Belangrijkste scenario's

Hier zijn enkele van de belangrijkste scenario's waarin u Power Automate kunt gebruiken met formulieren:

  • Een e-mail verzenden als er een nieuwe respons op het formulier is.
  • Een e-mail verzenden naar de formulierbeantwoorder nadat deze een respons heeft verzonden.
  • Een goedkeuring verzenden met de inhoud van het formulier.
  • Microsoft Forms-responsen uploaden naar Excel.
  • Een bijlage van een formulier ontvangen en een e-mail verzenden met de bijlage.

Een e-mail verzenden als er een nieuwe respons op het formulier is

Hoewel u in de Microsoft Form-instellingen een melding kunt inschakelen voor 'E-mail ontvangen bij elke respons', kunt u een aangepaste e-mailmelding maken met Power Automate.

Voeg eerst de trigger Wanneer een respons wordt ingediend toe.

Als uw formulier alleen bestemd is voor mensen in uw organisatie, betekent dit dat het formulier automatisch de e-mail van de responder opneemt en dat u het besturingselement 'Toepassen op elk' moet gebruiken. In deze demo wordt dit scenario gedemonstreerd en moet u 'Lijst met responsmeldingen Respons-id' kiezen. Als uw formulier echter openbaar is en iedereen met de koppeling kan reageren, moet u om hun e-mail vragen als respons in het formulier en hoeft u het besturingselement 'Toepassen op elk' niet toe te voegen.

Instellingenscherm.

Voeg vervolgens de actie Responsdetails ophalen toe. Selecteer Respons-id om de dynamische inhoud te bekijken. Selecteer de optie Respons-id, wat betekent dat u de responsdetails krijgt voor de responsen die de trigger hebben geactiveerd. Kies daarna de actie Een e-mail verzenden (V2). Klik binnen de actiekaart op Dynamische inhoud toevoegen zodat u de formulierresponsen in uw e-mail kunt gebruiken.

Een e-mail verzenden naar de formulierbeantwoorder nadat deze een respons heeft verzonden

Hoewel u in de Microsoft Form-instellingen een melding kunt inschakelen voor Bevestigingsbericht naar respondenten verzenden, kunt u binnen de Microsoft Form-instellingen een aangepaste e-mailmelding maken met Power Automate. Dit is vergelijkbaar met topscenario 1, behalve dat nu de actie Een e-mail verzenden (V2) naar de responder wordt verzonden.

Een goedkeuring verzenden met de inhoud van het formulier

Maak een goedkeuring met dynamische inhoud vanuit het formulier. In dit voorbeeld is de inhoud de feedback, die wordt aangegeven met de vraag 'Wat kunnen we verbeteren aan ons product?'

Na het toevoegen van de Microsoft Forms-trigger en -actie, is de derde stap het toevoegen van de actie Starten en wachten op goedkeuring.

Stroomscherm voor Starten en wachten op goedkeuring.

U kunt meer voorbeelden met goedkeuringen bekijken in de documentatie.

Microsoft Forms-responsen uploaden naar Excel

Maak een nieuw Excel Online-blad en voeg een tabel toe aan het blad. Lees meer over tabellen in de Excel-documentatie.

Excel-scherm.

Excel-stroomscherm.

U kunt ook een goedkeuring toevoegen om een respons goed te keuren voordat deze in het Excel-blad komt. De sjabloon Een Microsoft Forms-respons goedkeuren om een rij toe te voegen aan een Excel-werkblad kan u hierbij helpen!

Een bijlage van een formulier ontvangen en deze in een e-mailbericht verzenden

Zorg ervoor dat u een sectie aan uw formulier hebt toegevoegd zodat de responder zijn bestand kan uploaden.

Uploadsectie voor formulieren.

Na het toevoegen van de Forms-trigger en -actie, voegt u de actie JSON parseren toe. We raden aan om de stroom uit te voeren voordat u deze actie toevoegt om het JSON-schema te genereren op basis van een voorbeeld.

Actie JSON parseren.

Nadat u het volledige voorbeeld hebt geplakt, kunt u bestandsinhoud ophalen met behulp van een pad vanuit OneDrive en uw Microsoft Form zoeken. Voeg vervolgens een '/' toe, gevolgd door de volgende expressie: first(body('Parse_JSON'))?['id']. Hiermee zou het ene bestand worden geëxtraheerd dat de responder zal uploaden.

Koppeling voor delen van bestand maken.

Tot slot kunt u die upload via e-mail verzenden met de actiekaart Een e-mail verzenden (V2) vanuit Office 365 Outlook. De expressie first(body('Parse_JSON'))?['id'] toevoegen

U kunt het scenario van het ophalen van een bijlage vaniot een formulier en het maken van een goedkeuringsstroom combineren door hier een blogbericht te verkennen.