Processen en opnamen voorbereiden in Process Advisor

Voordat u Process Advisor-taak-mining kunt gebruiken om uw processen te visualiseren en analyseren, moet u:

Leer meer over process advisor-processen in de volgende video.

Een proces maken

Over het algemeen zijn processen waarvan u denkt dat ze inefficiënt of repetitief zijn, goede kandidaten voor analyse.

  1. Meld u aan bij Power Automate.

  2. Selecteer Process advisor in het linkernavigatievenster.

  3. Selecteer Maken onder Process Advisor.

  4. Selecteer de tegel Een nieuw proces maken.

  5. Geef uw proces een naam en beschrijving en selecteer vervolgens Maken.

Uw proces opnemen

Maak op een van de volgende drie manieren een opname:

Hier is een korte video over het opnemen van een proces in process advisor:

Een opname maken via het scherm Maken

  1. Via het scherm Process Advisor > Maken selecteert u Een nieuwe opname toevoegen.

  2. Op het scherm Proces selecteert u het proces dat u wilt opnemen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Selecteer Recorder openen.

    Note

    Als u het proces niet kunt zien in de vervolgkeuzelijst, controleert u of het proces correct met u is gedeeld.

Een opname maken direct nadat het proces is gemaakt

Nadat u een proces hebt gemaakt, ziet u een scherm met een paar opties als volgende stappen.

  • Selecteer Een opname toevoegen.

Een opname maken via het scherm met procesdetails

  1. Selecteer via het scherm Process Advisor > Processen het proces dat u wilt opnemen in de lijstweergave.

  2. Selecteer de naam van het proces om naar het scherm met procesdetails te gaan.

  3. Selecteer Nieuwe opname in het menu bovenaan.

  4. Selecteer Recorder openen.

De recorder starten in Power Automate

  1. Door een van de hierboven beschreven methoden te gebruiken, ontvangt u een bericht met de tekst De recorder starten in Power Automate.

    Note

    U moet Power Automate hebben gedownload voordat u begon. U kunt echter ook De app downloaden selecteren om deze te installeren.

  2. Als u Power Automate hebt geïnstalleerd, ziet u het pop-upvenster Power Automate openen in de browser. Selecteer dit om de app te openen.

  3. Als Power Automate is geïnstalleerd maar niet correct is geopend, selecteert u Opnieuw openen.

    Recorder starten in Power Automate .

Power Automate-recorder

  1. Selecteer in het scherm Bureaubladrecorder Opnemen.

  2. Voer de acties uit die u wilt opnemen en selecteer vervolgens Voltooien onder aan het recorderscherm.

    Acties opnemen in Power Automate.

  3. Nadat de opname met succes is opgeslagen, selecteert u Begrepen om het bericht te sluiten.

  4. Ga terug naar de webportal in uw browser en selecteer Opname weergeven.

    Note

    Afhankelijk van de lengte van de opname kan het even duren voordat de acties beschikbaar zijn.

Recorderfuncties

  • Terwijl u uw acties opneemt, worden de actiebeschrijvingen weergegeven in het recorderscherm. U kunt het prullenbakpictogram selecteren om elke actie uit uw opname te verwijderen.

  • Selecteer Opname onderbreken op elk gewenst moment tijdens de opname.

  • Selecteer Opnieuw beginnen met opnemen om door te gaan met opnemen waar u was gebleven.

  • Selecteer Opname opnieuw instellen om alle geregistreerde acties te wissen en opnieuw te beginnen.

Opnametips

  • Wees methodisch in uw acties om de leesbaarheid van de opname te verbeteren. Er is een kleine vertraging, dus wacht tot het rode vak is gericht op het item waarmee u probeert te communiceren voordat u het selecteert.

  • Als er per ongeluk is geklikt, verwijdert u de actie in het recorderscherm.

Een opname voorbereiden voor analyse

Nadat de opname is voltooid, kunt u de opgenomen acties bekijken op het scherm met opnamedetails. Wat nog belangrijker is, u moet de opname voorbereiden voor analyse. Wat houdt dit in?

  • De vastgelegde acties kunnen gedetailleerd zijn. Groepeer deze in activiteiten. Dit zullen de bouwstenen zijn voor het procesoverzicht dat door middel van analyse tot stand komt.

  • Verwijder alle gevoelige informatie uit de opname. Ga voor meer informatie naar Uw gegevens in Process Advisor beveiligen.

Hier is een korte video over het voorbereiden van een opname voor analyse met Process Advisor:

Acties groeperen in activiteiten

  1. Selecteer Activiteit toevoegen om een activiteitsheader toe te voegen. Alle acties onder de activiteitsheader en vóór de volgende activiteitsheader worden beschouwd als onderdeel van de groep.

  2. Verplaats de activiteitskop omhoog of omlaag in de lijst met acties naar de plaats waar u de activiteit wilt laten beginnen.

  3. Benoem uw activiteit aan de rechterkant van het scherm. Gebruik het vervolgkeuzemenu om activiteitsnamen te vinden die al bestaan voor het proces of maak uw eigen namen.

    Acties groeperen in activiteiten.

  4. Als u een fout hebt gemaakt en een activiteit wilt verwijderen, gebruik dan de knop Activiteit verwijderen in de opdrachtbalk.

  5. Selecteer op enig moment Opslaan in de rechterbovenhoek om uw werk op te slaan.

    Om te analyseren hebt u minimaal twee activiteiten nodig. Anders is het procesoverzicht niet zinvol.

  6. Als u klaar bent met groeperen, stelt u Klaar om te analyseren rechtsboven in.

  7. Selecteer Sluiten om terug te keren naar het scherm met procesdetails.

Groeperingstips

  • Gebruik zoveel mogelijk een bestaande activiteitsnaam. Dit zorgt voor een meer consistente en nauwkeurige procestoewijzing.

  • Activiteitsnamen zijn beschikbaar in de vervolgkeuzelijst wanneer een opname wordt opgeslagen. Als u een activiteitnaam uit de lijst wilt verwijderen nadat deze is verwijderd uit alle opnamen met die naam, moet u de opname analyseren.

Activiteitsnamen beheren

Als proceseigenaar of mede-eigenaar kunt u aanbevolen activiteitsnamen voor een proces maken. Dit zorgt voor meer consistentie bij de naamgeving van alle opnamen. Dit doet u als volgt:

  1. Selecteer op het scherm met procesdetails Activiteitsnamen maken om het paneel op te halen.

  2. Selecteer Nieuwe naam om een nieuw item voor de activiteitnaam toe te voegen aan de aanbevolen lijst.

  3. Selecteer Opslaan als u klaar bent.

De activiteitsnamen die u hebt toegevoegd, worden nu weergegeven onder Aanbevolen namen in de vervolgkeuzelijst bij het groeperen van acties voor een opname. Alle activiteiten die niet in de aanbevolen lijst zijn gedefinieerd, worden weergegeven onder Aangepaste namen.