Overzicht van bedrijfsprocesstromen

U kunt ervoor helpen zorgen dat gebruikers gegevens op consistente wijze invoeren en dezelfde stappen uitvoeren telkens wanneer zij met een klant werken door een bedrijfsproces te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld een bedrijfsprocesstroom maken om ervoor te zorgen dat iedereen aanvragen voor klantenservice op dezelfde manier afhandelt of dat gebruikers goedkeuring voor een factuur moeten verkrijgen voordat zij een order indienen. Bedrijfsprocesstromen gebruiken dezelfde onderliggende technologie als andere processen, maar de mogelijkheden die zij bieden zijn erg verschillend van andere functies die processen gebruiken. Voor meer informatie over het maken of bewerken van een bedrijfsprocesstroom gaat u naar Een bedrijfsprocesstroom maken.

Bekijk een korte video over bedrijfsprocesstromen.

Waarom bedrijfsprocesstromen worden gebruikt

Bedrijfsprocesstromen bieden een handleiding voor personen om hun werk te doen. Ze bieden een gestroomlijnde gebruikerservaring dat personen door de processen die hun organisatie heeft gedefinieerd voor interacties die moeten worden versneld naar een bepaalde conclusie. Deze gebruikerservaring kan worden aangepast, zodat personen met verschillende beveiligingsrollen een ervaring kunnen hebben die het beste past bij het werk dat ze doen.

Gebruik bedrijfsprocesstromen om een reeks stappen te definieren voor personen om te volgen om hen naar een gewenst resultaat te brengen. Deze stappen bieden een visuele indicator die personen vertelt waar ze zijn in het bedrijfsproces. Bedrijfsprocesstromen verminderen de behoefte aan trainingen, omdat nieuwe gebruikers zich niet hoeven te richten op welke elke tabel ze moeten gebruiken. Ze kunnen het proces volgen. U kunt bedrijfsprocesstromen configureren om algemene verkopenmethoden te ondersteunen die uw verkopengroepen kunnen helpen bij het bereiken van betere resultaten. Voor servicegroepen kunnen bedrijfsprocesstromen helpen de nieuwe medewerkers sneller op de hoogte te brengen en fouten te voorkomen die kunnen resulteren in ontevreden klanten.

Wat bedrijfsprocesstromen kunnen doen

Met bedrijfsprocesstromen kunt u een reeks fasen en stappen definieren die vervolgens in een besturingselement bovenaan het formulier worden weergegeven.

Elke fase bevat een groep stappen. Elke stap vertegenwoordigt een kolom waarin gegevens kunnen worden gevoerd. U gaat verder naar de volgende fase met de knop Volgende fase. In de Unified Interface kunt u werken met een bedrijfsprocesstroom-fase in de flyout van de fase of u kunt deze vastmaken aan het zijvenster. Bedrijfsprocesstromen bieden geen ondersteuning voor het uitbreiden van de flyout van de fase naar het zijvenster op mobiele apparaten.

U kunt een stap vereist maken, zodat personen gegevens moeten invoeren voor de overeenkomstige kolom voordat ze door kunnen gaan naar de volgende fase. Dit wordt ook wel 'stage-gating' genoemd. Als u een zakelijk of door het systeem vereiste kolom toevoegt aan een fase in een bedrijfsprocesstroom, raden we u aan deze kolom ook aan uw formulier toe te voegen.

Bedrijfsprocesstromen lijken relatief eenvoudig vergeleken met andere soorten processen, omdat ze, buiten de gestroomlijnde ervaring voor gegevensinvoer en het beheer van invoer in fasen, geen voorwaardelijke bedrijfslogica of automatisering bieden. Wanneer u deze echter aan andere processen en aanpassingen koppelt, kunnen ze een belangrijke rol spelen in het besparen van tijd, het verminderen van opleidingskosten en het vergroten van de gebruikersaanvaarding.

Notitie

Als een fase, inclusief de huidige fase, vereiste kolommen heeft (behalve verborgen kolommen), moet u de kolommen op die fasen vullen voordat u het formulier opslaat of naar een nieuwe fase gaat. Uitgeschakelde kolommen blokkeren nog steeds de fasenavigatie als ze leeg en vereist zijn.

Bedrijfsprocesstromen geïntegreerd met andere aanpassingen

Wanneer u of uw gebruiker gegevens met bedrijfsprocesstromen invoert, worden de gegevenswijzigingen ook toegepast op formulierkolommen, zodat elke automatisering dat door bedrijfsregels of formulierscripts wordt aangeboden, onmiddellijk kan worden toegepast. Er kunnen stappen worden toegevoegd waarmee waarden worden ingesteld voor kolommen die niet aanwezig zijn in het formulier, en deze kolommen worden aan het Xrm.Page-objectmodel toegevoegd dat wordt gebruikt voor formulierscripts. Alle werkstromen die worden geïnitieerd door wijzigingen in kolommen in een bedrijfsprocesstroom, worden toegepast wanneer gegevens in het formulier worden opgeslagen. Als de automatisering door een realtimewerkstroom wordt toegepast, worden de wijzigingen onmiddellijk zichtbaar voor de gebruiker wanneer de gegevens in het formulier worden vernieuwd nadat de rij wordt opgeslagen.

Hoewel de bedrijfsprocesstroombesturing in het formulier geen programmering op de client bevat, worden wijzigingen die worden toegepast door bedrijfsregels of formulierscripts automatisch toegepast aan bedrijfsprocesstroombesturingen. Als u een kolom in een formulier verbergt, wordt deze kolom ook verborgen in de bedrijfsprocesstroombesturing. Als u een waarde instelt door bedrijfsregels of formulierscripts te gebruiken, dan wordt die waarde ingesteld in de bedrijfsprocesstroom.

Gelijktijdige bedrijfsprocesstromen

Met gelijktijdige bedrijfsprocesstromen kunnen aanpassers meerdere bedrijfsprocessen configureren en ze koppelen aan dezelfde beginrij. Gebruikers kunnen schakelen tussen meerdere bedrijfsprocessen die gelijktijdig worden uitgevoerd en ze kunnen hun werk hervatten in de fase van het proces waar ze zich bevonden.

Systeembedrijfsprocesstromen

De volgende bedrijfsprocesstromen zijn opgenomen. Bekijk deze systeembedrijfsprocesstromen om te begrijpen hoe bedrijfsprocesstromen werken:

• Verkoopproces van potentiële klant naar verkoopkans

• Verkoopproces verkoopkans

• Proces Telefoongesprek naar Aanvraag

Meerdere tabellen in bedrijfsprocesstromen

U kunt een bedrijfsprocesstroom voor één tabel gebruiken of voor meerdere tabellen. U hebt bijvoorbeeld een proces dat begint met een verkoopkans, vervolgens verder gaat naar een offerte, een order, dan een factuur en ten slotte terugkeerd om de verkoopkans te sluiten.

U kunt bedrijfsprocesstromen ontwerpen die de rijen voor maximaal vijf verschillende tabellen in één proces samenbinden, zodat personen die de app gebruiken, zich kunnen richten op de stroom van hun proces in plaats van aan welke tabel ze werken. Ze kunnen eenvoudiger tussen gerelateerde tabelrijen navigeren.

Er zijn meerdere bedrijfsprocesstromen beschikbaar per tabel

Niet elke gebruiker in de organisatie hoeft hetzelfde proces te volgen en verschillende voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat er een ander proces moet worden toegepast. U kunt maximaal 10 actieve bedrijfsprocesstromen per tabel hebben om juiste processen voor verschillende situaties te bieden.

Bepaal welke bedrijfsprocesstroom wordt toegepast

U kunt bedrijfsprocesstromen koppelen met beveiligingsrollen, zodat alleen personen met die beveiligingsrollen ze kunnen zien of gebruiken. U kunt de volgorde van de bedrijfsprocesstromen ook instellen, zodat u kunt bepalen welke bedrijfsprocesstroom standaard wordt ingesteld. Dit werkt op dezelfde manier als het definiëren van meerdere formulieren voor een tabel.

Als iemand een nieuw aangepaste tabelrij maakt, wordt de lijst met beschikbare actieve bedrijfsprocesdefinities gefilterd door de beveiligingsrol van de gebruiker. De eerste geactiveerde bedrijfsprocesdefinitie die beschikbaar is voor de beveiligingsrol van de gebruiker volgens de lijst van de procesvolgorde wordt standaard toegepast. Als meerdere actieve bedrijfsprocesdefinities beschikbaar zijn, kunnen gebruikers een andere laden in het dialoogvenster Proces omwisselen. Als de processen worden omgewisseld, gaat het momenteel weergegeven proces naar de achtergrond en wordt het vervangen door het geselecteerde proces, maar de status blijft behouden en het kan terug worden omgewisseld. Elke rij kan meerdere gekoppelde procesexemplaren hebben (elk voor een andere bedrijfsprocesstroomdefinitie, in totaal van 10). Bij het laden van het formulier wordt slechts één bedrijfsprocesstroom weergegeven. Als een gebruiker een ander proces toepast, kan dat proces alleen standaard voor deze bepaalde gebruiker worden geladen.

Om ervoor te zorgen dat een bedrijfsproces standaard voor alle gebruikers wordt geladen (gedrag equivalent aan "vastmaken van het proces"), kan een aangepast Client API-script (webresource) worden toegevoegd bij het laden van het formulier. Hiermee wordt speciaal een bestaand bedrijfsprocesexemplaar geladen op basis van de id van de bedrijfsprocesdefinitie.

Overwegingen bij de bedrijfsprocesstroom

U kunt bedrijfsprocesstromen alleen definiëren voor die tabellen die ze ondersteunen. U moet ook op de hoogte zijn van de beperkingen voor het aantal processen, fasen en stappen dat kan worden toegevoegd.

Bedrijfsprocesstromen die een werkstroom aanroepen

U kunt werkstromen op aanvraag aanroepen vanuit een bedrijfsprocesstroom. U kunt dit configureren in de nieuwe bedrijfsprocesstroomontwerper door een werkstroomonderdeel naar een procesfase of naar de sectie Algemene werkstroom te verslepen. Voor meer informatie over het gebruik van werkstromen in bedrijfsprocesstromen raadpleegt u Blog: Bedrijfsprocesstromen automatiseren in Dynamics 365.

Als u een werkstroom opneemt die u wilt activeren op het punt Afsluiten van fase van een fase in uw bedrijfsprocesstroom, en als dit de laatste fase in de processtroom is, wekt de ontwerpfunctie de indruk dat de werkstroom wordt geactiveerd wanneer deze fase wordt voltooid. De werkstroom wordt echter niet geactiveerd, omdat er geen faseovergang plaatsvindt. U krijgt geen waarschuwing of foutmelding die voorkomt dat u de werkstroom in deze fase wilt opnemen. Wanneer een gebruiker werkt met de bedrijfsprocesstroom, leidt het beëindigen of afbreken van het proces niet tot een faseovergang, en daarom wordt de werkstroom niet geactiveerd. Bekijk de volgende voorbeelden.

• U maakt een bedrijfsprocesstroom met twee fasen, waarbij S1 is verbonden met S2, met een werkstroom op fase S2. U stelt een trigger in op Afsluiten van fase.

• U maakt een bedrijfsprocesstroom met drie fasen, waarbij S1 is verbonden met S2 en S2 aftakt naar S3. U neemt een werkstroom op in S2 en stel de trigger in op Afsluiten van fase.

In beide gevallen wordt de werkstroom niet geactiveerd. Als u dit probleem wilt omzeilen, kunt u een algemene werkstroom toevoegen en de werkstroom eraan toevoegen die u wilt activeren. De werkstroom wordt dan geactiveerd voor het bedrijfsproces in plaats van voor een fase van het proces. U kunt de trigger voor een algemene werkstroom instellen op Proces afgebroken of Proces voltooid. De werkstroom wordt dan geactiveerd wanneer een gebruiker het bedrijfsproces afbreekt of voltooit.

Tabellen die bedrijfsprocesstromen kunnen gebruiken

Alle aangepaste tabellen kunnen bedrijfsprocesstromen gebruiken. De volgende standaardtabellen kunnen ook bedrijfsprocesstromen gebruiken:

• Account
• Afspraak
• Campagne
• Campagneactiviteit
• Campagnerespons
• Concurrent
• Contactpersoon
• E-mailadres
• Recht
• Fax
• Aanvraag
• Factuur
• Potentiële klant
• Brief
• Marketinglijst
• Kans
• Telefoongesprek
• Product
• Prijslijstitem
• Prijsopgave
• Terugkerende afspraak
• Verkoopdocumentatie
• Sociale activiteit
• Volgorde
• Gebruiker
• Opdracht
• Team

Selecteer het selectievakje Bedrijfsprocesstromen (kolommen worden gemaakt) in de tabeldefinitie om een aangepaste tabel in te schakelen voor bedrijfsprocesstromen. U kunt deze actie niet ongedaan maken.

Notitie

Als u naar de bedrijfsprocesstroomfase navigeert die de Social Activity-tabel bevat en de knop Volgende fase kiest, ziet u de optie Maken. Wanneer u Maken kiest, wordt het formulier Sociale activiteit geladen. Omdat Social Activity echter niet geldig is voor Create vanuit de appgebruikersinterface, kunt u het formulier niet opslaan en u ontvangt het foutbericht: "Onverwachte fout".

Maximum aantal processen, fasen en stappen

Om acceptabele prestaties en de bruikbaarheid van de gebruikersinterface te garanderen, zijn er enkele beperkingen waarop u moet letten wanneer u van plan bent bedrijfsprocesstromen te gebruiken:

• Er kunnen maximaal 10 geactiveerde bedrijfsprocesstroomprocessen per tabel zijn.

• Elk proces kan niet meer dan 30 fasen bevatten.

• Meerde tabelprocessen kunnen niet meer dan vijf tabellen bevatten.

Ondersteuning voor aanpassing van bedrijfsprocesstroomtabel

Geïntroduceerd in de update van versie 9.0 van Dynamics 365 (online): tabellen van bedrijfsprocesstromen kunnen in het systeem worden weergegeven, zodat tabelrijgegevens beschikbaar kunnen worden gemaakt in rasters, weergaven, grafieken en dashboards.

Tabelrijen van bedrijfsprocesstromen gebruiken met rasters, weergaven, diagrammen en dashboards

Met bedrijfsprocesstromen die als tabel beschikbaar zijn, kunt u nu geavanceerd zoeken, weergaven, grafieken en dashboards gebruiken die afkomstig zijn uit bedrijfsprocesstroomgegevens voor een opgegeven tabel, zoals een potentiële klant of verkoopkans. Systeembeheerders en aanpassers kunnen aangepaste rasters, weergaven, diagrammen en dashboards voor bedrijfsprocesstromen maken die vergelijkbaar zijn met die voor een andere tabel.

Bedrijfsprocesstromen, zoals Verkoopproces potentiële klant naar verkoopkans, verschijnen als aanpasbare tabel in Solution Explorer.

Voor toegang tot een standaardweergave van een bedrijfsprocesstroom opent u Solution Explorer, vouwt u Tabellen> uit, vouwt u het gewenste proces uit, zoals Verkoopproces van potentiële klant naar verkoopkans, selecteert u Weergaven en selecteert u vervolgens de gewenste weergave.

Er zijn verschillende standaardweergaven beschikbaar die u als grafiek kunt weergeven, zoals de weergave Actief verkoopproces voor verkoopkansen.

Interactie met de tabel van de bedrijfsprocesstroom vanuit een werkstroom

Interactie met tabellen van bedrijfsprocesstromen is ook mogelijk vanuit een werkstroom. U kunt bijvoorbeeld een werkstroom maken voor de tabelrij Bedrijfsprocesstroom om de actieve fase te wijzigen wanneer een kolom in de tabelrij Verkoopkans wordt bijgewerkt. Zie Automate business process flow stages using workflows (Fasen van bedrijfsprocesstroom automatiseren met werkstromen) voor meer informatie.

Bedrijfsprocesstromen offline uitvoeren

U kunt bedrijfsprocesstromen offline gebruiken als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• De bedrijfsprocesstroom wordt gebruikt vanuit een Power Apps-app.
• De Power Apps-app is ingeschakeld voor offline gebruik.
• De bedrijfsprocesstroom heeft één tabel.

De drie specifieke opdrachten die beschikbaar zijn voor een bedrijfsprocesstroom wanneer de Power Apps-app offline is, zijn:

• Volgende fase
• Vorige fase
• Actieve fase instellen

Kolom zoeken in een bedrijfsprocesstroomfase

Recente rijen zijn zichtbaar in een opzoekkolom in de Unified Interface. Volg deze stappen om te voorkomen dat de meest recent gebruikte items worden weergegeven in de zoekopdracht:

1. Aanmelden bij Power Apps.

   Ga naar Aan de slag met Power Apps voor meer informatie over het gebruik van de Power Apps-interface.

2. Selecteer de juiste omgeving rechtsbovenaan.

3. Selecteer in het linkernavigatiedeelvenster Meer>Tabellen.

4. Zoek uw tabel en selecteer uw bedrijfsprocesstroomtabel.

5. In de groep Gegevensuitdrukkingen selecteert u Formulieren.

6. Selecteer op het scherm Formulieren de optie Informatie.

7. Selecteer uw opzoekgegevensstap in de structuurweergave en schakel Meest recentelijk gebruikte items uitschakelen in.

   

8. Sla de stroom op en publiceer deze.

Beperkingen bij het gebruik van tabellen voor bedrijfsprocesstromen

• Momenteel kunt u geen aangepaste formulieren voor tabellen maken op basis van een bedrijfsprocesstroom.

• Als een oplossing een tabel voor een bedrijfsprocesstroom bevat, moet de tabel van de bedrijfsprocesstroom handmatig worden toegevoegd aan de oplossing voordat u deze kunt exporteren. Anders wordt de tabel van de bedrijfsprocesstroom niet opgenomen in het oplossingspakket. Ga naar Tabellen maken en bewerken voor meer informatie.

• Het toevoegen van de procestabel aan een modelgestuurde app kan beperkte functionaliteit tot gevolg hebben. Ga naar Bedrijfsprocesstromen maken en bewerken voor meer informatie.

• Bedrijfsprocesstromen tonen de naam van het exemplaar van de bedrijfsprocesstroom, die is ingesteld op het moment dat het exemplaar van de bedrijfsprocesstroom is gemaakt. Dit betekent dat als de naam in de definitie van de bedrijfsprocesstroom wordt gewijzigd, nieuwe exemplaren van de bedrijfsprocesstroom de bijgewerkte naam zullen weergeven, maar oudere exemplaren van de bedrijfsprocesstroom de oorspronkelijke naam. Het betekent ook dat gelokaliseerde definitienamen van bedrijfsprocesstromen niet worden weergegeven.

Zie ook

• Aan de slag met Power Apps
• Aan de slag met Power Apps
• Whitepaper: Procesactivering met Dynamics 365