RPA gebruiken met Dynamics 365 Finance

Met Dynamics 365 kan uw organisatie operationele kwaliteit leveren en elke klant blij maken. Om uw gebruik van Dynamics 365 nog productiever te maken en gebruikers tijd en fouten te besparen, geven we de preview uit voor gratis automatiseringsoplossingen waarmee klanten van Dynamics 365-klanten algemene taken kunnen automatiseren.

In deze documentatie worden de stappen beschreven die nodig zijn om de rapportage aan het einde van de cyclus te automatiseren in Dynamics 365 Finance en te focussen op activiteiten met een hogere prioriteit die uw unieke creativiteit vereisen.

Vereisten

Voordat we beginnen, moeten we uw omgeving voorbereiden met de juiste licenties en software-instellingen. In dit gedeelte wordt stap voor stap uitgelegd hoe u voorbereidingen kunt treffen.

Software

U moet het volgende doen:

  • Installeer de toepassing Power Automate voor bureaublad. Power Automate voert de stappen in Dynamics 365 uit zoals een menselijke gebruiker dit achter zijn computer doet.
  • Stel de juiste configuratie voor het downloaden van bestanden in de Microsoft Edge-browser in (gratis beschikbaar in Windows) voor volledige automatisering.
  • Meld u af bij de Dynamics 365-app die u wilt automatiseren
  • Verkrijg de juiste beveiligingsrol om de automatisering uit te voeren

De juiste configuratie voor het downloaden van bestanden in Microsoft Edge instellen

Edge heeft twee manieren om bestanden van internet naar uw computer te downloaden

  1. Download rechtstreeks op uw computer en sla het bestand op in de doelmap die is opgegeven in de Edge-instellingen
  2. Vraag om toestemming van de gebruiker voordat u een bestand downloadt, wacht tot de gebruiker de download accepteert, download dan alleen het bestand en sla het op in de doelmap die is opgegeven in de Edge-instelling.

Om dit proces volledig geautomatiseerd te maken en er geen mens voor de computer nodig is om het te laten werken, hebben we Edge nodig om bestanden te downloaden met behulp van het eerste mechanisme.

  1. Open de Microsoft Edge-browser op uw computer (met behulp van de Windows-zoekbalk)
  2. Klik in de rechterbovenhoek van uw scherm op het menu "..."
  3. Klik op Instellingen.
  4. Klik op Downloads in het verticale menu aan de linkerkant van uw scherm.

De schakeloptie "Vraag me wat er met elke download moet gebeuren" uitschakelen

Sluit uw browser

Schermopname van de browserschakeloptie Vraag me wat er met elke download moet gebeuren.

Afmelden bij de Dynamics 365-app

Om de volledige automatisering uit te voeren, moet u zich afmelden bij de toepassing voordat u de automatisering voor de eerste keer uitvoert. U moet dit doen als u schakelt tussen automatisering en uw account.

Zorg dat de juiste beveiligingsrol is ingesteld voor de account waarop de automatisering wordt uitgevoerd

U moet beslissen op welke werkaccount de automatisering wordt uitgevoerd. Dit kan een speciale account zijn die door uw beheerder is gemaakt in Azure Active Directory of de account van een bestaande werknemer. Voor de account die u uiteindelijk kiest, moet u controleren of het de juiste beveiligingsrollen heeft, zodat er toegang kan worden verkregen tot de gebieden die u automatiseert. Ga naar Beveiligingsrollen beheren in Dynamics 365.

We raden de volgende beveiligingsrollen aan:

Toepassing Beveiligingsrol Koppeling naar documentatie
Power Platform Omgevingsbeheerder of Omgevingsmaker (als de omgeving Dataverse al heeft en een onbeheerde licentie nodig is)
Dynamic 365 Supply Chain Management

Licenties

Als u al dagelijks Power Automate, Power Apps en Dynamics 365-toepassingen gebruikt, kunt u dit gedeelte overslaan en naar Dynamics 365 RPA-oplossingen installeren gaan.

Anders hebt u voor deze 3 producten minimaal een proeflicentie nodig. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u deze proeflicenties kunt aanschaffen.

Een proeflicentie voor Power Automate verkrijgen

Power Automate kan processen automatiseren door te doen wat een menselijke gebruiker zou doen op een toetsenbord en scherm.

U kunt processen op twee manieren automatiseren:

  1. Modus met toezicht: iemand zit achter zijn computer en ziet de uitvoering van het proces alsof hij/zij het zelf handmatig doet
  2. Modus zonder toezicht: het proces wordt op de achtergrond uitgevoerd op computers op afstand die gebruikers niet zien.

Voor een uitvoering met toezicht moeten gebruikers de Power Automate-licentie per gebruiker met RPA verkrijgen.
Voor een uitvoering zonder toezicht moeten gebruikers twee licenties hebben: de Power Automate-licentie per gebruiker met RPA en de Power Automate-invoegtoepassing zonder toezicht.

Een proeflicentie verkrijgen voor Power Automate-licentie per gebruiker met RPA om processen in modus met toezicht uit te voeren

  1. Navigeer vanuit de Power Automate-portal naar Mijn stromen en vervolgens naar Bureaubladstromen
  2. Klik op Gratis proefversie starten (in kleine lettertjes)

Een alternatief is om in te loggen op Power Automate en klikken op de knop Gratis proefperiode starten

Voeg een proeflicentie toe voor de Power Automate-invoegtoepassing zonder toezicht om processen in de modus zonder toezicht uit te voeren

Als beheerder kunt u een RPA-invoegtoepassing zonder toezicht verkrijgen en deze toewijzen aan uw omgeving Power Automate registreren voor veelgestelde vragen in uw organisatie

Een proeflicentie verkrijgen voor de Dynamics 365-applicaties die u wilt automatiseren

Om aan de slag te gaan met Dynamics 365 Finance en het rapportageproces aan het einde van de cyclus te automatiseren, navigeert u naar hier.

Installatiestappen

Power Automate installeren

  1. Klik op deze koppeling om Power Automate voor bureaublad te installeren op de computer die de automatisering uitvoert en volg de installatiewizard. Hier is de gedetailleerde handleiding voor de stapsgewijze installatie van Power Automate: Power Automate voor bureaublad installeren op uw apparaat - Power Automate | Microsoft Docs

  2. Zorg ervoor dat u de computerinstelling van Power Automate wijzigt in de juiste omgeving waarin u de oplossing wilt installeren

    Schermopname van de optie voor het selecteren van een omgeving voor uitvoering.

  3. Meld u aan bij https://powerautomate.microsoft.com/manage/flows om een testcloudstroom te maken met een handmatige trigger

    Schermopname van de optie voor het maken van een cloudstroom in de Power Automate-portal. Schermopname van het dialoogvenster Een directe cloudstroom maken.

  4. Een bureaubladstroomconnector toevoegen. Schermopname van de actie Een stroom uitvoeren die is gebouwd met Power Automate Bureaublad.

Selecteer de verbinding Direct naar computer in die vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens de computernaam waarop u Power Automate hebt geïnstalleerd en voer de inloggegevens van de computer in (de gebruikersnaam en het wachtwoord die u hebt gebruikt om op deze computer in te loggen). (Kijk hier voor meer informatie over directe computerconnectiviteit). Houd er rekening mee dat deze stap op een later tijdstip niet nodig is. Afbeelding5.

De Dynamics 365 RPA-oplossing installeren

Nu de voorwaarden zijn ingesteld, zijn we een aardig eind op weg om deze gratis oplossingen te krijgen waarmee de processen worden geautomatiseerd.

  1. Download de Dynamics 365-automatiseringsoplossing en sla deze op uw computer op. Als u het kwaliteitsorderproces wilt automatiseren in Dynamics 365 Supply Chain Management, downloadt u de oplossing hier: https://aka.ms/D365SCMQualityOrderRPASolution

    b. Als u het rapportageproces aan het einde van de cyclus wilt automatiseren in Dynamics 365 Finance, downloadt u de oplossing hier https://aka.ms/D365FinanceEndCycleReportingRPASolution

    c. Als u het klantvalidatieproces in Dynamics 365 Omnichannel wilt automatiseren, downloadt u de oplossing hier: https://aka.ms/D365CustomerValidationRPASolution

  2. Importeer de Dynamics 365-automatiseringsoplossing in de omgeving van uw keuze

    a. Ga naar https://powerautomate.microsoft.com en meld u met uw werkaccount aan b. Selecteer de omgeving waarin u wilt werken met behulp van de omgevingskiezer c. Klik in het verticale menu aan de linkerkant van uw scherm op Oplossingen d. Klik in het horizontale menu boven de titel Oplossingen op Importeren en klik vervolgens op Bladeren e. Navigeer naar het oplossingsbestand dat u eerder hebt gedownload en dubbelklik erop in uw bestandssysteem f. Klik op Volgende.

  3. Configureer de verbindingen die door de oplossing in de omgeving moeten worden gebruikt

    a. Voor elke connector die de oplossing gebruikt, selecteert u een bestaande verbinding of maakt u een nieuwe met de Microsoft-account of de referenties van uw keuze.

    Schermopname van de verbindingen die moeten worden geconfigureerd voor gebruik door de oplossing.

    b. Keer terug naar het tabblad van waaruit u de bovenstaande stap start en klik op Vernieuwen

    Schermopname van de optie Vernieuwen.

    c. Klik op Importeren. De oplossingsverkenner toont u een bericht om u te laten weten dat de oplossing wordt geïmporteerd. Het duurt een paar minuten.

  4. Voer de parameters in die de oplossing moet gebruiken om het proces uit te voeren

    a. Klik in de Oplossingenverkenner op de oplossing om deze te openen. U ziet dat er rijen zijn met de kolom Type waarin Omgevingsvariabele staat. Voor elk van deze moeten er waarden worden toegevoegd.

    c. Klik op elk van de omgevingsvariabelen in de onderstaande tabel en klik onder Huidige waarde op Nieuwe waarde toevoegen om de gewenste parameter in te voeren.

    Naam van omgevingsvariabele Beschrijving
    D365CompanyName Naam van het bedrijf dat u wilt gebruiken in uw D365-organisatie. De naam bevindt zich in de rechterbovenhoek van uw scherm.
    D365FinanceSite URL naar uw Dynamics 365 Finance-website. Met deze URL gaat u naar dynamics.com
    D365SiteUserName E-mailadres van de gebruikersaccount waaronder de automatisering moet worden uitgevoerd.
  5. Schakel de cloudstroom in de oplossing in

    a. Klik in de oplossing op het menu … menu ... voor cloudstroom Rapportafstemming b. Klik op Inschakelen

  6. Voer de versleutelde referenties in die door de oplossing moeten worden gebruikt om u aan te melden bij Dynamics 365

    a. Klik in de oplossingenverkenner op het regelitem met de naam Rapportvalidatie b. Klik op Bewerken en vervolgens op App starten c. Hiermee wordt Power Automate voor bureaublad geopend
    d. Dubbelklik onder de vervolgkeuzelijst Substromen op login_to_FnO

    Schermopname van de substroom login_to_FnO. e. Dubbelklik op actie 11 in de substroom login_to_FnO

    f. Vul in het tekstvak Tekst het wachtwoord in van de account die moet worden gebruikt tijdens automatisering

    Schermopname van de actie Tekstveld op webpagina vullen.

  7. Nu kunt u de bureaubladstroom testen vanuit Power Automate.

  8. En vervolgens kunt u de cloudstroom testen vanuit de portal. De onderstaande demo laat zien hoe het volledige scenario werkt. Aan het eind krijgt u een Teams-bericht Schermopname van een demo die laat zien hoe het complete scenario werkt.

  9. Automatisering zonder toezicht uitvoeren

  10. U kunt de bureaubladstroom of de cloudstroom aanpassen om aangepaste rapporten voor uw eigen scenario's te maken

  11. Als u er ten slotte voor kiest om de automatisering zonder toezicht uit te voeren, kunt u overschakelen naar de uitvoeringsmodus vanuit de cloudstroom. Zie hier voor meer details.

Bekende problemen

Bekend probleem Oplossing
Ik heb een gatewayverbinding gemaakt voor mijn oplossing, maar nu duurt het importeren erg lang. Geen zorgen. Het duurt even om oplossingen te importeren. Het duurt minimaal 10 minuten.
Mijn cloudstroom wordt niet uitgevoerd nadat ik op "Afspelen" heb gedrukt in de stroomontwerper Ga terug naar de oplossingenverkenner, klik op het menu … voor de app of stroom en klikt u vervolgens op "Inschakelen".