Beschrijving van de functie AutoArchiveren in Outlook

Zie 290847voor een versie van dit artikel voor Microsoft Outlook 2002.

Oorspronkelijk KB-nummer:   830119

Meer informatie

Het postvak van Outlook wordt groter als er items zijn gemaakt op dezelfde manier als de artikelen die op uw bureau worden gestapeld. In de wereld met een papier, kunt u uw documenten in een willekeurige volgorde doorlopen en ze opslaan die wel belangrijk zijn, maar die zelden worden gebruikt. U kunt documenten die minder belangrijk zijn, zoals kranten en tijdschriften, verwijderen op basis van hun ouderdom.

U kunt dezelfde stappen snel voltooien in Outlook 2003 en nieuwere versies. U kunt oude items handmatig overbrengen naar een opslagbestand door Archief te selecteren in het menu bestand . U kunt oude items ook automatisch laten overzetten met de functie AutoArchiveren. Items worden als oud beschouwd wanneer ze de door u opgegeven leeftijd bereiken. Met de functie AutoArchiveren kunt u oude items verwijderen of verplaatsen. U kunt in Outlook alle soorten items archiveren, maar u kunt alleen bestanden vinden die zijn opgeslagen in een e-mailmap, zoals een Microsoft Excel-spreadsheet of een Microsoft Word-document, dat is gekoppeld aan een e-mailbericht. Een bestand dat niet is opgeslagen in een e-mailmap, kan niet worden gearchiveerd.

De functie AutoArchiveren heeft een proces met twee stappen. U schakelt eerst de functie AutoArchiveren in. Vervolgens stelt u de eigenschappen voor de AutoArchiveren-functie in voor elke map die u wilt archiveren.

U kunt op het niveau van de map bepalen welke items moeten worden gearchiveerd en hoe vaak ze worden gearchiveerd. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren, of u kunt een standaardinstelling voor AutoArchiveren configureren voor alle mappen. En vervolgens de instellingen voor AutoArchiveren configureren voor afzonderlijke mappen waarvoor u de standaardinstellingen van AutoArchiveren niet wilt gebruiken. De functie AutoArchiveren wordt automatisch uitgevoerd wanneer u Outlook start. Outlook controleert de eigenschappen van AutoArchiveren van elke map op datum en verplaatst oude items naar het archiefbestand. Items die zijn verplaatst naar de map Verwijderde items, worden verwijderd.

Outlook 2003 en Outlook 2007

Standaard worden verschillende Outlook-mappen zodanig geconfigureerd dat de functie AutoArchiveren is ingeschakeld. De volgende lijst bevat de mappen waarvoor de functie AutoArchiveren is ingeschakeld en van de standaard verouderingsperiode van elke map:

De agendamap (zes maanden)
De map taken (zes maanden)
De map Logboek (zes maanden)
De map Verzonden items (twee maanden)
De map Verwijderde items (twee maanden)

Voor de mappen Postvak in, notities, contactpersonen en concepten is de functie AutoArchiveren niet automatisch ingeschakeld. U kunt de functie AutoArchiveren niet gebruiken voor de map Contactpersonen, omdat de map Contactpersonen geen archief eigenschap heeft.

Outlook 2010 en nieuwere versies

Standaard is de functie AutoArchiveren uitgeschakeld in Outlook 2010 en nieuwere versies. De functie AutoArchiveren is standaard ingeschakeld in Outlook 2003 en Outlook 2007. Als u de functie AutoArchiveren niet uitschakelt in Outlook 2003 of Outlook 2007 en een upgrade uitvoert naar Outlook 2010 of hogere versies, blijft de functie AutoArchiveren ingeschakeld.

Het verschil tussen items archiveren en exporteren

Wanneer u items archiveert, kunt u alleen de items archiveren in een bestand met persoonlijke mappen (. PST). Wanneer u items exporteert, kunt u de items exporteren naar een groot aantal verschillende bestandstypen, zoals PST-bestanden en tekstbestanden met scheidingstekens. De bestaande mappenstructuur wordt onderhouden in het nieuwe archiefbestand. Als er een bovenliggende map staat boven de map die u hebt gearchiveerd, wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand. De items in de bovenliggende map worden niet gearchiveerd. Op deze manier bestaat de structuur van het archiefbestand en het postvak van de map. Mappen worden na archivering op hun plaats gehouden, zelfs als ze niet leeg zijn. U kunt slechts één bestandstype archiveren, een PST-bestand.

Wanneer u items exporteert, worden de oorspronkelijke items gekopieerd naar het exportbestand, maar deze worden niet uit de huidige map verwijderd.

De functie AutoArchiveren inschakelen

Voor Outlook 2010 en nieuwere versies:

  1. Selecteer het tabblad bestand en selecteer vervolgens het tabblad Opties in het menu bestand .
  2. Selecteer het tabblad Geavanceerd .
  3. Selecteer instellingen voor AutoArchiveren.
  4. Schakel het selectievakje elke in. Typ een getal in het vak dagen om op te geven hoe vaak de AutoArchiveren-procedure moet worden uitgevoerd.
  5. Als u op de hoogte wilt worden gesteld voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje waarschuwen voor AutoArchiveren in.
  6. Typ in het vak standaardarchief bestand een naam voor de gearchiveerde items waarnaar u wilt overzetten of selecteer Bladeren om een naam te selecteren in een lijst.
  7. Selecteer tweemaal OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

  1. Selecteer Optiesin het menu extra en selecteer vervolgens het tabblad Overige .
  2. Selecteer AutoArchiveren.
  3. Schakel het selectievakje elke in en geef vervolgens op hoe vaak het AutoArchiveren-proces moet worden uitgevoerd door een getal in het vak dagen te typen.
  4. Als u op de hoogte wilt worden gesteld voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje waarschuwen voor AutoArchiveren in.
  5. Typ in het vak standaardarchief bestand een naam voor de gearchiveerde items waarnaar u wilt overzetten of selecteer Bladeren om een naam te selecteren in een lijst.
  6. Selecteer tweemaal OK.

Nu de functie AutoArchiveren is ingeschakeld, moet u de eigenschappen van AutoArchiveren voor elke map instellen.

Belangrijk

Het Outlook-gegevensbestand (. PST) dat u als standaardarchief bestand hebt gekozen, moet zich bevinden op de lokale computer. Het gebruik van PST-bestanden in het netwerk wordt alleen ondersteund met Outlook 2010 en onder zeer specifieke voorwaarden. Zie beperkingen voor het gebruik van bestanden met persoonlijke mappen (. PST)voor meer informatie over de limieten voor het gebruik van PST-bestanden via het netwerk.

De eigenschappen van AutoArchiveren voor een map instellen

Voor Outlook 2010 en nieuwere versies:

Methode 1:

  1. Selecteer de map die u wilt archiveren.
  2. Selecteer het tabblad map en selecteer vervolgens instellingen voor AutoArchiveren.

Methode 2:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt archiveren en selecteer Eigenschappen.
  2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
  3. Als u de eigenschappen van AutoArchiveren voor deze map wilt instellen, schakelt u het selectievakje items die ouder zijn dan in.
  4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar het archiefbestand, typt u een getal in het vak maanden .
  5. Als u een bestand wilt opgeven waarnaar u de gearchiveerde items wilt overbrengen, selecteert u oude items verplaatsen naar.
  6. Typ in het vak oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om een lijst te selecteren en selecteer OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

  1. Klik in de mappenlijstmet de rechtermuisknop op de map die u wilt archiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
  2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
  3. Als u de eigenschappen van AutoArchiveren voor deze map wilt instellen, selecteert u om items wissen die ouder zijn dan.
  4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar het archiefbestand, typt u een getal in het vak maanden .
  5. Als u een bestand wilt opgeven waarnaar u de gearchiveerde items wilt overbrengen, selecteert u oude items verplaatsen naar.
  6. Typ in het vak oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om een lijst te selecteren en selecteer OK.