Goedkeuringsstromen met bijlagen maken

Soms moet een bestand worden goedgekeurd voor zakelijke doeleinden. Gelukkig kunt u hiervoor Power Automate-goedkeuringen gebruiken. Stel, u bent een accountant en wilt een factuur laten goedkeuren. U kunt dan een directe stroom maken waarmee u het bestand eenvoudig ter goedkeuring kunt verzenden door op een knop te tikken en het bestand te selecteren dat moet worden verzonden.

In dit artikel leert u hoe u een goedkeuringsstroom maakt waarmee een bijlage wordt verzonden die de fiatteur moet beoordelen vóórdat wordt besloten of de aanvraag wordt goedgekeurd.

De stroom maken

  1. Meld u aan bij Power Automate.

  2. Selecteer Mijn stromen > Nieuw > Lege directe stroom maken.

    Nieuwe onmiddelijke lege stroom.

  3. Geef de cloudstroom een naam > zoek en selecteer Handmatig een cloudstroom activeren en selecteer vervolgens Maken.

    De stroom een naam geven en een trigger selecteren.

  4. Selecteer de trigger Handmatig een cloudstroom activeren > Invoer toevoegen > Bestand.

    Met de vorige stappen configureert u de stroom, zodat met de stroom, wanneer deze wordt uitgevoerd, bij de gebruiker een bestand wordt aangevraagd om de stroom te activeren.

  5. Selecteer Nieuwe stap.

  6. Ga naar Goedkeuringen en selecteer vervolgens Start en wacht op een goedkeuring.

  7. Selecteer Goedkeuren/afwijzen: eerste reactie in de lijst Goedkeuringstype van de kaart Start en wacht op een goedkeuring.

  8. Geef de volgende informatie op voor de kaart Start en wacht op een goedkeuring:

    • Titel: dit is een korte beschrijving voor de fiatteur zodat deze weet waar de aanvraag over gaat.

    • Toegewezen aan: de persoon naar wie de aanvraag wordt verzonden.

    • Details: deze tekst wordt weergegeven in de goedkeuringsaanvraag.

      De kaart voor de goedkeuringsaanvraag.

  9. Selecteer Geavanceerde opties weergeven om de velden zichtbaar te maken waarin u informatie kunt geven over het bestand dat is bijgevoegd bij de aanvraag.

  10. Geef een bestandsnaam op in Namen van bijlagen - 1

    Tip

    U moet de bestandsextensie opnemen die overeenkomt met het bestandstype dat is geüpload.

  11. Geef de inhoud van het bestand dat wordt verzonden naar de goedkeurder op in het vak Inhoud - 1.

    Een eenvoudige manier om dit te doen is met behulp van het item Bestandsinhoud uit de lijst met dynamische inhoud die wordt weergegeven wanneer u het vak Inhoud van bijlagen - 1 selecteert.

    Geavanceerde opties op de kaart voor de goedkeuringsaanvraag.

  12. Selecteer Opslaan om uw stroom op te slaan.

De stroom testen

U kunt de stroom testen door Testen te selecteren en vervolgens een XLSX-bestand te uploaden.

  1. Selecteer Testen.

  2. Selecteer Ik ga de triggeractiviteit uitvoeren.

    Uw stroom testen.

  3. Selecteer Testen > Doorgaan om de test te starten.

  4. Selecteer Importeren.

    De knop Importeren selecteren.

  5. Zoek en selecteer het bestand. Selecteer vervolgens Openen om het bestand dat of de afbeelding die u ter goedkeuring wilt verzenden te uploaden.

  6. Selecteer Stroom uitvoeren.

    U ziet nu dat de testuitvoering wordt gestart.

    De test wordt gestart.

  7. Selecteer de pagina Stroomuitvoeringen om de status van de test te controleren.

De aanvraag goedkeuren

De persoon naar wie u de goedkeuringsaanvraag verzendt, ontvangt een e-mailbericht, vergelijkbaar met deze afbeelding. Hier kan hij of zij de bijlage bekijken en de aanvraag vervolgens goedkeuren of afwijzen:

E-mail met aanvraag bekijken.

Tip

Fiatteurs kunnen ook aanvragen bekijken in het goedkeuringscentrum.

Meer informatie

In de meeste goedkeuringsstromen wilt u de persoon die de goedkeuring van de beslissing heeft aangevraagd op de hoogte stellen. Volg de stappen in het artikel over moderne goedkeuringen voor meer informatie over het toevoegen van een voorwaarde aan een goedkeuringsstroom, om specifieke acties uit te voeren op basis van het resultaat van de aanvraag.