Beschrijving van de functie AutoArchiveren in Outlook

Oorspronkelijk KB-getal:   830119

Meer informatie

Uw Outlook wordt groter naarmate items op dezelfde manier worden gemaakt als papieren op uw bureau. In de wereld op papier kunt u af en toe door uw documenten schuiven en de documenten opslaan die belangrijk zijn, maar die zelden worden gebruikt. U kunt documenten die minder belangrijk zijn, zoals kranten en tijdschriften, verwijderen op basis van hun leeftijd.

U kunt hetzelfde proces snel voltooien in Outlook 2003- en latere versies. U kunt oude items handmatig overbrengen naar een opslagbestand door Archiveren te selecteren in het menu Bestand. U kunt ook oude items automatisch laten overgezet met de functie AutoArchiveren. Items worden beschouwd als oud wanneer ze de leeftijd bereiken die u opgeeft. Met de functie AutoArchiveren kunt u oude items verwijderen of verplaatsen. Outlook kunnen allerlei items archiveren, maar kunnen alleen bestanden zoeken die zijn opgeslagen in een e-mailmap, zoals een Microsoft Excel-spreadsheet of een Microsoft Word-document, dat is gekoppeld aan een e-mailbericht. Een bestand dat niet is opgeslagen in een e-mailmap, kan niet worden gearchiveerd.

De functie AutoArchiveren heeft een proces in twee stappen. Eerst zet u de functie AutoArchiveren in. Ten tweede stelt u de eigenschappen voor de functie AutoArchiveren in voor elke map die u wilt archiveren.

Notitie

Als u meerdere accounts Exchange in hetzelfde Outlook profiel, is de standaardinstelling AutoArchiveren van toepassing op alle accounts. U kunt dit voorkomen door de instelling AutoArchiveren toe te passen op het mapniveau.

Op mapniveau kunt u bepalen welke items moeten worden gearchiveerd en hoe vaak ze worden gearchiveerd. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren of u kunt een standaardinstelling voor AutoArchiveren configureren voor alle mappen. En configureer vervolgens AutoArchiveren-instellingen voor afzonderlijke mappen die u niet wilt gebruiken met de standaardinstellingen voor AutoArchiveren. De functie AutoArchiveren wordt automatisch uitgevoerd wanneer u de Outlook. Outlook controleert de AutoArchiveren-eigenschappen van elke map op datum en verplaatst oude items naar uw archiefbestand. Items die naar de map Verwijderde items worden verplaatst, worden verwijderd.

Outlook 2003 en Outlook 2007

Standaard worden verschillende Outlook ingesteld met de functie AutoArchiveren ingeschakeld. De volgende lijst is de mappen waarin de functie AutoArchiveren is ingeschakeld en van de standaardverouderingsperiode van elke map:

  • De map Agenda (zes maanden)
  • De map Taken (zes maanden)
  • De map Logboek (zes maanden)
  • De map Verzonden items (twee maanden)
  • De map Verwijderde items (twee maanden)

In de mappen Postvak IN, Notities, Contactpersonen en Concepten is de functie AutoArchiveren niet automatisch ingeschakeld. U kunt de functie AutoArchiveren niet gebruiken in de map Contactpersonen, omdat de map Contactpersonen geen archieffunctie heeft.

Outlook 2010 en nieuwere versies

De functie AutoArchiveren is standaard uitgeschakeld in Outlook 2010- en latere versies. De functie AutoArchiveren is standaard ingeschakeld in Outlook 2003 en Outlook 2007. Als u de functie AutoArchiveren niet uit schakelt in Outlook 2003 of Outlook 2007 en een upgrade naar Outlook 2010- of latere versies uitzet, blijft de functie AutoArchiveren ingeschakeld.

Het verschil tussen archiveren en exporteren van items

Wanneer u items archiveren, kunt u de items alleen archiveren naar een bestand met persoonlijke mappen (.pst). Wanneer u items exporteert, kunt u de items exporteren naar veel verschillende bestandstypen, waaronder PST-bestanden en scheidingstekens. De bestaande mapstructuur wordt bewaard in het nieuwe archiefbestand. Als er een bovenliggende map boven de map staat die u hebt gearchiveerd, wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand. De items in de bovenliggende map worden echter niet gearchiveerd. Op deze manier bestaat er dezelfde mapstructuur tussen het archiefbestand en uw postvak. Mappen blijven staan nadat ze zijn gearchiveerd, zelfs als ze leeg zijn. U kunt slechts één bestandstype archiveren, een PST-bestand.

Wanneer u items exporteert, worden de oorspronkelijke items gekopieerd naar het exportbestand, maar worden ze niet uit de huidige map verwijderd.

De functie AutoArchiveren in- en in-

Voor Outlook 2010 en latere versies:

  1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens het tabblad Opties in het menu Bestand.
  2. Klik op het tabblad Geavanceerd.
  3. Selecteer AutoArchiveren Instellingen.
  4. Schakel het selectievakje AutoArchiveren elke in. Typ een getal in het vak Dagen om op te geven hoe vaak het AutoArchiveren wordt uitgevoerd.
  5. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, selecteert u het selectievakje Vragen vóór AutoArchiveren.
  6. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items die moeten worden overgebracht naar of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst.
  7. Selecteer tweemaal OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

  1. Selecteer opties in het menu Extra en selecteer vervolgens het tabblad Overige.
  2. Selecteer AutoArchiveren.
  3. Schakel het selectievakje AutoArchiveren elke in en geef vervolgens op hoe vaak het AutoArchiveren wordt uitgevoerd door een getal in het vak dagen te typen.
  4. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, selecteert u het selectievakje Vragen vóór AutoArchiveren.
  5. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items die moeten worden overgebracht naar of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst.
  6. Selecteer tweemaal OK.

Nu u de functie AutoArchiveren hebt ingeschakeld, moet u de autoarchiveren-eigenschappen voor elke map instellen.

Belangrijk

Het Outlook gegevensbestand (.pst) dat u als standaardarchiefbestand kiest, moet zich op de lokale computer bevinden. Het gebruik van genetwerkte PST-bestanden wordt alleen ondersteund Outlook 2010 en onder zeer specifieke voorwaarden. Zie Limieten voor het gebruik van persoonlijke mappen (.pst)via LAN- en WAN-koppelingen voor meer informatie over de limieten voor het gebruik van PST-bestanden via het netwerk.

De autoarchiverende eigenschappen voor een map instellen

Voor Outlook 2010 en latere versies:

Methode 1:

  1. Selecteer de map die u wilt autoArchiveren.
  2. Selecteer het tabblad Map en selecteer vervolgens AutoArchiveren Instellingen.

Methode 2:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
  2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren.
  3. Als u de AutoArchiveren-eigenschappen voor deze map wilt instellen, selecteert u het selectievakje Items verwijderen die ouder zijn dan.
  4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar uw archiefbestand, typt u een getal in het vak Maanden.
  5. Als u een bestand wilt opgeven waar de gearchiveerde items naar moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar .
  6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst en selecteer ok.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

  1. Klik in de mappenlijst met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
  2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren.
  3. Als u de AutoArchiveren-eigenschappen voor deze map wilt instellen, selecteert u Items verwijderen die ouder zijn dan.
  4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar uw archiefbestand, typt u een getal in het vak Maanden.
  5. Als u een bestand wilt opgeven waar de gearchiveerde items naar moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar .
  6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst en selecteer ok.