Procesontwerp

Wanneer u een procesautomatisering ontwerpt, bestaat de eerste stap uit beslissen wanneer en wat u wilt automatiseren. Als u kijkt naar het bedrijfsproces dat u momenteel hebt, moet u eerst bepalen welk deel van het proces u wilt automatiseren.

Automatiseringsgebieden identificeren

De typen voordelen die u mogelijk kunt behalen door automatisering, vallen in deze categorieën:

  • Consequente toepassing van gestandaardiseerde bedrijfsregels

  • Vermindering van handmatig werk bij repetitieve processen

  • Vermindering van menselijke fouten

  • Stroomlijning van goedkeuringen

  • Verhoging van de efficiëntie bij transacties met hoog volume

  • Efficiënte verplaatsing van gegevens tussen systemen (vermindering handmatige gegevensinvoer)

  • Maximalisering van het gebruik van beschikbare resources

  • Vergroting van doorvoer

Toepassing van gestandaardiseerde bedrijfsregels

Bedrijfsregels zijn de als/dan-logica die uw bedrijfsbeleid toepast. Door deze te automatiseren, zorgt u ervoor dat ze elke keer consequent worden gevolgd.

In ons voorbeeldscenario voor onkostendeclaratie vereist een bedrijfsregel dat als een onkostendeclaratiebedrag hoger is dan $ 10.000, dit ook moet worden goedgekeurd door de CFO. Door het proces te automatiseren, zorgt Abhay ervoor dat geen onkostendeclaratie met hoge bedragen aan de aandacht ontsnapt.

Automatisering van repetitieve processen

Automatisering van repetitieve processen kan mentale en fysieke burn-out bij uw medewerkers helpen voorkomen. Processen die steeds op dezelfde manier worden uitgevoerd, zouden hoog op uw lijst moeten staan voor mogelijke automatisering.

Zo moet de boekhouder Abhay van iedereen onkostendeclaraties en betalingsbewijzen verzamelen. De betalingsbewijzen kunnen een papieren bonnetje van een restaurant zijn of papieren facturen van leveranciers. Abhay moet deze papieren handmatig scannen, er een PDF-bestand van maken en opslaan. Hij moet ook invoeren wat er op het papier staat en dit in het financiële systeem boeken voor elke ingediende onkostennota.

Vermindering van menselijke fouten

Taken zoals het kopiëren en plakken van waarden van het ene systeem naar het andere, of het invoeren van gegevens van papieren formulieren, zijn processen waarbij menselijke fouten kunnen optreden.

Een voorbeeldgeval voor het onkostendeclaratiescenario is dat Abhay contant geld aan de werknemer moet terugbetalen door de bankgegevens van de werknemer op te zoeken en vervolgens het banksysteem te openen.

Mogelijke gebieden voor automatisering van het bedrijfsproces om menselijke fouten te verminderen.

Diagram met een bedrijfsprocesstroom voor de boekhouder Abhay. Twee stappen in het proces ('Bankgegevens van werknemer opzoeken' en 'Contant geld aan aanvrager terugbetalen') zijn rood omcirkeld om de mogelijke gebieden aan te geven waar Power Automate menselijke fouten kan verminderen door deze stappen te automatiseren.

Stroomlijning van goedkeuringen

Een ander type fout treedt op wanneer mensen vergeten hun taken uit te voeren. U kunt automatisering instellen om hen eraan te herinneren aan de taken of processen te werken die aan hen zijn toegewezen.

Lee heeft bijvoorbeeld een onkostennota ingediend, maar Nick heeft al een tijdje niet gereageerd op de goedkeuringsaanvraag. Er kan een automatisering worden ingesteld om Nick eraan te herinneren een beslissing te nemen en er kan zelfs een knop worden geboden om direct vanuit de herinnering te reageren.

Mogelijke gebieden voor automatisering van het bedrijfsproces om het bedrijfsproces te stroomlijnen.

Diagram met een bedrijfsprocesstroom voor de boekhouder Abhay. Het goedkeuringsproces wordt gewijzigd zodat een herinnering voor goedkeuringen wordt geautomatiseerd door een triggerautomatisering in te stellen voor het controleren van de status. Als de goedkeuring compleet is, wordt de automatisering beëindigd; en als de goedkeuring niet compleet is, wordt er een herinnering naar de fiatteur gestuurd en wordt de herinneringsautomatisering opnieuw uitgevoerd om te controleren totdat de goedkeuring is voltooid.

Verhoging van de efficiëntie bij processen met hoog volume

Een ander gebied dat u misschien wilt automatiseren, zijn processen met een hoog volume. Processen met een hoog volume zijn processen die dagelijks zeer frequent worden uitgevoerd. Het is nauw verbonden met repetitieve processen, maar verschilt enigszins. Mogelijk hebt u een proces dat mogelijk maar een paar stappen telt die kunnen worden geautomatiseerd. Als een proces echter vaak moet worden uitgevoerd, kunnen zelfs kleine verbeteringen grote gevolgen hebben.

Als het scenario voor onkostendeclaratie bijvoorbeeld geldt voor 1.000 verkopers, zou elke minuut verbetering gelijk staan aan twee werkdagen aan tijdwinst. Het analyseren van de werkelijke impact kan worden uitgevoerd met behulp van de analytische functies.

Automatisering van gegevensinvoer

Mogelijk voert u handmatig gegevens in omdat u twee systemen hebt die niet met elkaar praten. In ons onkostendeclaratiescenario voert Abhay hier gegevens in het boekhoudsysteem in door de waarden van de ingediende onkostendeclaratie opnieuw in te voeren.

Voorbeeldscenario voor verbetering van de efficiëntie.

Maximalisering van het gebruik van beschikbare resources

Andere goede automatiseringskandidaten zijn processen die onafhankelijk van menselijke interactie kunnen worden uitgevoerd. Dit type proces is niet zo gemakkelijk te identificeren, dus kunt u het beste nadenken over of er processen zijn die buiten uw normale kantooruren kunnen worden voltooid. Een dergelijke automatisering fungeert als een 'vermenigvuldiger' van uw mensen en maakt volledig gebruik van uw andere resources (zoals pc's).

U kunt automatisering ook gebruiken voor processen die te veel tijd vergen in vergelijking met een menselijke interactie, maar waarbij het tijdsverlies acceptabel is als ze 's nachts worden uitgevoerd, wanneer er geen haast is om de automatisering te voltooien. Als iemand bijvoorbeeld zijn dag begint met het verwerken van bestellingen die van de ene op de andere dag zijn binnengekomen, kunt u automatisering creëren die de bestellingen verwerkt zodra ze binnenkomen, zodat uw team de bestellingen 's ochtends als eerste kan afhandelen.

Diagram dat een persoon toont die een proces uitvoert van 9.00 uur tot 18.00 uur, en automatisering die een gerelateerd proces uitvoert van 18.00 uur tot 9.00 uur.

Vergroting van doorvoer

Net als bij het maximaliseren van het gebruik van beschikbare resources, helpt automatisering u ook om de doorvoer van een bepaald proces te vergroten. Met dit type automatisering kan uw huidige proces parallel aan de automatisering door mensen worden uitgevoerd.

Zo is het mogelijk dat Abhay de boekhouder de enige is die de onkostendeclaraties verwerkt en dat zijn standaardwerkuren tussen 9.00 uur en 18.00 uur liggen. Door een automatisering op te zetten, zou u de onkostendeclaraties ook door Power Automate kunnen laten verwerken, zodat zowel Abhay als de automatisering hieraan werken, wat resulteert in een grotere doorvoer.

Diagram dat een persoon toont die een proces uitvoert van 9 uur 's ochtends tot 18 uur' s avonds, parallel met automatisering die 24 uur actief is.

Voorbeeldscenario

Wanneer alle automatiseringsgebieden zijn toegepast, laat het onderstaande voorbeeld zien hoe een bedrijfsproces voor onkostendeclaratie kan worden afgedekt door Power Automate met verbeteringen in doorvoer, maximalisering van de beschikbare resources, automatisering van de gegevensinvoer en stroomlijning van goedkeuringen.

Schema van proces nadat alle automatiseringen zijn toegepast.