Bepalen waar een aangepast Outlook-formulier moet worden gepubliceerd

Origineel KB-nummer: 290802

Samenvatting

In dit artikel worden enkele overwegingen beschreven waarmee u rekening moet houden als u probeert te bepalen waar u een aangepast Outlook-formulier wilt publiceren.

Meer informatie

In Outlook worden aangepaste formulieren doorgaans gepubliceerd naar een formulierbibliotheek, zodat slechts één exemplaar van een formulier op uw computer wordt opgeslagen. Afzonderlijke items bevatten een berichtklasseveld dat aangeeft welk formulier moet worden gebruikt om de gegevens weer te geven die zich in het item bevinden. Wanneer u aangepaste formulieren naar een formulierbibliotheek publiceert, gebruiken Microsoft Exchange Server computers en Outlook aanzienlijk minder resources en bandbreedte omdat het formulier zelf niet in elk afzonderlijk item hoeft te worden opgeslagen.

Oplossingen voor Outlook-formulieren kunnen sterk variëren, vooral omdat Outlook een aantal verschillende typen standaardformulieren heeft. Het is vaak moeilijk om te bepalen wat de beste plaats is om een formulier te publiceren en er zijn veel factoren waar u rekening mee moet houden wanneer u de beslissing neemt.

Waar u formulieren kunt publiceren

Formulieren kunnen op drie locaties worden gepubliceerd. In de volgende tabel worden deze locaties beschreven.

Locatie Beschrijving
Een map (of mapformulierbibliotheek) Voor de meeste op mappen gebaseerde formulieroplossingen publiceert u het formulier naar de map, zodat het beschikbaar is wanneer iemand de map gebruikt. Als u het formulier in een openbare map publiceert, is het formulier beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot de map. Als u het formulier publiceert in een van uw persoonlijke mappen, is het alleen beschikbaar wanneer u die map gebruikt. Formulieren Contactpersoon, Posten, Taak en Logboek zijn voorbeelden van de typen formulieren die doorgaans aan een map zijn gekoppeld. Een voordeel van het publiceren van een formulier naar een map is dat het formulier beschikbaar is in het menu Acties wanneer u zich in de map bevindt.
Bibliotheek met organisatieformulieren Publiceer het formulier naar deze bibliotheek als u het formulier beschikbaar wilt maken voor iedereen in uw organisatie, zoals een formulier om vakantietijd te melden. Deze bibliotheek wordt vaak gebruikt voor e-mailformulieren omdat deze doorgaans niet zijn gebaseerd op een specifieke map. U kunt een formulier publiceren naar de bibliotheek organisatieformulieren als u hetzelfde aangepaste formulier in meer dan één map wilt gebruiken. Wanneer u dit doet, kunt u slechts één gepubliceerd formulier onderhouden. Formulieren die naar deze bibliotheek worden gepubliceerd, zijn toegankelijk voor iedereen in de organisatie zolang ze machtigingen voor de bibliotheek hebben gekregen van de beheerder. De bibliotheek wordt opgeslagen op de Microsoft Exchange Server computer. De beheerder moet u machtigingen geven om te publiceren naar de bibliotheek met organisatieformulieren. Deze machtiging wordt doorgaans verleend aan slechts enkele personen of een afdeling die de Exchange Server computer beheert.
Bibliotheek met persoonlijke formulieren Formulieren die zijn opgeslagen in deze bibliotheek, zijn alleen toegankelijk voor u. Wanneer u een formulier publiceert naar de bibliotheek persoonlijke formulieren, wordt het formulier opgeslagen als een verborgen item in de hoofdmap van uw postvak of bestand met persoonlijke mappen (.pst), afhankelijk van wat de standaardlocatie voor e-mailbezorging is. Net als formulieren die zijn opgeslagen in de bibliotheek organisatieformulieren, kunnen deze formulieren worden geopend met de opdracht Formulier kiezen. Sla een formulier op in deze bibliotheek wanneer u een formulier maakt voor persoonlijk gebruik, zoals een standaardformulier voor e-mailberichten dat vooraf is geadresseerd.

Het is ook mogelijk om een Outlook-formulier op te slaan als een bestand in het bestandssysteem of als een item in een Outlook-map. Microsoft raadt u echter aan beide benaderingen te vermijden, omdat het formulier een eenmalig formulier is.

U kunt een Outlook-formulier opslaan in het bestandssysteem als een Outlook-sjabloonbestand (.oft). Hiermee kunt u het formulier toevoegen aan een e-mailbericht en het formulier vervolgens naar iemand anders verzenden. U kunt het .oft-bestand ook gebruiken als een back-up van het formulier. Een formulier opslaan als een .oft-bestand:

  1. Selecteer in het menu BestandOpslaan als.
  2. Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het formulier.
  3. Selecteer in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon en selecteer vervolgens Opslaan.

U kunt het formulier ook opslaan als een item in de huidige map. Microsoft raadt u echter niet aan dit te doen om de volgende redenen:

  • U kunt het formulier eenvoudig per ongeluk verwijderen.
  • Het heeft de neiging om het onderscheid tussen formulieren en items te vervagen, en het typische resultaat is een map die is gevuld met verschillende items die verschillende versies van hetzelfde formulier bevatten. Dit is over het algemeen geen goede gewoonte wanneer u Outlook-formulieren ontwerpt.
  • Aan items die zijn opgeslagen in een map, zijn doorgaans gegevens gekoppeld en u wilt meestal geen gegevens aan uw formulier koppelen. Daarom raadt Microsoft u aan een item in een map niet te openen en vervolgens de ontwerpmodus te openen. open een nieuw exemplaar van het formulier en ga vervolgens naar de ontwerpmodus.
  • Formulieren die als items worden opgeslagen, zijn eenmalige formulieren en hebben ongewenste bijwerkingen.

Als u een formulier wilt opslaan in de huidige map, selecteert u Opslaan in het menu Bestand .

Overwegingen bij het bepalen waar u een formulier wilt publiceren

Er zijn veel vragen waar u rekening mee moet houden wanneer u bepaalt waar u een formulier wilt publiceren:

  • Is het formulier gebaseerd op een mapoplossing of is het een e-mailberichtformulier dat is ontworpen om naar geadresseerden te worden verzonden?
  • Gebruikt u een Exchange Server computer? Als u een Exchange Server computer gebruikt, is het dan mogelijk om het formulier te publiceren naar de bibliotheek organisatieformulieren of heeft uw organisatie beperkingen ingesteld voor de typen formulieren die daar kunnen worden opgeslagen?
  • Hoeveel personen hebben toegang tot het formulier nodig?
  • Wordt het formulier vaak bijgewerkt, waardoor het belangrijk is dat slechts één exemplaar van het formulier centraal wordt geïmplementeerd?
  • Moet het formulier offline beschikbaar zijn?
  • Als dit een e-mailbericht is, wordt het formulier dan alleen binnen de organisatie gebruikt of wordt het verzonden naar andere geadresseerden buiten de organisatie?
  • Hoe wordt het nieuwe formulier geopend?

Bepalen waar u formulieren op basis van mappen wilt publiceren

Wanneer u een oplossing op basis van mappen maakt waarbij de primaire focus van het formulier is om de items in één map weer te geven, publiceert u het formulier meestal naar de map zelf. Wanneer u het formulier naar de map publiceert, is de map een zelfstandige entiteit en is het formulier beschikbaar in het menu Acties.

Er zijn echter scenario's waarin u mogelijk geen standaardformulier op basis van mappen naar een map wilt publiceren. Als u een formulier in meer dan één map gebruikt en elke map altijd dezelfde versie van het formulier gebruikt, kunt u overwegen het formulier te publiceren in de bibliotheek organisatieformulieren of de bibliotheek persoonlijke formulieren. Wanneer u dit doet, is er slechts één exemplaar van het gepubliceerde formulier en is het gemakkelijker bij te werken als u wijzigingen wilt aanbrengen. Als u de enige bent die toegang tot dit formulier nodig heeft, publiceert u het formulier in de bibliotheek Persoonlijke formulieren. Als andere personen toegang moeten hebben tot het formulier en het formulier zich doorgaans in een openbare map op een computer op Exchange Server bevindt, onderzoekt u of u het formulier mogelijk kunt publiceren naar de bibliotheek organisatieformulieren. Een mogelijk nadeel van deze aanpak is dat het formulier niet beschikbaar is in het menu Acties, tenzij het in de map wordt gepubliceerd. Als dit echter het standaardformulier voor de map is, zoals meestal het geval is, maakt dit niet al te veel verschil omdat u of de gebruikers een werkbalkknop kunnen gebruiken om nieuwe items te openen.

Bepalen waar u formulieren op basis van berichten wilt publiceren

Als het formulier is gebaseerd op een e-mailbericht en het wordt gebruikt door u en slechts een paar andere gebruikers, publiceert u het formulier naar de persoonlijke formulierbibliotheek voor alle gebruikers. Als u echter nieuwe items gaat maken op basis van dit formulier, kunt u deze publiceren naar uw Postvak IN, zodat u deze kunt openen in het menu Acties. Als het formulier door veel personen binnen een organisatie wordt gebruikt, publiceert u het formulier in de bibliotheek Organisatieformulieren, zodat er slechts één exemplaar van het formulier moet worden onderhouden en alle gebruikers er toegang toe hebben. Deze aanpak kan het echter moeilijker maken om het formulier te openen.

Overwegingen en opties voor het openen van formulieren

In de volgende tabel wordt beschreven hoe gebruikers doorgaans Outlook-formulieren openen, afhankelijk van waar de formulieren zijn opgeslagen:

Formuliertype Waar te openen
Mapformulieren Als u de map met de formulieren opent, zijn de formulieren beschikbaar in het menu Acties .
Bibliotheek met organisatieformulieren

-En-

Bibliotheek met persoonlijke formulieren
Formulieren die zijn opgeslagen in de bibliotheek organisatieformulieren en persoonlijke formulierenbibliotheek, zijn ontworpen om te worden geopend via het dialoogvenster Formulier kiezen . Als u toegang wilt krijgen tot deze formulieren, wijst u Nieuw aan in het menu Bestand en selecteert u formulier kiezen.

U kunt de volgende methoden gebruiken om formulieren toegankelijker te maken voor gebruikers.

De opdracht Formulier kiezen toevoegen aan de werkbalk

Outlook 2007 en Outlook 2003

Als u het aantal stappen wilt verkorten dat nodig is voor toegang tot de opdracht Formulier kiezen, voegt u de opdracht toe aan de werkbalk, zodat u het dialoogvenster met één selectie kunt weergeven:

  1. Wijs in het menu Beeldnaar Werkbalken en selecteer vervolgens Aanpassen.
  2. Selecteer het tabblad Opdrachten in het dialoogvenster Aanpassen .
  3. Controleer in het vak Categorieën of Bestand is geselecteerd.
  4. Zoek in het vak Opdrachten de opdracht Formulier kiezen en sleep deze omhoog naar de gewenste werkbalklocatie.
  5. Selecteer Sluiten.

Outlook 2013 en Outlook 2010

Als u het aantal stappen wilt inkorten dat nodig is voor toegang tot de opdracht Formulier kiezen, voegt u het tabblad Ontwikkelaars toe aan het lint, zodat u het dialoogvenster Formulier kiezen kunt weergeven met een aantal selecties:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het Outlook-lint en selecteer vervolgens Het lint aanpassen.
  2. Selecteer ontwikkelaars in de lijst met hoofdtabbladen en selecteer vervolgens OK.

Op het tabblad Ontwikkelaars op het lint van Outlook ziet u Formulier kiezen weergegeven.

Een formulier openen met Behulp van Visual Basic for Applications of een COM-invoegtoepassing

Het formulier publiceren in een map

Als een formulier wordt gepubliceerd in de persoonlijke formulierbibliotheek of de organisatieformulierbibliotheek, kunt u overwegen om een formulier naar een map te publiceren, zodat het wordt weergegeven in het menu Acties. Als het formulier echter is bijgewerkt, moet u ervoor zorgen dat het formulier opnieuw wordt geïmplementeerd, zodat u geen problemen veroorzaakt met de cache van Outlook-formulieren.

Een .oft-bestand opslaan in het bureaublad- of startmenu

Hoewel Microsoft doorgaans niet aanbeveelt een .oft-bestand op te slaan op het bureaublad of in het Startmenu , kunt u een Outlook-sjabloonbestand (.oft) op beide locaties opslaan. De items die hiermee worden gemaakt, bevatten eenmalige formulieren die meestal ongewenste bijwerkingen veroorzaken, afhankelijk van het ontwerp van het formulier en hoe het wordt gebruikt.