten. Elk team is anders. Baseer de evolutie van het ontwerp op het gebruik. Volg het gebruik en de situatie van het team via rapportagemogelijkheden van Teams.

Vertrouwen, tolerantie en een geest van samenwerking groeien organisch doordat belangrijke groepsgesprekken worden geïnitieerd en ondersteund in Teams. Teamleden zien in dat het nut van groepsgesprekken dat van chats tussen individuele personen overstijgt. Individuele teams hebben de neiging om hun eigen persoonlijkheid te ontwikkelen, geholpen door leuke functies zoals Giphy’s en stickers. Tegelijkertijd is het belangrijk dat ongepast of onbeleefd gedrag op elk moment wordt ontmoedigd.

Omdat teams levende organismen zijn, moeten ze af en toe worden gecontroleerd en verzorgd. Dit zijn enkele praktische tips:

• Stel specifieke gebruikers aan om het gebruik in stand te houden als het begint af te nemen, en ook om creatief nieuw gedrag te ontdekken en te verspreiden.
• Beheer de gasten zorgvuldig, zorg ervoor ze geen toegang meer krijgen wanneer dat niet langer nodig is.
• Laat kanalen evolueren in overeenstemming met de bedrijfsbehoeften, voeg nieuwe toe kanalen indien nodig en laat oude kanalen vervagen (of overweeg ze te archiveren of te verwijderen als ze gevoelige of kortstondig relevante gegevens bevatten, op basis van uw bewaarvereisten).
• Vorm nieuwe onderliggende teams naarmate er grotere groepen of op interesses gebaseerde gebieden ontstaan.
• Probeer verschillende manieren voor samenwerking in kanalen uit, zoals kanaalvergaderingen of tabbladgesprekken rond documenten.

Als een team in een sleur raakt, overweeg dan het volgende te doen:

• Communicatie stimuleren in teams in plaats van e-mail.
• Mobiele apps gebruiken om betrokkenheid te vergroten.
• In het aantal kanalen snoeien.

Beslissingspunten	Wie controleert het gebruik om problemen te identificeren? Welke statistieken worden gebruikt om te bepalen of een team goed werkt? Identificeer teams die het einde van hun nuttige leven hebben bereikt. Identificeer weinig gebruikte teams die nog steeds een doel dienen, maar opnieuw een boost moeten krijgen.
Volgende stap	Implementeer een proces om de status van individuele teams te controleren.

Fase 3: Einde

Wanneer het werk van een team voltooid is, is het belangrijk om formeel aan te geven dat het klaar is. Zo weten teamleden dat een project afgesloten is. Het voorkomt ook dat iemand toegang krijgt tot verouderde, niet langer relevante informatie. U kunt het team zelf gebruiken om officieel aan te geven dat het afgesloten wordt, bijvoorbeeld met een post-mortem of een samenvatting.

U kunt teams verwijderen waarvan u weet dat u ze niet nodig hebt (bijvoorbeeld een team dat uitsluitend voor testen is gemaakt of een team dat gevoelige gegevens bevat). Teams worden feitelijk verwijderd met een "voorlopige verwijdering" die IT maximaal 21 dagen kan terugdraaien (30 dagen voor Office 365-groepen). Het verwijderen van teams heeft geen invloed op chats of inhoud die zijn bewaard in overeenstemming met het nalevingsbeleid. Kanalen kunnen ook een ‘voorlopig verwijderd’ worden, wat kan worden omgekeerd tot maximaal 21 dagen na de verwijdering.

U kunt naast de archiveringsmogelijkheden ook het verloop- en bewaarbeleid gebruiken om te zorgen dat teams die niet langer actief zijn of waarvan de eigenaren de organisatie hebben verlaten, minder goed zichtbaar zijn.

Zie Overzicht van beveiliging en compliance in Microsoft Teams voor informatie over het instellen van het verloop- en retentiebeleid.

Beslissingspunten	Bepaal hoe het einde van het leven van een team eruit ziet. Bepaal of de inhoud van een team beschikbaar moet blijven, en voor hoe lang.
Volgende stappen	Leg beste praktijken en geleerde lessen vast in documenten. Archiveer gegevens, indien nodig.