Bouw een goedkeuringslus met behulp van Power Automate en Dataverse
Note
Met ingang van november 2020:
- Common Data Service heet voortaan Microsoft Dataverse. Meer informatie
- Een aantal termen in Microsoft Dataverse is gewijzigd. Entiteit is nu bijvoorbeeld tabel en veld is nu kolom. Meer informatie
Dit artikel wordt binnenkort bijgewerkt met de laatste terminologie.
Met Dataverse hebt u een methode in handen waarmee u stromen kunt opzetten waarbij informatie is opgeslagen in een database die onafhankelijk is van een cloudstroom. Dit kan het beste worden geïllustreerd met goedkeuringen. Als u de status van de goedkeuring in een tabel opslaat, kan uw stroom op basis daarvan werken.
In dit voorbeeld zet u een goedkeuringsproces op dat begint wanneer een gebruiker een bestand toevoegt aan Dropbox. Wanneer het bestand wordt toegevoegd, wordt informatie hierover weergegeven in een app. Een revisor kan de wijziging vervolgens goedkeuren of afwijzen. Wanneer de revisor de wijziging heeft goedgekeurd of afgewezen, wordt er een e-mailmelding verzonden en worden de afgewezen bestanden verwijderd uit Dropbox.
Door de stappen in dit gedeelte te volgen, maakt u het volgende:
- Een aangepaste tabel met informatie over elk bestand dat is toegevoegd aan Dropbox en of het bestand is goedgekeurd, afgewezen of in behandeling is.
- Een stroom die informatie over een nieuw bestand in Dropbox toevoegt aan de aangepaste tabel, een e-mail verzendt wanneer het bestand is goedgekeurd of afgewezen en de afgewezen bestanden verwijdert. Met deze stappen leert u hoe u zelf een dergelijke cloudstroom maakt, maar u kunt ook een sjabloon gebruiken.
- Een app waarin een revisor nieuwe bestanden in Dropbox kan goedkeuren of afwijzen. U gebruikt Power Apps om deze app automatisch te genereren op basis van de kolommen in de aangepaste tabel.
Vereisten
- Registreer u bij Power Automate en Power Apps.
- Maak verbindingen met Dropbox en Office 365 Outlook, zoals beschreven in Gegevensverbindingen beheren.
De tabel maken
Meld u aan bij powerapps.com.
Als de linkernavigatiebalk niet standaard wordt weergegeven, klikt of tikt u op het pictogram met drie horizontale lijnen in de linkerbovenhoek.

Klik of tik in de linkernavigatiebalk op Beheren en vervolgens op Tabellen.

Klik of tik desgevraagd op Create my database.

Klik of tik in de rechterbovenhoek op Nieuwe tabel.

Als uw browservenster niet is gemaximaliseerd, wordt deze knop mogelijk op een andere plaats weergegeven.
Geef bij Tabelnaam een naam zonder spaties op die niet wordt gebruikt voor een andere tabel in de database.
Als u dit voorbeeld exact wilt volgen, geeft u ReviewDropboxFiles op.

Geef bij Weergavenaam een aangepaste naam op.

Klik of tik op Volgende.

Kolommen aan de tabel toevoegen
Klik of tik rechtsboven op Kolom toevoegen.

In de lege rij die onder aan de lijst met kolommen verschijnt, stelt u de eigenschappen in van de kolom Goedkeurder. (Wanneer u deze eigenschappen instelt, kunt u met de Tab-toets naar de volgende kolom gaan.)
In de kolom Weergavenaam typt u Goedkeurder.
In de kolom Naam typt u ApproverEmail.
In de kolom Type klikt of tikt u op de optie E-mail.
In de kolom Vereist schakelt u het selectievakje in.

In de volgende rij stelt u de eigenschappen in van de kolom Status:
In de kolom Weergavenaam typt u Status.
In de kolom Naam typt u Status.
In de kolom Type klikt of tikt u op de optie Tekst.
In de kolom Eigenschappen laat u de standaardwaarde staan.
In de kolom Vereist schakelt u het selectievakje in.

In de volgende rij stelt u de eigenschappen in van de kolom FileID:
In de kolom Weergavenaam typt u Bestands-id.
In de kolom Naam typt u FileID.
In de kolom Type klikt of tikt u op de optie Tekst.
In de kolom Eigenschappen laat u de standaardwaarde staan.
In de kolom Uniek schakelt u het selectievakje in.
In de kolom Vereist schakelt u het selectievakje in.

Klik of tik aan de rechterkant op het weglatingsteken (...) voor de kolom FileID en vervolgens op Instellen als titelkolom.

Klik of tik linksonder op Maken.

(Optioneel) Als de lijst met tabellen weer wordt weergegeven, maximaliseert u het browservenster en klikt of tikt u op de kolomkop Type. De lijst wordt gesorteerd en de aangepaste tabellen, zoals die u zojuist hebt gemaakt, worden bovenaan weergegeven.
Aanmelden en een cloudstroom maken
Open de Power Automate-portal.
Maximaliseer uw browservenster en klik of tik rechtsboven op Aanmelden.

In het bovenste menu rechts selecteert u de omgeving die u hebt gemaakt in de database in powerapps.com.
Opmerking: als u niet dezelfde omgeving selecteert, wordt uw tabel niet weergegeven.
Klik of tik linksboven op Mijn stromen.

Klik of tik rechtsboven op Nieuwe stroom maken.

Starten wanneer een bestand wordt toegevoegd
Typ of plak Dropbox in het vak Zoeken naar meer triggers en klik of tik op Dropbox - wanneer een bestand wordt gemaakt.

Onder Map klikt of tikt u op het mappictogram en bladert u naar de map waar de bestanden worden toegevoegd.

Gegevens aan de tabel toevoegen
Klik of tik op Nieuwe stap en vervolgens op Een actie toevoegen.

Typ of plak Dataverse in het vak Zoeken naar meer acties en klik of tik op Dataverse - object maken.

Onder De tabel typt of plakt u Controleren en klikt of tikt u op Dropbox-bestanden bekijken.

Onder Titel klikt of tikt u in het vak en vervolgens op Bestandsnaam in de lijst met parametertokens om dit token toe te voegen aan de kolom.

Onder Goedkeurder typt of plakt u het e-mailadres van degene die de bestanden zal beoordelen.
Opmerking: geef uw eigen adres op om het testen van de stroom gemakkelijker te maken. U kunt dit later wijzigen wanneer de stroom gereed is voor werkelijk gebruik.

Onder Status typt of plakt u In behandeling.

Onder Bestands-id klikt of tikt u in het vak en vervolgens op Bestands-id in de lijst met parametertokens om dit token toe te voegen aan de kolom.

Controleren of het bestand is beoordeeld
Onder de actie Object maken klikt of tikt u op Nieuwe stap, Meer en dan op Een item voor do until toevoegen.

Links boven de actie Do until klikt of tikt u in het vak Een waarde kiezen.

Opmerking: als het browservenster niet is gemaximaliseerd, klikt of tikt u in het bovenste vak op Een waarde kiezen.
Onder Uitvoer van Object maken klikt of tikt u op Status om dit parametertoken toe te voegen aan de kolom.

Open de lijst in het midden van de actie Do until en klik of tik vervolgens op is niet gelijk aan.

Rechts boven de actie Do until typt of plakt u In behandeling in het vak Een waarde kiezen.

Opmerking: als het browservenster niet is gemaximaliseerd, klikt of tikt u in het onderste vak op Een waarde kiezen.
Klik of tik onder aan de actie Do until op Een actie toevoegen.

In het vak Zoeken naar meer acties typt u Dataverse. Klik of tik vervolgens op Microsoft Dataverse - object ophalen.

Klik of tik onder De naamruimte op uw database.
Onder De tabel typt of plakt u Controleren en klikt of tikt u op Dropbox-bestanden bekijken.

Onder Object-ID klikt of tikt u in het vak en vervolgens op het parametertoken Bestands-id om dit toe te voegen aan de kolom.

Controleren of het item is goedgekeurd
Onder de actie Do until klikt of tikt u op Nieuwe stap en vervolgens op Een voorwaarde toevoegen.

Linksboven in de voorwaarde klikt of tikt u in het vak Een waarde kiezen.

Opmerking: als het browservenster niet is gemaximaliseerd, klikt of tikt u in het bovenste vak op Een waarde kiezen.
Onder Uitvoer van Object ophalen klikt of tikt u op het parametertoken Status om dit toe te voegen aan de kolom.

Rechtsboven in de voorwaarde typt of plakt u Goedgekeurd in het vak Een waarde kiezen.

Opmerking: als het browservenster niet is gemaximaliseerd, typt of plakt u Goedgekeurd in het onderste vak waarin Een waarde kiezen staat.
E-mailmelding verzenden
Onder Zo ja, niets doen klikt of tikt u op Een actie toevoegen.

In het vak Zoeken naar meer acties typt of plakt u e-mail verzenden en klikt of tikt u op Office 365 Outlook - een e-mail verzenden.

Onder Aan typt of plakt u het adres van degene aan wie u een melding wilt sturen wanneer een item is geaccepteerd.
Opmerking: geef uw eigen adres op om het testen van de stroom gemakkelijker te maken. U kunt dit later wijzigen wanneer de stroom gereed is voor werkelijk gebruik.

Onder Onderwerp klikt of tikt u in het vak en vervolgens op het parametertoken Bestandsnaam om dit toe te voegen aan de kolom.

Onder Hoofdtekst typt of plakt u Het item is goedgekeurd.

Herhaal stap 1-5 voor Zo niet, niets doen, maar gebruik Het item is afgewezen. als hoofdtekst van de e-mail.

Afgewezen bestanden verwijderen
Onder de velden voor de afwijzingsmail klikt of tikt u op Een actie toevoegen.

Typ of plak Dropbox in het vak Zoeken naar meer acties en klik of tik op Dropbox - bestand verwijderen.

Onder Bestand klikt of tikt u in het vak en vervolgens op het parametertoken Bestands-id om dit toe te voegen aan de kolom.

De stroom opslaan
Boven aan het scherm typt of plakt u een naam voor de stroom die u maakt en klikt of tikt u vervolgens op Stroom maken.

Klik of tik op Sluiten en vervolgens op Gereed.
Voeg in Dropbox ten minste twee bestanden toe aan de map die u hebt opgegeven: één om goedkeuring te testen en één om afwijzing te testen.
De app bouwen
Meld u aan op powerapps.com en klik of tik onder aan de linkernavigatiebalk op Nieuwe app.

In het dialoogvenster dat wordt geopend, kiest u Power Apps Studio voor Windows of Power Apps Studio voor het web.
Als u Power Apps Studio voor Windows hebt geopend, klikt of tikt u in de linkernavigatiebalk op Nieuw.
Klik of tik onder Een app maken op basis van uw gegevens op Telefoonindeling op de tegel Microsoft Dataverse.

Typ of plak Beoordelen in het vak Zoeken.

Onder Een tabel kiezen klikt of tikt u op ReviewDropboxFiles.

Klik of tik rechtsonder op Verbinding maken.

Als het welkomstscherm van de rondleiding wordt weergegeven, kunt u de rondleiding volgen om vertrouwd te raken met Power Apps (of op Overslaan klikken of tikken).

U kunt de rondleiding later altijd nog volgen door linksboven op het vraagteken te klikken of tikken en vervolgens op Rondleiding volgen.
(Optioneel) Versleep de schuifregelaar onder aan het scherm om in te zoomen, zodat de app beter te zien is.

De app aanpassen
Klik of tik in de rechternavigatiebalk op de indeling met een koptekst en een beschrijving.

Op BrowseScreen klikt of tikt u onder de zoekbalk om het grotere besturingselement voor het tekstvak te selecteren.

Open in het rechterdeelvenster de onderste lijst door op de pijl-omlaag te klikken of tikken.

Klik of tik in de onderste lijst op Titel om de bestandsnaam van de toegevoegde bestanden weer te geven.

Open in het rechterdeelvenster de bovenste lijst en klik of tik vervolgens op Status om de status van elk bestand weer te geven.

De algehele oplossing testen
Open de voorbeeldmodus in Power Apps door linksboven op de afspeelknop te klikken of tikken.

Klik of tik op de pijl bij het eerste bestand in de lijst om de details van dat bestand weer te geven.

Klik of tik rechtsboven op het potloodpictogram om de details van het bestand te wijzigen.

In het vak Status typt of plakt u Goedgekeurd.

Klik of tik rechtsboven op het vinkje om de wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het scherm Details.

U ontvangt binnen een paar minuten een e-mailbericht waarin staat dat het bestand is goedgekeurd.
Klik of tik rechtsboven op de knop Terug om terug te keren naar het scherm Bladeren.

Klik of tik op de pijl bij het andere bestand in de lijst om de details van dat bestand weer te geven.

Klik of tik rechtsboven op het potloodpictogram om de details van het bestand te wijzigen.

In het vak Status typt of plakt u Afgewezen (of iets anders, maar niet Goedgekeurd, Goedgekeur, Goedgekeurt of een andere variant).

Klik of tik rechtsboven op het vinkje om de wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het scherm Details.

U ontvangt binnen een paar minuten een e-mailbericht waarin staat dat het bestand is afgewezen en het bestand wordt verwijderd uit Dropbox.