Aangepast antwoordopties voor goedkeuringsstromen maken
Stel dat u een goedkeuringsaanvraag wilt verzenden wanneer een werknemer een onkostendeclaratie uploadt naar SharePoint en dat de fiatteur (ook wel goedkeurder genoemd) vervolgens kan kiezen uit drie vooraf gemaakte antwoordopties: Accepteren, Meer info nodig, of Weigeren.
Vereisten
- Een Power Automate-account.
- Een SharePoint-lijst waarin werknemers hun onkostendeclaraties kunnen invoeren.
Fooi
Gedetailleerde informatie over het gebruik van SharePoint met Power Automate vindt u in de SharePoint-documentatie.
Goedkeuringsstroom maken
Meld u aan bij Power Automate.
Selecteer Mijn stromen op de navigatiebalk aan de linkerkant.
Selecteer Nieuw>Automatisch: op basis van leeg item.
Geef in het venster dat wordt geopend een naam op voor uw stroom in Stroomnaam.
Zoek in Kies de trigger voor uw stroom naar SharePoint.
Selecteer in de lijst met triggers Wanneer een item wordt gemaakt.
Selecteer Maken.
Geef waarden op voor Siteadres en Lijstnaam voor de SharePoint-locatie.
Fooi
Selecteer Een aangepaste waarde invoeren in het veld Siteadres voordat u tekst invoert in Siteadres.
Selecteer Nieuwe stap, zoek naar Goedkeuring en selecteer Start en wacht op een goedkeuring.
Selecteer op de kaart Start en wacht op een goedkeuring de lijst Goedkeuringstype.
Selecteer Aangepaste antwoorden - wachten op een antwoord.
Vervolgens maakt u de aangepaste antwoorden waaruit uw fiatteurs kunnen kiezen bij de beoordeling van een goedkeuringsaanvraag voor onkosten die een werknemer heeft gemaakt.
Typ Accepteren in het vak Antwoordopties Item en selecteer vervolgens Nieuw item toevoegen.
Typ Weigeren in het vak Antwoordopties Item en selecteer vervolgens Nieuw item toevoegen.
Typ Meer info nodig in het vak Antwoordopties Item.
Geef waarden op voor Titel, Toegewezen aan (e-mailadres van de fiatteur) en Details (de gegevens die moeten worden opgenomen in de goedkeuringsaanvraag).
Hier ziet u een voorbeeld van wat u voor uw organisatie zou kunnen opnemen.
De aangepaste antwoorden zijn nu gemaakt. Maar misschien wilt u nog andere dingen doen in uw stroom, afhankelijk van het antwoord van de fiatteur.
Goedkeuringsantwoorden gebruiken
Als het antwoord op de aanvraag Accepteren is, kunt u automatisch een e-mailbericht sturen naar de financiële administratie, met het verzoek om de onkosten te vergoeden aan de werknemer.
Als het antwoord Weigeren is, kunt u een e-mailbericht naar de werknemer sturen, om toe te lichten waarom de aanvraag is afgewezen.
En als het antwoord van de fiatteur Meer info nodig is, kunt u een e-mailbericht naar de werknemer sturen met het verzoek om aanvullende gegevens.
U kunt deze vervolgstappen uitvoeren door een voorwaarde of een actie Switch aan uw stroom toe te voegen en vervolgens het veld Resultaat van de goedkeuringsaanvraag te selecteren in de lijst Dynamische inhoud. Vergeet niet om te controleren of de waarde Accepteren, Meer info nodig of Weigeren is.
Met een aangepast antwoord reageren op goedkeuringsaanvragen
Fiatteurs ontvangen goedkeuringsaanvragen per e-mail. De aanvragen worden ook weergegeven in het goedkeuringscentrum van Power Automate.
Beperkingen
Voor bruikbare berichten in Outlook en Outlook Web Access (OWA) geldt een limiet van vijf aangepaste reacties. Dit betekent dat alleen de eerste vijf antwoorden die binnen de stroom zijn gedefinieerd, zichtbaar zijn in de bruikbare sectie van Power Automate-goedkeuringsmails. U kunt de overige opties indienen via een niet-bruikbare HTML-e-mail, het Power Automate-goedkeuringscentrum, de mobiele Power Automate-toepassing of Teams.
Goedkeuringen die afhankelijk zijn van aangepaste responsen kunnen mislukken als ze opnieuw worden verzonden naar veel gebruikers met het type ingesteld op Iedereen moet goedkeuren. Deze fout is te wijten aan de beperkingen voor de gegevensgrootte van het resultatenveld.
Notitie
Voor goedkeuringen die één aangepast antwoord gebruiken, breiden Outlook en OWA het antwoordveld uit, zodat gebruikers geen knop hoeven te selecteren voordat ze kunnen reageren, zoals ze doen wanneer er meerdere goedkeuringsopties zijn.